【徹底解説】退職届の書き方・提出時期・例文を完全網羅

退職を決意した時、まず頭をよぎるのは「退職届」の存在ではないでしょうか。会社を辞める際に必要な書類であることは知っていても、「いつまでに提出すればいいの？」「書き方は？」「どんな理由を書けばいい？」といった疑問を持つ方は少なくありません。

このブログ記事では、円満退職を目指すあなたのために、退職届の基本的な知識から、具体的な書き方、提出時期、さらには状況別の例文まで、知っておくべき情報を徹底的に解説します。スムーズな退職手続きのために、ぜひ参考にしてください。

退職届の基本：いつまでに提出？押さえるべきポイント

退職届と退職願、辞表の違いを明確に理解する

退職に関する書類には「退職願」「退職届」「辞表」の3種類があり、それぞれ意味と役割が異なります。これらを混同すると、思わぬトラブルにつながる可能性もあるため、まずは正確な違いを理解することが重要です。

• 退職願（たいしょくがん）: 退職を会社に願い出るための書類です。退職の意思を初めて表明する際に提出し、会社が受理すれば退職の交渉が開始されます。提出後であれば、会社の承諾があれば撤回できる可能性があります。
• 退職届（たいしょくとどけ）: 退職が確定した後に、退職を会社に届け出るための書類です。こちらは一方的な意思表示であり、原則として一度提出すると撤回は困難とされています。退職日が決定した後に提出するのが一般的です。
• 辞表（じひょう）: 役員や公務員など、雇用関係のない立場の人が役職を辞める際に使用する書類です。一般の従業員が使用することはありません。

このように、退職願はあくまで「お願い」であり、退職届は「報告」というニュアンスが強いことを覚えておきましょう。多くのケースでは、まず口頭で退職の意思を伝え、必要に応じて退職願を提出し、退職日が決定した後に退職届を提出するという流れになります。

法律上のルールと会社の就業規則を把握する

退職届の提出時期については、民法と会社の就業規則の両方を考慮する必要があります。まず、法律上の規定としては、民法第627条により、期間の定めのない雇用契約の場合、退職の2週間前までに申し出れば退職が可能とされています。これは、労働者の退職の自由を保障するためのものです。

しかし、多くの企業では、就業規則に「退職希望日の1〜2ヶ月前までに申し出る」といった規定を設けています。これは、業務の引き継ぎや後任者の手配に必要な期間を確保するためです。法律上は2週間で退職できますが、円満退職を目指すのであれば、会社の就業規則を確認し、それに従うことが強く推奨されます。就業規則に則らずに急な退職を申し出ると、会社に迷惑がかかり、最終的に自分自身の評判を落とすことにもなりかねません。

特に重要なプロジェクトを担当している場合や、引継ぎに時間がかかる職務である場合は、規定よりもさらに早めに意思表示をするのが賢明です。有給休暇の消化を希望する場合も、その期間を考慮して提出時期を調整しましょう。

円満退職へのロードマップ：提出までのステップ

退職届の提出は、退職プロセスの一部分に過ぎません。円満退職を成功させるためには、計画的かつ段階的に進めることが重要です。一般的な提出までのステップは以下の通りです。

1. 口頭で意思表示: まずは直属の上司に、個別に時間を取ってもらい、口頭で退職の意思を伝えます。「お忙しいところ恐縮ですが、ご相談したいことがあります」といった形でアポイントを取りましょう。この際、具体的な退職希望日や退職理由を簡潔に伝えます。
2. 退職日について協議: 上司や人事部門と退職日について協議します。引き継ぎ期間や有給休暇の消化希望などを考慮し、双方にとって無理のない日程を調整します。必要であれば、この段階で退職願を提出することもあります。
3. 退職届の作成: 退職日が確定したら、退職届を作成します。会社の指定フォーマットがある場合はそれに従い、ない場合は一般的な書式で作成します。
4. 退職届の提出: 完成した退職届を上司または人事部門に提出します。手渡しが最も丁寧な方法ですが、やむを得ない場合は郵送も考慮されます。提出後、退職届の控えを受け取っておくと安心です。
5. 引継ぎ・退職手続き: 退職届を提出したら、業務の引継ぎを計画的に行い、会社からの貸与物（PC、社員証など）の返却、離職票や源泉徴収票などの必要書類の受け取りなどの手続きを進めます。

