36協定の提出義務とは？書き方・注意点を徹底解説

36協定（時間外労働等に関する協定届）とは？

36協定の基本的な役割と重要性

「36協定（さぶろくきょうてい）」とは、労働者に法定労働時間を超えて時間外労働や休日労働をさせる場合に、事業主と労働者の過半数で組織する労働組合、または労働者の過半数を代表する者（以下、労働者代表）の間で締結する書面による協定のことです。この協定は、締結後速やかに所轄の労働基準監督署へ届け出ることが義務付けられています。その名の通り、労働基準法第36条に根拠を持つ重要な法令遵守事項であり、労働者の健康保護と企業の適正な労務管理を両立させるための基盤となります。

もしこの36協定を締結せず、あるいは締結しても労働基準監督署に届け出ずに残業や休日出勤を命じた場合、それは労働基準法違反となり、使用者には罰則が科せられる可能性があります。企業が安心して事業活動を継続し、従業員が健全な労働環境で働けるよう、36協定の適切な締結と届出は不可欠なのです。労働基準監督署の指導対象となるだけでなく、企業の社会的信用にも関わるため、その重要性は非常に高いと言えるでしょう。

締結が必要なケースと対象者

36協定の締結が必要となるのは、「法定労働時間（原則として1日8時間、1週40時間）を超えて労働者を働かせたり、法定休日（原則として週に1日）に労働させたりする」場合です。つまり、日常的に残業が発生する可能性のある企業や、繁忙期に休日出勤が必要となる企業は、例外なく36協定を締結しなければなりません。この義務は、正社員だけでなく、契約社員、パート・アルバイトといったすべての雇用形態の労働者に適用されます。

ただし、労働基準法上の「管理監督者」に該当する従業員は、労働時間や休日に関する規定が適用されないため、36協定の対象外となります。しかし、名ばかり管理職ではないか、実態として労働時間管理が不要な立場であるかなど、厳格な判断が求められます。協定の締結にあたっては、会社側代表者と労働者側代表者が必要となります。労働者側代表は、労働者の過半数で組織する労働組合がある場合はその労働組合、ない場合は、労働者の過半数を代表する者を選出する必要があります。この代表者は、民主的な方法で選出され、使用者の意向が反映されていないことが求められます。

未締結・未届出のリスクと罰則

36協定を締結せずに時間外労働や休日労働を命じた場合、または締結はしたものの労働基準監督署への届出を怠った場合、企業は労働基準法違反となります。この違反に対しては、6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金という刑事罰が科される可能性があります。これは単なる行政指導で終わらない、非常に重い罰則です。

また、罰則の適用に加えて、企業の社会的信用を大きく損なうことにも繋がります。ブラック企業というレッテルを貼られたり、優秀な人材の確保が困難になったりするリスクも無視できません。さらに、従業員との間で労働時間に関する紛争が生じる可能性も高まり、是正勧告や労働審判、訴訟といった事態に発展することもあります。このような事態を避けるためにも、企業は36協定の締結・届出を単なる形式的な手続きとしてではなく、企業のコンプライアンス維持に不可欠なものとして捉え、適切に実施することが極めて重要です。

36協定の基本項目と記入例

協定届に記載すべき主要項目

36協定届は、厚生労働省が提供する様式に基づいて作成されます。この届出用紙には、以下の主要項目を正確に記載する必要があります。

• 協定の当事者: 協定を締結した日付、使用者（会社側代表者）の職名・氏名、労働者側代表（または労働組合名）の職名・氏名。労働者代表の選出方法も明記されることが望ましいです。
• 事業場の情報: 事業の名称（会社名と事業場名）、所在地、電話番号、協定届を提出する所轄の労働基準監督署名。
• 協定の有効期間: 協定が適用される期間。一般的には1年間とすることが多いです。
• 時間外労働の条件: 時間外労働をさせる必要のある業務の種類（例：経理業務、営業業務、システム開発など）、および1日、1ヶ月、1年で延長できる時間の上限。原則として月45時間、年360時間を超えることはできません。
• 休日労働の条件: 法定休日に労働させる場合の業務の種類、該当する労働者の数、および休日労働の上限日数。

