【完全ガイド】退職届の書き方から印刷まで！フォーマルな提出方法

【完全ガイド】退職届の書き方から印刷まで！フォーマルな提出方法

退職を決意した際、自身の意思を会社に正式に伝えるために必要な書類が「退職届」です。しかし、いざ作成となると、その書き方や提出方法、マナーなど、多くの疑問が浮かんでくるかもしれません。この完全ガイドでは、退職届の基本から、正しい書き方、提出方法、そして円満退職のためのポイントまで、詳しく解説します。

退職届とは？作成前に知っておくべき基本

退職届と退職願、その法的意味の違い

退職を伝える書類には、「退職届」と「退職願」の2種類があり、それぞれの法的意味合いは大きく異なります。まず、退職願は、会社に対して退職を「お願いする」書類です。会社側がその願いを承諾して初めて退職が成立する、つまり会社との合意が必要な「合意解約の申し込み」にあたります。そのため、会社が承諾する前であれば、原則として撤回することも可能です。

一方、退職届は、従業員が会社に対して退職する意思を「届け出る」書類です。これは労働契約を一方的に解約する「解除通知」としての性質を持ちます。民法第627条では、期間の定めのない雇用契約の場合、退職の意思表示から2週間が経過すれば雇用契約は終了すると定められています。そのため、退職届は一度提出すると原則として撤回できず、受理されれば会社側の承諾を待たずに効力が発生します。

円満退職を目指すのであれば、まずは退職願を提出し、会社と退職日や条件について話し合うのが一般的です。しかし、会社が退職願を受理しない、または話し合いが進まないといった場合には、法的な効力を持つ退職届を提出することも視野に入れる必要があるでしょう。この違いを理解しておくことが、スムーズな退職手続きの第一歩となります。

いつまでに提出すべき？法律と就業規則の確認

退職届をいつまでに提出すべきかについては、法律と会社の就業規則の両面から確認が必要です。まず、法律上の定めとしては、民法第627条により、期間の定めのない雇用契約の場合、退職の意思表示から2週間が経過すれば退職が認められます。これは、従業員が一方的に雇用契約を解除できる権利を保障するものです。

しかし、多くの企業では、就業規則で退職の申し出時期について具体的な期間を定めています。例えば、「退職希望日の1ヶ月前までに申し出ること」といった規定が一般的です。中には3ヶ月前など、より長い期間を設けている企業もあります。この就業規則の規定は、会社が後任の採用や業務の引き継ぎを円滑に行うためのものであり、原則として従業員もそれに従うべきです。

円満退職を目指すのであれば、法律上の2週間という最低限の期間にとらわれず、就業規則に則り、さらに余裕を持ったスケジュールで退職の意思を伝えることが望ましいでしょう。参考情報にもあるように、一般的には退職希望日の1ヶ月前、あるいはそれ以上前、円満退職のためには3ヶ月前を目安に退職の意思表示をすることが推奨されています。これにより、会社への迷惑を最小限に抑え、良好な関係を保ったまま退職することができます。

退職届作成前に知っておくべき会社のルール

退職届を作成する前に、必ず自身の会社の就業規則や社内ルールを確認することが非常に重要です。会社によっては、独自の規定やフォーマットを設けている場合があります。例えば、「退職願ではなく退職届の提出を求める」「会社指定の用紙を使用する」「PC作成ではなく手書きを義務付ける」といったケースが考えられます。

これらの規定を無視して退職届を提出した場合、書類の不備として受理を拒否されたり、退職手続きが滞ったりする可能性があります。また、会社によっては、退職手続きに関するマニュアルやガイドラインが intranet などで公開されていることもありますので、事前に確認するようにしましょう。

万が一、就業規則を確認しても不明な点がある場合は、まずは直属の上司や人事部に相談することをおすすめします。ただし、退職の意思を伝えること自体に抵抗がある場合は、信頼できる同僚や、労働組合、または外部の専門家（社会保険労務士など）に相談するのも一つの方法です。事前に会社のルールを把握しておくことで、余計なトラブルを避け、スムーズかつ円満に退職手続きを進めることができます。

