【失敗しない】退職届の正しい折り方と注意点

【失敗しない】退職届の正しい折り方と注意点

退職を決意し、いよいよ退職届を提出する段階。しかし、「これで本当に正しいのかな？」と不安に感じる方もいるのではないでしょうか。退職届は、あなたの退職の意思を正式に伝える大切な書類です。

だからこそ、マナーを守り、失礼のない形で提出することが、円満な退職へと繋がります。この記事では、退職届の正しい折り方から封筒への入れ方、さらには提出時の注意点まで、失敗しないためのポイントを徹底解説します。

細かい部分ですが、知っていると知らないとでは大違い。ぜひ最後まで読んで、自信を持って退職届を提出してくださいね。

退職届を折る前に確認したい基本マナー

退職届の提出は、あなたのキャリアにおける重要な節目です。だからこそ、書類を折る前に、基本的なマナーをしっかりと押さえておくことが大切です。ここでご紹介するポイントは、円満退職への第一歩となるでしょう。

退職届・退職願、その違いを明確に

まず、手元にある書類が「退職届」なのか「退職願」なのかを確認することが重要です。この二つは似ていますが、法的な意味合いや提出するタイミングが異なります。

退職願は、あなたが会社に「退職したい」という意思を申し出る書類です。会社側がその申し出を受理し、承認することで退職が成立します。つまり、退職願はあくまで“お願い”であり、会社には受理を拒否する権利があります。そのため、提出後でも撤回が可能なケースがあります。

一方、退職届は、退職の意思がすでに確定している場合に、会社に退職を届け出る書類です。一般的に、会社側が受理した時点で退職が確定し、原則として撤回はできません。労働者には退職の自由が認められているため、民法上は会社側の承諾なしに一方的に退職を通知することが可能です。ただし、就業規則で定められた期間前の提出義務など、会社のルールには従う必要があります。

これらの違いを理解し、現在のあなたの状況や会社の就業規則に照らし合わせて、適切な書類を提出しましょう。多くの場合、まずは上司に相談し、退職の意向を伝え、話し合いの上で「退職願」を提出し、退職が確定した後に「退職届」を出す、という流れになります。しかし、会社によっては最初から退職届のみで良いとする場合もあるため、事前に確認しておくことをお勧めします。

マナーの基本！封筒選びから筆記具まで

退職届を提出する際、書類の内容だけでなく、それを包む封筒や使用する筆記具にも細やかなマナーがあります。これらの細部への配慮が、あなたの真摯な姿勢を伝えることになります。

まず、封筒選びについてです。色は白色無地のものが最も適切とされています。郵便番号枠がないものを選び、中身が透けて見えないように二重封筒を使用するのがより丁寧です。コンビニエンスストアなどでも購入できますが、郵便番号枠がないものや二重封筒の取り扱いがない場合もあるため、文房具店などで事前に準備しておくのが良いでしょう。

サイズは、退職届の用紙サイズに合わせて選びます。一般的に退職届はB5またはA4サイズで作成されるため、それらを三つ折りにした際に、ちょうど収まるサイズの封筒（例：長形3号など）を選びましょう。用紙が封筒の中で動きすぎず、かつ窮屈でない状態が理想です。

次に、筆記具についてです。封筒の表書きや裏書きには、黒のボールペンまたは万年筆を使用するのが一般的です。インクは、時間が経っても消えたり薄くなったりしないものを選びましょう。摩擦で消えるボールペンは、絶対に避けてください。これは、後日書類の真正性について疑義が生じる可能性があるためです。公式な書類には、永久的に残るインクを使用することが社会人の常識とされています。

これらの基本的なマナーを守ることで、あなたの退職の意思を誠実に、そしてプロフェッショナルな態度で伝えることができるでしょう。

会社のルールは要確認！規定フォーマットと手書きの選択

退職届を作成する前に、必ず会社の就業規則を確認しましょう。企業によっては、退職届に関する独自の規定や、特定のフォーマットが用意されている場合があります。これらを無視して勝手に作成した書類を提出すると、再提出を求められたり、退職手続きがスムーズに進まない原因となることもあります。

