退職届の書き方完全ガイド：手書きからテンプレートまで徹底解説

この記事で得られること

退職を考えている会社員やパート・アルバイトの方、または看護師など職種別に退職届の書き方を知りたい方。初心者向けに用語解説も含めて詳しく説明します。

退職届と退職願の違いとは？

退職届とは何か？

退職届は、労働者が会社に対して正式に退職を申し出る書類です。労働契約を終了するために法的に有効な書類となります。提出された退職届は、会社が受理した時点で法的効力を持ち、労働者は退職日までの業務を遂行する義務があります。退職届の受理後は撤回が難しいため、十分に考えた上で提出することが重要です。

例えば、ある従業員が新しい職場に転職を決意し、退職届を提出したとします。この場合、退職届が受理されたことで、その従業員は退職日までに業務の引き継ぎを行い、円満に退社する準備を進める必要があります。退職届には提出日や退職希望日を明記し、会社側と合意した上で手続きを進めることが大切です。

退職届を提出する際は、手書きで便箋に書くのが一般的です。封筒に入れて提出し、封筒には宛名や自身の名前を記入することが求められます。また、退職届は縦書きと横書きのどちらでも構いませんが、一般的には縦書きが好まれます。特にパートやバイトの方も同様に退職届を提出する必要があるため、形式をきちんと守ることが重要です。

退職願とは何か？

退職願は、従業員が退職を希望する旨を会社に相談・申請するための書類です。退職届と異なり、法的拘束力はありません。つまり、退職願は会社との話し合いを前提としたものであり、状況に応じて撤回することも可能です。退職願は、退職の意思を柔軟に伝えたいときに適しています。

例えば、ある看護師が家庭の事情で退職を考えているとします。この場合、まずは退職願を提出し、上司と相談することで退職に関する条件を話し合うことができます。退職願は会社側との合意が必要であり、退職の時期や方法を調整することが可能です。このプロセスを経ることで、看護師は家庭の状況に応じた最適な退職プランを立てることができます。

退職願を提出する際も、手書きで便箋に書くことが一般的です。封筒に入れて上司に手渡しすることで、誠意を伝えることができます。退職願は、退職届を正式に提出する前のステップとして活用されることが多く、会社との円滑なコミュニケーションを図るための重要な役割を果たします。

退職届と退職願の違いと使い分け

退職届と退職願の最大の違いは法的効力です。退職届は正式な退職手続きであり、法的拘束力があります。一方、退職願は退職の意思を柔軟に伝える手段であり、法的拘束力はありません。この違いを理解した上で、それぞれの書類を適切に使い分けることが重要です。

例えば、すでに次の職場が決まっており、退職の意思が固まっている場合は、退職届を提出することが適しています。一方、退職のタイミングや条件についてまだ調整が必要な場合は、退職願を提出して上司と話し合うと良いでしょう。退職願を提出した後に状況が変わり、退職を取りやめたい場合も対応が可能です。

退職届や退職願は、会社の規定や文化によっても使い方が異なる場合があります。例えば、退職届のフォーマットが指定されている企業もあれば、テンプレートを自由に利用できる企業もあります。無料のテンプレートを利用する際は、WordやPDF形式で提供されているものを選択し、自分の状況に合わせてカスタマイズすることが大切です。このように、状況に応じた適切な対処が求められます。

退職届の書き方：手書き編

手書き退職届の基本的な書き方

退職届を手書きで書く際には、いくつかの基本的なルールを守ることが大切です。まず、便箋を使用することが一般的です。便箋は白無地のものが望ましく、シンプルなデザインが良いでしょう。文字は黒のボールペンや万年筆を使用し、丁寧に書きましょう。内容は、「退職届」の表題、退職の意思を明確に伝える本文、そして日付と本人の署名が必要です。

具体例として、ある会社員の山田さんが退職届を手書きで準備する場合を考えてみましょう。山田さんはまず、無地の便箋を用意し、上部に「退職届」と大きく書きます。続いて、「私、山田太郎は、一身上の都合により、〇年〇月末日をもって退職いたします。」といったシンプルな本文を書きます。最後に、書いた日付と自分の名前を署名し、完成です。手書きの場合、字の丁寧さや誤字脱字の有無が重要ですので、注意してください。

封筒の選び方と書き方

退職届を入れる封筒の選び方と書き方についても重要です。封筒は白い無地のものを選ぶのが基本で、サイズは便箋が折りたたんで入る程度のものが適しています。封筒の表面には、受取人である部署名や担当者名を書きます。この際、敬称として「様」を忘れないようにしましょう。

例えば、山田さんが退職届を提出する場合、封筒の表には「人事部　佐藤課長様」と書きます。また、裏面には自分の名前と住所を書き添えます。封筒に入れる際は、便箋を三つ折りにし、文字が上向きになるように入れてください。封を閉じる際は、のりを使って封をし、封緘用のシールを利用するとより丁寧な印象を与えます。手書きの退職届は、相手への敬意を示すために細部にこだわることが大切です。

