退職届のサイズは？B5？縦書き？迷わず書ける基本マナー

退職を決意した時、まず頭をよぎるのが「退職届」の準備ではないでしょうか。いざ書こうと思っても、「用紙のサイズは？」「縦書き？横書き？」「どんなペンで書けばいいの？」と、疑問が次々と湧いてくるものです。これらの疑問を解消し、自信を持って退職届を作成・提出できるよう、基本的なマナーと書き方のポイントを分かりやすく解説します。

退職届の一般的な用紙サイズとは？

退職届の用紙サイズは、実はいくつか選択肢があり、それぞれに特徴があります。ビジネスシーンでのマナーを守りつつ、ご自身の状況に合わせた最適なサイズを選ぶことが大切です。

B5サイズとA4サイズ、それぞれの特徴と選び方

退職届に用いられる用紙サイズとして、最も一般的とされているのはB5サイズ（182mm×257mm）とA4サイズ（210mm×297mm）の2種類です。どちらを選んでもビジネスマナー上は問題ありませんが、それぞれにメリットがあります。

B5サイズは、コンパクトなため三つ折りにすると長形4号の封筒にぴったり収まります。また、スーツやジャケットの内ポケットにも入れやすく、持ち運びに便利な点が特徴です。手書きで丁寧に作成したい場合や、よりフォーマルな印象を与えたい場合に選ばれることが多いです。

一方、A4サイズは、オフィスで最も広く使われている用紙サイズであり、ご自宅のプリンターで印刷する場合など、入手しやすさや汎用性が大きなメリットです。三つ折りにすると長形3号の封筒に入ります。現代のビジネスシーンにおいては、A4サイズでの提出も全く珍しくなく、むしろ一般的になりつつあります。どちらのサイズを選ぶかは、最終的に個人の状況や会社の文化によって判断すると良いでしょう。

会社指定の用紙サイズがある場合の確認方法

まれに、会社によっては退職届の用紙サイズが指定されているケースもあります。このような場合、自己判断で異なるサイズの用紙を使用してしまうと、再提出を求められたり、手続きがスムーズに進まなかったりする可能性も考えられます。

提出前に、まずは会社の就業規則を確認してみましょう。就業規則に明記されていない場合は、直属の上司や人事部に直接確認するのが最も確実な方法です。確認する際は、「退職届の提出を検討しており、用紙サイズについてお伺いしたいのですが」のように、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。事前に確認することで、余計な手間や誤解を避けることができます。

サイズ選択で気をつけたい「持ち運び」と「印刷」の利便性

退職届のサイズを選ぶ際には、「持ち運びやすさ」と「印刷のしやすさ」という2つの実用的な側面も考慮に入れると良いでしょう。B5サイズは、そのコンパクトさから、提出のために会社へ持参する際にスーツの内ポケットなどにもスマートに収まり、かさばりにくいというメリットがあります。

これに対しA4サイズは、多くのご家庭やオフィスに普及しているプリンターでそのまま印刷できるため、手書きではなくパソコンで作成・印刷する場合に非常に便利です。特に、最近ではインターネット上のテンプレートを利用して作成するケースも増えているため、A4用紙への印刷は一般的と言えます。どちらのサイズを選択するかは、手書きか印刷か、またどのように提出するかに応じて、ご自身にとって最も手間なくスムーズに進められる方を選ぶのが賢明です。大切なのは、提出時に滞りなく、丁寧な印象を与えることです。

B5サイズは適切？他のサイズとの比較

退職届のサイズ選びは、相手に与える印象にもつながります。B5とA4、どちらも適切ですが、それぞれの持つ背景や現代における意味合いを理解することで、より納得のいく選択ができるでしょう。

コンパクトなB5サイズが持つ伝統的な意味合い

B5サイズは、日本のビジネス文書や改まった手紙で古くから使用されてきた歴史があり、そのコンパクトな形状は「丁寧さ」や「謹慎さ」といった伝統的な意味合いを強く持っています。三つ折りにした際に長形4号の封筒に綺麗に収まる設計は、受け取る側にとっても扱いやすく、整頓された印象を与えます。

また、スーツの内ポケットなどにスマートに収まるため、上司に直接手渡す際にも、スムーズかつ控えめな動作で提出できるという実用的な側面も持ち合わせています。手書きで作成する場合、文字の配置などもA4サイズに比べて全体的にコンパクトにまとまりやすく、よりフォーマルな印象を与えたい場合に選択肢として有力になるでしょう。伝統を重んじる企業や、より丁寧な姿勢を示したい場合には、B5サイズを選ぶことが推奨されます。

汎用性の高いA4サイズが普及した背景

A4サイズは、現代のオフィス環境において最も一般的な用紙サイズであり、その汎用性の高さから、退職届においても広く利用されるようになりました。多くの企業では、日々の業務でA4用紙が標準として使われており、プリンターやコピー機などもA4サイズに対応していることがほとんどです。

