概要: 従業員数によって就業規則の作成義務や内容が異なります。本記事では、常時10人以上の場合の義務、事業所や部署ごとの作成の必要性、従業員代表の役割などを解説します。就業規則を分割・統一する際の注意点もまとめました。
常時10人以上で就業規則は必須？基本を解説
就業規則作成義務の条件とは？
従業員を常時10人以上雇用している事業所は、労働基準法第89条に基づき、就業規則の作成と所轄労働基準監督署への届出が義務付けられています。
この「10人以上」という基準は、正社員だけでなく、パート、アルバイト、契約社員、派遣社員（派遣元）、さらには休職中の従業員も含まれます。ただし、役員は従業員数にはカウントされません。
もし、常時10人以上の従業員を雇用しているにもかかわらず、就業規則を作成・届出を怠った場合、30万円以下の罰金が科される可能性があります。これは企業の法令遵守の基本であり、非常に重要なポイントです。
就業規則は、労働条件や服務規律などを明文化することで、労使間の無用なトラブルを未然に防ぎ、従業員が安心して働ける環境を整備するための基盤となります。
10人未満でも作成するメリット
「うちは従業員が10人未満だから、就業規則は必要ない」と考える方もいるかもしれません。確かに法的な作成義務はありませんが、労働基準法では10人未満の事業所であっても、労働契約に関するトラブルは発生し得ます。
就業規則を整備することは、従業員数が少ない企業にとっても多くのメリットがあります。例えば、労働時間、賃金、休日、退職などの基本的なルールが明確になり、従業員との間で認識の齟齬が生じるリスクを大幅に減らすことができます。
また、セクハラやパワハラといったハラスメントに関する規定を設けることで、従業員が安心して働ける職場環境を構築し、企業の信頼性を高めることにも繋がります。
さらに、近年は助成金の申請要件として、就業規則の整備が求められるケースも増えています。将来的な事業拡大や人材採用を見据えれば、従業員数が少ないうちから規則を整えておくことは、先行投資として非常に有効です。
「常時10人以上」の判断基準
就業規則の作成義務を判断する上で重要なのは、「常時10人以上」という基準を正確に理解することです。
「常時」とは、一時的に従業員数が10人未満になることがあっても、普段の状態として10人以上である場合を指します。季節的な変動や突発的な人員増減があっても、平均的に10人以上であれば義務が発生します。
従業員数のカウントには、正社員だけでなく、以下の雇用形態も含まれます。
- パートタイム労働者
- アルバイト
- 契約社員
- 派遣社員（派遣元において）
- 休職中の従業員
これらの従業員を合計し、常に10人以上いる状態であれば、就業規則の作成・届出義務が生じます。企業規模や雇用形態が多様化する現代において、このカウント方法を誤解していると、知らず知らずのうちに法令違反となるリスクがあるため注意が必要です。
疑問がある場合は、専門家や労働基準監督署に相談し、自社の従業員数が適切にカウントされているか確認することをおすすめします。
事業所・事業場ごとの就業規則作成の必要性
原則は「事業所単位」での作成・届出
就業規則の作成・届出は、原則として「事業所単位」で行う必要があります。これは、たとえ複数の事業所や営業所を持つ企業が、本社で統一された共通の就業規則を使用していたとしても同様です。
つまり、各営業所や工場がそれぞれ独立した事業所とみなされる場合、その事業所が所在する地域を管轄する労働基準監督署に対し、個別に就業規則を届け出るのが基本です。
この「事業所単位」とは、場所的に分散しているだけでなく、そこで人事、経理、労働時間管理などが独自に行われている実態があるかどうかで判断されます。例えば、本社から独立して採用活動を行い、独自の労働条件を運用している営業所などは、独立した事業所と見なされる可能性が高いでしょう。
全ての事業所で全く同じ内容の就業規則を用いる場合でも、手間はかかりますが、この原則を遵守することが法令違反を避ける上で不可欠です。
複数事業所を持つ企業の一括届出の可能性
原則として事業所ごとの届出が必要ですが、一定の要件を満たすことで、本社で複数の事業所の就業規則を一括して届け出ることが可能です。
これは、人事管理や賃金体系が全事業所で統一されており、実質的に同一の就業規則が適用される場合に認められる特例的な措置です。具体的には、以下のいずれかの方法が考えられます。
