就業規則は、会社のルールブックとして従業員が安心して働くために不可欠なものです。しかし、法改正や社内制度の変更に伴い、内容を更新する機会は少なくありません。そんな時に必要となるのが「就業規則変更届」です。

「10人未満の事業所でも提出は必要なの？」「押印はまだ必要なの？」といった疑問をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。本記事では、就業規則変更届の基本的な書き方から、最新の押印不要ルール、電子申請のメリット・デメリット、そして10人未満のケースでの対応まで、詳しく解説していきます。ぜひ貴社の労務管理にお役立てください。

就業規則変更届とは？提出義務の基本

就業規則変更届の目的と重要性

就業規則変更届は、企業が就業規則の内容を変更した際に、その変更点を所轄の労働基準監督署長に届け出るための重要な書類です。この届出は、単なる事務手続き以上の意味を持ちます。

主な目的は、労働基準監督署が企業の就業規則の内容を正確に把握し、それが労働基準法をはじめとする各種労働関係法令に適合しているかを定期的に確認・指導することにあります。これにより、企業は法令遵守を促され、労働者は法律で定められた権利が保護されるという、双方にとってのメリットが生まれます。

例えば、法改正により新たな条文が追加された場合や、企業独自の制度変更（例：育児休業制度の拡充、テレワーク導入に伴う規定変更など）が行われた際には、その都度、変更届を提出し、規則が最新の法令や実情に即していることを示す必要があります。

この手続きを怠ると、法律違反とみなされるだけでなく、従業員との間で予期せぬトラブルが発生した際に、変更後の規則の有効性が認められないといったリスクも生じかねません。そのため、変更届は企業の適切な労務管理体制を維持し、従業員との信頼関係を築く上で欠かせないプロセスなのです。

提出義務の対象となる事業場

就業規則の作成・届出義務は、全ての事業場に一律に課されているわけではありません。労働基準法第89条には、その対象が明確に定められています。

具体的には、「常時10人以上の労働者を使用する事業場」に就業規則の作成・届出が義務付けられています。ここでいう「常時10人以上」とは、正社員だけでなく、パートタイム労働者やアルバイトなど、雇用形態に関わらず常に使用している労働者の総数を指します。

例えば、正社員5人、パートタイマー5人の事業場であれば、合計10人となり、就業規則の作成・届出義務が発生します。この人数は、一時的な増減ではなく、通常の状態として判断されます。

義務の対象となる事業場が就業規則を作成し、その後その内容を変更した場合、原則として変更届の提出も義務付けられます。これは、就業規則の作成義務がある事業場にとって、変更があればその都度届け出ることがセットになっているためです。

もし貴社が現在10人未満の事業場であっても、将来的に労働者数が増加し10人以上になる見込みがある場合は、早めに就業規則の準備を進めておくことをお勧めします。

変更届を怠った場合の罰則と提出期限

就業規則を変更したにもかかわらず、その変更届を怠った場合、企業は法律上のペナルティを受ける可能性があります。労働基準法第89条の規定に違反したとみなされ、最悪の場合、30万円以下の罰金が科されることがあります。

これは、就業規則の届出が労働者の労働条件を明確にし、その内容が法に適合しているかを監督署が確認する上で不可欠な手続きであるためです。届出を怠ることは、労働者の保護という法律の趣旨に反する行為と見なされます。

また、就業規則変更届には、法律で定められた明確な提出期限があるわけではありません。しかし、労働基準法第89条において届出が義務付けられていることから、「遅滞なく」提出することが求められています。

「遅滞なく」とは、変更の効力が発生した後、合理的な期間内に速やかに手続きを完了させることを意味します。例えば、新しい規定が施行されると同時に、あるいは施行後速やかに届出を行うのが適切とされています。

仮に、変更から数ヶ月、数年と期間が経過してからの届出では、「遅滞なく」提出したとは認められず、指導の対象となったり、法的なリスクを高めたりする可能性があります。変更が生じた場合は、速やかに準備を進め、届出を行うことが重要です。