退職届の正しい書き方：記入例で迷わず作成

用紙・筆記用具の選び方と基本的なレイアウト

退職届は、自身の意思を正式に伝える重要なビジネス文書です。そのため、使用する用紙や筆記用具にも適切な配慮が求められます。まず用紙は、B5またはA4サイズの白い無地の便箋、またはコピー用紙を使用するのが一般的です。手書きの場合は罫線入りの便箋でも構いませんが、ビジネスシーンにふさわしい、装飾の少ないシンプルなデザインを選びましょう。色つきの用紙やキャラクターデザインの用紙は避けるべきです。

筆記用具には、黒のボールペンまたは万年筆を使用します。インクがにじみにくい、油性のものを選ぶと良いでしょう。特に注意したいのは、摩擦で消えるタイプのボールペン（フリクションペンなど）は絶対に使用しないことです。これは、重要な書類の信頼性を損ねる行為と見なされるだけでなく、万が一内容が消えてしまうリスクがあるためです。

レイアウトとしては、縦書きがよりフォーマルな印象を与えますが、横書きでも問題ありません。ただし、会社から特別な指示がない限り、一般的なビジネス文書の形式に従うのが無難です。文字は丁寧に、はっきりと楷書で書き、誤字脱字がないように細心の注意を払いましょう。

記載すべき必須項目と具体的な記入例

退職届には、法律上の効力を持つためにいくつかの必須項目を正確に記載する必要があります。以下に主な項目とその記入例を示します。

• タイトル： 中央に「退職届」と記載します。
• 書き出し： 自分の名前よりやや下に「私儀（わたくしぎ）」と記載します。
• 退職理由： 自己都合の場合は「一身上の都合により」と記載するのが通例です。会社都合の場合は、具体的な理由を記載することもありますが、一般的には簡潔に留めるのが無難です。
• 退職日： 会社と合意した正式な退職日を正確に記載します。
• 提出日： 退職届を実際に提出する日付を記載します。
• 署名： 所属部署名と氏名をフルネームで記載し、捺印（印鑑）します。認め印で構いませんが、シャチハタは避けるのが一般的です。
• 宛名： 会社名と代表者名（役職名も含む）を記載します。会社名には「株式会社」などを省略せず、正式名称で記入しましょう。

具体的な記入例は以下のようになります。

                                  退職届

私儀、

今般、一身上の都合により、
来る令和〇年〇月〇日をもって退職いたします。

                                  令和〇年〇月〇日

                                  〇〇部
                                  氏名 〇〇 〇〇 ㊞

〇〇株式会社
代表取締役社長 〇〇 〇〇殿

各項目を正確に、誤りなく記載することが重要です。不明な点があれば、上司や人事部に相談するか、テンプレートを参考にしながら慎重に作成しましょう。

自己都合・会社都合による退職理由の書き分け

退職届に記載する退職理由は、自己都合退職と会社都合退職で書き分けが必要です。最も一般的なのは「一身上の都合により」という表現で、これは自己都合退職の場合に使用します。結婚、引っ越し、キャリアアップ、体調不良など、どのような個人的な理由であっても、この一文で包括的に表現できるため、詳細な理由を記載する必要はありません。むしろ、詳細を記載することで、後のトラブルや無用な詮索を避けることができます。退職届は、あくまで退職の意思を伝える形式的な書類であり、退職理由を細かく説明する場ではないと理解しておきましょう。

一方、会社都合退職の場合は、具体的な理由を記載することもあります。例えば、「事業所の閉鎖に伴い」や「希望退職制度への応募により」といったケースです。ただし、会社都合退職であっても、退職届に過度に詳細な理由や会社への不満などを記載することは避けるべきです。多くの場合、会社都合退職は会社から退職を勧奨されたり、合意の上で退職日が決定されたりするため、退職届提出時にはすでに詳細な合意が形成されているはずです。その合意に基づき、簡潔に退職理由を記載するか、または会社から指定された書式に従うのが一般的です。

いずれの場合も、退職届に感情的な表現や会社への不満を書き連ねることはマナー違反であり、円満退職を妨げる原因にもなりかねません。簡潔かつフォーマルな表現を心がけましょう。

退職届の形式と書式：パソコン作成か手書きか

PC作成と手書き、それぞれのメリット・デメリット

退職届を作成する際、パソコンで作成するか、手書きにするかという選択肢があります。それぞれにメリット・デメリットがあるため、自身の状況や会社の文化に合わせて選びましょう。