このため、自宅でプリンターを使って退職届を作成・印刷する場合や、会社で他の書類と一緒に管理されることを考えると、A4サイズの方が自然で都合が良いと感じる人も多いでしょう。A4サイズは、その大きさから文字を大きく書いたり、行間を広くとったりすることができ、読みやすさの面でもメリットがあります。現代のビジネスシーンでは、A4で提出しても全く問題なく、むしろ多くの企業で標準的な対応として受け入れられています。

用紙サイズが与える印象とビジネスマナーへの配慮

退職届の用紙サイズは、直接的にビジネスマナーを問われることは少ないものの、受け取る側に少なからず印象を与えます。例えば、B5サイズは「より丁寧で控えめな印象」、A4サイズは「現代的で実用的な印象」を与える傾向があります。どちらを選ぶにしても、最も重要なのは「丁寧に作成されていること」です。

用紙の品質（安価なペラペラの紙は避ける）、誤字脱字の有無、そして何よりも退職の意思を明確かつ誠実に伝える内容が伴っていれば、サイズが原因で問題になることはほとんどありません。しかし、もし会社に明確な指定がある場合は、それに従うことが最優先です。最終的には、ご自身の状況と会社の文化を考慮し、最も円満に退職手続きを進められる選択をすることが、ビジネスマナーへの配慮と言えるでしょう。

縦書きが基本！横書きは避けるべき？

退職届の書き方には、形式上のマナーがあります。特に「縦書き」か「横書き」かは、その文書が持つ意味合いを左右する重要なポイントとなります。

退職届が縦書きで書かれる理由と歴史的背景

退職届は、伝統的に縦書きで手書きするのが一般的とされています。これは、日本の公式文書や目上の人への手紙、重要な報告書などが縦書きで書かれてきた歴史的背景があるためです。縦書きは、より格式高く、丁寧で改まった印象を与える形式として認識されています。

特に、会社への正式な意思表示である退職届は、その重要性から伝統的な形式に従うことが、相手への敬意を示すことにもつながると考えられています。手書きで縦書きにすることで、一つ一つの文字に心がこもり、より誠実な姿勢が伝わりやすくなるという側面もあります。そのため、特別な理由がない限りは、縦書きを選択することが推奨されます。

現代における横書きの選択肢とそのリスク

現代のビジネス文書では、パソコンでの作成が主流となり、横書きの書類が増えています。そのため、「退職届も横書きでいいのでは？」と考える方もいるかもしれません。しかし、退職届に関しては、横書きは避けるべきとされています。

横書きの退職届は、カジュアルな印象を与えかねず、場合によっては会社側が「 formality（形式）を軽んじている」と受け取るリスクがあります。もちろん、法的に横書きが認められないというわけではありませんが、円満退職を目指すのであれば、無用な誤解や摩擦を避けるためにも、伝統的な縦書きの形式を踏襲するのが賢明です。特に、会社が保守的な社風である場合は、横書きを選ぶことで不要な軋轢を生む可能性も考慮に入れるべきでしょう。

手書きで縦書きが推奨される筆記用具の選び方

退職届を手書きで作成する場合、使用する筆記用具にも注意が必要です。最も推奨されるのは、黒のボールペンまたは万年筆です。インクがにじみにくく、長期保存にも適しているため、公的な文書に適しています。

特に避けるべきなのは、摩擦で消えるボールペンです。書類が意図せず消えてしまうリスクがあるため、重要な文書には絶対に使用しないでください。また、鉛筆やシャープペンシルも、文字が消えたり薄くなったりする可能性があるため不適切です。インクの色は黒が基本であり、青や赤などの色は使用しません。文字は楷書体で丁寧に、誤字脱字がないよう心がけて書きましょう。下書きをしてから清書するなど、慎重に作業を進めることが重要です。

罫線あり・なし、どちらを選ぶべき？

退職届の用紙を選ぶ際、罫線の有無も気になるポイントです。市販されている便箋やレポート用紙には罫線が入っているものも多いですが、退職届にはどのような用紙が適切なのでしょうか。

罫線なしの白紙を選ぶのが無難な理由

退職届は、会社への正式な意思表示を行う重要な書類であり、その用紙選びも慎重に行う必要があります。最も推奨され、無難とされているのは、罫線が一切入っていない白無地の用紙です。これは、退職届が公的な文書としての性格を持つため、余計な装飾がなく、シンプルで清潔感のある用紙が望ましいとされているからです。

罫線がないことで、文字を自由に配置でき、よりフォーマルで洗練された印象を与えます。また、罫線が入っていると、その罫線の色や太さが、文書全体の印象を左右してしまう可能性も考えられます。何よりも、白無地の用紙は、どんな状況においても失礼にあたることがないため、迷った際には罫線なしの用紙を選ぶのが最も安全な選択と言えるでしょう。

