特別休暇、賢く活用！理由別書き方と取得のポイント

特別休暇は、法律で定められた年次有給休暇とは異なり、企業が福利厚生の一環として独自に設けることができる休暇制度です。企業ごとに種類や条件は様々ですが、適切に活用することで、従業員のワークライフバランス向上やモチベーションアップ、ひいては企業の生産性向上にも繋がります。

本記事では、代表的な特別休暇の種類ごとに、その概要や申請のポイント、賢く活用するための具体的な書き方や注意点を詳しく解説します。あなたの職場の制度を最大限に活用し、より充実した働き方を実現するためのヒントを見つけてください。

慶弔休暇・忌引き休暇：家族を大切にするための休暇

人生には、嬉しい出来事も悲しい出来事も訪れます。そんな時、会社を休んで大切な人との時間を過ごすことを許してくれるのが慶弔休暇や忌引き休暇です。これらは多くの企業で導入されており、従業員を支える重要な福利厚生の一つとなっています。

慶弔休暇・忌引き休暇とは？対象となるケースと日数

慶弔休暇は、従業員の結婚、子どもの結婚、配偶者の出産など、おめでたい「慶事」に際して取得できる休暇です。一方、忌引き休暇は、配偶者、子、父母、兄弟姉妹などの親族の死亡といった「弔事」に際して取得できます。これらの休暇は、法律で定められた年次有給休暇とは異なり、企業が独自に定める法定外休暇であるため、対象となる事由や取得できる日数は会社によって異なります。

例えば、多くの企業では本人の結婚で5日、配偶者の死亡で10日といった日数を設定していますが、就業規則で細かく定められています。また、祖父母や孫、兄弟姉妹の慶弔事由に対しても休暇が付与される場合もありますが、日数は本人や配偶者の場合に比べて短くなることが一般的です。有給か無給かも企業によって異なるため、事前に就業規則を確認しておくことが非常に重要です。もし不明な点があれば、人事部門に問い合わせて、具体的な制度内容を把握しておきましょう。

特に忌引き休暇においては、故人との関係性によって日数が大きく変わることが多いです。例えば、一般的には二親等以内の親族に対しては比較的長い日数が設定され、それ以外の親族では短くなる傾向にあります。家族構成やそれぞれの状況に合わせて、必要な休暇日数を適切に取得できるよう、制度への理解を深めておくことが賢い活用への第一歩です。

申請のタイミングと必要書類

慶弔休暇や忌引き休暇を取得する際は、事由が発生した後、できるだけ速やかに会社に連絡し、所定の手続きで申請を行うのが基本です。急な事態が発生した場合は、まずは口頭で上司に報告し、その後、会社の定める申請書を提出しましょう。多くの企業では、休暇申請と合わせて、その事由を証明する書類の提出を求められることがあります。

例えば、結婚休暇であれば結婚証明書のコピー、忌引き休暇であれば会葬礼状や死亡診断書のコピー、あるいは火葬許可証のコピーなどが該当します。これらの書類は、休暇の正当性を証明するために必要となるため、すぐに提出できるよう準備しておくとスムーズです。特に忌引き休暇では、葬儀の準備などで慌ただしい時期ですが、後日でも構わないので速やかに提出できるよう手配を進めましょう。

申請手続きを円滑に進めるためには、会社の就業規則や社内規定を事前に確認し、どのような書類が必要で、いつまでに提出すべきかといったルールを把握しておくことが肝心です。急な事態でも慌てずに対応できるよう、日頃から会社の制度に目を向けておくことをお勧めします。適切なタイミングで必要書類を提出することで、無用なトラブルを避け、安心して休暇を取得することができます。

多様な家族形態への対応と柔軟な制度

近年、家族の形は多様化しており、それに伴い慶弔休暇や忌引き休暇の適用範囲についても見直しを進める企業が増えています。従来の制度では、法律上の配偶者や血縁関係に限定されることが多かったですが、事実婚のパートナーや同性パートナー、さらにはペットの忌引き休暇を導入する企業も現れています。このような柔軟な対応は、従業員一人ひとりの生活や価値観を尊重する企業の姿勢を示すものであり、従業員エンゲージメントの向上にも繋がります。