このプロセスを踏むことで、会社との不要な摩擦を避け、スムーズに退職することができます。

「一身上の都合」が一般的？退職理由の書き方と注意点

自己都合退職の場合の書き方と一般的な表現

退職届における退職理由の記載は、非常に重要なポイントです。自己都合で退職する場合、一般的には「一身上の都合により」と記載するのが最も適切で、広く採用されている表現です。この表現は、転職、家庭の事情、キャリアアップ、体調不良など、個人的な理由全般を包括的に指す言葉であり、具体的な理由を詳細に記述する必要がありません。

なぜ「一身上の都合」が推奨されるかというと、

• 詳細を避けることで、会社との間に不要な摩擦を生じさせないためです。例えば、「人間関係が悪いから」「給料が低いから」などと具体的に書いてしまうと、会社側も気分を害し、円満退職が難しくなる可能性があります。
• また、個人的な事情を公的な書類に詳細に記載する必要がないという配慮も含まれます。

したがって、特別な事情がない限り、自己都合退職の場合は「私儀、この度、一身上の都合により、令和〇年〇月〇日をもって退職いたします。」と簡潔に記載することをおすすめします。

会社都合退職の場合の対応と記載の工夫

会社都合退職とは、会社の倒産、リストラ、事業所の閉鎖など、会社側の都合によって退職せざるを得ない状況を指します。自己都合退職とは異なり、退職後の失業給付の期間や金額に影響を及ぼす重要な区分となります。

会社都合退職の場合、退職届の書き方にはいくつか注意点があります。

• 会社の指定書式に従う: 会社都合退職の場合、会社が特定の書式を用意していることがあります。その場合は、必ず会社の指示に従いましょう。
• 具体的な理由を記載する場合: 会社によっては、具体的な退職理由を記載することを求められることがあります。例えば、「早期希望退職制度への応募により」「〇〇事業部閉鎖に伴い」といった形で、事実に基づいて簡潔に記載します。この際も、感情的な表現は避け、客観的な事実のみを記述することが重要です。
• 自己判断での記載は避ける: 会社都合であるにも関わらず、自己判断で「一身上の都合」と記載してしまうと、失業給付の面で不利になる可能性があります。必ず事前に会社の人事担当者と十分に話し合い、退職理由の記載について確認を取りましょう。

不明な点があれば、自己判断で記載する前に、必ず会社の人事部門に相談することが大切です。

記載を避けるべき内容とNG例文

退職届は、会社を辞める際に提出する正式な書類であり、感情や個人的な不満をぶつける場ではありません。どのような理由であれ、会社への批判や個人的な感情を記載することは絶対に避けましょう。以下に、退職届に記載すべきではない内容と、そのNG例文を挙げます。

• 会社への不満・批判: 給与、待遇、人間関係、業務内容への不満など、会社や上司、同僚に対するネガティブな意見は一切記載すべきではありません。
  • NG例文:「貴社の劣悪な労働環境と不当な評価に耐えかね、退職いたします。」
• 個人的な愚痴や感情論: 個人的な感情や、具体的な状況を羅列することも適切ではありません。
  • NG例文:「家庭の事情で多忙になり、もう仕事ができません。精神的に限界なので退職します。」
• 嘘や虚偽の理由: 後々事実と異なることが判明した場合、トラブルの元となる可能性があります。
  • NG例文:「病気療養のため退職いたします。（実際は健康で転職活動中）」

退職届は、退職の意思を明確に伝えるための事務的な書類です。あくまで簡潔に、客観的な事実のみを記載することを心がけましょう。このような書類に不適切な内容を記載すると、退職後の手続きが滞ったり、予期せぬトラブルに発展するリスクがあるため、細心の注意を払う必要があります。

アルバイト・パートでも必要？退職届のテンプレートと例文

アルバイト・パートでも退職届は必要なのか？

「正社員ではないから退職届は不要なのでは？」と考えるアルバイトやパートの方もいるかもしれません。しかし、雇用形態にかかわらず、会社に退職の意思を正式に伝えるためには、退職届を提出することが望ましいとされています。法的な義務ではない場合もありますが、以下の理由から提出を強くおすすめします。

• 退職意思の明確化: 口頭での意思表示だけでは、後々「言った」「言わない」のトラブルになる可能性があります。書面で提出することで、いつ、誰が、どのような意思表示をしたかが明確になります。
• 雇用契約の解除の証拠: 退職届は、会社との雇用契約を解除する正式な書類となります。特に、長期雇用や重要なポジションに就いている場合は、トラブル防止のためにも提出しておくと安心です。
• 円満退職への配慮: 正社員と同様に、会社の引継ぎや人員補充の準備期間を考慮し、書面で意思を伝えることは、会社への配慮にもつながります。