就業規則に目を通すか、必要であれば人事担当者や直属の上司に「退職届のフォーマットはありますか？」と事前に確認を取るのが賢明です。もし会社に指定のフォーマットがある場合は、それに従って作成しましょう。これは、会社側の事務処理を円滑に進めるための配慮でもあります。

会社に規定のフォーマットがない場合、または「書式は自由」とされている場合は、一般的に白無地の便箋（B5またはA4サイズ）に手書きで作成するのが最も丁寧な方法とされています。手書きは、あなたの真摯な気持ちを伝えることができるため、特に重要度の高い書類では推奨されます。

もちろん、パソコンで作成したものをプリントアウトしても問題ありませんが、その場合も、見やすいフォントを選び、誤字脱字がないよう十分に注意しましょう。どちらの方法を選ぶにしても、提出する書類が会社のルールに則っており、かつあなたの誠意が伝わるものであることが大切です。事前にしっかりと確認と準備を行うことで、無用なトラブルを避け、円満な退職へと繋げることができます。

A4用紙の退職届、どのように折るのが正解？

退職届の折り方は、意外と知られていないけれど、非常に重要なマナーの一つです。特に一般的なA4用紙の場合、どのように折るのが正しいのか迷う方も多いでしょう。ここでは、その疑問を解消し、自信を持って退職届を提出できるよう、具体的な折り方を詳しく解説します。

基本は「三つ折り」！下から順に文字面を内側に

退職届は、その内容の重要性から、封筒に入れる際に特定の折り方が求められます。一般的に、A4サイズの用紙は「三つ折り」にするのが正しいマナーとされています。この折り方には、書類を封筒にきれいに収めるだけでなく、内容が第三者に不用意に開示されないよう保護する意味も含まれています。

三つ折りの手順は非常にシンプルです。まず、用紙の長辺を下から3分の1程度の位置で上に折ります。このとき、文字が書かれている面が内側になるように折るのがポイントです。次に、上から3分の1程度の位置で、先ほど折った部分に重なるように折ります。これで、A4用紙がきっちり三つ折りの状態になります。

なぜ文字面を内側にするかというと、これは書類の機密性やプライバシー保護のためです。封筒を開けた際に、すぐに内容が露わにならないよう、また、丁寧な印象を与えるための配慮と言えるでしょう。この基本的な折り方をマスターすることが、退職届を提出する上での第一歩です。

きれいな折り目をつけるためには、定規を当てて正確に三等分する意識が大切です。慌てず、落ち着いて作業を進めましょう。

きれいに折る！具体的な折り順を解説

三つ折りを完璧に仕上げるための、具体的なステップを見ていきましょう。誰でも簡単に、そしてきれいに折れる方法をご紹介します。

1. 平らな場所を用意する: まず、机の上など、平らで清潔な場所で作業を始めましょう。書類にシワや汚れがつかないよう注意してください。
2. 用紙を縦に置く: 退職届の用紙を、縦長になるようにあなたの目の前に置きます。文字が書かれている面が上になるようにします。
3. 下から3分の1を折る: 用紙の最下部から、全体の約3分の1のところで上に折り上げます。このとき、書かれている文字が内側に入るように折ってください。折り目を軽くつけ、位置がずれていないか確認します。
4. 上から3分の1を重ねて折る: 次に、用紙の最上部から約3分の1のところを、先ほど折った下側の部分に重なるように下に折ります。これで用紙はきっちり三つ折りの状態になります。
5. 折り目を整える: 折った後、指の腹や定規を使って、折り目をしっかりとつけます。ただし、強く押しすぎると紙が破れたり、不自然な跡がついたりするので、優しく丁寧に行いましょう。