- 本社所在地を管轄する労働基準監督署へ、全事業所分の就業規則を一括して届け出る。
- 各事業所が、それぞれを管轄する労働基準監督署へ、本社から送付された統一就業規則を届け出る。
特に、近年は電子申請の活用により、この手間が大幅に軽減されています。複数の労働基準監督署に個別に足を運んだり、郵送したりする手間が省けるため、電子申請を利用する企業が増えています。
しかし、一括届出が認められるかどうかは、労働基準監督署の判断による部分も大きいため、事前に確認し、適切な手続きを行うことが重要です。
事業所ごとの特性を反映させるメリット・デメリット
各事業所や拠点には、地域性、業務内容、従業員の構成など、それぞれ独自の特性があります。これを就業規則に反映させることは、現場の実態に即した柔軟な運用を可能にするメリットがあります。
例えば、製造拠点では安全衛生に関する規定をより詳細に、営業拠点では裁量労働制に関する規定を設けるなど、各事業所の業務特性に合わせたカスタマイズが考えられます。
メリットとしては：
- 現場のニーズに合致したルール設定による従業員満足度の向上
- 特定の業務に特化した効率的な運用が可能
- 地域独自の慣習や市場動向への柔軟な対応
一方で、デメリットも存在します：
- 各事業所で異なる規則を管理する事務負担の増大
- 事業所間で不公平感が生まれるリスク
- グループ全体としての統一した企業文化やブランドイメージの維持が難しくなる可能性
そのため、各事業所の実情を考慮しつつも、企業全体としての基本的なルールは統一し、必要に応じて「別規程」や「特例」として個別の事項を設けるなどのバランスの取れたアプローチが求められます。
部署・部門別で就業規則を分けるべきか？
部署・部門別に規則を設けるケース
企業によっては、部署や部門によって業務内容が大きく異なる場合があります。例えば、工場における製造部門と、本社における事務・管理部門では、労働時間、休憩、休日、あるいは職務規律に関する具体的なルールが異なるのが一般的です。
このような場合、就業規則を部署や部門別に細分化して設けることは、実態に即した運用を可能にし、よりきめ細やかな労務管理を実現できます。
特に、専門職の多い部門（研究開発、IT開発など）や、特殊な勤務形態（シフト制、裁量労働制など）が適用される部門では、一般的な就業規則では対応しきれない細かなルールが必要となることがあります。その際には、「○○部門規程」のような形で、就業規則の付属規程として設けることを検討する価値があるでしょう。
部署別に規則を設けることで、各部門の従業員は自分たちの業務に特化したルールを理解しやすくなり、より円滑な業務遂行に繋がります。
分割する際の注意点と法令遵守
部署・部門別に就業規則を分割する際には、いくつかの重要な注意点があります。最も重要なのは、分割された全ての規則が、企業全体の就業規則（本則）や、労働基準法、労働協約などの法令に反しない内容でなければならないという点です。
特定の部署にだけ著しく不利な労働条件を設けることは許されませんし、全従業員に共通して適用されるべき基本的な労働条件（例えば、最低賃金、解雇の予告など）が、部署によって異なってはならないのは言うまでもありません。
また、部署ごとに異なる就業規則を作成した場合、その管理も複雑になります。規則間の整合性を保ち、矛盾が生じないように常に確認する必要があります。
内容の整合性が取れていないと、従業員間で不公平感が生じたり、労使トラブルの原因となったりするリスクがあります。そのため、部署ごとの特化を考える際には、必ず全体との調和を図ることが不可欠です。
そして、各部門の就業規則についても、従業員代表の意見聴取や労働基準監督署への届出義務が生じる可能性があるため、手続きを怠らないように注意しましょう。
就業規則の「基本」と「付属規程」の使い分け
部署・部門別の特性を反映させたい場合、就業規則を「本則」と「付属規程」に分けて運用するのが一般的な方法です。
「本則」とは、全従業員に共通して適用される基本的な労働条件や服務規律を定めた主要な規則です。例えば、総則、採用、人事異動、服務規律、災害補償、退職・解雇などの項目が含まれます。
一方、「付属規程」とは、本則で定めきれない特定の事項や、特定の部門にのみ適用される詳細なルールを定めたものです。これには以下のようなものが挙げられます。
- 賃金規程
