在宅勤務でも定期代は支給される？ 基本的な考え方

在宅勤務（テレワーク）が急速に普及したことで、多くの企業で従業員への通勤手当のあり方が大きな課題となっています。これまで当たり前のように支給されてきた定期代ですが、出社頻度が減った今、その継続支給について見直す企業が増えています。これは、単にコスト削減だけでなく、従業員間の公平性を保つ上でも重要な論点となっています。

在宅勤務と通勤手当の関係性

在宅勤務が主体となると、通勤の必要性は大幅に減少します。例えば、月に数回しか出社しない従業員に、従来の1ヶ月や3ヶ月分の定期代を支給し続けることは、実態に合わないだけでなく、他の従業員との間で不公平感を生む原因にもなりかねません。

通勤手当は法律で支給が義務付けられているものではなく、企業が福利厚生の一環として任意で支給しているケースがほとんどです。そのため、企業の判断で支給方法を変更することが可能です。

しかし、一度支給されていた手当を停止したり変更したりする際には、従業員の理解と納得を得ることが不可欠となります。企業は、現在の在宅勤務の実態に合わせて、どのような通勤手当の支給方法が最も適切か、慎重に検討する必要があります。

法律上の位置づけと企業の役割

前述の通り、通勤手当は労働基準法などで支給が義務付けられているものではありません。そのため、支給の有無や金額、支給方法は企業の就業規則によって自由に定めることができます。

企業が通勤手当を見直す際には、就業規則の変更が必要になることが多く、その際には労働者代表への意見聴取など、所定の手続きを踏む必要があります。また、従業員への十分な説明と合意形成が非常に重要です。一方的な変更は、従業員の不満やモチベーション低下につながる可能性もあります。

企業は、通勤手当が従業員の生活を支える重要な要素であることを認識しつつ、変化する働き方に合わせた柔軟な対応が求められています。福利厚生としての役割を維持しつつ、実態に即した公平な制度設計が企業の重要な役割と言えるでしょう。

公平性とコスト、課題の背景

在宅勤務における通勤手当の最大の課題は、公平性の確保とコスト管理のバランスです。従来の定期代支給は、毎日出社する従業員にとっては実費を補填する適切な制度でしたが、出社頻度が低い従業員にとっては過剰な支給となり、実質的な収入増につながる可能性があります。

このような状況は、頻繁に出社する従業員との間で不公平感を生み出し、社内の人間関係に悪影響を及ぼすことも考えられます。

企業側から見ても、在宅勤務が普及したことで、不要な定期代の支給はコスト増につながります。特に大規模な企業では、通勤手当の総額が大きいため、制度の見直しによるコスト削減効果は無視できません。参考情報によれば、2021年の調査では、なんと6割以上の企業が「定期代の支給」を停止し、支払い方法を変更したという結果が出ており、多くの企業がこの課題に直面し、対策を講じていることが伺えます。

定期代が出ないケースと理由～会社の方針を確認しよう～

在宅勤務が一般化した現在、企業が定期代の支給を停止したり、別の形に切り替えたりするケースが増えています。その背景には、公平性の確保やコスト最適化といった複数の理由があります。自身の会社の通勤手当の規定をしっかりと確認することが重要です。

在宅勤務が主体のシフト

週に数日しか出社しない、あるいは月に数回程度しか出社しないといった「在宅勤務が主体」の働き方では、高額な定期券を支給することの合理性が薄れます。多くの企業が、従業員の通勤実態に合わせた手当の支給にシフトしています。

実際に、2021年の調査では、6割以上の企業が定期代の支給を停止し、支払い方法を変更したというデータがあり、これは在宅勤務が定着した企業における一般的な傾向と言えます。企業は、従業員が実際に利用する交通費を補填するという本来の目的に立ち返り、より実態に即した制度へと移行しているのです。

このような変更は、特に新しい働き方を導入する際や、既存の制度を見直すタイミングで検討されることが多く、従業員側も自身の働き方と会社の制度が合致しているかを確認する必要があります。