この手順で折ることで、封筒にぴったり収まるきれいな三つ折りが完成します。慌てずに、一つ一つの工程を丁寧に進めることが成功の秘訣です。

封筒への入れ方にもマナーあり！裏面から見て右上がポイント

退職届をきれいに三つ折りにできたら、次はその封筒への入れ方です。ここにも、相手への配慮を示す重要なマナーがあります。正しい入れ方をすることで、受け取った上司がスムーズに書類を確認できるようになります。

最も適切な入れ方は、封筒の裏側から見て、三つ折りにした退職届の右上が、封筒の封入口の上部にくるように入れる、というものです。具体的には以下のようになります。

• 三つ折りにした退職届の折り目を下にして持ちます。
• 封筒の裏側をあなたに向けて持ちます。
• 退職届の右上が封筒の封入口（開いている側）の上部に来るように、ゆっくりと封筒の中に差し込みます。

この入れ方には、二つの意味があります。一つは、封筒を開封した際に書類が逆さまにならず、すぐに内容を読み始められる状態になっていること。もう一つは、書類を封筒からスムーズに取り出すことができる、という機能的な側面です。

このように細やかな配慮をすることで、あなたの退職に対する真摯な姿勢と、周囲への気遣いを伝えることができます。些細な点に見えるかもしれませんが、こうしたマナーが円満な退職手続きへと繋がる重要な要素となります。

横書きの退職届も迷わない！きれいに折るコツ

最近では、パソコンで作成された退職届も増え、それに伴い「横書き」の退職届を目にする機会も多くなりました。縦書きの書類に慣れていると、横書きの退職届をどのように折れば良いのか迷ってしまうかもしれませんね。

しかし、ご安心ください。横書きの退職届でも、基本的な折り方の原則は変わりません。ここでは、横書きの退職届をきれいに、そしてマナーに沿って折るためのコツをご紹介します。

横書きでも基本は同じ！三つ折りの応用テクニック

横書きの退職届であっても、封筒に入れる際の基本的な折り方は、縦書きの場合と同様に「三つ折り」が推奨されます。これは、書類が封筒の中で折れ曲がったり、内容が不用意に見えたりするのを防ぐための普遍的なマナーだからです。

ただし、横書きの場合は、文字の向きを意識した応用テクニックを取り入れることで、よりスマートな印象を与えることができます。基本的な三つ折りの手順は以下の通りです。

1. 退職届を横書きの状態で読みやすいように、横長に置きます。
2. 用紙の下端から3分の1を上に折ります。この際も、文字が書かれている面が内側になるように意識しましょう。
3. 次に、上端から3分の1を、折った部分に重なるように折ります。

縦書きと異なるのは、用紙を置く向きですが、折る際の「文字面を内側にする」という原則は同じです。これにより、封筒から取り出した際に、文章の始まりが上部に位置し、読み手がスムーズに内容を把握できるようになります。

横書きの場合でも、定規を使って正確に三等分することを心がけるときれいな仕上がりになります。この応用テクニックを実践して、どんな形式の退職届でも自信を持って提出しましょう。

文字が読みやすい！封筒から出す際にスマートに見せる工夫

横書きの退職届を封筒に入れる際、受け取った側が封筒から取り出したときに、すぐに読み始められる状態にしておくことが、スマートなマナーのポイントです。これには、ちょっとした工夫が必要です。

前述の通り、横書きの場合も三つ折りが基本ですが、封筒への入れ方で配慮すべき点があります。具体的には、封筒の裏側から見て、三つ折りにした退職届の右上が、封筒の封入口の上部に来るように入れるという原則を守りましょう。

横書きの書類の場合、この入れ方で開封されると、ちょうど文章の始まり（用紙の左上）が上部に来る形になるため、すぐに読み進めることができます。仮に逆にしてしまうと、書類が逆さまになったり、文章の途中から目に入ったりして、受け取った側が一瞬戸惑ってしまう可能性があります。

この工夫は、単に丁寧さを示すだけでなく、相手の立場に立った気遣いを表現するものです。書類を受け取る上司の時間を無駄にせず、スムーズに内容確認ができるように配慮することで、あなたのプロフェッショナルな姿勢を示すことができます。細部にまで気を配ることで、円満な退職に繋がる印象を与えることができるでしょう。