- 育児介護休業規程
- 旅費規程
- 出張旅費規程
- 車両管理規程
- 各種ハラスメント防止規程
- 部門別勤務規程（例：工場勤務規程、営業職勤務規程）
このように使い分けることで、全体としての統一性を保ちつつ、各部門の特殊性や変化する状況に柔軟に対応することが可能になります。
付属規程は、本則の補完的な役割を果たすため、本則と矛盾しないように作成される必要があります。また、付属規程も就業規則の一部と見なされるため、作成・変更時には原則として従業員代表の意見聴取や労働基準監督署への届出、従業員への周知が必要となります。
従業員代表や代表者との関わり方
就業規則作成・変更における従業員代表の役割
就業規則の作成や変更を行う際、使用者（会社側）には、労働者の過半数を代表する者の意見を聴く義務があります。これは労働基準法第90条で定められた重要な手続きです。
「従業員代表の意見聴取」は、会社が一方的に就業規則を作成・変更することを防ぎ、従業員の声を反映させるための仕組みです。この意見聴取は、会社が就業規則の内容について従業員代表と「合意」する必要があるわけではありませんが、従業員代表が意見書を提出した場合は、その意見書を労働基準監督署への届出時に添付しなければなりません。
意見聴取を怠った場合、就業規則の届出が無効となる可能性や、30万円以下の罰金が科されるリスクがあります。これは単なる形式的な手続きではなく、労使間の信頼関係を築き、トラブルを回避するために非常に重要なプロセスです。
会社側は、就業規則の内容を十分に説明し、従業員代表からの質問や意見に真摯に対応する姿勢が求められます。
従業員代表の選出方法と適格性
就業規則の意見聴取を行うための「労働者の過半数を代表する者」は、以下の要件を満たす必要があります。
- 労働基準法上の管理監督者ではないこと。（役職者、管理職は通常代表になれない）
- 会社からの指名や選任ではなく、投票や挙手、話し合いなど、民主的な方法によって選出された者であること。
- 当該事業場の労働者の過半数を代表していること。
この選出プロセスが適切に行われていない場合、その従業員代表の意見聴取は無効とみなされる可能性があります。
労働組合がある事業所では、通常その労働組合が従業員代表となりますが、労働組合がない場合は、全従業員の中から過半数の信任を得た代表者を選出する必要があります。
会社側は、従業員代表の選出に際して、不当な介入や影響力を行使してはなりません。あくまで従業員自身の意思に基づき、公正な方法で選ばれることが重要です。選出された代表者には、就業規則の草案と変更理由を十分に説明し、意見を求める機会を設ける必要があります。
意見聴取義務の重要性と罰則
就業規則の作成・変更における従業員代表からの意見聴取は、単なる形式的な義務ではありません。その重要性は、以下の点に集約されます。
- 法令遵守：労働基準法第90条に定められた義務であり、怠れば罰則の対象となります。
- 労使トラブルの防止：従業員の意見を事前に聞くことで、規則に対する不満や誤解を解消し、後のトラブル発生リスクを低減します。
- 実効性の確保：従業員が納得して規則を受け入れることで、その遵守が促され、規則の実効性が高まります。
- 従業員の納得感：規則策定プロセスへの参加を通じて、従業員は会社への信頼感を高めることができます。
もし、この意見聴取を適切に行わずに就業規則を作成・変更し、労働基準監督署に届出たとしても、その就業規則は無効とされる可能性があります。また、上述の通り、30万円以下の罰金が科されるリスクも伴います。
適切な意見聴取を行うことは、企業としての社会的責任を果たすとともに、従業員が安心して働ける健全な職場環境を維持するために不可欠な手続きと言えるでしょう。
就業規則の分割・統一で迷ったら
分割するメリットとデメリット
就業規則を分割（事業所別や部門別など）して運用することには、以下のようなメリットとデメリットがあります。
メリット:
- 個別最適化：各事業所や部門の固有の事情（業務内容、勤務形態、地域性など）に合わせた、きめ細やかなルールを設定できます。これにより、現場の従業員が規則をより自分事として捉えやすくなります。
- 柔軟な対応：特定の事業所や部門でのみ制度を変更したい場合に、全体の就業規則に影響を与えることなく、迅速に対応できます。
デメリット:
- 管理の煩雑さ：複数の規則を管理・運用する手間が増大します。変更時の手続きも各規則ごとに行う必要があり、事務負担が大きくなります。
- 不公平感の発生：規則間の差異が従業員間で不公平感を生み出す可能性があります。例えば、同じ会社なのに隣の部門とは違う、といった不満に繋がりかねません。
- 全体像の把握の困難さ：企業全体としての統一した労働条件が把握しにくくなる場合があります。
分割は、個別性を重視する企業には有効ですが、その管理コストとリスクを十分に検討する必要があります。
統一するメリットとデメリット
一方、就業規則を全事業所・全従業員で統一して運用することには、以下のメリットとデメリットがあります。
メリット:
- 管理の簡素化：一つの就業規則で全てをカバーするため、作成、変更、届出、周知といった管理業務が大幅に簡素化されます。
- 公平性の確保：全従業員に同じルールが適用されるため、公平性が保たれやすく、従業員間の不公平感を抑制できます。
- 企業文化の統一：企業全体としての統一した企業文化や価値観を反映しやすくなります。
- 法務リスクの低減：規則間の矛盾や解釈の相違による法務リスクを低減できます。
デメリット:
- 個別対応の難しさ：各事業所や部門の固有の事情に合わせた細かな対応が難しくなる場合があります。
- ルールの非効率性：特定の部門にとって不必要なルールが含まれたり、実態に合わない規定が生じたりする可能性があります。
- 変更時の影響範囲：規則の一部を変更するだけでも、全従業員に影響が及ぶため、変更が慎重になりがちです。
統一は、シンプルさと公平性を重視する企業に適していますが、個別性の対応不足が課題となる場合があります。
専門家への相談と最適な選択のヒント
就業規則の分割と統一、どちらが自社にとって最適かは、企業の規模、事業形態、組織文化、将来的なビジョンによって異なります。
もし迷った場合は、社会保険労務士や労働基準監督署などの専門家への相談を強くおすすめします。専門家は、労働基準法をはじめとする関連法令に精通しており、企業の状況をヒアリングした上で、法的な観点と実務的な観点の双方から最適なアドバイスを提供してくれます。
最適な選択をするためのヒントとしては、以下のような点が挙げられます。
- 自社の実態を把握する：各事業所や部門の業務内容、勤務形態、従業員構成、所在地などを詳細に洗い出しましょう。
- 将来の事業展開を考慮する：今後、事業所が増える可能性や、新たな業務が加わる予定があるかなども検討材料です。
- 管理コストとリスクを比較検討する：それぞれの方式で発生する事務負担や、労使トラブルのリスクを具体的に評価します。
- 従業員の意見も考慮する：最終的に規則が適用されるのは従業員です。可能であれば、従業員の代表的な意見も参考にしましょう。
就業規則は、単なる会社の一方的なルールブックではなく、従業員との約束事でもあります。自社にとって最も働きやすく、かつ法令を遵守した形を模索することが、健全な企業運営に繋がります。
まとめ
よくある質問
Q: 常時10人以上の従業員がいる場合、就業規則の作成は義務ですか？
A: はい、労働基準法により、常時10人以上の労働者を使用する事業場には就業規則の作成・届出が義務付けられています。
Q: 複数の事業所や事業場がある場合、就業規則は事業所ごとに作成する必要がありますか？
A: 原則として、常時10人以上の労働者を使用する各事業場ごとに作成・届出が必要です。ただし、同一の事業内容で就業の実態が著しく異ならない場合は、包括して作成することも可能です。
Q: 部署や部門ごとに就業規則を分けることはできますか？
A: 原則として、事業場単位で作成・届出義務があります。部署・部門ごとに細かく分けるのではなく、事業場全体の規則の中で、必要に応じて職種や部門ごとの取り扱いを定める形が一般的です。
Q: 就業規則を作成する際、従業員代表はどのように選任されますか？
A: 過半数労働組合がない場合は、労働者の過半数を代表する者（従業員代表）を選出する必要があります。選出方法は、直接選挙、挙手、議長による指名など、労働者の意思を反映した方法で行う必要があります。
Q: 就業規則を分割して作成するメリット・デメリットは何ですか？
A: メリットとしては、事業内容や就業実態に合わせた詳細な規定を作成できる点が挙げられます。デメリットとしては、規則が複雑になり管理が煩雑になる可能性や、労働者間の公平性が損なわれるリスクが考えられます。
