就業規則で病欠・病休を解説！日数、代休、休職の疑問に答えます

就業規則における病欠・病休は、従業員が安心して働き続けられる環境を築く上で非常に重要な要素です。本記事では、病欠・病休・休職に関する最新かつ正確な情報に基づき、企業が考慮すべきポイントを分かりやすく解説します。適切に制度を整備し、従業員と企業双方にとって健全な関係を構築しましょう。

病気休暇（病欠）と病気休職の違いとは？

病気休暇（病欠）とは？法定義務と導入状況

病気休暇とは、業務との因果関係がない病気やケガによって従業員が就業できなくなった際に、業務に復帰できるよう一定期間与えられる休暇制度を指します。これは労働基準法で義務付けられている有給休暇とは異なり、法律上の取得義務はありません。そのため、企業が独自に就業規則で定めて導入する制度となります。

しかし、従業員のニーズは非常に高く、導入している企業も少なくありません。厚生労働省の調査（2018年）によると、民間企業における病気休暇制度の導入率は32.5%に達しています。特に企業規模が大きくなるほど導入率が高まる傾向にあり、例えば30～99人規模の企業では30.0%ですが、1,000人以上規模の企業では50.2%と半数以上の企業が導入しています。これは、優秀な人材の確保や定着、従業員満足度の向上といった観点から、企業が積極的に取り組んでいる証拠と言えるでしょう。

病気休暇制度があることで、従業員は安心して療養に専念でき、結果として早期の職場復帰につながるメリットもあります。企業にとっては、従業員の健康をサポートし、企業文化の向上にも寄与する重要な制度です。

病気休職制度の目的と導入実態

病気休職制度は、私傷病により長期間の療養が必要となり、通常の病気休暇や有給休暇だけでは対応できない場合に適用される制度です。一般的に「連続して1ヶ月以上利用できる」ような長期の休業を想定しており、従業員の治療と職場復帰を支援することを目的としています。

この休職制度の導入状況も、企業規模によって大きく異なります。全体では約6割弱の企業が導入していますが、50人未満の企業では4割未満にとどまる一方、1,000人以上規模の企業では9割近くの企業が導入しています。これは、大企業ほど長期的な視点での人材育成やリスクマネジメントが重視されるためと考えられます。

休職期間の上限についても、企業によって規定は異なりますが、私傷病に関する病気等休暇・休業制度がある企業全体で見ると、制度上の最長休業期間の平均はなんと2.3年となっています。この期間は、従業員が安心して治療に専念し、心身の回復を図る上で非常に重要な期間となります。企業は、休職期間中のサポート体制や復職プログラムも合わせて検討し、従業員の円滑な職場復帰を支援する体制を整えることが求められます。

賃金支給の有無と従業員への影響

病気休暇中の賃金支給については、企業の就業規則によって対応が分かれます。制度がある企業のうち、賃金を「有給（全額）」として支給する企業は44.50%、「有給（一部）」として支給する企業は18.10%となっており、合計すると62.6%の企業が何らかの形で賃金を支給しています。一方で、「無給」とする企業も37.40%存在します。

賃金が支給されるか否かは、病気休暇を取得する従業員にとって経済的負担の大きさに直結します。有給であれば、従業員は治療に専念しやすく、安心して療養に臨むことができます。これは、早期の回復と職場復帰を促す上で非常に大きな影響を及ぼします。

もし無給の場合、従業員は傷病手当金（健康保険からの給付）の利用を検討することになりますが、その手続きや待機期間があるため、一時的な経済的困難に直面する可能性もあります。企業が病気休暇制度を導入する際には、賃金支給の有無とその条件について慎重に検討し、従業員にとって安心して利用できる制度設計を心がけることが、従業員エンゲージメントの向上にも繋がります。

病気休暇の日数や条件は就業規則でどう決まる？

病気休暇の日数と取得条件の定め方

病気休暇は法律で定められた制度ではないため、その日数や取得条件は企業の就業規則に具体的に明記することで初めて有効となります。例えば、「年間〇日まで取得可能」「勤続年数に応じて日数を付与」「連続して〇日まで」といった日数の上限を定めることができます。また、取得に際しては「医師の診断書や意見書の提出を義務付ける」「病状に応じて取得を許可する」といった条件を設定するのが一般的です。