例えば、パートナーシップ制度を導入している企業では、同性パートナーを法律上の配偶者と同等に扱い、慶弔休暇の対象とするケースがあります。また、家族の一員として長く暮らしたペットの死に際して、心の整理をつけるための休暇を認める企業も存在します。これは、従業員が大切な存在を失った悲しみから立ち直るための時間を与えるという点で、精神的サポートの役割も果たしています。

多様な家族形態への対応は、企業の福利厚生の充実度を測る一つの指標ともなり得ます。もし、ご自身の家族構成が従来の制度ではカバーされないと感じる場合は、一度人事部門に相談してみるのも良いでしょう。企業側も、従業員のニーズを把握することで、より時代に合った制度へと改善していくきっかけになるかもしれません。個々の事情に合わせた休暇制度が利用できることは、ワークライフバランスの実現に大きく貢献します。

出産・育児休暇：新しい家族を迎えるための準備

新しい家族を迎えることは、人生における大きな喜びであり、同時に大きな変化を伴います。出産・育児に関わる休暇制度は、こうした従業員のライフイベントをサポートし、安心して家庭と仕事の両立ができるよう支援するために設けられています。

産前産後休暇と育児休業、そして特別休暇としての育児休暇

出産・育児に関する休暇制度には、いくつか種類があります。まず、労働基準法で定められているのが「産前産後休暇」です。これは出産を控える女性労働者が、出産の前後で心身を休めるための法定休暇であり、産前6週間（多胎妊娠の場合は14週間）、産後8週間の取得が可能です。産後6週間は就業が義務付けられており、強制的に取得しなければなりません。

次に、育児介護休業法に基づき取得できるのが「育児休業」です。これは男女問わず、子どもが1歳になるまで（特別な事由がある場合は最長2歳まで）取得できるもので、2022年10月からは産後パパ育休（出生時育児休業）も導入され、男性の育児参加をさらに促進しています。これらの法定休暇とは別に、企業が福利厚生の一環として独自に設けるのが、特別休暇としての「育児休暇」です。

特別休暇としての育児休暇は、法定の育児休業ではカバーしきれない期間や、育児休業以外の特定の育児イベント（例：子どもの入園・入学式など）を対象とすることがあります。企業によって、その期間、有給か無給か、取得条件などが大きく異なりますので、就業規則で自社の制度をしっかりと確認することが重要です。法定制度と合わせて、特別休暇を賢く活用することで、育児と仕事の両立をより円滑に進めることができます。

男性育休の促進と企業の取り組み

近年、男性の育児参加の重要性が高まっており、企業もその支援に力を入れています。厚生労働省は、2025年までに男性の育児休業取得率70%を目標として掲げ、社会全体で男性育休を推進しています。これを受け、多くの企業が法定の育児休業制度だけでなく、独自の特別休暇制度を設けて、男性従業員の育児参加を後押ししています。

例えば、配偶者の出産時に男性従業員が取得できる「配偶者出産時特別休暇」や、育児が本格的に開始する時期に柔軟に取得できる「育児開始時休暇」などが挙げられます。これらの特別休暇は、多くの場合、有給休暇として付与され、出産直後の妻のサポートや新生児との時間を過ごすために活用されます。このような制度は、男性従業員が育児に積極的に関わるきっかけを提供し、育児休業取得への心理的ハードルを下げる効果も期待できます。

男性の育児休業取得は、従業員のワークライフバランスの向上だけでなく、企業の福利厚生の充実や企業イメージの向上にも繋がります。育児支援に積極的な企業は、優秀な人材の確保や定着において有利に働くため、多くの企業が様々な制度設計に取り組んでいます。男性従業員は、自社の育児に関する特別休暇制度を積極的に活用し、新しい家族との貴重な時間を大切にしましょう。