パソコン作成の最大のメリットは、誤字脱字の修正が容易である点と、テンプレートを活用することで効率的に整った書類を作成できる点です。しかし、その反面、事務的でやや冷たい印象を与えてしまう可能性も否定できません。

一方、手書きは、丁寧で真摯な気持ちを伝えることができるという大きなメリットがあります。特に、会社への感謝の気持ちを示したい場合や、伝統を重んじる企業では好印象を与えやすいでしょう。しかし、書き損じのリスクがあり、一度間違えると最初から書き直す手間がかかります。また、字のうまさや丁寧さによって見た目の印象が左右される点も考慮が必要です。

参考情報にもある通り、「PC作成でも手書きでも問題ありませんが、会社から指定がないか確認しましょう」。まずは会社のルールを確認し、指定がなければ自身の状況や相手に与えたい印象で判断するのが賢明です。

縦書き・横書きの選択と一般的なビジネスマナー

退職届の書式において、縦書きと横書きのどちらを選ぶべきか悩む方もいるかもしれません。結論から言うと、どちらでも法的な問題はありませんが、一般的なビジネスマナーとしては、縦書きの方がよりフォーマルで丁寧な印象を与えるとされています。特に、手書きで作成する場合は、伝統的なビジネス文書の様式に倣い、縦書きを選択するのが一般的です。これにより、目上の人に対する敬意を示すことができます。

しかし、近年ではビジネス文書のデジタル化が進み、横書きの文書も広く受け入れられています。PCで作成する場合や、会社が普段から横書きのビジネス文書を多用している場合は、横書きで作成しても問題ないでしょう。重要なのは、読みやすさ、そして会社や相手に不快感を与えないことです。

もし、縦書きか横書きかで迷うようであれば、以下のような点を考慮すると良いでしょう。

• 会社の文化： 伝統を重んじる会社であれば縦書き、IT企業など比較的自由な社風であれば横書きでも違和感がないかもしれません。
• 受け取る相手： 直属の上司や人事部の役職者が、どちらの形式を好むか。
• 自身の書きやすさ： 手書きであれば縦書きの便箋、PCであれば横書きのWordファイルなど、慣れている形式を選ぶのも一つです。

最終的には、「手書きの場合は縦書きが一般的ですが、横書きでも構いません」という参考情報の通り、どちらを選んでも問題ありませんが、より丁寧な印象を与えたい場合は縦書きを、実用性を重視するなら横書きを選ぶのが適切です。

フォーマット選び：テンプレート活用とオリジナル作成の注意点

退職届の作成をサポートする無料のテンプレートは、インターネット上で多数公開されています。これらを活用すれば、自分で一から書式を考える手間が省け、必要な項目を漏れなく記載できるというメリットがあります。テンプレートを利用する際は、WordやPDF形式のものが多く、ダウンロードして自身の情報に書き換えるだけで完成させることができます。

ただし、テンプレートを利用する際にはいくつかの注意点があります。

• 会社の指定がないか確認： 最も重要なのは、会社から「指定のフォーマット」がないか事前に確認することです。もし指定がある場合は、必ずそれに従いましょう。
• 記載内容の確認： テンプレートはあくまで汎用的なものです。自身の退職理由（自己都合か会社都合か）や会社の正式名称、代表者名など、自身の状況に合わせて内容を正確に修正する必要があります。誤った情報が記載されたまま提出しないよう、最終チェックは怠らないでください。
• 見た目の統一感： もし他のビジネス文書と合わせてPCで作成する場合、使用するフォントや文字サイズなどを統一すると、よりプロフェッショナルな印象を与えられます。

テンプレートに頼らず、自身でオリジナルで作成することももちろん可能です。その場合は、先述の「記載すべき必須項目」を漏れなく盛り込み、ビジネス文書として適切な体裁を整える必要があります。どちらの方法を選ぶにしても、「退職届は、自身の意思で会社を辞めることを正式に伝えるための重要な書類」であることを忘れず、丁寧かつ正確に作成することが何よりも大切です。

