概要: 就業規則は、会社と従業員双方を守るための重要なルールブックです。零細企業でも理解しやすいように、作成の基本から具体例、注意点までを分かりやすく解説します。
「うちの会社は小さいから就業規則なんて関係ない」そう思っていませんか？ 従業員が10人未満の零細企業であっても、就業規則は会社の成長と従業員の安心を支える大切な「ルールブック」です。この記事では、就業規則の基本的な考え方から、具体的な作り方、押さえておきたいポイントまで、零細企業の方にも分かりやすく解説します。
就業規則とは？会社と従業員を守るルールブックの役割
会社の「憲法」：就業規則の定義と重要性
就業規則とは、労働時間、賃金、休暇、服務規律、懲戒処分など、会社で働く上でのルールを定めたものです。まさに会社の「憲法」とも言える根幹をなす文書であり、労使間のあらゆる関係性の基盤となります。
労働基準法では、常時10人以上の労働者を使用する事業場に対して、就業規則の作成と労働基準監督署への届出を義務付けています。しかし、10人未満の零細企業であっても、就業規則を作成することには計り知れないメリットがあります。例えば、労働時間や賃金、休暇のルールを明確にすることで、従業員との認識の齟齬によるトラブルを未然に防ぐことができます。
さらに、問題社員への対応や、解雇・懲戒処分を行う際の客観的な根拠となり、会社側の恣意的な対応を防ぎます。一部の雇用関係の助成金申請に必要となる場合もあり、従業員に安心感を与え、定着率向上にも繋がるなど、多くのメリットがあるのです。
零細企業こそ就業規則が必要な理由
「うちはまだ小さい会社だから、細かいルールは決めなくても大丈夫」そう考える経営者の方もいるかもしれません。しかし、従業員が少ない零細企業こそ、就業規則を整備するメリットは大きいと言えます。
従業員が数人の場合、労働条件や福利厚生の取り決めが口頭や慣習に頼っていることが多く、「言った、言わない」の水掛け論や、誤解から来る認識の齟齬が生じやすい傾向にあります。就業規則で明文化することで、このようなリスクを回避し、従業員は安心して働くことができるようになります。
また、将来的な従業員の増加を見据えた場合、早期に就業規則を整備しておくことは、スムーズな労務管理の基盤となります。会社が成長していく上で、人事制度の整備は不可欠であり、就業規則はその第一歩。トラブルを未然に防ぎ、健全な企業文化を育むためにも、零細企業での就業規則作成は強く推奨されます。
作成義務と罰則、その対象範囲
就業規則の作成・届出義務は、労働基準法第89条に基づき、常時10人以上の労働者を使用する事業場に課せられています。ここで言う「労働者」には、正社員だけでなく、パートタイム労働者やアルバイトも含まれます。
また、義務の対象は企業全体ではなく、支店や店舗、工場など、組織的に独立した「事業場」単位でカウントされます。例えば、従業員5人の本社と従業員7人の支店がある場合、それぞれの事業場で10人未満となるため、現時点での義務はありません。しかし、本社と支店を合わせて12人の場合、いずれかの事業場で10人を超える（例えば本社が10人、支店が2人）と、その事業場には作成義務が生じます。
この作成・届出義務に違反した場合、労働基準法第120条に基づき、30万円以下の罰金が科される可能性があります。罰金だけでなく、就業規則がないことで労使トラブルが発生した際に、会社が不利な立場に立たされるリスクも高まります。
就業規則の「決め方」：会社規模や業種による違いと作成の原則
就業規則作成の基本的なステップと注意点
就業規則を作成する際の主なステップは以下の通りです。
- 原案の作成: まず、自社の現状の労働条件（始業・終業時刻、休憩、休日、休暇、賃金、昇給、退職など）を詳細に棚卸し、それらが労働基準法などの法令に適合しているかを確認します。厚生労働省が提供している「モデル就業規則」を参考にすると、漏れなくスムーズに進めることができます。零細企業の場合は、事業の柔軟性を失わないよう、一定の柔軟性を持たせた表現を検討することも重要です。
- 意見聴取: 労働者の過半数で組織する労働組合がある場合はその労働組合、ない場合は労働者の過半数を代表する者の意見を聴取することが、法令で義務付けられています（10人以上の場合）。この意見は書面（意見書）にまとめ、次の届出時に添付する必要があります。
- 労働基準監督署への届出: 作成または変更した就業規則に、前述の労働者代表の意見書を添えて、会社所在地を管轄する労働基準監督署長に届け出ます（10人以上の場合）。
