【10人未満でも】就業規則の必要性・作成ポイントを解説

「うちはまだ小さい会社だから就業規則なんて必要ない」「従業員が少ないから口頭で十分」そう考えていませんか？

実は、従業員が10人未満の会社であっても、就業規則を作成することには大きなメリットがあります。将来的な会社の成長を見据え、トラブルを未然に防ぐためにも、今から就業規則の整備を検討することをおすすめします。

この記事では、就業規則の作成義務から、10人未満の会社が作るメリット、そして作成のポイントまでをわかりやすく解説します。

就業規則は従業員数で義務化される？基準をわかりやすく解説

義務化の基準となる「従業員数10人」とは？

労働基準法では、事業主に対し、就業規則の作成と労働基準監督署への届出を義務付けています。この義務が発生する基準は、「常時10人以上の従業員を使用する事業場」であることです。

この「従業員」には、正社員だけでなく、パートタイム労働者やアルバイトなども含まれます。例えば、正社員5人、パート5人の合計10人であれば、作成義務の対象となります。

また、従業員数のカウントは、会社全体ではなく、店舗や工場、営業所などの「事業所単位」で行われます。複数の事業所がある場合、それぞれの事業所で従業員が10人以上いるかどうかが判断基準となるため注意が必要です。

労働基準法第89条に定められているこの基準は、労働者の権利保護と労働条件の明確化を目的としています。この基準を満たす事業場は、必ず就業規則を作成し、労働基準監督署に届け出る必要があります。

10人未満の事業場に義務はないが、なぜ推奨されるのか？

従業員数が10人未満の事業場には、法律上、就業規則の作成義務も、労働基準監督署への届出義務もありません。そのため、「義務がないなら作らなくていい」と考える経営者の方も少なくないでしょう。

しかし、義務がないからといって、就業規則が不要というわけではありません。むしろ、従業員が少ない段階から就業規則を整備しておくことは、将来的な会社の成長を支える土台となり、多くのメリットをもたらします。

例えば、日々の業務におけるルールや、給与、休暇といった労働条件を明文化することで、従業員との間に発生しがちな認識のズレを防ぐことができます。

口頭での約束や慣習に頼りがちな小規模な組織ほど、文書化されたルールブックが果たす役割は大きくなります。これは、会社を安定的に運営していく上で不可欠な要素と言えるでしょう。

義務化の背景にある労働者の権利保護

就業規則の作成が義務付けられている背景には、労働者の権利を保護し、安定した労働環境を提供しようという労働基準法の基本的な考え方があります。

労働条件は、労働者の生活に直結する非常に重要な要素です。そのため、会社が一方的に決定するのではなく、明確なルールとして文書化し、労働者に周知することで、透明性と公平性を確保することが求められます。

就業規則は、労働時間、賃金、休日、休暇、服務規律、懲戒などの多岐にわたる労働条件を具体的に定めるものです。これにより、労働者は自身の権利や義務を正確に理解し、安心して働くことができます。

また、会社にとっても、従業員との間で起こりうるトラブルを未然に防ぎ、健全な労使関係を築くための重要なツールとなります。義務化の有無にかかわらず、就業規則は現代の企業経営において欠かせない存在なのです。

従業員10人未満でも就業規則を作るメリットとは？

労使トラブルを未然に防ぎ、認識のズレを解消

従業員数が少ない会社では、「阿吽の呼吸」や「言わなくてもわかるだろう」といった暗黙の了解で業務が進みがちです。しかし、これらの慣習は、時に労使トラブルの火種となることがあります。

例えば、「有給休暇の取得日数」や「残業代の計算方法」「欠勤時の扱い」など、口頭での説明だけでは解釈のずれが生じやすく、後になって「話が違う」と従業員から不満が出るケースも少なくありません。

就業規則を整備し、これらの労働条件や職場内のルールを具体的に明文化することで、従業員との認識のズレを解消し、未然にトラブルを防ぐことができます。

トラブルが発生する前に具体的な解決策を規定しておくことで、経営者は安心して事業に集中でき、従業員も疑問を抱えずに働くことができるため、双方にとって大きなメリットとなります。

社内ルールの明確化と公平な組織運営

従業員が少ない場合でも、就業規則がないと、個々の状況に合わせて場当たり的な対応をしてしまいがちです。これにより、従業員間で「なぜあの人は良くて自分はダメなのか」といった不公平感が生まれ、組織全体の士気低下につながる可能性があります。

就業規則は、社内におけるルールブックとして機能し、賃金、人事評価、昇進、懲戒処分など、あらゆる場面での判断基準を明確にします。これにより、経営者は一貫性のある公平な対応が可能となり、従業員も納得感を持って業務に取り組めます。