手書き退職届のメリットと注意点

手書きの退職届には、いくつかのメリットがあります。まず、手書きは心のこもった印象を与えるため、受け取る側に誠意が伝わりやすいです。また、手書きの文章は個性が表れやすく、そこで自分の感謝の気持ちや真剣な態度を示すことができます。ただし、注意点もあります。

例えば、字が読みづらい場合や誤字があると、逆に印象を悪くしてしまう可能性があります。そのため、書く前には下書きを準備し、誤字脱字がないか慎重に確認することが大切です。また、本文は過度に長くせず、簡潔にまとめることで、読み手に負担をかけないようにしましょう。手書きの退職届は、少し手間がかかるかもしれませんが、その分、相手に伝わるものが大きいことを覚えておいてください。

テンプレートを使った退職届の書き方

退職届テンプレートを選ぶ際のポイント

退職届を作成する際、テンプレートを利用することは非常に便利です。しかし、選ぶ際にはいくつかのポイントがあります。まず、フォーマットの形式に注意しましょう。テンプレートにはWordやPDF、Excelなど様々な形式がありますが、自分が使いやすいものを選ぶことが重要です。例えば、Wordは編集が容易であり、PDFは固定レイアウトで印刷に適しています。特にテンプレートをスマホで使用する場合、スマホ対応の縦書きテンプレートを選ぶと便利です。

また、テンプレートの内容も確認しておくべきです。退職届には、日付、宛先、退職理由、退職希望日などの基本情報が含まれている必要があります。テンプレートを選ぶ際には、これらの項目がしっかりと含まれているかどうかを確認しましょう。無料のテンプレートも多くありますが、必要な項目が不足している場合は、他のテンプレートを検討することをお勧めします。

手書き退職届に適したテンプレートの活用法

手書きで退職届を作成する場合でも、テンプレートを活用することができます。手書きに適したテンプレートを選ぶことで、書き方のミスを防ぐことができます。特に、便箋に書く場合や封筒に入れる場合は、適切なフォーマットが必要です。手書き用のテンプレートは、文字の大きさや行間が適切に設定されているため、清書する際のガイドとして活用できます。

実際に手書きで退職届を作成する際は、まずテンプレートを印刷しておき、それを参考にしながら清書を進めると良いでしょう。特に、看護師やパート、バイトとして働いている方は、自分の職種に特化した例文が含まれているテンプレートを選ぶと、より適切な内容に仕上がります。また、封筒に書く際の注意点として、縦書きか横書きかを確認し、封筒の表面には宛名を書き、裏面には自分の住所を記載することを忘れないようにしましょう。

退職届テンプレートを用いた具体的な作成手順

テンプレートを使用して退職届を作成する具体的な手順を紹介します。まず、自分の使用目的に合ったテンプレートをインターネットからダウンロードします。例えば、Word形式の無料テンプレートを選ぶと、簡単に編集が可能です。次に、テンプレートを開き、日付や宛先を自分の情報に変更します。日付は、通常は退職届を提出する日を記載しますが、退職希望日も併せて記載しておくと良いでしょう。

退職理由については、簡潔で事実に基づいた内容を心がけましょう。例として、「一身上の都合により退職いたします」といった表現が一般的です。全ての情報を入力した後、誤字脱字のチェックを行い、必要に応じて見直しを行います。最終的に、印刷して署名をすることを忘れないようにしてください。

このような手順を踏むことで、ミスなく退職届を作成することができます。テンプレートを利用することで、効率的にそして正確に書類を作成することが可能です。初心者でも安心して取り組むことができるため、テンプレートの利用は非常におすすめです。

退職届を封筒に入れる際の注意点

封筒の選び方と書き方

退職届を封筒に入れる際、まず適切な封筒を選ぶことが重要です。封筒の選び方にはいくつかのポイントがあります。まず、封筒のサイズです。通常、A4サイズの退職届を折らずに入れることができる長形3号の封筒が適しています。このサイズは、退職届をきちんと保護し、見栄えを良くするのに最適です。次に色ですが、白色の封筒が一般的です。白はビジネスシーンで最も無難で、誠実さを伝える色です。

封筒には、表面に「退職届」と記載し、裏面には自分の名前と日付を記入します。日付は、退職届を提出する日を記載します。また、封筒に入れる際には、退職届を折る場合は三つ折りにするのが一般的です。これは、封筒から取り出しやすく、読みやすい状態を保つためです。封をする際には、のりやテープでしっかりと封印し、受け取る人が安心して開けられるようにしましょう。

手書きと印刷の使い分け

退職届は手書きと印刷のどちらでも作成可能ですが、それぞれに適した状況があります。手書きの場合、心を込めて書くことができるという点で、特に長年勤めた会社やお世話になった上司への感謝を伝えたい場合におすすめです。手書きの際は、黒のボールペンや万年筆を使用し、読みやすい文字を心がけましょう。また、便箋や封筒もシンプルで上質なものを選ぶと、より丁寧な印象を与えることができます。

一方、印刷の場合は、短期間のパートやバイトなど、形式的な提出が求められる場合に便利です。印刷する際には、フォントサイズや行間を調整し、読みやすさを優先しましょう。退職届テンプレートを活用すれば、フォーマットに沿った正確な書類を簡単に作成できます。WordやPDFで無料のテンプレートを探し、自分の状況に合わせてカスタマイズするのも良いでしょう。

