【初心者必見】雇用保険の基本と様式第4号の書き方・注意点

こんにちは！今回は、雇用保険の基本から、事業主の皆さんが実務でよく使う「雇用保険被保険者資格取得届」（通称：様式第4号）の書き方、そしてその際の注意点までを、2024年度の最新情報をもとに詳しく解説します。

雇用保険は、従業員の皆さんが安心して働き続けるために、そして万が一の際に生活を守るための大切な制度です。

この記事を読めば、雇用保険の全体像と、様式第4号の正確な手続き方法がわかり、自信を持って対応できるようになるでしょう。ぜひ最後までお読みください！

雇用保険の基礎知識：知っておきたい基本とメリット

雇用保険の基本的な役割と目的

雇用保険は、働く皆さんの生活を多角的にサポートする、社会保障制度の一つです。その最も基本的な役割は、労働者が失業した場合に、安定した生活を保障し、一日も早い再就職を促進することにあります。

しかし、その役割は失業時だけにとどまりません。例えば、育児休業中の生活を支えるための育児休業給付や、高齢になっても働き続けたい方を支援する雇用継続給付など、人生の様々なライフイベントにおいて労働者を経済的に支援し、働く意欲を維持する手助けをしています。

また、事業主にとっても、従業員の雇用安定や能力開発を支援する制度として、企業の持続的な成長に貢献する側面も持ち合わせています。労働者と事業主、双方にとって非常に重要な制度と言えるでしょう。

2024年度雇用保険料率の詳細

雇用保険料は、事業主と労働者がそれぞれ負担し、賃金に基づいて計算されます。2024年度（令和6年度）の雇用保険料率は、2023年度（令和5年度）と同率が維持されており、以下の通りです。

雇用保険料の計算対象となる賃金には、基本給や賞与、通勤手当などが含まれますが、役員報酬、退職金、出張旅費などは含まれませんので注意が必要です。正確な計算には、給与計算担当者や専門家への確認をおすすめします。

雇用保険加入の対象者とメリット

雇用保険の加入対象となるのは、原則として週20時間以上の労働時間があり、31日以上の雇用見込みがある労働者です。これは正社員だけでなく、パートタイムやアルバイトの方でも条件を満たせば加入義務が発生します。

雇用保険に加入することで得られるメリットは多岐にわたります。最も広く知られているのは、失業した際に支給される「基本手当」（いわゆる失業手当）ですが、他にも次のような給付があります。

• 育児休業給付： 育児休業中に支給され、育児と仕事の両立を支援します。
• 介護休業給付： 家族の介護のために休業する際に支給されます。
• 教育訓練給付： 資格取得やスキルアップのための教育訓練費用の一部が支給され、再就職やキャリアアップを後押しします。
• 高年齢雇用継続給付： 60歳以降も働き続ける方に対して、賃金が一定以下になった場合に支給されます。

これらの給付は、労働者が予期せぬ事態に直面した際や、キャリアアップを目指す際に、経済的なセーフティネットとして機能します。事業主としては、従業員がこれらの制度を活用できるよう、正確な情報提供と手続きを行う責任があります。

雇用保険様式第4号とは？その役割と記載内容を解説

様式第4号の正式名称と提出のタイミング

雇用保険様式第4号の正式名称は「雇用保険被保険者資格取得届」です。これは、事業主が新たに従業員を雇用し、その従業員を雇用保険に加入させる際に、ハローワークへ提出が義務付けられている重要な書類です。

提出期限は「被保険者となった日（＝入社日）の翌月10日まで」と定められています。例えば、4月1日に入社した従業員の場合、5月10日までに提出しなければなりません。

この届出を提出することで、従業員は雇用保険の被保険者としての資格を取得し、将来的に雇用保険から給付を受けられるようになります。期限を過ぎてしまうと、従業員が給付を受けられなくなるなどの不利益が生じる可能性もあるため、厳守することが非常に重要です。

様式第4号が果たす重要な役割

雇用保険被保険者資格取得届は、単なる事務手続きの一つではありません。従業員が雇用保険の恩恵を受けるための最初の、そして最も重要な一歩となります。

この届出を提出することで、従業員一人ひとりに固有の「雇用保険被保険者番号」が付与され、その情報がハローワークで管理されるようになります。これにより、将来的に失業給付や育児休業給付など、様々な給付金が適切に支給されるための基礎情報が確立されます。

また、外国人労働者を雇用する場合には、この様式で「外国人雇用状況の届出」を兼ねることもできます。これにより、事業主の事務負担を軽減しつつ、国の外国人雇用状況の把握にも貢献する多機能な役割を担っています。正確な届出は、事業主の社会的責任を果たす上でも不可欠です。