出産・育児に関するユニークな休暇制度と活用事例

企業によっては、法定の育児休業や一般的な特別休暇とは一線を画す、ユニークな出産・育児関連の休暇制度を設けているところもあります。これは、従業員がより安心して子育てとキャリアを両立できるよう、きめ細やかなサポートを提供しようとする企業の姿勢の表れです。

例えば、法定では小学校入学前までが対象となる「子の看護休暇」について、特別休暇として対象年齢を小学校卒業まで拡大したり、半日単位ではなく時間単位での取得を可能にする企業があります。これにより、子どもの急な発熱や学校行事への参加など、短時間の対応が必要な場合に柔軟に対応できるようになります。また、企業によっては、ベビーシッター費用の補助制度や、育児コンシェルジュサービスと連携した特別休暇を導入し、従業員の育児負担を軽減する取り組みも見られます。

さらに、子どもの入学式や卒業式、運動会などの学校行事に参加するための特別休暇や、子どもの誕生日を祝う「バースデー育児休暇」などを設けている企業もあります。これらの制度は、単に休暇を付与するだけでなく、従業員が家族との思い出を大切にし、子どもの成長を間近で見守る機会を提供します。このような充実した休暇制度は、従業員の仕事へのモチベーションを高め、長期的なキャリア形成を支援することに繋がります。自身のライフステージに合わせた制度を積極的に活用し、より豊かなワークライフバランスを実現しましょう。

不妊治療休暇：デリケートな悩みに寄り添う制度

不妊治療は、多くの夫婦にとってデリケートな問題であり、仕事との両立に大きな負担を伴います。頻繁な通院や精神的なストレス、治療にかかる時間や費用など、様々な課題があります。このような状況下で、従業員が安心して治療に取り組めるよう、企業が独自に設けるのが不妊治療休暇です。

不妊治療の現状と休暇の必要性

不妊治療は、診断から治療、そして結果が出るまでに長期にわたるケースが多く、通院頻度も高いため、仕事との両立が大きな課題となります。特に、体外受精や顕微授精といった高度な生殖補助医療では、ホルモン注射や採卵、胚移植など、特定の日に休む必要が生じることが多く、急な予定変更も珍しくありません。このような状況で、年次有給休暇だけでは対応しきれない場合や、有給休暇を使い果たすことへの不安から、治療を諦めざるを得ない従業員もいます。

不妊治療は、肉体的にも精神的にも大きな負担を伴うものであり、治療中のストレスは計り知れません。企業が不妊治療休暇を設けることは、従業員が治療に専念できる環境を整え、心の健康を保つ上で非常に重要です。法律上の義務ではありませんが、従業員のエンゲージメントを高め、長期的なキャリア形成を支援する観点から、多くの企業がその必要性を認識し、制度導入を進めています。

「デリケートな悩みに寄り添う」制度として、不妊治療休暇は従業員が抱える個人的な困難に対して、企業が積極的にサポートする姿勢を示すものです。これにより、従業員は仕事と治療の両立に希望を見出し、安心して働き続けることができるようになります。企業にとっても、優秀な人材の流出を防ぎ、多様な人材が活躍できる職場環境を構築する上で不可欠な制度と言えるでしょう。

制度の内容と申請時の配慮

不妊治療休暇は、主に不妊治療のための通院、検査、体外受精や顕微授精などの特定処置日に取得できる特別休暇です。制度の内容は企業によって様々ですが、以下の点に注目して自社の就業規則を確認しましょう。

• 取得可能日数: 年間〇日、または治療ステージごとに〇日など、具体的な日数が定められています。
• 有給・無給: 休暇中の賃金が支給されるかどうかも重要なポイントです。全額有給とする企業もあれば、無給、あるいは一部有給とする企業もあります。
• 取得単位: 全日単位だけでなく、半日単位や時間単位での取得が可能かどうかも確認しましょう。通院時間が短い場合など、柔軟な取得単位は非常に役立ちます。
• 対象者: 従業員本人だけでなく、その配偶者の治療に付き添う場合も対象となるかどうかも確認しておきましょう。

