退職届のサイズ、A4とB5どちらを選ぶ？書き方や注意点も解説

退職届のサイズ、A4とB5どちらを選ぶ？書き方や注意点も解説

退職の意を会社に伝える重要な書類である「退職届」。
いざ準備しようと思ったとき、まず悩むのが「用紙のサイズはA4とB5、どちらを選ぶべきなのだろう？」という点ではないでしょうか。
また、手書きが良いのか、それとも印刷でも問題ないのか、さらには提出方法やその後の注意点まで、疑問は尽きません。

この記事では、退職届のサイズ選びから、書き方、提出に関する疑問点、そして提出前に確認すべき重要なポイントまで、退職届に関するあらゆる疑問を解消します。
スムーズかつスマートな退職手続きのために、ぜひ参考にしてください。

退職届のサイズ、A4とB5のどっちが一般的？

退職届の用紙サイズは、A4とB5のどちらを使用してもビジネスマナー上問題ないとされています。
これは、どちらのサイズもビジネス文書として広く認知されており、受け取る側も違和感なく対応できるためです。
しかし、それぞれに異なるメリットがあるため、ご自身の状況や会社の文化に合わせて選択することが賢明です。

A4とB5、どちらもビジネスシーンで許容される理由

退職届の用紙サイズがA4とB5のどちらでも問題ないとされるのは、この2つのサイズが日本のビジネスシーンにおいて最も一般的な用紙サイズだからです。
A4サイズはビジネス文書やレポート、契約書などで広く使われ、B5サイズはノートや一部の書類で利用されています。
重要なのは書類の内容であり、退職の意思を正確かつ明確に伝えることができれば、用紙サイズが厳しく問われることは稀です。
会社側も、退職届を受け取る際には、用紙サイズよりも記載内容の正確性や、会社規定に沿った提出であるかを重視します。

ただし、企業によっては「退職届はA4サイズで」といった社内規定を設けている場合もごく稀にあります。
そのため、もし不安がある場合は、事前に就業規則を確認したり、人事担当者にそれとなく確認してみるのも一つの手です。
しかし、一般的にはご自身が準備しやすいサイズを選んで問題ありません。
書類としての形式美も大切ですが、それ以上に内容の正確性と、退職の意思表示という目的が達成されることが最も重要だと言えるでしょう。

B5サイズを選ぶ際のメリットと具体的な用途

B5サイズ（182mm×257mm）の退職届を選ぶ最大のメリットは、その「コンパクトさ」にあります。
A4サイズに比べて一回り小さいため、持ち運びの際にスーツの内ポケットやビジネスバッグの中にスマートに収納できます。
これにより、提出する直前まで人目に触れることなく携帯できるため、プライバシーの保護にも役立ちます。
特に、退職の意思をまだ周囲に知られたくない段階で、直属の上司に手渡しで提出するような場面で、その利便性を実感できるでしょう。

また、B5サイズの便箋を三つ折りにすると、長形4号の封筒（90mm×205mm）にきれいに収まります。
この封筒も比較的小型であるため、全体的にコンパクトな印象を与えられます。
退職届の内容が簡潔で、記載する情報量が少ない場合にB5サイズは特に適しています。
たとえば、自己都合退職で「一身上の都合により」と記載するシンプルな退職届であれば、B5サイズでも十分なスペースが確保できるでしょう。
スマートな印象を与えたい、あるいは提出時の持ち運びやすさを重視する方には、B5サイズがおすすめの選択肢となります。

A4サイズを選ぶ際のメリットと自宅での準備のしやすさ

A4サイズ（210mm×297mm）の退職届を選ぶメリットは、その「汎用性と利便性」に集約されます。
A4サイズは、現代のビジネスシーンにおいて最も標準的な用紙サイズとして認識されています。
そのため、会社側もA4サイズの書類を処理することに慣れており、違和感なく受け取ってもらえます。
「ビジネス文書といえばA4」という認識が広く浸透しているため、形式的な書類として最も無難な選択肢と言えるでしょう。