これらの項目は、労働者の過重労働を防ぎ、企業の労働時間管理を明確にするために不可欠です。特に業務の種類や延長時間は具体的に記載することが求められます。

具体的な記入例と書類の入手方法

36協定の届出用紙は、厚生労働省や各都道府県の労働局のホームページから無料でダウンロードできるほか、所轄の労働基準監督署の窓口でも入手可能です。記入例を参考にしながら、自社の状況に合わせて作成します。

例えば、「協定の当事者」欄では、「協定成立年月日：令和5年4月1日」「使用者：代表取締役 〇〇 〇〇」「労働者代表者：〇〇 〇〇（労働者の過半数を代表する者）」のように具体的に記載します。「事業場の情報」は、会社の正式名称と事業場の名称（例：株式会社〇〇 〇〇本社）を記載します。

「時間外労働の条件」では、たとえば「業務の種類：営業事務」「延長できる時間：1日2時間、1ヶ月30時間、1年250時間」のように、対象業務とそれぞれの延長時間を明確に定めます。原則として、36協定は事業場ごとに締結・届出が必要ですが、電子申請を利用する場合は、本社で複数の事業場分を一括して届け出ることも可能です。正確な記入と漏れのない手続きが、後々のトラブル防止に繋がります。

一般条項と特別条項の使い分け

36協定届には、「一般条項」と「特別条項」の2種類があり、それぞれの適用状況に応じて使い分ける必要があります。

• 一般条項: 原則的な時間外労働の上限を定めるものです。労働基準法改正により、時間外労働は原則として月45時間、年360時間が上限とされ、これを超える場合は罰則が科せられます。通常の業務における残業はこの一般条項の範囲内で収めることが求められます。
• 特別条項: 一般条項の上限を超える時間外労働が必要となる、臨時的かつ特別な事情がある場合にのみ適用が認められるものです。例えば、予期せぬトラブル対応、大規模なクレーム、決算期や棚卸しなど、一時的に業務量が大幅に増加するような場合に限り、特例として上限を超える時間外労働を可能とします。

特別条項を適用する場合でも、さらに厳格な上限規制が設けられており、際限なく時間外労働をさせられるわけではありません。このため、企業はまず一般条項の範囲内で業務が遂行できるよう、人員配置や業務プロセスの見直しを行うことが重要であり、特別条項はあくまでも例外的な措置として位置づける必要があります。安易な特別条項の適用は認められない点に注意が必要です。

特別条項付き36協定のポイント

特別条項が適用される「臨時的な特別の事情」とは

特別条項付き36協定は、原則的な時間外労働の上限（月45時間、年360時間）を超える労働を可能にするものですが、これはどのような場合でも認められるわけではありません。あくまで「臨時的な特別の事情」がある場合に限定されます。この「臨時的な特別の事情」とは、具体的には、通常予見できない突発的な業務や、一時的に大幅な業務量の増加が避けられない状況を指します。

具体的な例としては、以下のようなケースが挙げられます。

• 予期せぬシステムトラブルや機器の故障への緊急対応
• 大規模なクレーム処理やリコール対応
• 顧客からの緊急かつ短納期の大量受注
• 決算業務や棚卸し、年末調整など、特定の時期に集中する業務で通常では対応しきれない量が発生した場合
• 官公庁からの突然の調査や資料提出要求

重要なのは、恒常的な残業や慢性的な人手不足を理由に特別条項を適用することは認められないという点です。特別条項を適用する際は、協定書に「臨時的な特別の事情」として具体的な事由を明記し、その必要性を客観的に説明できるものである必要があります。漠然とした「業務の都合上」といった記載は認められません。

特別条項の厳しい上限規制と遵守の義務

特別条項を適用した場合でも、時間外労働には依然として厳しい上限規制が設けられており、これらは罰則付きの法的義務となっています。2019年の労働基準法改正により導入されたこの上限は、以下の通りです。