「出社しない日」のコストと企業メリット

定期代が出ないケースの大きな理由の一つは、企業が「出社しない日」に発生するはずの通勤コストを削減したいというメリットにあります。例えば、在宅勤務が週の半分を占める従業員に1ヶ月の定期代を支給すると、実質的に半分程度の期間は定期券が使われないことになります。

これは企業にとって、従業員が実際に通勤していない期間分の費用を負担していることになり、非効率です。実費精算に切り替えることで、企業は実際に発生した交通費のみを支払う形になり、無駄なコストを大幅に削減できる可能性が高まります。ただし、実費精算への切り替えを検討する際は、現状の定期代支給額と在宅勤務率を確認し、コスト削減効果をシミュレーションすることが重要です。

月の出社日数によっては、実費支給の方が定期支給額を上回る場合もあるため、従業員側、企業側双方にとって納得のいく制度設計が求められます。

就業規則変更と従業員への影響

定期代の支給方法を変更する、あるいは支給を停止する際には、企業の就業規則の変更が不可欠です。就業規則の変更は、労働条件の変更にあたるため、労働契約法に基づき、労働者代表への意見聴取や、場合によっては個別従業員の同意が必要となることがあります。

特に、従業員にとって不利益となる変更（例えば、定期代支給から実費精算への切り替えで、結果的に受け取る手当が減るケース）の場合には、より慎重な手続きと、変更の合理的な理由の説明が求められます。企業は、変更の必要性を丁寧に説明し、従業員が納得できるような情報提供を行うべきです。

従業員側も、会社からの説明をよく聞き、自身の通勤状況や家計への影響を考慮して、疑問点があれば積極的に会社に確認することが大切です。変更後の制度が自身にとってどのような影響があるのかを正確に理解しておく必要があります。

在宅勤務時の定期代「実費精算」と「分割支給」の違い

在宅勤務が浸透する中で、従来の定期代支給だけでなく、出社した日数に応じた「実費精算」や、通勤手当とは別に「在宅勤務手当」を支給するといった、多様な選択肢が生まれています。それぞれの特徴を理解し、自身の働き方に合った支給方法を見つけることが重要です。

定期代継続支給と実費精算の概要

「定期代継続支給」は、従来通り1ヶ月、3ヶ月、あるいは6ヶ月などの定期券代を従業員に支給する方法です。従業員にとっては、通勤経路や料金を気にせず利用できるメリットがありますが、在宅勤務で出社日数が少ない場合は、実費よりも多く支給されるという不公平感が課題となります。

一方、「実費精算」は、従業員が出社した日にかかった交通費を、都度会社に申請して精算する方法です。この方法は、実際に通勤した費用のみを支払うため、企業にとっては無駄なコストを削減でき、従業員間の公平性も保たれます。不正受給の防止にも効果的であるとされており、テレワークが中心の従業員に対しては、多くの企業が採用しており、一般的な傾向となっています。

しかし、従業員にとっては、都度精算の手間がかかるというデメリットも存在します。

実費精算のメリット・デメリット

実費精算方式には、企業と従業員それぞれにメリットとデメリットがあります。主な点を以下にまとめました。

  • 企業のメリット:
    • コスト削減：実際に発生した交通費のみを支払うため、無駄がなくなる。
    • 公平性の確保：出社日数に応じた支払いとなり、従業員間の不公平感が解消される。
    • 不正受給の防止：通勤実態に基づいた精算のため、不正な申請を防ぎやすい。
  • 企業のデメリット:
    • 管理コスト増：都度の申請・承認・精算作業が増え、経理部門などの負担が増加する。
    • 就業規則変更：制度変更に伴う就業規則の見直しや従業員への周知が必要。
  • 従業員のメリット:
    • 出社頻度が低い場合は得：定期代よりも実費精算の方が受給額が多くなる可能性がある。
    • 柔軟な通勤：定期券の経路に縛られず、その日の状況で最適な経路を選択できる。
  • 従業員のデメリット:
    • 申請の手間：出社するたびに交通費を申請する手間がかかる。
    • 出社頻度が高いと損：月の出社日数によっては、定期代の方が実費精算よりもお得になる場合がある。