【記入例】就業規則変更届の作成ポイント

届出書の基本的な記載項目

就業規則変更届の作成にあたっては、所定の書式に沿って必要な情報を正確に記入することが求められます。届出書には、主に以下の項目を記載する必要があります。

まず、提出する「日付」と「提出先の労働基準監督署名」を明記します。これは、どこの監督署にいつ提出したかという記録になります。次に、企業の情報として「労働保険番号」「事業所名」「所在地」「使用者職氏名（代表者名）」「業種」「労働者数（正社員、パート、アルバイトを含む常時雇用者数）」を記入します。労働者数については、雇用形態を問わず、常時使用する労働者の合計数を記載します。

最も重要な項目の一つが「主な変更事項」の欄です。ここでは、具体的に就業規則のどの部分を、どのように変更したのかを簡潔に、かつ明確に記載する必要があります。「改正前と改正後を明記」することがポイントです。

例えば、「第〇条（賃金）について、賃金規程の改定に伴い別紙のとおり変更」といった形で記載します。もし変更箇所が多岐にわたる場合や、届出書の記載欄に収まらない場合は、「別紙参照」とし、詳細を記載した書類を添付するようにします。

これらの項目を正確に記入することで、労働基準監督署は企業の労務状況と就業規則の変更内容を迅速に把握し、適切な審査を行うことができるのです。

変更内容の分かりやすい記述方法

就業規則変更届において、変更内容をいかに分かりやすく記述するかは、スムーズな審査のために非常に重要です。変更事項が多岐にわたる場合や、複雑な内容である場合には、特に工夫が必要です。

届出書の「主な変更事項」欄に記載しきれない場合は、「別紙参照」と記載し、詳細を記した書類を添付するのが一般的です。この別紙として最も推奨されるのが「新旧対照表」です。

新旧対照表は、変更前の条文と変更後の条文を並べて記載することで、どこがどのように変わったのかを一目で理解できるようにするものです。

条文番号 改正前（現行） 改正後（変更）
第〇条 〇〇に関する規定は、現行の通りとする。 〇〇に関する規定は、変更後の通りとする。
第〇〇条（追加） （記載なし） 新たな〇〇に関する規定を設ける。

このように具体的な変更箇所を明確に示すことで、監督署の担当者は変更内容を容易に確認できます。全面的な改訂を行う場合は、新旧対照表に加え、変更後の就業規則の全文コピーを添付することが望ましいとされています。

変更内容が簡潔な場合でも、「第〇条の文言を『～とする。』から『～とします。』に変更」といった具体的な記載は避け、「第〇条について文言の一部修正」など、概要を記し、必要に応じて変更後の就業規則の該当ページを添付するなどの対応が望ましいでしょう。

添付書類としての意見書の重要性

就業規則変更届を提出する際に、忘れてはならない重要な添付書類が「従業員代表者の意見書」です。これは、労働基準法第90条によって提出が義務付けられています。

就業規則は、労働者の労働条件を定める重要なルールブックであるため、使用者（会社）が一方的に変更するのではなく、労働者の意見を十分に聴取することが求められています。この意見聴取の証拠となるのが、意見書なのです。

労働組合がある事業場では、その労働組合の意見を聴取し、意見書を作成してもらいます。労働組合がない場合は、労働者の過半数を代表する者の意見を聴取し、その者の署名（記名）と押印（現在は不要）のある意見書を添付します。

「労働者の過半数を代表する者」とは、投票や挙手などの民主的な方法で選出された、特定の管理職ではない労働者を指します。会社が一方的に指名した者では認められません。

意見書には、変更された就業規則の内容に対して、労働者側からの意見（賛成、反対、意見なし、あるいは具体的な改善提案など）を記載します。意見の内容自体は、就業規則の効力に直接影響を与えるものではありませんが、意見を聴取したという事実が重要です。

意見書の添付を怠ると、変更届が受理されないか、または提出義務違反と見なされる可能性があります。従業員とのトラブルを未然に防ぎ、透明性の高い労務管理を行うためにも、意見書の作成と添付は不可欠な手続きです。

就業規則変更届に必要な書類と提出期限

提出時に必要な書類一覧

就業規則変更届を提出する際には、主となる届出書以外にもいくつかの書類を準備する必要があります。これらの書類を漏れなく揃えることが、スムーズな手続きの鍵となります。