これらの上限は、労働者の健康確保を目的として設定されており、絶対に遵守しなければならない基準です。一つでも超えた場合、労働基準法違反となり、「6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金」が科される可能性があります。企業は、特別条項を適用する際にも、これらの上限規制を厳格に管理し、労働者の健康に配慮した適切な労働時間管理を徹底する義務があります。労働時間管理システムの導入や、定期的な労働時間のチェックが不可欠です。

割増賃金率の適用と労働時間管理

特別条項付き36協定を適用して時間外労働や休日労働をさせた場合でも、法定の割増賃金率は通常通り適用されます。労働時間に応じた適切な割増賃金を支払うことは、企業の基本的な義務です。

具体的な割増賃金率は以下の通りです。

特に注目すべきは、月60時間を超える時間外労働に対する50%以上の割増賃金率です。これは2023年4月から中小企業にも適用されており、全ての企業で遵守が求められます。特別条項を適用するほどの長時間労働が発生する状況では、この高率の割増賃金の支払い義務が発生する可能性が高いため、人件費の管理にも十分な注意が必要です。正確な労働時間管理と、それに基づいた適切な賃金計算は、企業の健全な経営において極めて重要となります。

36協定の提出方法と添付書類

提出先の確認と提出ルート

36協定届は、原則として各事業場が管轄する労働基準監督署に届け出る必要があります。例えば、本社と支店が異なる都道府県にある場合、それぞれが所在する地域の労働基準監督署に提出することになります。自社の事業場がどの労働基準監督署の管轄になるかは、厚生労働省のウェブサイトなどで確認することができます。

提出ルートとしては、主に以下の2つがあります。

1. 窓口提出: 各事業場が所轄の労働基準監督署の窓口に直接持ち込む方法です。その場で内容を確認してもらえるメリットがあります。
2. 郵送提出: 労働基準監督署宛に郵送する方法です。控えを返送してもらうためには、返信用封筒を同封する必要があります。
3. 電子申請（e-Gov）: インターネットを通じて電子的に届け出る方法です。この方法に限り、本社が一括して複数の事業場分を届け出ることが可能です。

どの方法を選択するかは企業の状況によりますが、多事業場展開している企業にとっては電子申請の一括届出が非常に効率的と言えるでしょう。

電子申請のメリットと具体的な手続き

電子申請システム「e-Gov（イーガブ）」を利用した36協定の届出は、多くのメリットがあります。

• 利便性: 24時間365日、インターネット環境があればいつでもどこからでも申請が可能です。労働基準監督署の窓口が開いている時間に縛られることがありません。
• 効率化: 多事業場展開している企業は、本社で複数の事業場分の協定届を一括して申請できるため、大幅な時間と手間の削減に繋がります。
• ペーパーレス化: 書面での提出が不要になるため、印刷や郵送コスト、書類の保管スペースを削減できます。
• 誤記入防止: システムによっては入力補助機能があり、誤記入のリスクを低減できます。

電子申請を利用するには、まず「GビズID」などの認証システムの登録が必要です。GビズIDは、行政サービスにアクセスするための共通IDで、事業者情報の登録が必要となります。ID取得後、e-Govのサイトにアクセスし、指示に従って必要事項を入力して申請を行います。初回の設定には多少手間がかかるかもしれませんが、一度整備すれば、継続的な労務管理の効率化に大きく貢献するでしょう。

添付書類と有効期間、更新のタイミング

36協定届を提出する際、通常は協定届自体が主な提出書類であり、特別な添付書類は原則として不要です。ただし、労働者代表を選出したプロセスが適切であったことを証明する書類（労働者代表選出届など）は、万が一の際に備えて社内で保管しておくことが重要です。