公正で透明性のあるルールが整備されていることは、従業員の安心感や会社への信頼感を高め、結果として職場への定着率向上にも寄与します。例えば、従業員が安心して長く働ける環境は、会社の競争力強化にも繋がるでしょう。

助成金申請や将来の成長への投資

意外に知られていませんが、就業規則の整備は、雇用関係の助成金を申請する際の要件となっているケースが少なくありません。例えば、キャリアアップ助成金や人材開発支援助成金など、多様な助成金制度を活用するためには、就業規則の存在が必須となることがあります。

これらの助成金を活用することで、人材育成や職場環境の改善に必要な費用を補助してもらうことができ、会社の成長を加速させることが可能です。就業規則は、単なるルールブックに留まらず、会社の経営戦略の一環としても機能します。

さらに、現在は従業員が10人未満でも、将来的に事業が拡大し、従業員が増加する可能性は十分にあります。その際に慌てて就業規則を作成するよりも、今のうちから整備しておくことで、スムーズな組織拡大に対応できます。

就業規則は、企業の成長を見据えた「将来への投資」と捉えることができるでしょう。

就業規則作成の基本：盛り込むべき必須項目

法令遵守は大前提！最新の法改正にも注意

就業規則を作成する上で最も重要なのが、労働基準法をはじめとする関連法令を遵守することです。法令に違反する内容を規定しても、その部分は無効となります。例えば、法律で定められた最低賃金を下回る賃金や、休憩時間を満たさない労働時間を規定することはできません。

労働関係の法令は、頻繁に改正が行われます。働き方改革関連法の施行や、育児・介護休業法の改正など、常に最新の情報を把握し、就業規則に反映させることが不可欠です。法改正に対応せず古い規則を使い続けていると、思わぬトラブルや行政指導の対象となる可能性があります。

そのため、就業規則を作成する際は、労働法に関する専門知識を持つ社会保険労務士などの専門家に相談することが非常に有効です。専門家の助言を得ることで、法令に準拠した、かつ自社の実情に合った規則を作成できるでしょう。

最低限記載すべき重要事項を網羅する

就業規則には、労働基準法で定められた最低限記載すべき事項があります。これらは、会社の労働条件の核となる部分であり、漏れなく盛り込むことが重要です。

具体的には、以下の項目が挙げられます。

• 労働時間、休憩時間、休日、休暇に関する事項
• 賃金の決定、計算、支払いの方法、締切り、支払い時期に関する事項
• 昇給に関する事項
• 退職に関する事項（解雇の事由を含む）

これら以外にも、安全衛生、災害補償、表彰、懲戒処分、服務規律など、会社の実情に応じて規定すべき事項は多岐にわたります。まずは「現状の労働条件の棚卸し」を行い、現在口頭や慣習で行っていることも含めて、すべての労働条件を明確にすることが肝要です。

この棚卸し作業を通じて、曖昧な部分や不公平な慣習を発見し、就業規則で改善する機会にもなります。

小規模企業だからこその柔軟な設計と周知の徹底

特に小規模な企業の場合、就業規則は、会社の成長や事業内容の変化に迅速に対応できるよう、ある程度の柔軟性を持たせた表現を取り入れることが望ましいです。

あまりにも細かく規定しすぎると、かえって運用が難しくなり、頻繁な改定が必要になる可能性があります。会社の規模や実態に合わせ、必要に応じて具体例は別途「細則」として定めるなど、見直ししやすい工夫をしましょう。

そして、就業規則が完成したら、従業員への周知を徹底することが非常に重要です。いくら立派な就業規則を作成しても、従業員がその内容を知らなければ、効力は発生しません。

「従業員がいつでも閲覧できる場所に掲示する」「書面で交付する」「データで共有し、確認を促す」など、確実な方法で周知し、全員がその内容を理解できるよう努めましょう。周知されて初めて、就業規則は会社の正式なルールとして機能し始めます。

就業規則作成時の注意点とよくある疑問

現行の慣習や口約束をどう盛り込むか？

小規模な会社では、就業規則がない場合、長年の慣習や経営者と従業員間の口約束が、事実上のルールとなっていることがよくあります。就業規則を作成する際、これらの慣習をどう扱うかは重要なポイントです。

まず、現在行われている口頭での約束や慣習をすべて洗い出し、棚卸しを行うことから始めましょう。その中で、法令に違反していないか、従業員間で公平性が保たれているかを確認します。

良い慣習であれば就業規則に明文化し、会社の正式なルールとすることで、従業員の安心感につながります。一方で、問題のある慣習や法令違反の可能性のあるものは、これを機に改善し、就業規則には適切なルールを盛り込む必要があります。