さらに、申請手続きについても明確に定めておく必要があります。例えば、「病気休暇希望日の〇日前までに申請」「緊急時は電話連絡の上、後日書類を提出」など、従業員が迷わず手続きできるよう具体的に記述することが重要です。病気休暇制度を設けている企業の中には、休職制度と連携させ、一定期間の病気休暇後に休職に移行するといった規定を設けているところもあります。参考情報にある「休職制度の最長休業期間の平均2.3年」というデータは休職に関するものですが、病気休暇から休職への移行をスムーズにすることで、従業員が安心して長期療養に専念できる環境を整えることができます。

これらの規定は、病気休暇の濫用を防ぎつつ、本当に必要としている従業員が適切に制度を利用できるよう、バランスの取れた内容にすることが求められます。

就業規則への明記と労働基準監督署への届出義務

病気休暇制度を新たに導入したり、既存の制度を変更したりする際には、就業規則の変更が必須となります。労働基準法第89条により、常時10人以上の労働者を使用する事業場では就業規則の作成と届出が義務付けられており、変更する際も同様に労働基準監督署への届け出が必要です。

就業規則を変更する際には、単に規定を追加するだけでなく、労働者代表（または過半数労働組合）からの意見聴取も義務付けられています（労働基準法第90条）。この意見は、就業規則に添付して届け出る必要があります。意見聴取を怠った場合や、届け出をせずに運用した場合、労働基準法違反となり罰則が科される可能性もあります。そのため、手続きは迅速かつ正確に行うことが極めて重要です。

就業規則は、企業と従業員との間で働く上でのルールを明文化したものです。病気休暇に関する規定を明確にすることで、従業員は安心して制度を利用でき、企業側も公平かつ適切に運用できるようになります。また、万が一の労使トラブルを未然に防ぐためにも、就業規則への明記と適切な届出は不可欠です。

代休制度との違いと就業規則での位置づけ

病気休暇や病気休職と混同されやすい制度に「代休」があります。しかし、参考情報にもある通り、代休は休日労働の代わりに与えられる休暇であり、病欠・病休とはその性質が全く異なります。

代休は、企業が従業員に法定休日または所定休日に労働させた場合に、その代償として別の労働日を休日とする制度です。例えば、日曜日に出勤した場合、代わりに水曜日を休日にするといった運用が考えられます。代休の取得によって、労働時間の調整や従業員の休息確保を図りますが、休日労働に対する割増賃金の支払いは別途必要となります。

代休制度を導入する場合も、就業規則にその旨を明確に定めておく必要があります。具体的には、代休付与の条件、取得可能期間、申請手続きなどを記載します。病気休暇と代休は目的も法的根拠も異なるため、就業規則の中でそれぞれを区別し、従業員が誤解なく利用できるよう丁寧に説明することが重要です。これにより、企業の休暇制度全体がより分かりやすく、従業員にとって利用しやすいものとなります。

就業規則の基本：休憩時間ずらしや昇給、歩合給について

休憩時間の柔軟な運用と就業規則の役割

労働基準法第34条では、労働時間に応じて一定の休憩時間を付与することを義務付けていますが、その取り方については業種や業務の性質によって柔軟な運用が求められる場合があります。例えば、飲食店や小売店、サービス業などでは、従業員が一斉に休憩を取ることが難しいケースも少なくありません。

このような場合、就業規則に「休憩時間を一斉に与えない」旨の例外規定を設け、従業員ごとに交代で休憩を取得させる運用が可能です。ただし、この運用には労働者代表との協定（労使協定）が必要となります。就業規則には、休憩時間の具体的な取得方法、時間帯、分割の可否などを明確に記載しておくことで、従業員の混乱を防ぎ、企業は法令を遵守しつつ業務の効率性を保つことができます。

休憩時間は、従業員の心身のリフレッシュに不可欠な時間です。柔軟な運用を取り入れることで、業務の円滑な遂行と従業員の健康維持を両立させることが、企業の持続的な成長に繋がります。

昇給・降給、賞与（歩合給含む）の規定方法

従業員のモチベーション維持や公正な評価を実現するためには、昇給・降給、賞与に関する規定を就業規則に明確に定めることが不可欠です。昇給については、評価基準、評価時期、昇給額の決定方法などを具体的に記述します。例えば、「年1回の査定に基づき、評価に応じた昇給を行う」といった形です。