また、自宅で退職届を準備する際に、A4サイズは非常に利便性が高いというメリットがあります。
ほとんどの家庭用プリンターやコンビニのマルチコピー機はA4用紙を標準としており、印刷が簡単です。
パソコンで退職届を作成する場合も、WordやExcelなどの文書作成ソフトのデフォルト設定がA4サイズであることが多いため、フォーマット作成の手間が省けます。
A4サイズの便箋を三つ折りにすると、長形3号の封筒（120mm×235mm）に収まります。
この封筒も一般的で入手しやすいため、準備に困ることはないでしょう。
内容量が多くなる可能性がある場合や、自宅で手軽に準備したい方には、A4サイズが最適な選択肢となります。

退職届のサイズ決定！A4とB5のメリット・デメリット

退職届の用紙サイズは、A4とB5のどちらを選んでもマナー違反にはなりません。
しかし、それぞれに異なる特徴があるため、メリットとデメリットを比較し、ご自身の状況に最適なサイズを選ぶことが重要です。
ここでは、両サイズの詳細な比較と、どのような状況でどちらを選ぶべきかについて深掘りしていきます。

B5サイズの詳細なメリットとどんなシーンに最適か

B5サイズの最大のメリットは、その携帯性とスマートさです。
スーツの内ポケットにもすっぽりと収まるサイズ感は、退職の意を上司に直接伝える際、周囲に気づかれずにスマートに書類を取り出したい場合に重宝します。
コンパクトであるため、提出時の印象も「控えめながらも誠実」という好意的なものになりやすいかもしれません。
また、自宅で手書きで作成する場合、A4よりも手軽に感じられる人もいるでしょう。

デメリットとしては、書ける情報量がA4よりも少ない点が挙げられます。
もし退職理由を詳細に記述したい場合や、補足事項を書き加えたい場合は、B5ではスペースが不足する可能性があります。
ただし、退職届は通常「一身上の都合により」といった簡潔な文言で十分であるため、ほとんどのケースでは問題になりません。
具体的なシーンとしては、「上司に直接手渡しする機会が多く、かつ周囲に知られたくない」、「簡潔な内容で、スマートに提出したい」といった場合にB5サイズは最適です。
例えば、小さなオフィスで人目が気になる状況や、会議室で個別に面談する際にB5サイズは高い利便性を発揮します。

A4サイズの詳細なメリットと自宅での準備の注意点

A4サイズの最も顕著なメリットは、その「ビジネス標準」であるという点です。
ほとんどの会社で日常的に使用されているサイズであるため、会社側も処理に慣れており、受け取る際に一切の違和感がありません。
また、書ける情報量がB5よりも多いため、もし会社都合退職で退職理由を詳細に記載する必要がある場合や、複数枚にわたる書類を作成する可能性がある場合でも対応しやすいでしょう。
自宅での準備においては、パソコンで作成・印刷する場合にA4が圧倒的に便利です。
プリンターの用紙設定もA4がデフォルトであることが多く、市販されている便箋やコピー用紙もA4が豊富です。

しかし、デメリットとして、B5に比べてかさばるため、持ち運び時に折れたりシワになったりしないよう注意が必要です。
クリアファイルに入れるなどして、書類を保護するようにしましょう。
自宅での準備の注意点としては、印刷前に用紙が白無地であることを確認し、罫線が入っていないものを選ぶのが一般的です。（罫線があっても問題ありませんが、白紙がよりフォーマルな印象を与えます。）
また、インクジェットプリンターで印刷する場合、水濡れでインクが滲まないよう、提出時に注意することも大切です。
「自宅でPCを使って作成・印刷したい」、「ビジネス文書として最も一般的な形式を重視したい」、「多少内容が多くなる可能性がある」といった場合にA4サイズは非常に適しています。

サイズ選びの最終決定！ご自身の状況に合わせた選び方

結局のところ、退職届のサイズ選びは、ご自身の「提出方法」「準備のしやすさ」「会社の文化」といった複数の要素を総合的に考慮して決定するのが最も賢明です。
会社に特定のフォーマットやサイズ指定がある場合は、それに従うのが最優先事項です。
就業規則を確認するか、もし確認が難しい場合は人事部にそれとなく問い合わせるのが良いでしょう。