- 周知: 最後に、作成した就業規則の内容を全従業員に周知する必要があります。社内掲示板への掲示、イントラネットへの掲載、従業員への書面での配布など、従業員がいつでも内容を確認できる状態にすることが求められます。周知されて初めて、就業規則は法的効力を持ちます。
これらのステップを適切に踏むことで、法的に有効な就業規則が完成します。
零細企業でも実践できる柔軟な作成術
「零細企業で大企業のようなガチガチの就業規則を作っても、実態に合わないのでは？」と心配する経営者の方もいるでしょう。確かに、事業の規模や特性に応じて、柔軟性を持たせた就業規則を作成することは可能です。
例えば、賃金や手当の項目で、個々の従業員の状況に合わせて柔軟に対応したい場合は、「会社の指示により変更することがある」といった規定を設けることも一考です。ただし、この柔軟性は法令の範囲内でなければなりません。最低賃金や労働時間の上限、有給休暇の付与義務など、法律で定められた最低基準を下回るような規定は無効となります。
また、従業員が少ない零細企業だからこそ、就業規則の作成プロセスで従業員との対話を重視することが大切です。意見聴取の際に、従業員の具体的な希望や懸念を聞き入れ、可能な範囲で反映させることで、規則への理解と納得感を深め、より実態に合った、そして従業員に受け入れられやすい規則を作り上げることができます。
専門家活用のススメと法改正への継続的な対応
就業規則の作成は、労働基準法をはじめとする各種法令の知識を必要とする専門的な作業です。特に、零細企業では法務や人事の専門部署がないことが多く、自力での作成は大きな負担となるだけでなく、法令違反のリスクも伴います。
そこで、社会保険労務士などの専門家に相談することをお勧めします。専門家は、企業の業種や規模、実情に合わせた最適な就業規則の作成をサポートし、法令遵守のチェックはもちろん、将来的なトラブルを未然に防ぐためのアドバイスを提供してくれます。これにより、経営者は本業に集中しつつ、安心して労務管理体制を整えることができます。
また、労働関係の法令は頻繁に改正されます。例えば、近年では以下のような重要な法改正がありました。
- 2020年4月～：時間外労働の上限規制、同一労働同一賃金の適用開始
- 2023年4月～：月60時間超の時間外労働における割増賃金率の引き上げ（25%→50%、中小企業にも適用）
- 2024年4月～：建設業における時間外労働の上限規制の適用開始
これらの法改正に適切に対応するためには、就業規則の定期的な見直しと更新が不可欠です。専門家は最新の法改正情報にも精通しているため、常に適切な状態を保つためのサポートも期待できます。
就業規則の「具体例」：知っておきたい基本項目と必須ルール
労使間の基盤となる「絶対的必要記載事項」
労働基準法では、就業規則に必ず記載しなければならない事項が定められており、これらは「絶対的必要記載事項」と呼ばれます。これらの項目が明記されていない就業規則は、法的に不備があると見なされ、労使トラブルが発生した際に会社が不利になる可能性があります。
主な絶対的必要記載事項は以下の通りです。
- 労働時間に関する事項： 始業時刻、終業時刻、休憩時間、休日、休暇（年次有給休暇、育児・介護休暇、慶弔休暇など）、交代制勤務の労働者の就業時転換に関する事項。
- 賃金に関する事項： 賃金の決定、計算、支払い方法、締切日、支払日、昇給に関する事項。
- 退職に関する事項： 退職の事由（定年、自己都合退職など）、解雇の事由（試用期間満了、懲戒解雇など）に関する事項。
これらの項目は、従業員が安心して働くための最も基本的な情報であり、不明確な点があると、賃金未払いや不当解雇といった重大な労使トラブルに発展する可能性が高まります。必ず具体的に、かつ法令に則って記載することが求められます。
会社固有のルールを定める「相対的必要記載事項」
絶対的必要記載事項とは別に、会社で制度として定める場合には、就業規則に記載しなければならない事項を「相対的必要記載事項」と呼びます。これらは、会社独自の取り組みや制度を明文化するために重要です。
主な相対的必要記載事項の例は以下の通りです。
- 退職手当に関する事項
- 臨時の賃金（賞与など）及び最低賃金額に関する事項
- 災害補償及び業務外の傷病扶助に関する事項
- 表彰及び制裁の種類及び程度に関する事項
- その他、全労働者に適用される事項（例えば、ハラスメント防止規定、勤務間インターバル制度、副業規定など）
これらの事項は、会社の福利厚生の充実度や企業文化を反映する部分であり、自社の実情、従業員のニーズ、そして将来的な事業展開を見越して適切に追加・調整することが重要です。例えば、従業員の副業を認める場合は、そのルールを明確に定めることで、トラブルを未然に防ぐことができます。