降給についても、どのような場合に降給となるのか（例：懲戒処分、著しい業績不振）、その手続きなどを明記することで、従業員の納得感を高め、トラブルを未然に防ぐことができます。賞与（ボーナス）についても、支給の有無、支給基準、算定方法、支給時期などを定めます。

特に歩合給を導入している企業では、歩合給の計算方法、支給条件、最低保証額などを詳細に規定することが重要です。これにより、従業員は自身の働きがどのように給与に反映されるのかを理解し、安心して業務に取り組むことができます。不明瞭な規定は、従業員の不信感やモチベーション低下を招きかねないため、透明性の高い制度設計が求められます。

就業規則作成・変更時の留意点と罰則

就業規則は、労働基準法で定められた絶対的必要記載事項（労働時間、賃金、退職など）と相対的必要記載事項（退職手当、表彰・懲戒など）を網羅している必要があります。これらの事項が網羅されていない場合や、法令に違反する内容が含まれている場合は、無効となったり、行政指導の対象となったりする可能性があります。

作成・変更時には、前述の通り労働者代表からの意見聴取と労働基準監督署への届出が義務付けられています。これらを怠ると、労働基準法違反として30万円以下の罰金が科される可能性もあります。また、就業規則は作成・変更しただけでなく、全従業員に周知することも重要です。

具体的には、事業所の見やすい場所に掲示する、書面で交付する、社内ネットワークで閲覧可能にするなどの方法があります。就業規則は、企業経営における非常に重要なルールブックであり、適切な作成・運用は法令遵守のみならず、健全な労使関係の構築、ひいては企業の発展に不可欠であると言えるでしょう。

就業規則と電車遅延・病欠時の対応：企業が考慮すべきこと

電車遅延時の対応規定とリスク管理

通勤手段として電車を利用する従業員にとって、電車遅延は日常的に発生しうる問題です。就業規則において、電車遅延時の対応を明確に定めておくことは、混乱を防ぎ、従業員の不利益を最小限に抑える上で重要です。

具体的には、遅刻の扱い、賃金控除の有無、遅延証明書の提出義務などを規定します。例えば、「公共交通機関の遅延により遅刻した場合は、遅延証明書の提出により遅刻扱いとせず、給与控除も行わない」といった配慮が考えられます。一方で、業務の性質上、時間厳守が必須な職種や部署については、遅刻による業務への影響を考慮し、代替措置や事前の連絡義務などを定めることも必要です。

従業員が安心して通勤できるよう、合理的かつ明確なルールを設けることは、従業員満足度の向上にもつながります。また、企業側も予期せぬ遅延による業務への影響を管理し、適切な人員配置や業務の優先順位付けを行うことで、リスクを最小限に抑えることが可能です。

病欠・病休時の給与控除と社会保険

病欠・病休時の給与控除については、企業の就業規則によって大きく異なります。参考情報にもある通り、病気休暇制度がある企業のうち、約37.4%が病気休暇を無給としています。無給とする場合、従業員は経済的な負担に直面することになります。

ここで重要なのが、健康保険制度における傷病手当金の存在です。傷病手当金は、業務外の病気やケガで仕事を休んだ際に、被保険者とその家族の生活を保障するために健康保険から支給される制度です。連続する3日間（待期期間）の後に、4日目以降の休業に対して支給され、支給額は標準報酬日額の3分の2程度です。

企業が病欠・病休を無給とする場合でも、従業員にこの傷病手当金制度について周知し、申請をサポートすることは、従業員の生活保障に繋がります。就業規則に、傷病手当金の受給に関する情報や申請手続きについて記載することで、従業員は安心して療養に専念できるでしょう。企業は、給与控除の有無だけでなく、社会保険制度との連携も視野に入れた総合的なサポート体制を構築することが望まれます。

メンタルヘルス不調への対応と休職制度の連携

近年、メンタルヘルス不調による休業者が増加傾向にあります。参考情報によると、2021年調査では8.8%の事業所でメンタルヘルス不調による休業者がいるとされています。これは、企業がメンタルヘルス対策を強化し、休職制度と連携した対応を講じる必要性を示唆しています。