定規とガイドラインで完璧な折り目を作る

退職届は公式な書類であるため、折り目一つにもその丁寧さが表れます。特に横書きの場合、文字の配置によっては、折る位置が少しずれるだけで見栄えが悪くなることもあります。そこで役立つのが、定規とガイドラインを活用した完璧な折り目作りです。

まず、きれいな三つ折りを実現するためには、用紙を正確に三等分することが重要です。目分量ではどうしてもズレが生じてしまうことがあるため、定規を使って、折り目の位置に軽く印をつけたり、ガイドラインを引いたりすることをお勧めします。

1. 三等分の位置を測る: A4用紙（横210mm）の場合、約70mmと140mmの位置に鉛筆などで軽く印をつけます。
2. 折り目をつける: 印をつけた箇所に定規を当て、その定規の縁に沿って用紙をゆっくりと折り上げます。この際、筆記用具の跡が残らないよう、非常に薄い線で印をつけるか、折り目をつける時だけ定規を当てて、定規の縁で紙を折るようにすると良いでしょう。
3. 指の腹で丁寧に押さえる: 折り目ができたら、爪ではなく指の腹を使って優しくなぞり、しっかりと折り目を固定します。強く押しすぎると紙が傷む可能性があるので注意が必要です。

このように、定規やガイドラインを活用することで、誰でも均一で美しい三つ折りを作成できます。完璧な折り目は、あなたの書類への真摯な姿勢を伝え、受け取る側に良い印象を与えることでしょう。手間を惜しまず、丁寧に作業を進めることが大切です。

「入らない」「破れる」…退職届の折り方でよくある失敗とその対処法

退職届の作成は、ただでさえ緊張するものです。そんな中で「封筒に入らない」「折り目が破れてしまった」といったトラブルが発生すると、さらに焦ってしまいますよね。ここでは、退職届の折り方でよくある失敗事例と、その効果的な対処法をご紹介します。事前に知っておけば、いざという時にも冷静に対応できるはずです。

封筒サイズが合わない！購入時の注意点と代替案

最もよくある失敗の一つが、退職届を折ったものの、準備した封筒にサイズが合わないというケースです。用紙はA4やB5サイズが一般的ですが、それらを三つ折りにした場合にぴったり収まる封筒を選ぶ必要があります。

退職届に使用する封筒は、白色無地で郵便番号枠がないものが推奨されています。一般的に、A4用紙を三つ折りにした場合は「長形3号」または「長形4号」、B5用紙を三つ折りにした場合は「長形4号」や「長形3号」などが適しています。しかし、封筒の種類は多岐にわたるため、購入時に混乱しやすいのが実情です。

【購入時の注意点】

• 用紙サイズを確認する: 退職届の用紙サイズ（A4かB5）を事前に確認しましょう。
• 封筒の対応サイズを確認する: 封筒のパッケージに記載されている「A4三つ折り対応」などの表示を確認して選びます。
• 専門店での購入を検討する: コンビニエンスストアでは選択肢が限られる場合があります。文具店などでは、より多様なサイズの封筒が見つかりやすく、店員に相談することも可能です。

【代替案】
もし手元に適切なサイズの封筒がない場合、無理に小さな封筒に入れようとすると、書類が破れたり、不格好になったりする原因になります。急ぎでなければ、適切なサイズの封筒を買い直すのが最善です。

どうしても時間がない場合は、少し大きめの封筒（例：A4を折らずに入れられる角形2号など）を代用することも不可能ではありませんが、書類が封筒の中で動きすぎてしまうため、見た目の印象は劣ります。可能な限り、適切なサイズの封筒を用意するように心がけましょう。

