退職を考え始めた時、「退職届ってどう書けばいいんだろう？」と迷う方は少なくありません。

手書きがいいのか、それともパソコンで作成しても大丈夫なのか、印鑑は必要なのか…慣れない手続きに戸惑うのは当然のことです。

このブログ記事では、そんな退職届に関する疑問を、2025年の最新情報を踏まえて全て解決します。スムーズな退職手続きのために、ぜひ最後までお読みください。

退職届の書き方：手書きとパソコン、どちらが良い？

退職届の作成方法には法的な定めがないため、手書きでもパソコンでも問題ありません。しかし、それぞれにメリット・デメリットがあり、会社によっては規定がある場合もあります。

手書き退職届の丁寧な印象と注意点

手書きの退職届は、丁寧で誠実な印象を与えやすいというメリットがあります。また、偽造のリスクが低い点も特徴です。

作成する際は、白の便箋（B5またはA4サイズが一般的）に、黒のボールペンか万年筆を使用しましょう。摩擦で消えるボールペンは、重要な書類の信頼性を損なうため避けてください。書き損じに注意し、修正液の使用は避け、新しい便箋で書き直すのがマナーです。

パソコン作成の効率性と確認事項

パソコンで退職届を作成する最大のメリットは、効率性と手軽さです。Wordなどの文書作成ソフトで簡単に作成でき、多くのテンプレートも利用可能です。

誤字脱字の修正も容易で、必要に応じて複数枚印刷することもできます。ただし、誰でも同じ文書を作成できてしまうため、会社によっては署名や押印を必須とするケースがあります。事前に会社の就業規則や人事担当者に確認しておくと安心です。

手書き・パソコン共通の作成ルール

手書き、パソコン問わず、退職届にはいくつかの共通ルールがあります。まず、一般的には縦書きが推奨されますが、横書きでも問題はありません。最も重要なのは、会社の就業規則を確認することです。

書式や提出方法に特定のルールがある場合は、それに従う必要があります。また、「退職願」と「退職届」は異なる書類であることも理解しておきましょう。「退職届」は撤回が難しい意思表示となるため、提出は慎重に行いましょう。

退職届に印鑑は必須？押印の注意点と代替手段

退職届への印鑑の押印は、法律上必須ではありません。しかし、多くの企業では慣習として押印を求めているのが現状です。これは、書類の信頼性を高め、本人の意思確認を明確にする目的があります。

法的な必須性とその背景

結論として、退職届への押印は法的に義務付けられていません。民法上、退職の意思表示は口頭でも書面でも有効とされています。

ではなぜ押印が求められることが多いのでしょうか。それは、書類の真正性を担保し、本人の意思であることを明確にするという日本のビジネス慣習が背景にあります。たとえ押印がなくても、退職の意思表示自体は有効ですが、トラブルを避けるためにも会社の慣習に従うのが賢明です。

押印時のマナーとNG例

押印が必要な場合、使用するのは認印が一般的です。朱肉を使うタイプの印鑑を選びましょう。

シャチハタ（インク浸透印）や実印の使用は避けるべきです。シャチハタは簡易的な印鑑と見なされ、実印は重要な契約に用いるため、退職届には不適切とされます。押印の位置は、自分の氏名の真下、または氏名右側に少しずらして押すのがマナーです。かすれたり、逆さまになったりしないよう、丁寧に押印しましょう。

会社の規定と慣習の確認

退職届の押印に関する最も確実な方法は、会社の就業規則を確認することです。就業規則に印鑑の要否や種類、押印箇所が明記されている場合があります。

もし規定がない場合でも、多くの企業では慣習的に押印を求めています。パソコンで作成した退職届の場合でも、署名と合わせて押印を求められるケースも少なくありません。迷った場合は、押印しておく方が無難です。

退職届のデジタル化：電子署名や電子印鑑は使える？

現代のビジネス環境では、書類のデジタル化が進んでいます。退職届についても、電子署名や電子印鑑の活用が考えられますが、現時点ではまだ一般的ではありません。

電子署名・電子印鑑の現状と法的有効性

日本では「電子署名及び認証業務に関する法律（電子署名法）」により、電子署名には手書きの署名や押印と同等の法的有効性が認められています。しかし、これは特定の要件を満たした電子署名に限定されます。