実費精算への切り替えを検討する際は、これらの点を踏まえ、従業員の合意形成を丁寧に行うことが成功の鍵となります。

在宅勤務手当という選択肢

通勤手当とは別に、在宅勤務で発生する費用（電気代、通信費、設備費など）を補填する目的で、「在宅勤務手当」や「テレワーク手当」として一律の金額を支給する企業も増えています。これは、通勤手当の支給とは異なる目的を持つ手当です。

参考情報によると、2021年の調査では、3割の企業が「在宅勤務手当」を支給しており、日系企業の方が支給額が高い傾向にあるという報告があります。この手当は、通勤頻度に関わらず支給されるため、従業員にとっては、在宅勤務環境を整える上で有効なサポートとなります。

企業にとっては、通勤手当とは別の形で従業員の労働環境をサポートできるというメリットがあります。この在宅勤務手当と、実費精算の交通費支給を組み合わせることで、より従業員のニーズに合った柔軟な福利厚生制度を構築することも可能です。

定期代にかかる税金～控除や非課税の範囲～

通勤手当は、一定の条件を満たせば所得税が非課税となる非常にメリットの大きい手当です。しかし、全ての交通費が非課税になるわけではなく、社会保険料の計算にも影響があるため、その取り扱いを正しく理解しておくことが重要です。

通勤手当の非課税限度額と社会保険料

通勤手当は、所得税法上、月額15万円までが所得税の非課税限度額と定められています。これは、公共交通機関を利用して通勤する場合に適用されるもので、この範囲内であれば、従業員は通勤手当として受け取った金額に対して所得税を支払う必要がありません。

しかし、注意が必要なのは、この非課税枠は所得税に関するものであり、社会保険料（健康保険、厚生年金保険、雇用保険など）の計算においては、通勤手当は報酬として扱われ、算定基礎に含まれるという点です。つまり、通勤手当が増えれば、その分社会保険料の負担も増加する可能性があります。

このため、従業員は手取り額を計算する際に、所得税の非課税枠だけでなく、社会保険料への影響も考慮に入れる必要があります。企業側も、社会保険料の計算において通勤手当を適切に含める必要があります。

実費精算の業務交通費の扱い

在宅勤務が主体となり、出社日数が少ない場合に採用されることの多い実費精算方式では、通勤目的以外の業務上の交通費（例えば、取引先への訪問や出張にかかる交通費）は、会社の経費として扱われ、従業員に課税関係は発生しません。

これは、これらの交通費が「事業に必要な費用」とみなされるためです。従業員が立て替えた費用は、会社から精算される際に給与所得とは別の「立替金精算」として処理され、従業員の所得として課税されることはありません。この点は、通常の通勤手当とは異なる大きな特徴です。

ただし、業務上の交通費であることを明確にするため、移動の目的や経路、運賃などを記載した精算書を提出するなど、適切な手続きが求められます。企業は、これらの経費精算に関する社内規定を明確にし、従業員に周知徹底することが重要です。

「出張旅費」として非課税になるケース

在宅勤務が定着し、自宅が主な「労務の提供地」となっている従業員が、一時的に会社に出社する場合の交通費は、通常の通勤手当とは異なる扱いになることがあります。特定の条件を満たせば、この交通費が「出張旅費」として認められ、給与課税されないケースが存在します。

この場合、重要なのは「労務の提供地を自宅とする」という明確な規定を設け、かつ「社内規定を整備する」などの要件を満たすことです。つまり、会社が従業員の自宅を「事業場」の一つとみなし、そこから本社などへの移動を「出張」と位置づけることで、通常の通勤費とは異なる税務上の取り扱いが可能になるのです。