就業規則では、メンタルヘルス不調による休職に関する規定を具体的に定めることが重要です。休職期間、休職中の賃金（傷病手当金との関連）、職場復帰支援プログラムの有無、復職判定の基準などを明確にします。また、休職に至る前の段階で、早期に相談できる窓口や産業医との連携体制を就業規則に明記し、従業員が気軽に相談できる環境を整えることも大切です。

メンタルヘルス不調は、早期発見・早期対応が肝要です。休職制度を単なる「仕事を休む期間」と捉えるだけでなく、従業員が安心して療養し、職場復帰に向けた準備ができるよう、具体的なサポート策を就業規則に盛り込むことで、従業員のウェルビーイングと企業の生産性維持に貢献できるでしょう。

助成金活用や特定業種（造園業・DIC）の就業規則のポイント

病気休暇制度導入における助成金の活用

病気休暇制度の導入は、従業員の健康と働きがいを向上させる一方で、企業にとって賃金支給の負担や代替人員の確保といったコストが発生する可能性もあります。しかし、こうした取り組みを支援するための助成金制度を活用することで、企業の経済的負担を軽減しつつ、制度導入を進めることが可能です。

例えば、厚生労働省が提供する「働き方改革推進支援助成金」など、労働時間短縮や年次有給休暇取得促進、多様な働き方の推進といった目的の助成金の中には、病気休暇制度の導入・運用に間接的または直接的に関連するものが含まれている場合があります。具体的な助成金の名称や要件は年度によって変動するため、導入を検討する際には、必ず最新の情報を確認し、自社の制度設計に合った助成金を探すことが重要です。

助成金は、企業の取り組みを後押しする有効な手段です。従業員の健康経営を推進するためにも、積極的に情報を収集し、活用を検討することをお勧めします。これにより、従業員満足度の向上と企業の持続的な成長の両立を目指せるでしょう。

特定業種（造園業）における就業規則の特殊性

造園業は、屋外での作業が主体となるため、天候に左右されやすい、季節によって業務量が大きく変動する、体力を使う作業が多いなど、一般的なオフィスワークとは異なる特性を持っています。これらの特性を踏まえ、就業規則には以下のような特殊な規定を盛り込むことが重要です。

まず、病欠・病休に関する規定です。屋外作業では、季節性の体調不良（熱中症、凍傷、花粉症など）や、不測の怪我が発生しやすいため、これらに対応した病気休暇や休職のルールを具体的に定めておく必要があります。また、天候不順による作業中止や待機時間が発生した場合の賃金の取り扱い（休業手当の有無）も明確にしておくべきでしょう。

さらに、休憩時間の取り方や作業時間の管理も重要です。炎天下での作業ではこまめな休憩が不可欠であり、休憩時間の回数や場所、水分補給のルールなどを明記します。安全衛生に関する規定も特に重要で、作業時の装備、危険予知活動、緊急時の連絡体制などを詳細に定めることで、従業員の安全確保に努める必要があります。

特定業種（DICなど製造業・研究開発型企業）の就業規則ポイント

DICのような製造業や研究開発型企業は、独自の技術やノウハウを持つ専門性の高い従業員が多く、また工場勤務者には交替勤務が導入されているケースも少なくありません。このような業種の就業規則には、一般的な規定に加えて、以下のようなポイントを盛り込むことが効果的です。

第一に、交替勤務に関する規定です。勤務時間帯、シフトの変更ルール、深夜労働手当の計算方法、休憩時間の取得方法などを明確に定めます。これにより、従業員は自身の勤務形態を正確に理解し、安心して業務に就くことができます。

第二に、研究開発部門などにおける専門職の働き方です。裁量労働制が適用される場合、その要件や賃金の考え方、健康管理に関する措置などを詳細に定めます。また、機密情報や知的財産の保護に関する規定も非常に重要であり、入社時・退職時の誓約書や、情報管理に関するルールを就業規則に明記する必要があります。第三に、安全衛生管理です。特に化学物質などを扱う製造業では、作業時の安全対策、健康診断の実施、緊急時の対応手順などを具体的に規定し、従業員の安全と健康を守るための体制を確立することが求められます。

病欠・病休についても、専門性の高い従業員の長期離脱は業務に大きな影響を与えるため、休職中の代替体制や復帰支援プログラムを就業規則に盛り込むことで、事業継続性の確保と従業員の安定的な就業を両立させる視点が必要です。