不妊治療は非常にプライベートな情報に関わるため、申請時のプライバシー保護には最大限の配慮が必要です。多くの企業では、人事部門や直属の上司にのみ状況を伝え、他の従業員には知られないよう配慮しています。申請書には、治療内容の詳細まで記載する必要はなく、必要最低限の情報（例：不妊治療のため）で申請が可能な場合が多いです。

万が一、申請に不安がある場合は、まずは人事部門の担当者や保健師などに相談し、制度の詳細や申請方法、情報管理の体制について確認することをお勧めします。安心して治療に取り組めるよう、企業側も従業員のプライバシーに配慮した運用を心がけることが求められます。

不妊治療休暇導入のメリットと課題

不妊治療休暇の導入は、従業員と企業双方に多くのメリットをもたらします。従業員にとっては、精神的・身体的負担が大きい不妊治療と仕事を両立しやすくなり、「安心して治療を受けながら働き続けられる」という安心感が得られます。これにより、仕事へのモチベーションが維持され、離職率の低下にも繋がります。また、ワークライフバランスの向上という観点からも、従業員の満足度を高める効果があります。

企業側のメリットとしては、まず優秀な人材の確保・定着が挙げられます。不妊治療休暇のような手厚い福利厚生は、採用活動において企業の魅力を高め、多様な人材を引き付ける要因となります。また、従業員のエンゲージメントが向上し、企業への帰属意識が高まることで、生産性の向上にも寄与することが期待されます。加えて、従業員の健康と働きがいを重視する企業として、企業イメージの向上にも繋がるでしょう。

一方で、導入にはいくつかの課題も伴います。制度設計の難しさ（取得日数、有給・無給の判断など）、対象者の範囲、そして何よりも従業員のプライバシーをいかに保護するかという情報管理の問題です。また、制度を導入しても従業員に十分に周知されなかったり、申請しづらい雰囲気がある場合、制度が形骸化してしまうリスクもあります。企業は、これらの課題に対し、明確なガイドラインの策定、適切な情報管理、そして従業員が安心して利用できるような啓発活動を通じて、制度の実効性を高める努力が求められます。

コロナ禍での特別休暇：もしもの時の備え

新型コロナウイルスの感染拡大は、私たちの働き方や生活様式に大きな変化をもたらしました。特に、感染症の流行時には、自身や家族の健康を守るために、通常の有給休暇とは異なる特別な休暇の必要性が高まります。コロナ禍での特別休暇は、従業員がもしもの時に安心して休めるための重要な備えとなりました。

コロナ禍における特別休暇の役割

新型コロナウイルス感染症が世界的に流行した際、多くの企業で導入されたのが、感染症に関する特別休暇です。これは、従業員が感染したり、濃厚接触者になった場合に、年次有給休暇を消費することなく自宅待機や療養ができるようにするための制度でした。また、同居家族の感染や、子どもの通う学校・保育園の休校・休園に伴う自宅待機など、家庭の事情で出社が困難になった場合にも、この特別休暇が活用されました。

この特別休暇の最大の役割は、従業員の経済的負担と心理的負担の軽減です。もし、このような状況で年次有給休暇しか使えないとなると、従業員は病気でも無理して出社したり、休暇を使い果たしてしまったりするリスクがありました。特別休暇は、このような状況下でも従業員が安心して休める環境を提供し、結果として社内での感染拡大防止にも寄与しました。

多くの企業でこの種の特別休暇が有給として付与されたことで、従業員は収入の心配をすることなく療養や自宅待機に専念できました。これは、従業員の健康維持と、不安なく仕事に復帰できるような心理的サポートとして非常に大きな意味を持ちました。企業にとっても、従業員の安全と健康を最優先する姿勢を示すことで、従業員エンゲージメントの向上や企業イメージの向上に繋がるメリットがありました。