様式第4号の主な記載項目概要

雇用保険被保険者資格取得届には、従業員の個人情報から雇用状況に関する詳細まで、様々な項目を正確に記入する必要があります。主な記載項目は以下の通りです。

• 被保険者番号： 過去に雇用保険に加入していた場合、以前の番号を記入。
• 個人番号（マイナンバー）： 従業員の個人番号を正確に記入。
• 氏名、生年月日、性別： 基礎的な個人情報。氏名変更があった場合は、変更後の氏名を記入。
• 資格取得年月日： 従業員の入社日（雇用保険の被保険者となった日）。試用期間中であっても入社日を記入します。
• 事業所番号： 事業所のハローワーク整理番号。
• 職種： 厚生労働省が定める11分類の職種コードから該当するものを選択。
• 外国人情報： 外国人労働者の場合、国籍、在留資格、在留期間、在留カード番号などを記入。

これらの情報は、従業員の雇用保険資格を確立し、今後の給付の判断基準となるため、一つ一つの項目を漏れなく、正確に記入することが極めて重要です。特に被保険者番号やマイナンバーは、個人を特定する重要な情報であるため、細心の注意を払って確認しましょう。

雇用保険様式第4号の書き方：項目別記入例と注意点

個人情報の正確な記入と確認ポイント

雇用保険被保険者資格取得届の記入において、まず最も重要なのは従業員の個人情報を正確に記載することです。具体的には、氏名、生年月日、性別、住所などを記入します。

特に注意が必要なのは「被保険者番号」です。従業員が過去に雇用保険に加入していた場合、以前の被保険者証に記載された番号を正確に記入する必要があります。もし不明な場合は、従業員に確認するか、ハローワークで照会しましょう。

また、婚姻などにより氏名に変更があった従業員の場合、以前の被保険者証には旧姓が記載されていることがあります。この場合は、届出用紙の「変更後の氏名」欄に現在の氏名を記入すれば、別途氏名変更届を提出する必要はありません。そして、個人番号（マイナンバー）の記入も必須となっていますので、間違いのないよう正確に記載してください。

資格取得年月日と職種コードの選び方

「資格取得年月日」は、雇用保険の被保険者としての資格を取得した日、つまり従業員が入社した日を記入します。よくある誤解として、試用期間や研修期間中は雇用保険に加入しないと考える方がいますが、実際には雇い入れ日をもって資格取得年月日となりますので注意しましょう。

次に「職種」の記入です。これは、厚生労働省が提供する11分類の職種コードの中から、その従業員の担当業務に最も近いものを選択して記入します。例えば、一般的な事務職であれば「05（事務従事者）」、営業職であれば「06（販売従事者）」といった具合です。

適切な職種を選択することで、国全体の雇用状況の統計に貢献し、また将来的な給付の種類にも影響を及ぼす可能性があります。迷った場合は、ハローワークの窓口で確認するか、厚生労働省のウェブサイトで職種コードの詳細を参照するようにしましょう。

外国人労働者の場合と添付書類の必要性

外国人労働者を雇用する際には、雇用保険被保険者資格取得届に追加情報を記入する必要があります。具体的には、在留カードに記載されたローマ字氏名、国籍、在留資格、在留期間などを所定の欄に正確に記入します。この届出は「外国人雇用状況の届出」を兼ねることができるため、忘れずに記入しましょう。

通常、雇用保険被保険者資格取得届には添付書類は不要ですが、以下のような特定のケースでは追加書類の提出が求められることがあります。

• 提出期限を大幅に過ぎている場合
• 届出内容に大きな矛盾や不整合がある場合
• 初めて雇用保険被保険者資格取得届を提出する場合（事業主として）
• その他、ハローワークが内容の確認のために必要と判断した場合

これらの場合、労働者名簿、出勤簿（タイムカード）、賃金台帳、雇用契約書などが添付書類として要求されることがあります。不明な点や不安な場合は、必ず管轄のハローワークに事前に確認し、指示に従って準備を進めるようにしてください。

遅延理由書や連記式など、よくある疑問と解決策

提出期限を過ぎてしまった場合の対応

雇用保険被保険者資格取得届の提出期限は「被保険者となった日の翌月10日まで」と明確に定められていますが、残念ながら何らかの事情で期限を過ぎてしまうケースも発生します。

もし期限を過ぎてしまった場合は、速やかにハローワークに連絡し、届出を提出するとともに「遅延理由書」を添付する必要があります。遅延理由書には、提出が遅れた具体的な理由と、今後の対策などを記載します。

また、遅延の期間や内容によっては、労働者名簿、出勤簿、賃金台帳、雇用契約書などの添付書類も求められることがあります。提出が遅れることによって、従業員が雇用保険の給付を受けられない期間が生じたり、事業主が指導を受けたりする可能性もあるため、遅れてしまったと気づいた時点で、躊躇せずにすぐにハローワークに相談し、指示を仰ぐことが解決への一番の近道です。