提出が難しい場合は、まずは直属の上司に相談し、会社の慣例や指示に従うのが賢明です。しかし、基本的には正社員と同様に、丁寧な手続きを心がけることで、スムーズな退職と良好な関係維持に繋がります。

手書き？PC作成？適切な書式と筆記用具

退職届を作成する際、手書きとPC作成のどちらが良いか迷う方もいるでしょう。一般的には、会社のルールに従うのが最善です。ルールがない場合の一般的なマナーは以下の通りです。

書式について

• 用紙: A4またはB5サイズの白い便箋を使用するのが一般的です。罫線の有無はどちらでも構いませんが、ビジネス用のシンプルなデザインが推奨されます。和紙やキャラクター柄の便箋は避けましょう。
• 手書きかPC作成か:
  • 手書き: 縦書きが一般的とされ、より丁寧な印象を与えます。
  • PC作成: 横書きでも可とされる場合が多いです。近年ではPC作成も一般的になっており、会社の規定がなければどちらでも問題ありません。ただし、誤字脱字がないよう十分に確認しましょう。

筆記用具について

• 黒のボールペンまたは万年筆: 必ず黒色の、油性または水性のボールペンか万年筆を使用します。インクの色が薄いものや、消えるボールペン（フリクションペンなど）は、正式な文書には不適切なので避けましょう。
• シャチハタは避ける: 押印は、認印または実印を使用し、シャチハタ（インク浸透印）は避けましょう。これも正式な文書のマナーです。

退職届は重要な文書ですので、記載内容だけでなく、見た目にも配慮し、丁寧に作成することが求められます。

すぐに使える！退職届のテンプレートと例文（自己都合）

ここでは、自己都合で退職する場合の退職届の一般的なテンプレートと例文をご紹介します。手書きの場合は縦書き、PC作成の場合は横書きを想定しています。

【PC作成・横書きの場合のテンプレート】

記載項目の補足：

• 私儀（わたくしぎ）: 謙譲語で、自分のことをへりくだって言う言葉です。ビジネス文書で冒頭に用いられます。
• 退職理由: 自己都合の場合は「一身上の都合により」と簡潔に記載します。
• 退職日: 会社と協議し、確定した日付を記載します。年号は西暦・和暦どちらでも構いませんが、会社内で統一されていればそれに合わせましょう。
• 提出日: 退職届を提出する日付を記載します。郵送の場合は発送日、手渡しの場合は渡す日です。
• 住所・所属・氏名: 現住所、正式な部署名、フルネームを記載し、認印または実印を押印します。
• 宛名: 会社名と代表者名を記載します。「殿」は敬称として使用します。

このテンプレートを参考に、ご自身の情報に置き換えて作成してください。

病気（うつ病など）を理由にする場合の退職届の書き方

病気を理由にする際の退職理由の記載方法

病気や体調不良（うつ病を含む精神疾患など）を理由に退職せざるを得ない場合でも、退職届の書き方は基本的には自己都合退職と同様です。具体的な病名や病状を退職届に詳細に記載する必要はありません。むしろ、プライバシー保護の観点からも、「一身上の都合により」と記載するのが適切です。

例えば、以下のようになります。

退職届は、あくまで退職の意思表示を行うための事務的な書類です。病気であることを理由に退職する旨は、退職届提出前の口頭での相談や、人事担当者との面談時に伝えるのが適切です。この際も、ご自身の体調を考慮し、無理のない範囲で状況を説明することが大切です。

診断書の添付は必要？会社とのコミュニケーション

病気を理由に退職する場合、退職届そのものに診断書を添付する義務は通常ありません。退職届は退職の意思を伝える書類であり、病状を証明する書類ではないためです。

しかし、以下のようなケースでは、診断書の提出を会社から求められることがあります。

• 休職からの退職: 病気で休職していた期間があり、休職期間満了に伴い退職する場合。
• 傷病手当金などの申請: 健康保険組合からの給付を受けるために、診断書が必要となる場合があります。
• 退職条件の交渉: 会社が退職の時期や条件について特別な配慮をする場合、客観的な証拠として診断書の提出を求められることがあります。

診断書の提出を求められた場合は、医師と相談の上、会社の指示に従いましょう。その際も、診断書には「〇〇病のため、〇年〇月〇日までの休職、または退職を要する」など、診断名と必要な対応が簡潔に記載されているものを用意するとスムーズです。ご自身の病状やプライバシーに関わるデリケートな情報ですので、会社とのコミュニケーションは慎重に行い、提出を求められた場合にのみ対応するのが原則です。