封筒の提出時期と方法

退職届を封筒に入れて提出する際は、提出時期と方法に注意が必要です。まず、提出時期ですが、通常、退職希望日の1ヶ月前までに提出するのが一般的です。特に、正社員や契約社員の場合は、就業規則に従って早めに提出することで、会社側が後任者の手配や業務の引き継ぎをスムーズに行うことができます。

提出方法については、直接上司に手渡しするのが基本です。これは、退職の意思を直接伝えることで、誠意を示すことができるからです。手渡しが難しい場合は、郵送も選択肢となりますが、その際は書留郵便を利用し、配達証明を取ることで確実に届いたことを確認しましょう。

また、提出後には上司や人事部門と面談を行い、引き継ぎに関する相談を行うことが重要です。これにより、円満退職に向けた具体的な計画を立てることができます。適切な時期と方法で退職届を提出し、スマートな退職を目指しましょう。

職種別の退職届の書き方ガイド

看護師の退職届の書き方

看護師として働く方が退職を決意した際には、退職届の書き方に注意が必要です。医療の現場では、業務の引き継ぎやスタッフのシフト調整が重要であるため、退職の意思を早めに伝えることが求められます。退職届には、退職日を明記するとともに、患者様や同僚への感謝の気持ちを記載すると良いでしょう。例えば、「〇月〇日をもって退職いたします。これまでのご指導に心より感謝申し上げます」といった表現は、誠意が伝わりやすくなります。

また、医療現場では手書きの退職届が好まれることが多いです。手書きの場合は、便箋を使用し、封筒に入れて提出するのが一般的です。封筒には「退職届在中」と表記し、上司に直接手渡しすることで、誠意を表すことができます。退職届を提出するタイミングは、就業規則などで定められている場合があるため、事前に確認しておくと安心です。通常、退職の1ヶ月前までに提出するのが一般的です。

パート・アルバイトの退職届の書き方

パートやアルバイトとして働いている場合でも、退職届を提出することは重要です。パートやアルバイトの退職届には、シンプルで明確な内容が求められます。具体的には、「私、〇〇は〇月〇日をもって退職させていただきます」という基本的な情報を記載します。業種によっては、業務の引き継ぎなどが必要な場合もあるため、退職理由を簡潔に述べると良いでしょう。

また、退職届は手書きでも印刷したものでも構いません。しかし、手書きの場合は、便箋を使用し、封筒に入れて提出するのが丁寧です。封筒には「退職届在中」と記載し、上司や店長に直接手渡しするのが一般的です。退職届を提出する際のタイミングは、通常、退職予定日の2週間から1ヶ月前が理想です。特に繁忙期を避け、代わりのスタッフが見つかるように配慮すると、スムーズに退職手続きを進めることができます。

IT業界の退職届の書き方

IT業界で働く場合、退職届の書き方には特有のポイントがあります。プロジェクトベースでの業務が多いため、退職はプロジェクトの節目で行うのが一般的です。退職届には、退職日を明記し、可能であれば、プロジェクトの進捗状況や引き継ぎに関するコメントを加えると良いでしょう。例えば、「〇月〇日をもって退職いたします。現在担当しているプロジェクトは〇〇様に引き継ぎます」といった具体的な内容があると、関係者に安心感を与えられます。

IT業界では、退職届はデジタルフォーマットで提出することも許容される場合があります。しかし、会社のポリシーによっては手書きのものが求められることもあるため、事前に確認が必要です。退職届を提出する際は、直属の上司や人事部門に伝えるのが一般的です。タイミングとしては、退職予定日の1ヶ月前から2ヶ月前に提出することで、プロジェクトやチームに過度な負担をかけずに退職手続きを進めることができます。

まとめ

退職届は会社を辞める際に必要な重要な文書です。書き方には手書きとテンプレートの両方があり、それぞれの方法や職種別の注意点を理解することが大切です。正しい手順とマナーを守ることで、円満に退職することができます。

よくある質問

Q: 退職届と退職願の違いは何ですか？

A: 退職届は会社への最終的な意思表示であり、受理されると撤回が難しいです。一方、退職願は意思表明に留まり、交渉の余地があります。

Q: 退職届はいつまでに提出すればいいですか？

A: 一般的には退職希望日の1ヶ月前までに提出するのが望ましいです。ただし、就業規則や雇用契約によるので確認が必要です。

Q: 退職届を手書きする際の便箋の選び方は？

A: 無地またはシンプルなデザインの便箋を使用するのが一般的です。縦書きが正式とされることが多いですが、横書きでも問題ありません。

Q: 退職届のテンプレートはどこで入手できますか？

A: 無料のテンプレートはインターネット上で多く提供されています。WordやPDF形式のものをダウンロードして使用することができます。

Q: 退職届を封筒に入れる際の注意点は何ですか？

A: 封筒には「退職届」と明記し、上司の名前を宛名に書きます。また、封をせずに提出する方がマナーとされています。