折りジワや破れを防ぐ！丁寧に折るためのコツ

「きれいに折ろうとしたら、逆に折りジワができてしまった」「紙が薄くて、折り目で破れてしまいそう…」といった失敗もよく聞かれます。退職届は重要な書類ですから、余計なシワや破れは避けたいものです。これらを防ぐためには、いくつかのポイントがあります。

【丁寧に折るためのコツ】

• 平らな場所でゆっくりと: 焦って手元で折ろうとせず、必ず机などの平らな場所に用紙を置いて作業しましょう。安定した場所で行うことで、均一な力を加えることができ、折り目の歪みを防げます。
• 定規を活用する: 目分量ではなく、定規を使って折り目を正確に測り、軽く印をつけたり、定規をガイドにして折ったりしましょう。これにより、真っ直ぐで均等な折り目を作ることができます。
• 力を入れすぎない: 折り目をつける際、爪や指先で強く押しすぎると、紙の繊維が潰れたり、薄い紙だと破れたりする原因になります。指の腹で優しく、しかししっかりと折り目を整えるようにしましょう。
• 紙の質に注意: 安価な薄い紙は、折り目で破れやすい傾向があります。退職届を作成する際は、ある程度の厚みとコシのある上質な便箋を選ぶと良いでしょう。
• 予備を用意する: 万が一の失敗に備えて、便箋や封筒は複数枚用意しておくことをお勧めします。一度失敗しても、すぐに新しいものでやり直せるので、焦りを軽減できます。

これらのコツを実践することで、折りジワや破れのない、美しい退職届を完成させることができるでしょう。丁寧な作業が、あなたの誠実な気持ちを伝える一番の方法です。

焦らないで！書き損じた場合の対処法と予備の重要性

どんなに注意していても、不慣れな作業では書き損じや折り損じが発生することがあります。特に退職届のような重要な書類では、一度のミスが大きなストレスになることも。しかし、焦る必要はありません。大切なのは、冷静に対処することです。

【書き損じた場合の対処法】

• 潔く新しいものに: 軽微なミスであっても、修正液や修正テープの使用は公式な書類には不適切です。書き損じた場合は、潔く新しい便箋に書き直しましょう。これが最もスマートで、相手に失礼のない方法です。
• 慌てずに再確認: 書き直す際は、再度、日付、氏名、会社名、代表者名、退職理由などの記入事項に間違いがないか、複数回確認しながら慎重に進めましょう。
• 折り損じも同様に: きれいに三つ折りにできなかった場合も、無理に形を整えようとせず、新しい用紙でやり直すのが賢明です。一度ついた不自然な折りジワは元には戻りません。

【予備の重要性】
このような失敗を未然に防ぎ、あるいは迅速に対処するために、便箋と封筒は必ず複数枚用意しておくことを強くお勧めします。

• 複数枚あれば、一度の失敗で全てが台無しになるという焦りから解放されます。
• 練習用として一枚使用し、本番前に折り方を確認することもできます。
• 書き損じや折り損じがあった際にも、すぐに新しいものに差し替えることができます。

退職届の準備は、精神的にも負担がかかる作業です。予備を用意しておくという、ほんの少しの準備が、あなたの心のゆとりを生み、結果として完璧な書類作成へと繋がるでしょう。

退職届の提出前に最終チェック！

退職届を書き終え、きれいに折り、封筒に収めたら、いよいよ提出です。しかし、提出前に最終的なチェックを怠ると、思わぬトラブルに繋がる可能性があります。ここでは、退職届を提出する直前に、もう一度確認しておきたい重要なポイントをまとめました。

提出書類の内容、記入漏れはない？

退職届は、あなたの退職の意思を会社に正式に伝えるための重要な書類です。記入漏れや誤りがあると、手続きが滞ったり、最悪の場合、再提出を求められたりする可能性があります。提出前に、以下の項目がすべて正確に記入されているか、再度確認しましょう。