退職届の印刷場所：コンビニや100均でもOK？

自宅印刷の注意点とおすすめ用紙

退職届を自宅で印刷する場合、手軽に作成できるというメリットがありますが、いくつかの注意点があります。まず、最も重要なのはプリンターの状態を確認することです。インク切れやトナー不足で文字がかすれたり、紙詰まりを起こしたりすると、せっかく作成した書類が無駄になってしまいます。事前にテスト印刷を行い、鮮明に印刷できるか確認しておきましょう。

次に、使用する用紙の質です。退職届は正式なビジネス文書ですので、一般的なコピー用紙よりも少し厚手で、しっかりとした印象の用紙を選ぶのがおすすめです。色は白無地が基本で、特殊な加工が施されたものや、色付きのものは避けましょう。例えば、厚口の上質紙や、少し光沢のあるビジネス用レポート用紙などが適しています。コンビニなどでも販売されている「ビジネス用紙」と書かれたものも良いでしょう。

印刷後は、誤字脱字がないか、記載漏れがないかを最終チェックし、汚れや折れがないように丁寧に扱いましょう。印刷ミスを防ぐためにも、予備の用紙をいくつか用意しておくと安心です。自宅で落ち着いて作業できるため、時間的な余裕がある場合は自宅印刷が最も手軽な方法と言えるでしょう。

コンビニ印刷の活用術と料金体系

自宅にプリンターがない場合や、急いでいるけれど自宅では難しいという状況では、コンビニのマルチコピー機を活用するのが非常に便利です。全国展開している大手コンビニエンスストア（セブン-イレブン、ファミリーマート、ローソンなど）には、文書印刷サービスが充実しています。

コンビニ印刷を利用する主な方法は以下の通りです。

• USBメモリやSDカード： USBメモリなどに退職届のPDFやWordファイルを保存し、マルチコピー機に接続して印刷します。
• ネットワークプリントサービス： 各コンビニが提供するネットワークプリントサービスにファイルを事前にアップロードし、予約番号を使って店舗で印刷する方法です。スマートフォンからも操作できるため、手軽に利用できます。
• スマートフォンアプリ： コンビニ各社が提供する専用アプリを利用し、スマートフォンから直接ファイルを送信して印刷することも可能です。

料金体系は、白黒印刷で1枚10円～20円程度、カラー印刷で1枚50円～60円程度が一般的です。退職届は白黒で十分ですので、コストも抑えられます。用紙は基本的に一般的なコピー用紙ですが、ビジネス文書として許容される範囲内です。急な準備が必要になった際には、非常に心強い選択肢となるでしょう。ただし、印刷する際は他人の目が気にならない時間帯を選ぶなど、個人情報の取り扱いには注意が必要です。

100円ショップで揃える準備品とコストパフォーマンス

退職届の準備には、用紙だけでなく、筆記用具や封筒なども必要になります。これらをコストを抑えて揃えたい場合は、100円ショップが非常に役立ちます。

100円ショップで購入できる主な準備品は以下の通りです。

• 便箋・コピー用紙： B5またはA4サイズの白無地便箋やコピー用紙が手に入ります。シンプルなデザインを選びましょう。
• 封筒： 白無地の封筒（郵便番号枠なし）が必ず必要です。長形3号や洋形2号などが一般的です。
• 筆記用具： 黒のボールペンやサインペン。摩擦で消えるタイプではないか確認しましょう。
• クリアファイル： 印刷した退職届を折れ曲がらないように保護するため。
• 印鑑： 必要であれば、認め印も購入できます。ただし、シャチハタは避けるのが無難です。

これらの品々を100円ショップで揃えれば、全体として数百円程度の非常に低いコストで準備を完了させることができます。品質についても、退職届として十分使用できるものがほとんどです。特に、便箋や封筒は一度しか使わないことが多いため、高価なものを購入する必要はありません。賢く100円ショップを活用し、無駄な出費を抑えながら、必要な準備を整えましょう。

提出前の最終チェックとマナー

封筒の選び方、書き方、正しい封入方法

退職届は、封筒に入れて提出するのがマナーです。適切な封筒を選び、正しく記載・封入することで、よりフォーマルで丁寧な印象を与えることができます。

まず、封筒は白無地のもの（郵便番号枠なし）を選びましょう。サイズは、三つ折りにした退職届がぴったり収まる長形3号（A4用紙を三つ折りにしたものが入るサイズ）が一般的です。茶封筒や色付きの封筒は、ビジネス文書にはふさわしくありません。