既存の慣習を一方的に廃止すると従業員からの反発を招く可能性もあるため、変更する際は、その理由を丁寧に説明し、理解を得る努力も大切です。</

法改正への対応と定期的な見直しの重要性

労働関係の法令は社会情勢の変化に伴い、頻繁に改正されます。例えば、2020年にはパートタイム・有期雇用労働法が施行され、同一労働同一賃金が中小企業にも適用されるようになりました。また、育児・介護休業に関する改正も頻繁に行われています。

一度作成した就業規則も、これらの法改正に対応していなければ、内容が無効になったり、法令違反となったりするリスクがあります。そのため、就業規則は作成して終わりではなく、定期的に見直しを行い、常に最新の法令に準拠しているかを確認することが非常に重要です。

年に一度、または大きな法改正があった際に、社会保険労務士などの専門家に依頼して見直しを行うのが確実な方法です。定期的なチェック体制を確立し、常に会社のルールが適正であることを保ちましょう。

従業員からの意見聴取は必要？

労働基準法では、就業規則を労働基準監督署に届け出る際、「従業員の過半数代表者の意見書」の添付を義務付けています。これは、会社のルールである就業規則について、従業員の意見を聴くことで、一方的な内容になるのを防ぎ、より実態に即した、納得感のあるものにするための手続きです。

従業員が10人未満の会社の場合、そもそも届出義務がないため、意見書を添付する義務もありません。しかし、だからといって従業員の意見を全く聞かずに作成することが適切かというと、そうではありません。

たとえ任意であったとしても、従業員の過半数代表者を選出し、意見を聴取する機会を設けることは、労使間の信頼関係を深め、作成した就業規則への納得感を高める上で非常に有効です。従業員の意見が反映された就業規則は、より円滑に運用され、将来的なトラブル防止にもつながるでしょう。

就業規則作成を専門家に依頼するメリット

複雑な法令知識と最新情報への対応

就業規則の作成には、労働基準法だけでなく、労働契約法、男女雇用機会均等法、育児・介護休業法など、多岐にわたる労働関係法令の深い知識が求められます。

これらの法令は内容が複雑な上、社会情勢に合わせて頻繁に改正されるため、常に最新情報を把握し、適切に反映させることは、専門家でなければ非常に困難です。自社で作成する場合、意図せず法令違反の内容を盛り込んでしまうリスクや、必要な項目が抜け落ちてしまうリスクがつきまといます。

社会保険労務士などの専門家に依頼することで、最新の法令に完全に準拠した就業規則を作成でき、法的なトラブルや行政指導のリスクを大幅に軽減できます。専門家は、単に法律に詳しいだけでなく、判例や行政解釈といった実務的な側面も踏まえてアドバイスしてくれるため、より実効性の高い規則が期待できます。

会社の実情に合わせた最適な規定の作成

市販のテンプレートやインターネット上のひな形を利用して就業規則を作成することも可能ですが、これらはあくまで一般的な内容であり、個々の会社の業種、規模、企業文化、そして従業員の実情に完全に合致するとは限りません。

専門家は、ヒアリングを通じて会社の現状を詳細に把握し、その会社ならではの課題や将来の展望を踏まえた上で、オーダーメイドの就業規則を作成してくれます。例えば、フレックスタイム制の導入や、在宅勤務規定の整備など、会社の働き方に合わせた柔軟な制度設計も可能です。

単に法令を満たすだけでなく、会社の成長を促進し、従業員のモチベーション向上にもつながるような、戦略的な就業規則を構築できるのが専門家ならではのメリットです。将来的なトラブルを未然に防ぐための予防的な規定についても、専門家の経験と知識が活かされます。

時間とコストの節約、そして安心感

就業規則を自社で一から作成しようとすると、法令調査、現状の棚卸し、文案作成、法改正対応など、膨大な時間と労力がかかります。特に、本業で多忙な経営者や担当者にとって、これは大きな負担となります。

専門家に依頼することで、これらの作業をプロに任せることができ、経営者は本業に集中する時間と余裕を得られます。長期的に見れば、不適切な就業規則によるトラブル対応にかかる時間や費用、あるいは助成金を取り損ねる機会損失を考慮すると、専門家への依頼はむしろコスト削減につながると言えるでしょう。

そして何よりも、専門家が作成した就業規則であるという「安心感」は計り知れません。法令遵守はもとより、将来的なリスクまで見越した質の高い就業規則が手に入ることで、経営者は精神的な負担から解放され、より安心して事業を運営できるようになります。