必須となる主な書類は以下の通りです。

  1. 就業規則変更届：所定の様式に必要事項を記入したもの。
  2. 従業員代表者の意見書：労働者の過半数を代表する者（または労働組合）の意見が記載されたもの。
  3. 変更後の就業規則のコピー：変更箇所が届出書の記載欄に収まらない場合や、変更内容が多い場合、または全面的に改訂した場合に添付します。新旧対照表を兼ねても良いでしょう。

さらに、提出方法や事業場の状況に応じて追加の書類が必要になることがあります。

  • 返信用封筒：郵送で提出し、会社控えの返送を希望する場合。切手を貼り、宛名を記載しておきましょう。
  • 送付状：郵送の場合に同封すると丁寧です。
  • 一括届出事業場一覧表：複数の事業場で同一の就業規則を適用し、本社で一括届出を行う場合。

これらの書類は、提出用と会社控え用の2部作成することが推奨されます。控えには受付印を押してもらい、会社で保管しておくことで、将来の確認や万一の際に証拠として役立ちます。特に、変更後の就業規則のコピーは、届出書に全ての変更内容を記載しきれない場合に「別紙参照」として必ず添付するようにしましょう。

提出先と提出方法（窓口・郵送・電子申請）

就業規則変更届の提出先は、原則として変更後の就業規則が適用される「事業場の所在地を管轄する労働基準監督署」です。これは、本社所在地とは限らない点に注意が必要です。各事業場がそれぞれ管轄の監督署に提出するのが基本となります。

提出方法には、主に以下の3つの選択肢があります。

  1. 窓口での提出：
    提出用と会社控え用の2部を持参し、窓口で直接提出します。その場で内容の確認や質問ができるメリットがあり、控えには受付印が押されて返却されます。確実に受理された証拠が残るため、安心感があります。
  2. 郵送での提出：
    提出用と会社控え用の2部に加え、返信用封筒（切手貼付、宛名記載）と送付状を同封して郵送します。個人情報保護や確実な送達のため、特定記録郵便やレターパックなどの追跡可能な方法の利用が推奨されています。控えの返送には数日かかる場合があります。
  3. 電子申請：
    政府が運営する電子申請システム「e-Gov（イーガブ）」を利用してオンラインで申請が可能です。近年、行政手続きのデジタル化が進められており、電子申請は時間や場所を選ばずに手続きできる利便性があります。後述しますが、令和3年4月1日以降は電子申請においても電子署名や電子証明書は不要となり、さらに手軽になりました。

どの方法を選択するにしても、提出前に必要な書類が全て揃っているか、記載内容に漏れや誤りがないかを十分に確認しましょう。

本社一括届出の注意点と提出期限

複数の事業場を展開している企業では、全ての事業場で同一の就業規則を適用している場合があります。このようなケースでは、各事業場ごとにそれぞれ管轄の労働基準監督署に届け出る代わりに、「本社を管轄する労働基準監督署長に一括して届け出る」ことが認められています（本社一括届出）。

この制度は、特に全国に支店や営業所を持つ企業にとって、手続きの負担を軽減できる大きなメリットがあります。ただし、いくつか注意すべき点があります。

  • 適用範囲の統一：一括届出が可能なのは、全ての事業場で完全に同一の就業規則を適用している場合に限られます。各事業場で異なる規定がある場合は、それぞれ個別に届け出る必要があります。
  • 各事業場での意見聴取：本社一括届出を行う場合でも、労働基準法第90条に基づく「従業員代表者の意見聴取」の手続きは、各事業場ごとに別途行う必要があります。これは、就業規則がそれぞれの事業場で働く労働者の労働条件を定めるものであるため、その意見を反映させることが重要だからです。各事業場の意見書を本社でまとめ、一括届出時に添付します。
  • 一括届出事業場一覧表の添付：どの事業場について一括届出を行うのかを明確にするため、「一括届出事業場一覧表」を作成し、添付する必要があります。

就業規則変更届の提出期限については、法律上の明確な規定はありませんが、「遅滞なく」提出することが義務付けられています。変更の効力発生後、速やかに手続きを行うことが求められます。この遅滞なくという原則は、本社一括届出の場合も同様です。