服務規律と懲戒規定：会社と秩序を守るための具体例
会社が円滑に運営され、従業員が安全に働くためには、職場での行動規範が必要です。それが「服務規律」であり、違反した場合の対応を定めたものが「懲戒規定」です。
服務規律には、以下のような項目が挙げられます。
- 職務専念義務、誠実義務
- 会社の機密保持義務
- ハラスメント行為の禁止
- 情報セキュリティに関する規定（SNS利用のルールなど）
- 職場内での秩序維持に関する規定（服装、勤務態度など）
これらの規律を明確にすることで、従業員はどのような行動が求められるかを理解し、健全な職場環境が維持されます。万が一、規律に違反する行為があった場合には、就業規則に定められた懲戒処分が適用されます。
懲戒処分には、戒告、減給、出勤停止、諭旨解雇、懲戒解雇などがあり、どのような行為がどの程度の懲戒に値するかを具体的に明記することが重要です。これにより、会社側の恣意的な判断を防ぎ、従業員も納得感を持って処分を受け入れることができます。明確な懲戒規定は、問題社員への適切な対応を可能にし、他の従業員のモチベーション維持にも繋がります。
就業規則の「グレーゾーン」と「ルール違反」への対応
規則に明記されていない事態への対処法
就業規則は会社の基本的なルールを定めますが、現実のビジネス環境は常に変化し、時には規則に明記されていない想定外の事態や、規則の解釈が難しい「グレーゾーン」に直面することもあります。例えば、新しい働き方（リモートワークなど）が普及し、既存の規則では対応しきれないケースなどが挙げられます。
このような場合、安易な自己判断は避け、労働契約法の基本原則である「信義則」や「公平性」に基づき判断することが重要です。従業員にとっても会社にとっても不利益にならないよう、慎重な検討が求められます。必要であれば、社会保険労務士などの専門家に相談し、法的な助言を得ることが賢明です。
また、このような「グレーゾーン」が明らかになった際は、それを機に就業規則の見直し・改定を検討し、次からは明確なルールで対応できるように改善する姿勢が重要です。規則は一度作ったら終わりではなく、会社の成長や時代の変化に合わせて柔軟に更新していくべきものです。
従業員のルール違反に対する適切な懲戒手続き
従業員が就業規則に定められた服務規律や懲戒規定に違反した場合、会社は適切な手続きを経て懲戒処分を行う必要があります。感情的な対応や不適切な手続きは、かえって会社が従業員から訴えられたり、処分の無効を主張されたりするリスクを高めます。
適切な懲戒手続きのステップは以下の通りです。
- 事実関係の調査： まず、客観的な証拠（メール、勤務記録、関係者の証言など）を収集し、違反行為の事実関係を正確に把握します。
- 本人からの聴取： 違反行為を行ったとされる従業員から、直接事情を聴取し、弁明の機会を与えます。これは公平な判断のために不可欠です。
- 懲戒処分の検討： 就業規則の懲戒規定に照らし合わせ、どの程度の処分が適切かを検討します。過去の事例や他の従業員との公平性も考慮します。
- 処分決定と通知： 最終的な処分を決定し、その内容と理由を記した書面で従業員に通知します。
手続きの公平性と透明性を確保し、就業規則に沿った段階的な対応を徹底することが、トラブル防止の鍵となります。
就業規則の不利益変更：従業員の合意形成の重要性
一度定めた就業規則を、従業員にとって不利益となる内容に変更する場合（例えば、賃金減額や休日減少など）は、特に慎重な対応が求められます。
原則として、労働条件を不利益に変更する場合は従業員との合意が必要です。合意が得られない場合でも、その変更が合理的なものであると認められる場合には、変更後の就業規則の規定によって従業員を拘束できるとされています（労働契約法第10条）。
ただし、「合理性がある」と認められるハードルは非常に高く、変更の必要性、変更内容の相当性、労働組合等との交渉状況、他の労働者の状況、一般の社会通念などを総合的に考慮されます。
不利益変更を行う際は、変更に至った背景や理由を丁寧に説明し、従業員の理解と納得を得るための努力が不可欠です。一方的な変更は従業員の不信感を招き、深刻な労使関係の悪化や訴訟リスクに繋がる可能性があるため、十分な話し合いと、必要に応じた代替案の提示も検討すべきでしょう。
就業規則の「合意」と「原本」：保管場所と注意点
労働者代表の「意見書」：単なる形式ではないその意味