罫線あり用紙を使う場合の注意点

基本的には罫線なしの白紙が推奨されますが、もし手書きで文字が曲がってしまうのが心配で、どうしても罫線ありの用紙を使いたいと考える場合は、いくつかの注意点があります。

まず、罫線は極力目立たない薄い色（グレーなど）のものを選び、派手な色や太い線は避けてください。罫線が主張しすぎると、文書のフォーマルさが損なわれ、カジュアルな印象を与えてしまう可能性があります。また、キャラクターやロゴ、模様などが印刷された用紙は、退職届には不適切です。あくまでビジネス文書であることを忘れず、慎重に選びましょう。もし罫線ありの用紙を使う場合は、事前に上司や人事部に確認し、問題がないか確認するのも一つの手ですが、基本的には避けるのが無難です。

市販のテンプレート利用時の罫線の扱いの確認

最近では、インターネット上や文具店で退職届のテンプレートが販売されており、罫線があらかじめ印刷されているものも多く見られます。このようなテンプレートを利用する際も、罫線の扱いに注意が必要です。

テンプレートに罫線が入っている場合でも、上記で述べたように、薄い色で目立たない罫線であれば許容されることが多いです。しかし、罫線が濃すぎる、デザイン性が高いといった場合は、テンプレートの使用を避けるか、罫線のないテンプレートを探すことを検討しましょう。テンプレートを利用する最大のメリットは、書式を間違える心配がない点ですが、用紙自体のマナーも疎かにしないことが大切です。テンプレートを選ぶ際は、内容だけでなく、用紙のデザインや罫線の有無、色合いも確認するようにしてください。

退職届の書き方と提出前の最終チェック

退職届は、正確な内容と丁寧な提出方法が求められる重要な書類です。円満退職のためにも、書き方の基本と提出前の最終確認をしっかりと行いましょう。

基本の書き方：「私儀」「一身上の都合」

退職届の書き出しは、伝統的に「私儀（わたくしぎ）」とするのがマナーです。これは「私事ですが」といった意味合いで、個人的な理由であることを丁寧に伝える表現です。退職理由は、基本的には「一身上の都合」と記載します。これは自己都合退職の場合の一般的な表現であり、具体的な退職理由（転職先が決まった、キャリアアップのためなど）を詳細に書く必要はありません。むしろ、詳細に書きすぎると、かえって余計な詮索を招く可能性もあります。

ただし、会社都合による退職の場合は、その旨を具体的に記載する必要があります。しかし、ほとんどのケースでは自己都合退職となりますので、「一身上の都合」で問題ありません。その他、退職届には以下の項目を記載します。

• 退職届：中央に大きく記載
• 提出年月日：提出する日付
• 宛先：会社の最高責任者名（代表取締役社長 〇〇殿など）
• 氏名：自身のフルネームと捺印（シャチハタは避ける）
• 退職希望日：明確に記載

これらの項目を、縦書きで丁寧に記述しましょう。

封筒の選び方と手渡し・郵送時のマナー

退職届を提出する際は、封筒に入れるのがマナーです。封筒は、白無地の封筒を選びましょう。サイズは、B5用紙を三つ折りで入れるなら長形4号、A4用紙を三つ折りで入れるなら長形3号が適しています。

封筒の表面には、中央に「退職届」と縦書きで記載します。裏面には、左下に自身の所属部署名と氏名を記入するのが一般的です。封筒に入れた退職届を、直属の上司に直接手渡しするのが基本です。この際、封筒は封をせずに、ふたを折っておくだけで問題ありません。これは、上司がすぐに中身を確認できるよう配慮するためです。

やむを得ず郵送する場合は、添え状を同封するのがマナーです。また、郵送する前に、必ず上司に事前に連絡し、郵送での提出が可能か確認を取りましょう。無断での郵送は、マナー違反と受け取られる可能性があります。

提出前の最終チェックリスト

退職届を提出する前に、もう一度以下の項目を最終チェックしましょう。完璧な状態で提出することで、円満退職へとつながります。

• ✅ 日付、氏名、捺印は正しく記載されていますか？
• ✅ 誤字脱字はありませんか？
• ✅ 退職理由は「一身上の都合」となっていますか？（会社都合以外の場合）
• ✅ 会社から指定された書式や用紙サイズに従っていますか？
• ✅ 黒のボールペンまたは万年筆で書かれていますか？（消えるボールペンはNG）
• ✅ 封筒は白無地で、表に「退職届」、裏に部署名と氏名が記載されていますか？
• ✅ （手渡しの場合）封筒は封をせずにふたを折るだけになっていますか？
• ✅ （郵送の場合）添え状は同封しましたか？
• ✅ 直属の上司に提出のアポイントを取りましたか？

これらのチェックを怠らず、自信を持って退職届を提出してください。丁寧な準備とマナーが、スムーズな退職手続きと良好な人間関係の維持に繋がります。不明な点があれば、会社の就業規則を再確認するか、信頼できる人に相談することをおすすめします。