押印は必要？電子申請のメリット・デメリット

押印義務の廃止と電子申請の現状

近年、行政手続きのデジタル化・効率化が推進される中で、就業規則変更届に関する大きな変更がありました。令和3年4月1日以降、労働基準法施行規則等の一部を改正する省令により、就業規則変更届および意見書への押印義務がすべて廃止されました。

これにより、これまで必要とされていた企業代表者の押印や、従業員代表者の押印は不要となり、署名も必須ではなく、記名のみで手続きが完了するようになりました。これは、企業の人事・労務担当者にとって、押印の手間を省き、手続きをより簡素化する上で非常に大きな進展です。

この変更は、紙媒体での提出だけでなく、電子申請においても適用されます。かつては電子申請に電子署名や電子証明書が必要な場合もありましたが、この改正により、e-Govを利用した電子申請でも電子署名や電子証明書は不要となりました。

この規制緩和は、行政手続きのデジタルシフトを加速させ、企業の生産性向上に寄与することを目的としています。押印や署名に費やされていた時間やコストを削減し、より迅速かつ効率的に法的手続きを進めることが可能になっています。

電子申請のメリットと注意点

e-Govを利用した就業規則変更届の電子申請は、企業に多くのメリットをもたらします。

  • 24時間365日申請可能：労働基準監督署の窓口が開いていない時間帯や休日でも、インターネット環境があればいつでも申請ができます。これにより、提出期限を気にすることなく、自身の都合の良いタイミングで手続きを進められます。
  • ペーパーレス化：紙の書類を作成、印刷、郵送する手間が省け、書類の保管スペースも不要になります。環境負荷の低減にも貢献し、管理コストの削減にも繋がります。
  • 郵送費用の削減：切手代やレターパックの費用がかからず、経費削減に貢献します。
  • 申請状況の確認：e-Gov上で申請の進捗状況をリアルタイムで確認できるため、手続きが適切に行われているか不安になることが少なくなります。

一方で、電子申請にはいくつかの注意点もあります。

  • e-Govアカウントの取得：事前にe-Govの利用者登録を行い、アカウントを取得しておく必要があります。
  • インターネット環境とPC操作スキル：安定したインターネット環境と、システム操作に関する一定の知識が求められます。
  • 添付書類の電子化：意見書や変更後の就業規則のコピーなど、添付が必要な書類はPDFなどの電子データ形式で準備する必要があります。
  • システム障害のリスク：e-Govのシステムメンテナンスや一時的な障害により、申請ができない時間帯が発生する可能性も考慮しておく必要があります。

これらのメリットと注意点を理解した上で、自社の状況に合わせた最適な申請方法を選択することが重要です。

労働者への周知義務とその方法

就業規則を変更し、労働基準監督署に届け出た後も、企業には重要な義務が残っています。それが、変更後の就業規則を労働者に周知する義務です（労働基準法第106条）。

就業規則は、労働者の労働条件を具体的に定めるルールであり、その内容を労働者が知らなければ、意味がありません。周知が適切に行われない場合、たとえ監督署に届け出ていても、変更された就業規則の効力が労働者に対して発生しない可能性があります。

周知義務を果たすための具体的な方法としては、以下のようなものが挙げられます。

  • 常時各作業場の見やすい場所に掲示：社員が日常的に目にする掲示板などに規則の内容を張り出す方法です。
  • 備え付け：各職場に就業規則の冊子などを備え付け、いつでも労働者が閲覧できるようにする方法です。
  • 書面を交付：変更内容を記載した書面や、変更後の就業規則の全文を個々の労働者に配布する方法です。
  • 磁気記録媒体に記録し、かつ、各作業場に労働者が当該記録の内容を常時確認できる機器を設置：社内ネットワークやグループウェア上に就業規則のデータをアップロードし、PCやタブレットなどでいつでも閲覧できるようにする方法です。多くの企業がこの方法を採用しています。

ポイントは、単に備え付けるだけでなく、労働者が「いつでも」「誰でも」容易にその内容を確認できる状態にすることです。変更届の手続きを完了した安心感から周知を怠らないよう、最後のステップまで確実に実施することが求められます。