次に、封筒の書き方です。

• 表面： 中央よりやや上に、縦書きで「退職届」と記載します。
• 裏面： 左下に、自身の所属部署名と氏名を記載します。

宛名は記載しません。これは、直接手渡しすることを前提としているためです。

そして、封入方法です。

1. 退職届の用紙を三つ折りにします。まず、書類の下から3分の1を上に折り、次に上から3分の1を下に向けて折ります。
2. 封筒を受け取った相手が、封筒から出したときに最初に書き出し部分（「私儀、」の部分）が見えるように、文字が書かれた面を内側にして封筒に入れます。

封をするかどうかは状況によりますが、原則として、直属の上司に直接手渡しする場合は封をしないのが一般的です。これは、上司が内容を確認しやすくするためです。ただし、封をする場合は、のりでしっかりと閉じ、封の中央に「〆」マークを記載しましょう。郵送する場合は必ず封をし、「〆」マークも忘れずに記載してください。

直属の上司への手渡しが基本！郵送の場合の注意点

退職届は、原則として直属の上司に直接手渡しするのが最も一般的な提出方法であり、ビジネスマナーとしても推奨されています。これにより、上司への敬意を示し、退職の意思を直接伝える機会を持つことができます。提出する際は、事前にアポイントメントを取り、「お時間をいただけますでしょうか」などと丁寧に切り出し、個室や会議室など、他人の目に触れない場所で手渡しするのが望ましいでしょう。

手渡しする際のポイントは以下の通りです。

• 封筒は、封をしない状態で渡すのが一般的です。
• 「お忙しいところ恐縮ですが、退職届です。お受け取りいただけますでしょうか」などと添え言葉を添えて渡しましょう。

やむを得ず郵送で提出する場合も、いくつかの注意点があります。

• 事前に上司に郵送する旨を連絡しておくことが必須です。無断で郵送するのはマナー違反です。
• 退職届をクリアファイルに入れてから封筒に入れ、さらに宛名が印字された大きめの封筒（A4サイズが折らずに入る角形2号など）で送るのが丁寧です。
• 送付用の封筒の表面には、「親展」と赤字で記載し、担当者以外が開封しないように配慮します。
• 退職届を入れた封筒は、のりでしっかりと封をし、中央に「〆」マークを記載します。
• 添え状（送付状）を同封するのがビジネスマナーです。添え状には、退職届を送付する旨と、簡単な挨拶文を記載します。

郵送はあくまで例外的な方法であり、可能な限り手渡しを心がけましょう。

円満退職のための最終確認と引き継ぎの重要性

退職届を提出するプロセスは、円満退職を目指す上での重要な一歩です。提出前の最終確認と、提出後の引き継ぎを丁寧に行うことが、良好な人間関係を保ち、自身のキャリアにも良い影響を与えます。

最終確認の際には、以下の点をチェックしましょう。

• 書類の内容： 退職届に記載されている日付（退職日、提出日）、氏名、宛名、部署名などに誤りがないか。
• 会社の規定： 就業規則や社内ルールに沿った形式になっているか。
• 気持ちの整理： 感情的にならず、冷静な状態で提出できるか。

そして、最も重要なのが引き継ぎです。「円満退職のためには、感情的にならず、余裕を持ったスケジュールで退職の意思を伝え、引き継ぎをしっかり行うことが大切です」という参考情報の通り、自身の業務を後任者にスムーズに引き継ぐ責任があります。引き継ぎが不十分だと、会社に多大な迷惑をかけるだけでなく、自身の評価を下げ、将来的な評判にも影響を及ぼす可能性があります。

具体的な引き継ぎ内容としては、以下の項目をリストアップし、資料を作成するなどして丁寧に行いましょう。

• 担当業務の一覧とその進捗状況
• 顧客情報、取引先連絡先
• 使用しているシステムやツールのログイン情報、操作手順
• 未完了のタスク、今後のスケジュール
• 注意すべき点やトラブルシューティング

退職は、自身にとって新たなスタートですが、会社にとっては業務の引継ぎという大きなイベントです。最後までプロ意識を持ち、責任を果たしましょう。これにより、退職後も元同僚や上司と良好な関係を保ち、将来的なネットワークにも繋がる可能性が高まります。