感染症関連特別休暇の具体的な内容

コロナ禍で多くの企業が導入した感染症関連特別休暇は、その目的と対象に応じて様々なバリエーションがありました。主な内容としては以下のようなものが挙げられます。

• 発熱・体調不良時の自宅待機休暇: 軽い発熱や体調不良でも、感染拡大防止のために出社を控える必要がある際に取得できる休暇です。PCR検査の結果が出るまでの期間などを対象とすることが多かったです。
• 感染・濃厚接触時の療養・自宅待機休暇: 従業員自身が新型コロナウイルスに感染した場合や、保健所から濃厚接触者と認定され自宅待機を求められた際に取得できる休暇です。医師の診断や保健所の指示に基づく期間を対象とします。
• 家族の介護・子どもの休校・休園に伴う休暇: 同居家族が感染・濃厚接触者となった場合や、子どもが通う学校・保育園が休校・休園となり、自宅で世話をする必要が生じた際に取得できる休暇です。
• ワクチン接種休暇: 新型コロナウイルスワクチンの接種日や、接種後に体調を崩した場合に取得できる休暇です。多くの場合、半日単位や時間単位での取得が認められました。

これらの休暇は、有給か無給か、取得できる日数、そして取得条件などが企業によって異なりました。参考情報にあるように、特別休暇を取得した日の賃金について「全額有給」としている企業は、夏季休暇で81.4％、病気休暇で44.2％、リフレッシュ休暇で89.3％とばらつきがあります。感染症関連休暇も、企業のリソースや方針によって様々でしたが、従業員の不安を軽減するため、有給とする企業が多数を占めました。

今後の感染症対策と企業の対応

新型コロナウイルス感染症は収束に向かいつつありますが、今後も新型インフルエンザなど、新たな感染症が流行する可能性は常に存在します。企業は、コロナ禍での経験を活かし、将来的な感染症流行に備えた休暇制度の設計や見直しを行うことが重要です。これは、従業員の安全と健康を守るだけでなく、事業継続の観点からも不可欠な取り組みと言えます。

具体的な対策としては、災害休暇と同様に、緊急時の対応として感染症関連の特別休暇制度を恒久的に設けることを検討できます。これにより、従業員はもしもの時に備えがあるという安心感を得られます。また、柔軟な働き方、特にリモートワーク制度との組み合わせも有効です。自宅での業務が可能な場合は、必ずしも休暇を取得せずとも対応できるため、従業員の選択肢を広げることができます。

従業員の安全・健康維持への配慮は、企業の社会的責任としても重要であり、優れた企業文化を醸成します。参考情報にあるように、特別休暇制度を導入している企業割合は2024年1月1日時点で59.9%ですが、夏季休暇、病気休暇、リフレッシュ休暇に次いで、災害休暇や感染症関連休暇の導入も進んでいくことが予想されます。企業は、従業員が安心して働ける環境を継続的に整備することで、「もしもの時の備え」を確固たるものにしていきましょう。

特別休暇の申請：スムーズに進めるための注意点

特別休暇は、従業員にとって非常にありがたい制度ですが、その申請にはいくつかのポイントがあります。スムーズに休暇を取得し、周囲に迷惑をかけずに業務を遂行するためには、事前の準備と適切なコミュニケーションが不可欠です。

申請手続きの基本とステップ

特別休暇を申請する際の基本は、まず「会社の制度を正確に理解する」ことです。自社の就業規則や社内規定を読み込み、対象となる事由、取得日数、有給・無給の別、そして具体的な申請方法を確認しましょう。不明な点があれば、遠慮なく人事部門や直属の上司に質問し、疑問点を解消しておくことが重要です。