変更箇所が多い場合や10人未満のケース

変更箇所が多い場合の対応方法

就業規則の変更届を提出する際、改正箇所が広範囲にわたる、あるいは全面的な改訂を行うケースも少なくありません。このような場合、届出書の「主な変更事項」欄に全ての変更点を記載することは現実的ではありません。

変更箇所が多い場合は、先述の通り「別紙参照」と記載し、詳細を記した書類を添付するのが適切な対応です。この際、最も効果的なのは「新旧対照表」の作成です。

新旧対照表は、改正前の条文と改正後の条文を対比させる形式で作成し、変更点を視覚的に分かりやすく提示します。変更点が多ければ多いほど、この新旧対照表の存在が、労働基準監督署による審査の効率性を大きく左右します。

  • 例えば、育児介護休業法の改正に伴い、育児休業に関する規定を大幅に見直す場合、関連条文が複数にわたることが予想されます。その際、変更前の第〇条、第△条、第□条の文言と、それに対応する変更後の文言を一覧で示すことで、全体像を把握しやすくなります。

また、全面改訂の場合には、新旧対照表に加えて、変更後の就業規則の全文をコピーしたものを添付することが一般的です。これにより、監督署は新しい就業規則全体が法令に適合しているかを包括的に確認することができます。

提出書類の準備に際しては、記載漏れや添付漏れがないよう、チェックリストを作成して確認作業を行うと良いでしょう。

10人未満の事業所における就業規則

労働基準法第89条により、就業規則の作成・届出義務は「常時10人以上の労働者を使用する事業場」に限定されています。したがって、常時10人未満の労働者を使用する事業所では、法律上、就業規則の作成義務も、変更届の提出義務もありません。

このため、「うちの会社は10人未満だから、就業規則は必要ない」と考える経営者の方も少なくありません。しかし、これは法的な義務がないというだけであり、事業の運営上、就業規則を整備しておくことのメリットは数多く存在します。

たとえ小規模な事業場であっても、労働者と使用者の間で労働時間、賃金、休日、退職などの基本的な労働条件について認識のズレが生じることは珍しくありません。このような認識のズレは、後に深刻な労働トラブルへと発展する可能性があります。

就業規則は、職場のルールを明確にし、これらのトラブルを未然に防ぐための「共通のルールブック」としての役割を果たします。従業員全員が同じルールに基づいて行動することで、公平性が保たれ、職場の秩序が維持されます。

そのため、10人未満の事業所であっても、任意で就業規則を作成し、それを変更した場合には、法律上の義務はないものの、変更内容を届け出ることは可能です。これは、監督署に対して「私たちは適切に労務管理を行っています」という意思表示にもなり得ます。

任意作成・変更の場合のメリット

常時10人未満の事業所で就業規則を任意で作成・変更し、さらに労働基準監督署への届け出を行うことには、義務がないからこその大きなメリットがあります。

まず第一に、社内のルールが明確化されることで、従業員は安心して働くことができ、労使間の無用なトラブルを大幅に減少させることができます。例えば、有給休暇の取得条件、残業代の計算方法、懲戒処分に関する基準などが明確であれば、従業員は自分の権利と義務を理解しやすくなります。

第二に、採用活動において有利に働く場合があります。就業規則が整備されている企業は、求職者に対して「法令遵守意識が高く、安定した企業」という良い印象を与えます。特に優秀な人材ほど、明確な労働条件や制度を重視する傾向があるため、採用競争力の向上に繋がります。

第三に、助成金申請の際に有利になることがあります。特定の助成金（例：働き方改革推進支援助成金など）は、就業規則の作成や変更が受給要件の一部となっている場合があります。事前に整備しておくことで、将来的に助成金を活用できるチャンスが広がります。

最後に、万が一、従業員との間で法的な紛争が発生した場合、整備された就業規則は、会社の主張の有力な証拠となり得ます。曖昧な口頭の約束ではなく、書面化された規則があることで、法的根拠に基づいた対応が可能になります。

このように、義務がないからこそ、積極的に就業規則を整備・更新し、届け出を行うことは、企業の持続的な成長と安定的な経営に大きく貢献する賢明な選択と言えるでしょう。