複数の従業員をまとめて届け出る「連記式」

複数の従業員を同時に雇用保険に加入させる場合、一人ずつ個別の様式で届出を提出することも可能ですが、事務作業を効率化するために「連記式」の届出用紙を利用することもできます。

連記式とは、一枚の用紙に複数の従業員の情報をまとめて記入し、一度に届出を行う形式です。これにより、書類作成の手間や郵送・提出回数を減らすことができ、特に多くの新入社員を迎え入れる時期などには非常に有効な方法となります。

ただし、連記式であっても、一人ひとりの従業員に関する情報の正確性は個別の届出と同じく求められます。記入漏れや誤りがないよう、細心の注意を払って確認しましょう。電子申請システムを利用する場合も、複数の従業員をまとめて登録できる機能が提供されていることが多いので、積極的に活用を検討してみてください。

様式変更や電子申請への対応

雇用保険の各種様式は、法令改正や制度の見直しに伴い、定期的に変更されることがあります。そのため、届出を行う際には、必ずハローワークのウェブサイトや厚生労働省のウェブサイトから最新の様式をダウンロードして使用するように注意が必要です。

古い様式で提出してしまうと、情報不足やフォーマットの不整合により、届出が受理されない、あるいは手続きが遅延するといった問題が発生する可能性があります。

また、近年では電子申請の利用が推奨されています。電子申請は、インターネットを通じて24時間いつでも届出が可能であり、書類の印刷や郵送の手間が省けるだけでなく、入力ミスを自動でチェックしてくれる機能などがあり、手続きの正確性と効率性を大幅に向上させることができます。

初期設定や操作方法に慣れるまでは少し時間がかかるかもしれませんが、一度導入すれば長期的に見て大きなメリットがあるため、ぜひ電子申請の導入も検討してみましょう。

雇用保険に関するお問い合わせ先と賢い活用法

不明点が生じた際の連絡先

雇用保険の手続きは、様々な情報や記入項目があり、初めての方や不慣れな方にとっては複雑に感じることも少なくありません。もし、雇用保険の基本や様式第4号の記入方法、その他手続きに関して不明な点が生じた場合は、迷わず「管轄のハローワーク」に問い合わせることが最も確実で賢い解決策です。

ハローワークの職員は、雇用保険に関する専門知識を持っていますので、個別の状況に応じた的確なアドバイスや指導を受けることができます。問い合わせる際には、会社名、事業所番号、担当者の氏名、そして具体的な質問内容を整理してから連絡すると、スムーズな対応が期待できます。

電話での問い合わせのほか、ハローワークの窓口で直接相談することも可能です。インターネットの情報だけでは解決しない疑問も、専門家との対話を通じて解消できるでしょう。

ハローワークの活用と情報収集のポイント

ハローワークは、雇用保険の手続きだけでなく、事業主と労働者双方にとって多様なサービスを提供している公的機関です。事業主としては、雇用保険に関する最新情報の入手の場として積極的に活用すべきです。

例えば、雇用保険制度の改正や新たな助成金制度が導入された際には、ハローワークのウェブサイトやパンフレットで情報が公開されます。また、事業主向けの説明会やセミナーが定期的に開催されており、これらに参加することで、制度への理解を深めたり、他の事業者との情報交換の機会を得たりすることもできます。

求人情報の掲載や職業相談を通じて、新たな人材確保のサポートも受けられますので、雇用に関する困りごとがあれば、まずはハローワークに相談してみることをお勧めします。情報収集のアンテナを常に張っておくことで、法令遵守と事業運営の効率化に繋がります。

正確な手続きがもたらす安心と信頼

雇用保険の手続きを正確に行うことは、単なる法令遵守以上の意味を持ちます。事業主が適切に雇用保険の届出を行うことで、従業員は安心して働き続けることができ、万が一の際には雇用保険からの給付を受けられるという確かな安心感を得られます。

このような安心感は、従業員のモチベーション向上や企業への信頼感醸成に直結し、結果として従業員の定着率向上や生産性の向上にも寄与するでしょう。反対に、手続きに不備があったり、遅延が生じたりすると、従業員に不利益が生じ、企業への不信感につながる可能性があります。

本記事で解説した内容を参考に、雇用保険制度を正しく理解し、雇用保険被保険者資格取得届を含む必要な手続きを漏れなく、正確かつ迅速に対応することで、健全な企業運営と従業員との良好な関係を築いていきましょう。不明な点があれば、すぐに管轄のハローワークに相談し、確実に手続きを進めることが、事業主としての重要な責務です。