就業規則の作成や変更を行う際、特に常時10人以上の労働者を使用する事業場では、労働者の過半数で組織する労働組合、または労働者の過半数を代表する者の意見を聴取することが法律で義務付けられています。
この意見を記した「意見書」は、就業規則を労働基準監督署に届け出る際に必ず添付しなければならない重要な書類です。単なる形式的な手続きとして捉えられがちですが、その本質は、規則の内容に従業員の意見を反映させる機会を提供し、労使間の合意形成を促すことにあります。
意見聴取の際には、従業員代表と規則の内容について真摯な意見交換を行うことで、規則の実効性を高め、従業員の納得感を得やすくなります。これにより、規則に対する従業員の理解が深まり、労使間の信頼関係を築く上で重要な役割を果たすのです。適切な意見聴取が行われなかった場合、たとえ就業規則が届け出られていても、その効力が争われる可能性もあります。
法的効力の要件：「周知徹底」の重要性
就業規則は、作成して労働基準監督署に届け出ただけでは、法的な効力を持つとは言えません。就業規則が従業員を拘束し、その内容が有効となるためには、「従業員への周知」が不可欠とされています。
「周知」とは、単に規則を作成したことを知らせるだけでなく、従業員がその内容をいつでも自由に確認できる状態にしておくことを意味します。具体的な周知方法としては、以下のようなものがあります。
- 社内掲示板への掲示： 従業員が見やすい場所に掲示します。
- 従業員が自由に閲覧できる場所への備え付け： 人事部や総務部の書庫に置くのではなく、誰でも手に取れる場所に設置します。
- イントラネットへの掲載： 電子的にアクセスできる環境がある場合、データで公開します。
- 書面での配布： 全従業員にコピーを配布します。
これらの方法を複数組み合わせることで、従業員が「就業規則を知らなかった」という主張をできないようにすることが重要です。周知が不十分な場合、就業規則の内容が従業員に適用されず、労使トラブルが発生した際に会社が不利な状況に陥る可能性があります。
就業規則の「保管」と「管理」のポイント
作成・届出された就業規則の原本は、会社の重要な法定書類の一つとして、紛失しないよう厳重に保管する必要があります。書面での原本は、耐火金庫など安全な場所に保管し、災害時にもデータが損なわれないように対策を講じることが望ましいです。
また、紙媒体だけでなく、PDFなどの電子データとしてバックアップを取っておくことも推奨されます。これにより、万が一の事態にも迅速に対応できます。
さらに重要なのは、就業規則は一度作成したら終わりではないという点です。労働関係法令は頻繁に改正されるため、会社の状況変化に合わせて定期的に見直し、必要に応じて改定を行う必要があります。この際、改定履歴を残し、各バージョンの就業規則を適切に管理しておくことが非常に重要です。
過去の就業規則は、将来的に労使紛争が発生した際に、当時の労働条件や規則内容を証明する重要な根拠となります。最新の規則だけでなく、過去の規則もきちんと保管し、適切に管理していくことが、企業の継続的な発展にとって不可欠な取り組みと言えるでしょう。
まとめ
よくある質問
Q: 就業規則はなぜ必要なのでしょうか？
A: 就業規則は、従業員が安心して働ける環境を整備し、会社と従業員との間のトラブルを未然に防ぐための重要なルールブックです。労働条件や服務規律などを明確にすることで、双方の権利と義務を保護します。
Q: 零細企業でも就業規則は義務ですか？
A: 常時10人以上の労働者を使用する会社は、就業規則を作成し、行政官庁に届け出ることが労働基準法で義務付けられています。10人未満の会社でも、作成しておくことで円滑な労使関係の構築に役立ちます。
Q: 就業規則の「グレーゾーン」とは具体的にどのようなことですか？
A: 就業規則の「グレーゾーン」とは、法令や明確な規定がないために解釈が分かれたり、適用が難しかったりする部分を指します。例えば、リモートワークでの勤怠管理や、SNSでの発言に関するルールなどが該当しやすいです。
Q: 就業規則の「合意」はどのように行われますか？
A: 就業規則の作成にあたっては、労働者の過半数で組織する労働組合がある場合はその労働組合、ない場合は労働者の過半数を代表する者の意見を聴かなければなりません。この意見聴取をもって、事実上の合意形成とみなされる場合があります。
Q: 就業規則の「原本」はどこに保管すべきですか？
A: 就業規則の原本は、会社の事務所に常備し、いつでも従業員が閲覧できるようにしておく必要があります。また、労働基準監督署への届け出も義務付けられています。