一般的に、手書きで簡潔な内容をスマートに提出したい場合はB5サイズが適しています。
一方、PCで作成・印刷し、ビジネス文書として標準的な形式を重視したい、または内容を多少詳細に記述したい場合はA4サイズが良いでしょう。
迷った場合は、A4サイズを選んでおけばほとんどの場合で問題ありません。
A4はビジネス文書のデファクトスタンダードであり、多くの企業で処理しやすいサイズだからです。
どちらのサイズを選んだとしても、最も重要なのは、退職の意思が明確に、かつ正確に記載されていること。
そして、会社の規則に従って、誠意をもって提出することです。
用紙サイズはあくまで形式の一つに過ぎず、その本質は「退職という意思表示」にあります。

退職届は手書き？印刷？どちらでもOKな理由

退職届を作成する際、「やはり手書きでなければならないのだろうか？」と悩む人も少なくありません。
しかし、結論から言えば、退職届は手書きでもパソコンでの印刷でも、どちらでも問題ありません。
現代のビジネス環境では、効率性と明確性が重視されるため、PCで作成された文書も広く受け入れられています。
それぞれの作成方法が持つ印象とメリット・デメリットを理解し、ご自身の状況に最適な方法を選びましょう。

手書き退職届が与える印象とメリット

手書きの退職届は、受け取る側に「丁寧で誠実な印象」を与えることが多いです。
時間をかけて丁寧に書かれた文字からは、退職という決断に対する真摯な気持ちや、会社に対する感謝の気持ちが伝わりやすいと考える人もいるでしょう。
特に、歴史のある企業や年配の上司が在籍している職場では、手書きが好まれる傾向があるかもしれません。
手書きならではの温かみや、作成にかける手間は、形式的な書類ながらも人間味を感じさせる要素となり得ます。

メリットとしては、以下のような点が挙げられます。

• 真摯な姿勢を示す： 退職という重要な意思表示に対し、手間を惜しまない姿勢が伝わります。
• 丁寧な印象： 達筆でなくても、丁寧に書かれた文字は好印象を与えます。
• 伝統的な形式： 一部の企業や個人にとっては、手書きが「正式なもの」という認識があります。

ただし、字に自信がない場合や、誤字脱字が多い場合は、かえってネガティブな印象を与えてしまう可能性もあります。
手書きを選ぶ場合は、丁寧に、そして清書するつもりで心を込めて書くことが重要です。
修正液や修正テープの使用は避け、もし間違えてしまった場合は、新しい用紙に書き直すのがマナーです。

PC作成退職届の効率性とビジネス上の許容範囲

パソコンで作成・印刷された退職届は、現代のビジネスシーンにおいて完全に許容されています。
むしろ、多くの企業では、日々の業務で作成される文書がパソコンで統一されているため、退職届もPC作成である方が自然であると認識されることもあります。
PC作成の最大のメリットは「効率性」と「明確性」です。
誤字脱字の心配が少なく、文字が均一で読みやすいため、受け取る側にとっても内容を正確に把握しやすいという利点があります。

また、多くの退職届のテンプレートがオンラインで提供されており、それらを活用することで、ビジネスマナーに則った正確なフォーマットで簡単に作成できます。

• 高い可読性： 均一な文字で、誰が読んでも内容が明確に伝わります。
• 作成の容易さ： テンプレートを利用すれば、短時間で正確な書類を作成できます。
• 修正の柔軟性： 誤字があっても簡単に修正でき、清書の手間が省けます。
• 現代的で効率的： 現代のビジネススタイルに合致した提出方法です。

ただし、どれほどPCで作成しても、最終的な署名と捺印は手書きで行うのが一般的であり、その点だけは忘れないようにしましょう。
手書きとPC作成、どちらを選ぶにしても、退職届は重要な書類であることを認識し、黒のボールペンまたは万年筆（消せるボールペンは不可）を使用し、丁寧に仕上げることが大切です。