一般的な申請ステップは以下の通りです。

1. 事由発生・休暇の必要性の確認: 慶弔事由の発生、治療の予定など、休暇が必要となる状況を確認します。
2. 就業規則の確認: 自社の特別休暇制度の内容（対象、日数、賃金、申請期限、必要書類など）を確認します。
3. 上司への相談・報告: 口頭またはメールで直属の上司に休暇取得の意向を伝えます。この際、休暇の目的や期間を簡潔に伝えると良いでしょう。
4. 申請書提出: 会社の定める特別休暇申請書に必要事項を記入し、提出します。会社によっては、オンラインシステムでの申請も可能です。
5. 証明書類の提出: 必要に応じて、結婚証明書、医師の診断書、会葬礼状などの証明書類を提出します。
6. 承認: 上司や人事部門の承認を得て、休暇が確定します。

特に、突発的な事由で取得する休暇（忌引き休暇など）の場合は、まずは会社への速やかな連絡を優先し、その後、書面での申請手続きや証明書類の提出を進める形となります。この一連の流れを事前に把握しておくことで、いざという時でも冷静に対応できるでしょう。

周囲への配慮と引き継ぎの徹底

特別休暇を取得する上で、最も大切なことの一つが「周囲への配慮」です。自分が休むことで業務が滞ったり、他のメンバーに過度な負担がかかったりしないよう、細心の注意を払う必要があります。特に、計画的に取得できる休暇（リフレッシュ休暇や不妊治療休暇など）の場合は、以下の点を心がけましょう。

• 早めの申請: 休暇取得の意向が決まったら、できるだけ早く上司に伝え、申請しましょう。これにより、業務調整や引き継ぎの時間を十分に確保できます。
• 繁忙期を避ける: 会社の年間スケジュールやプロジェクトの進捗状況を考慮し、繁忙期を避けて休暇を申請することが望ましいです。
• 業務の整理と引き継ぎ: 休暇に入る前に、担当している業務の進捗状況を整理し、必要な情報は共有フォルダに入れるなどして、誰でもアクセスできるようにしておきましょう。また、緊急性の高い業務については、誰に引き継ぐかを明確にし、口頭でも説明を行います。引き継ぎ資料を作成しておくと、よりスムーズです。
• 連絡先の共有: 休暇中に緊急の連絡が必要になる場合に備え、最低限の連絡先（例：緊急連絡先、メールアドレスなど）を上司や関係者に伝えておきましょう。ただし、休暇中はできる限り仕事から離れ、リフレッシュに努めることが大切です。

これらの配慮を行うことで、同僚や上司は安心してあなたの休暇を応援してくれます。チームワークを損なわずに休暇を取得することが、円滑な職場環境を維持する上で非常に重要です。休暇明けもスムーズに業務に復帰できるよう、準備を怠らないようにしましょう。

制度活用のポイントと企業への提言

特別休暇を賢く活用するための最後のポイントは、「目的を明確にする」ことです。ただ漠然と休むのではなく、「心身をリフレッシュして仕事のパフォーマンスを上げたい」「家族との大切な時間を過ごしたい」「不妊治療に専念して次の一歩に進みたい」など、具体的な目的を持つことで、休暇がより有意義なものになります。

また、企業側にも、特別休暇制度を最大限に活かすための提言があります。それは「制度の透明化と従業員への周知徹底」です。参考情報にあるように、特別休暇制度がある企業は59.9%ですが、制度があっても従業員に知られていなかったり、利用しづらい雰囲気があったりすれば意味がありません。

企業は、就業規則を分かりやすく説明する研修を実施したり、イントラネットで制度内容を一覧できるようにするなど、従業員がいつでも制度を確認し、安心して利用できる環境を整えるべきです。そして、上司が率先して休暇を取得する姿勢を見せることも、職場の休暇取得文化を醸成する上で非常に効果的です。

特別休暇は、従業員のワークライフバランス向上やモチベーションアップに貢献するだけでなく、企業にとっても優秀な人材の確保や生産性向上といった大きなメリットがあります。2023年の年次有給休暇取得率は65.3%と過去最高を記録し、政府は2025年までに70%を目標としています。この流れの中で、特別休暇の適切な活用は、従業員満足度と企業の持続的成長の両方を実現するための鍵となるでしょう。自社の特別休暇制度を理解し、目的に合わせて賢く活用することで、より充実した働き方を実現してください。