「出張旅費」として非課税とするためには、出張旅費規程を整備し、旅費の支給基準や精算方法を明確に定めておく必要があります。この制度を活用することで、企業は従業員の税負担を軽減しつつ、柔軟な働き方をサポートすることが可能になりますが、税務上の判断を伴うため、必要に応じて税理士などの専門家への相談が推奨されます。

賢く活用！定期代の疑問を解決するQ&A

在宅勤務における定期代の取り扱いは、複雑で疑問に思うことも多いでしょう。ここでは、よくある疑問に答える形で、賢く制度を活用するためのヒントを提供します。疑問点を解消し、最適な選択ができるようにしましょう。

就業規則変更時に注意すべきこと

定期代の支給方法を変更する際、企業は就業規則の変更を行うことになります。この時、従業員として最も注意すべきは、変更内容が自身の労働条件にどのように影響するかを正確に把握することです。就業規則の変更は、労働契約法に基づき、合理的な理由と、労働者代表からの意見聴取が義務付けられています。

変更が発表された際には、以下の点を特に確認しましょう。

  • 変更の具体的な内容：定期代がどうなるのか、実費精算になるのか、在宅勤務手当が新設されるのかなど。
  • 変更の施行時期：いつから新しい制度が適用されるのか。
  • 変更に対する会社の説明：なぜ変更が必要なのか、従業員への配慮はあるか。
  • 経過措置の有無：変更によって一時的に不利益を被る従業員への救済措置など。

もし、変更内容について疑問や不利益を感じる点があれば、会社の人事担当者や労働組合（もしあれば）に積極的に質問し、納得いくまで説明を求めることが重要です。不明な点を放置すると、後々トラブルになる可能性もあります。

月の出社日数による最適な支給方法

在宅勤務における通勤手当の最適な支給方法は、月の出社日数によって大きく異なります。企業が実費精算への切り替えを検討する際も、従業員が自身にとってどちらが得かを判断する際も、このシミュレーションが非常に重要になります。

例えば、月の定期代が1万円の場合を想定してみましょう。

  • 出社が月5日以下の場合：

    1日あたりの交通費が1,000円だとすると、実費精算では5,000円。定期代1万円よりも実費精算の方が会社も従業員もメリットが大きい可能性が高いです。

  • 出社が月10～15日程度の場合：

    1日あたりの交通費が700円として15日出社なら10,500円。定期代1万円とほぼ同等か、実費精算の方がやや高くなるかもしれません。この場合は、どちらの支給方法でも大きな差は出にくいですが、申請の手間を考えると定期代継続支給の方が楽に感じる人もいるでしょう。

  • 出社が月20日以上の場合：

    実費精算では交通費が定期代を大幅に超える可能性があります。例えば1日500円でも20日出社で10,000円、22日出社なら11,000円となり、定期代継続支給の方がお得になるケースが多いでしょう。

参考情報でも、「月の出社日数によっては、実費支給の方が定期支給額を上回る場合もある」と指摘されている通り、自分の出社頻度と交通費を把握し、具体的な金額でシミュレーションすることが賢い選択の第一歩です。

在宅勤務手当と定期代の併用は可能か

在宅勤務手当と通勤手当（定期代または実費精算）の併用は、企業の就業規則によって可能です。これらは異なる目的を持つ手当であり、多くの企業で併用されています。

  • 在宅勤務手当：在宅勤務に伴う電気代や通信費などの実費を補填する目的。
  • 通勤手当：出社にかかる交通費を補填する目的。

企業がこれらの手当をどのように設計するかは、その企業の経営方針や従業員への福利厚生の考え方によって異なります。例えば、在宅勤務手当を一律支給しつつ、出社が必要な従業員には実費精算で交通費を支給するという運用は、多くの企業で採用されている柔軟な形態です。

従業員としては、自分が受け取っている手当がどのような目的で支給されているのかを理解し、その支給基準を確認することが重要です。不明な場合は、必ず会社に確認し、自分の働き方に合った制度を最大限に活用できるよう努めましょう。これらの制度は、法律で定められた義務ではないため、企業ごとの規定が最も重要になります。