どちらを選ぶべき？状況に応じた賢い選択

手書きとPC作成、どちらの退職届を選ぶべきかは、会社の文化や、上司の性格、そしてご自身の状況に合わせて賢く判断することが大切です。
明確な正解があるわけではなく、それぞれのメリット・デメリットを比較し、最も納得のいく方法を選びましょう。

たとえば、以下のような状況が判断の目安になるかもしれません。

最も重要なのは、退職届の内容が正確であり、退職の意思が明確に伝わることです。
形式にこだわりすぎるあまり、内容が不正確になったり、提出が遅れたりすることのないよう注意しましょう。
ご自身が納得し、誠意をもって提出できる方法を選ぶことが、円満退社への第一歩となります。

退職届を2枚重ねで提出するのはなぜ？

退職届の準備を進める中で、「退職届は2枚作成して、控えも提出時に持っていくべき」という話を聞いたことがあるかもしれません。
しかし、なぜ2枚重ねて提出する必要があるのでしょうか？
これは、単に予備を用意するという意味合いだけでなく、退職者自身の権利を守るための重要な行為でもあります。
ここでは、退職届の控えを用意する目的と、提出時の注意点、そして控えを保管することの重要性について解説します。

なぜ2枚重ねで提出するケースがあるのか？その目的とは

退職届を2枚作成し、1枚を提出用、もう1枚を控え（写し）として用意する主な目的は、「提出した事実と、その内容を明確な証拠として手元に残すため」です。
退職届は、会社に対して退職の意思を正式に伝える法的な効力を持つ書類であり、提出後に会社側と「言った、言わない」の水掛け論になることを防ぐ役割を果たします。
具体的には、以下のような状況で控えが役立ちます。

1. 退職日の確認： 提出した退職届に記載された退職日と、会社が認識している退職日に齟齬が生じることを防ぎます。
2. 退職理由の確認： 自己都合退職であるか、会社都合退職であるかなど、退職理由を明確に残します。
3. トラブル回避： 万が一、退職後の手続き（例：失業保険の手続きなど）で退職日や理由の証明が必要になった際に、証拠として提示できます。
4. 会社による改ざん防止： 稀なケースですが、会社が一方的に退職届の内容を改ざんしようとする可能性から自身を守ります。

控えは、退職後の自身の権利を守るための「お守り」のようなものだと考えて良いでしょう。

2枚重ねで提出する場合の具体的な渡し方と注意点

退職届を2枚用意する場合、提出方法には少し工夫が必要です。
基本的には、以下の手順で進めるのが一般的です。

1. 提出用と控えを用意： 完全に同じ内容で2部作成します。提出用は封筒に入れ、控えは封筒に入れずにそのまま持参します。
2. 上司にアポイント： 事前に上司に退職の意を伝えるための面談を依頼します。
3. 口頭で意思を伝達： 面談の場で、まず口頭で退職の意思と、退職届を持参した旨を伝えます。
4. 提出と受領依頼： 上司に封筒に入った退職届を渡し、「こちらが退職届でございます。恐れ入りますが、こちらの控えにも受領印をいただけますでしょうか」と丁寧にお願いします。

上司が受領印を押してくれたら、その控えはあなたの手元に保管しておきます。
もし受領印の押印を拒否された場合は、無理強いはせず、提出した日付、時間、提出先の部署と上司の名前をメモに残しておくことで、提出した事実を記録できます。
また、会社によっては「退職届の控えは不要」と指示されることもあります。
その場合でも、ご自身でコピーを取っておくなどして、控えを確保しておくことを強くおすすめします。

控えが必要な理由と保管の重要性

退職届の控えは、退職後のさまざまな手続きや、万が一のトラブルに備える上で非常に重要です。
例えば、失業保険の申請時には、離職票に記載された退職理由や退職日が、自身の認識と一致しているかを確認する必要があります。
もし会社側の記入ミスや、意図的な内容変更があった場合、手元の控えが強力な証拠となります。
また、退職を巡るトラブルが発生した場合、例えば退職の意思表示の時期が問題になった際にも、日付入りの控えがあればスムーズに解決できる可能性が高まります。