【退職届の最終チェックリスト】

• 日付: 提出年月日が正確に記載されているか。
• 宛名: 会社の正式名称と代表取締役社長の名前が正確に記載されているか（「殿」や「様」などの敬称も確認）。
• 退職の意思表示: 「私儀、この度、一身上の都合により、令和〇年〇月〇日をもって退職いたします。」といった明確な文言が書かれているか。
• 自身の情報: 所属部署名、氏名、捺印（認め印でOK）が漏れなく記載されているか。
• 誤字脱字: 全体を通して、誤字脱字がないか、読み返して確認する。
• フォーマット: 会社の規定フォーマットがある場合、それに従っているか。

特に、日付や代表者名は間違えやすいポイントです。提出する直前に、もう一度声に出して読み上げるなどして、確認を徹底しましょう。完璧な書類を提出することで、あなたの誠実な姿勢を伝えることができます。

提出のタイミングと相手の確認

退職届は、ただ作成して提出すれば良いというものではありません。提出するタイミングと、誰に提出するかが非常に重要です。これらがマナーに反していると、円満な退職が難しくなる可能性があります。

【提出のタイミング】

• 就業規則の確認: まずは、会社の就業規則で「退職の何ヶ月前までに申し出るべきか」が定められているかを確認しましょう。一般的には退職希望日の1ヶ月前までとされていることが多いですが、企業によっては2ヶ月前、あるいは3ヶ月前というケースもあります。
• 余裕を持って: 就業規則の期間を守るのはもちろん、引き継ぎ期間などを考慮して、できるだけ余裕を持って提出することが望ましいです。

【提出相手】

• 直属の上司に直接手渡し: 退職届は、直属の上司に直接手渡しするのが基本的なマナーです。メールや郵送で一方的に送るのは、特別な事情がない限り避けるべきです。
• 事前の相談: 退職届を提出する前に、まずは上司に退職の意思を口頭で伝え、相談の場を設けるのが一般的です。その話し合いを経て、正式な書類を提出する流れとなります。
• 郵送する場合: 病気や怪我、遠方への引っ越しなど、やむを得ない事情で出社できない場合は、事前に上司に連絡・相談し、郵送での提出が可能か確認を取りましょう。郵送する際は、宛名を会社全体ではなく、個人名（例：〇〇部長 殿）にするなど、郵送用のマナーに従います。

これらの点をしっかり確認し、上司への配慮を忘れずに提出することで、トラブルなくスムーズな退職手続きを進めることができるでしょう。

封をする？しない？手渡し・郵送別の最終マナー

退職届を封筒に入れたら、最後に「封をするべきか、しないべきか」という疑問が浮かぶかもしれません。実は、この点についても提出方法によって適切なマナーがあります。手渡しの場合と郵送の場合で、それぞれ確認しておきましょう。

【手渡しの場合】

直属の上司に直接手渡しする際には、封筒を閉じなくても失礼にはあたりません。なぜなら、目の前で上司に手渡すことで、中身が退職届であることが明確であり、すぐに内容を確認できる状態にしておくのが親切だと考えられるからです。

もし封を閉じる場合は、「〆」マークを記載するのが一般的です。「封」や「緘」は、郵便物に使用されることが多いので、手渡しの場合は「〆」を選びましょう。封筒は、軽く折っておくと、より丁寧な印象を与えられます。

【郵送の場合】

病気などでやむを得ず郵送する場合、必ず封をして、「〆」マークを記載します。郵送の場合は、配達の途中で中身が見えたり、第三者の手に渡ったりする可能性もゼロではありません。そのため、しっかりと封をして、機密性を保つことが求められます。

この際、封を閉じる糊付けはしっかりと行い、さらにその上から「〆」マークを書くことで、未開封であることを示します。また、郵送の場合は封筒の宛名書き（会社名、部署名、役職名、氏名＋様/殿）も通常の手紙と同様に丁寧に行いましょう。

どちらの方法で提出するにしても、黒のボールペンまたは万年筆で記入し、摩擦で消えるボールペンは絶対に避けることを最終確認してください。最後まで抜かりなくマナーを守ることで、退職後の良好な関係を築くことにも繋がります。