休職からの退職、トラブル時の対処法

病気療養のために休職していた方が、復職が困難と判断して退職するケースも少なくありません。このような場合、休職期間満了をもって退職となるのが一般的ですが、退職手続きの進め方には注意が必要です。

• 休職規定の確認: まず、会社の就業規則にある休職規定を確認しましょう。休職期間の長さ、満了時の扱いや復職基準などが明記されています。
• 会社との相談: 休職期間満了前に、会社の人事担当者や産業医と面談し、復職の可否や退職の意向を伝えます。診断書を提出し、医師の意見も参考にしながら話し合いを進めましょう。
• 退職届の提出: 退職日が確定したら、通常の退職届と同様に「一身上の都合により」として提出します。

もし、会社が退職届を受理しない、または退職を認めないといったトラブルが発生した場合は、以下の対処法が考えられます。

• 内容証明郵便: 退職届を内容証明郵便で会社に送付することで、退職意思を伝えた日時を公的に証明できます。民法上、期間の定めのない雇用契約の場合、退職の申し出から2週間経過すれば、会社の承諾がなくても退職の効力は生じます。
• 労働基準監督署への相談: 会社が不当に退職を拒否したり、退職に伴う権利（有給消化など）を認めない場合は、労働基準監督署や労働組合、弁護士などの専門機関に相談することを検討しましょう。

心身ともに大変な状況ですが、ご自身の権利を守るためにも、適切な対処法を知っておくことが重要です。

定年退職・60歳・65歳以上の場合の退職届と英語での書き方

定年退職の場合の退職届の書き方

定年退職は、自己都合退職や会社都合退職とは異なり、ネガティブな要素が少ない退職です。そのため、退職届の書き方も自己都合退職の場合とは少し異なります。定年退職の場合、退職理由を「一身上の都合」とせず、「定年につき」と具体的に記載するのが一般的です。

例文は以下のようになります。

多くの企業では、定年退職者向けに特別な手続きや書式を設けていることがあります。事前に人事部や上司に確認し、会社の指示に従うようにしましょう。また、感謝の意を伝えるメッセージを添えることも、これまでの貢献に報いる上で良い印象を与えます。

高齢退職者特有の注意点と準備

60歳、65歳以上の高齢退職者には、若年層の退職者とは異なる特有の注意点と準備があります。将来の生活設計に大きく関わるため、しっかりと確認しておくことが重要です。

主な注意点と準備は以下の通りです。

• 再雇用制度の確認: 定年後も引き続き勤務を希望する場合、会社に再雇用制度があるか、その条件はどうなっているかを確認しましょう。
• 年金受給開始時期: 公的年金の受給開始時期と、ご自身の退職時期、再雇用による収入などを総合的に考慮し、生活費のシミュレーションを行うことが大切です。
• 退職金制度: 退職金の支給条件、計算方法、支給時期などを人事部に確認しましょう。
• 健康保険・介護保険: 退職後の健康保険の選択肢（任意継続、国民健康保険、家族の扶養など）や、介護保険の加入状況を確認します。
• セカンドキャリアの検討: 定年後の生活を豊かにするため、再就職、ボランティア、趣味の充実など、セカンドキャリアを具体的に検討する時間を持ちましょう。

これらの情報は、会社の人事部と密に連携を取りながら、計画的に進めることがスムーズな退職後の生活に繋がります。

英語での退職届の書き方と例文

外資系企業に勤務している場合や、海外で働いている方が退職する際には、英語での退職届（Resignation Letter）が必要になります。基本的な構成は日本語の退職届と似ていますが、表現やマナーに違いがあります。

【英語での退職届の基本的な構成】

1. 日付 (Date)
2. 宛先 (Recipient’s Name and Title, Company Name): 上司の名前と役職、会社名
3. 差出人 (Your Name and Address): あなたの名前と住所
4. 件名 (Subject): Resignation Letter（退職届）
5. 本文 (Body):
   • 退職の意思表明と退職日を明記。
   • 短い感謝の言葉や、円滑な引き継ぎへの協力意思を表明。（必須ではないが、良い印象を与える）
6. 結びの言葉 (Closing): Sincerely, Best regardsなど
7. 署名 (Signature): 手書きの署名とタイプした氏名

【英語での退職届の例文】

退職日は、就業規則に定められた通知期間（通常は2週間から1ヶ月）を考慮して設定しましょう。