退職届は、退職に関するあなたの意思を公式に示す唯一の書類です。
その控えをしっかり保管しておくことは、自身の権利と利益を守るためのセーフティネットとなります。
最低でも退職後数年間は、他の重要な書類（雇用契約書、給与明細、源泉徴収票など）と共に、安全な場所に保管しておくようにしましょう。
デジタルデータでコピーを取っておくのも一つの方法ですが、原本に近い形での保管が望ましいです。
提出という行為だけでなく、その後の保管まで含めて、退職届は慎重に取り扱うべき書類であることを理解しておきましょう。

退職届を提出する前に確認しておきたいこと

退職届のサイズや形式について理解したら、いよいよ提出に向けて最終準備です。
しかし、退職届は一度提出すると原則として撤回できない重要な書類。
提出する前に、いくつか確認しておくべき critical なポイントがあります。
これらの確認を怠ると、予期せぬトラブルにつながる可能性もゼロではありません。
円満かつスムーズな退職のためにも、以下の点を入念にチェックしておきましょう。

「退職願」と「退職届」の違いを理解する

退職に関する書類には「退職願」と「退職届」の2種類があり、その違いを正確に理解しておくことが非常に重要です。
これらの書類は、提出するタイミングと法的な性質が異なります。

• 退職願： 会社に対して「退職を願い出る」書類です。会社側が退職を承認することで効力が発生し、承認前であれば原則として撤回が可能です。退職の意思を伝え、会社と退職日などを相談・調整したい場合に提出します。
• 退職届： 会社に対して「退職することを届け出る」書類です。これは従業員の一方的な意思表示であり、会社側の承認は不要で、提出した時点で効力が発生します。そのため、原則として撤回はできません。退職の意思が固まっており、会社との合意がすでに形成されている場合に提出します。

一般的に、自己都合退職の場合は、まず「退職願」を提出し、会社と退職日などの条件を調整・合意した後に、確定した退職日を明記した「退職届」を提出する、という流れが最も丁寧で円満なプロセスとされています。
提出のタイミングや目的を間違えると、後々トラブルに発展する可能性もあるため、十分に注意してください。

提出前に必ずチェックすべき会社の就業規則とフォーマット

退職届を提出する前に、必ず会社の就業規則を確認することが最も重要です。
就業規則には、退職に関する具体的な規定が明記されています。
例えば、「退職を希望する者は、退職希望日の〇ヶ月前までに、書面にて届け出なければならない」といった内容です。
この期間を守らないと、会社に損害を与えたと見なされたり、退職時期が希望通りにならなかったりする可能性があります。
また、会社によっては、退職届に特定のフォーマットを使用することを義務付けている場合もあります。
「会社指定の用紙を使用すること」「PC作成は不可で手書きのみ」「特定部署に直接提出すること」など、細かい規定があるかもしれません。
これらの規定に従わない場合、退職手続きがスムーズに進まなかったり、再提出を求められたりすることがあります。
就業規則は、社内ポータルや人事部で確認できることが多いので、必ず目を通し、不明な点があれば人事担当者に確認するようにしましょう。

提出後の撤回不可！最終確認と提出先の選び方

退職届は、一度提出すると原則として撤回できない非常に重い書類です。
そのため、提出する前に、本当に退職する意思が固まっているのか、後悔はないか、十分に自問自答し、あらゆる可能性を検討してください。
記載内容（退職日、退職理由、宛名、氏名など）に誤りがないか、複数回、入念に確認することも大切です。
誤字脱字はもちろん、日付の間違いなどは絶対にあってはなりません。

提出先についても、適切な経路を選択することがビジネスマナーとして求められます。
原則として、退職届は直属の上司に直接提出します。
上司を飛び越えて人事部や社長に提出することは、無用な軋轢を生む原因となりかねません。
まずは上司に退職の意を伝え、相談の上で退職届を手渡すのが一般的です。
提出の際は、丁寧かつ誠実な態度で臨み、これまでの感謝の気持ちを伝えることを忘れないようにしましょう。
退職届は、円満退社を達成するための最後の重要なステップです。
これらの確認事項を確実に実行し、後悔のない形で次のステップへと進んでください。