協定届には「協定の有効期間」を明記する欄があり、一般的には1年間とすることが多いです。有効期間が設定されているため、その期間が満了する前に、新しい36協定を締結し直して、再度労働基準監督署に届け出る必要があります。自動更新は認められていません。例えば、有効期間が2023年4月1日から2024年3月31日までの場合、2024年3月31日までに新しい協定を締結し、4月1日以降の期間で届け出る必要があります。

更新を忘れてしまうと、協定が失効し、時間外労働や休日労働をさせた場合に労働基準法違反となるため、有効期間の管理には十分注意し、計画的に更新手続きを行うことが不可欠です。

36協定に関するよくある質問

Q1: パート・アルバイトも36協定の対象ですか？

A: はい、パート・アルバイトといったすべての雇用形態の労働者が36協定の対象となります。

労働基準法における「労働者」とは、賃金を支払われるかどうかに関わらず、事業主に使用され、労働しているすべての者を指します。そのため、正社員、契約社員、パートタイマー、アルバイトなど、雇用形態の如何に関わらず、法定労働時間を超えて労働させたり、法定休日に労働させたりする場合には、36協定を締結し、届け出る義務があります。パート・アルバイトであっても、時間外労働の上限規制（原則月45時間、年360時間、特別条項の場合も同様）や、割増賃金の支払い義務は同様に適用されます。企業は、パート・アルバイトに対しても、適切に労働時間を管理し、36協定を遵守する必要があります。

労働時間管理は雇用形態に関わらず平等に行われるべきであり、安易に「パートだから」という理由で36協定の対象外と考えることはできません。全ての従業員の労働実態を把握し、法律に基づいた適切な労務管理を行うことが求められます。

Q2: 労働者代表はどのように選出すればよいですか？

A: 労働者代表は、労働者の過半数を代表する者を民主的な方法で選出する必要があります。

まず、事業場に労働者の過半数で組織する労働組合がある場合は、その労働組合が労働者代表となります。労働組合がない場合は、その事業場の労働者の過半数を代表する者を選出しなければなりません。この選出にあたっては、以下の点に注意が必要です。

• 民主的な方法での選出: 投票や挙手、話し合いなど、労働者全員が参加できるような公平な方法で選出される必要があります。
• 使用者の意向が反映されていないこと: 会社側が一方的に指名したり、特定の従業員を推薦したりするなど、使用者の意向が選出に影響を与えてはなりません。
• 管理監督者でないこと: 原則として、労働基準法上の管理監督者に該当する従業員は、労働者代表になることはできません。これは、管理監督者が会社の利益を代表する立場にあるため、労働者の代表としては不適切と判断されるためです。

選出後には、誰が、いつ、どのような方法で労働者代表に選出されたかを記録した書面を作成し、保管しておくことが重要です。これにより、選出過程の透明性が確保され、万が一の監査時にも適切に説明できます。

Q3: 36協定を締結していれば、いくらでも残業させられますか？

A: いいえ、いくらでも残業させられるわけではありません。36協定を締結しても、時間外労働には厳格な上限規制があります。

36協定は、法定労働時間を超える労働を可能にするものですが、労働者の健康保護のために、労働時間の上限が法律で定められています。

• 原則的な上限: 1ヶ月あたり45時間、1年間あたり360時間。この上限を超えて労働させた場合、罰則が科せられます。
• 特別条項付き協定の場合の上限: 臨時的な特別の事情がある場合に限り、この上限を超えることが認められますが、その場合でもさらに厳格な上限が設けられています。
  • 時間外労働と休日労働の合計が月100時間未満
  • 時間外労働と休日労働の合計が2〜6ヶ月平均で月80時間以内
  • 原則の月45時間を超えることができるのは年6回まで

  これらの上限を超過した場合も、同様に罰則の対象となります。

つまり、36協定は「残業を無制限に認める」ためのものではなく、「法令で定められた範囲内で、必要最小限の時間外労働や休日労働を行う」ための制度です。企業は、労働者の健康と安全を最優先し、これらの上限規制を厳格に遵守するとともに、業務効率化や人員配置の最適化を通じて、長時間労働の削減に努める責任があります。