単なる印影の画像データである「電子印鑑」は、法的有効性が低い場合があります。退職届においても、企業側が電子署名に対応したシステムを導入しているか、その有効性を認めているかが重要になります。

電子退職届の導入事例とメリット

現状では、電子署名や電子印鑑を用いた電子退職届はまだ少数派ですが、一部の先進的な企業では導入が進んでいます。最大のメリットは、ペーパーレス化によるコスト削減と、提出の迅速化です。

特に、テレワークが普及した現在、物理的な書類の郵送や手渡しが不要になるため、従業員の負担軽減にも繋がります。今後は、さらに多くの企業で導入される可能性を秘めています。

デジタル提出時のセキュリティと注意点

退職届をデジタルで提出する場合、セキュリティ対策が非常に重要です。本人確認の確実性、文書の改ざん防止、情報漏洩リスクへの対策などが求められます。

企業側が安全なシステムを導入しているか、提出前に確認しましょう。また、「電子的な提出は認めない」という企業もまだ多いため、事前に人事担当者や上司に相談し、デジタル提出が可能か確認することが不可欠です。

退職届でよくある疑問：ボールペンでOK？封筒はどうする？

退職届をいざ作成するとなると、細かい疑問が次々と出てくるものです。ここでは、特に多くの方が疑問に感じるポイントをまとめました。

筆記具の種類と避けるべきもの

退職届の筆記具は、黒色のボールペンまたは万年筆を使用するのが基本です。公的な書類では、インクの色は黒が一般的とされています。

最も避けるべきは、摩擦で消えるタイプのボールペン（例：フリクションボール）です。熱や摩擦でインクが消えてしまうため、重要な書類には不適切とされています。また、鉛筆やシャープペンシルも改ざんの可能性があるため、絶対に使用しないでください。

退職届を入れる封筒の選び方とマナー

退職届は、白無地の封筒に入れましょう。郵便番号欄がない、二重封筒を選ぶのがより丁寧です。

封筒のサイズは、A4用紙を三つ折りにした場合、長形3号（120mm×235mm）が一般的です。封筒の表面中央には「退職届」と記入し、裏面には所属部署名と自分の氏名を記載します。糊で封をし、封字として「〆」または「封」を記載するのがマナーです。

退職願との違いと適切な提出タイミング

「退職願」と「退職届」は混同されがちですが、意味合いが大きく異なります。「退職願」は会社に退職を願い出る書類であり、会社が承認することで退職が成立します。

一方、「退職届」は退職の意思を届け出る書類で、提出された時点で退職が確定し、原則として撤回できません。提出時期は、就業規則で定められた期限（通常、退職希望日の1〜2ヶ月前）までに提出しましょう。会社都合退職の場合は「退職合意書」を検討することも重要ですS

退職届作成をスムーズに進めるためのチェックリスト

退職届の準備は、精神的にも負担がかかるものです。ミスなくスムーズに進めるために、最後にチェックリストを活用しましょう。これにより、抜け漏れなく準備を進めることができます。

提出前の最終確認ポイント

  • □ 氏名、提出年月日、宛名（会社名、代表者名）、退職理由が正確か
  • □ 手書きの場合は誤字脱字がないか、パソコンの場合はレイアウト崩れがないか
  • □ 会社の就業規則に基づいた書式になっているか
  • □ 印鑑は適切に押されているか（必要な場合）
  • □ 提出前にコピーを控えておくと安心

これらの項目を一つずつ確認することで、不備のない退職届を提出できます。

会社とのコミュニケーション

退職届を提出する前に、まずは直属の上司に口頭で退職の意向を伝えるのが一般的なマナーです。

その後、人事担当者に退職届の書式や提出方法、必要書類について確認を取りましょう。退職日の調整や、有給休暇の消化についても相談しておくことで、円満な退職に繋がります。不明な点があれば、臆さずに質問することが大切です。

退職届提出後の流れ

退職届を提出し受理されたら、いよいよ退職に向けた具体的な準備が始まります。まずは退職日が確定し、その後は業務の引き継ぎ計画を立て、後任者へのスムーズな移行を目指しましょう。

また、健康保険や年金、雇用保険などに関する手続きも進めていくことになります。会社から受け取る離職票や源泉徴収票など、必要な書類を忘れずに確認し、次のステップへ備えましょう。最後まで責任をもって対応することで、良い形で会社を去ることができます。