出張の移動時間・休日移動は残業？知っておきたいルールと注意点

出張はビジネスパーソンにとって避けられないものですが、その際の移動時間や休日移動が労働時間に含まれるのか、残業代は発生するのかといった疑問は尽きません。

本記事では、出張にまつわる労働時間や経費に関するルールと注意点を、最新の情報に基づいて徹底解説します。

あなたの出張がよりスムーズで、安心して行えるよう、ぜひ参考にしてください。

出張中の移動時間、勤務時間に含まれる？

原則は労働時間外！移動時間はなぜ「自由時間」と見なされるのか

出張時の移動時間は、原則として労働時間には含まれません。

これは、新幹線や飛行機での移動中、あるいは公共交通機関を利用している間は、基本的に従業員が自由に過ごせる時間とみなされるためです。

例えば、出張の新幹線内で読書をしたり、音楽を聴いたり、映画を鑑賞したりする時間は、個人の自由な裁量に委ねられています。この点は、毎日の通勤時間と同じように考えられます。

通勤時間と同様に、移動そのものが直接的な業務ではないと解釈されるため、特別な指示がない限り、労働時間としてのカウントはされません。

そのため、この原則を理解しておくことは、出張における自身の労働時間管理の基本となります。

もちろん、会社によっては独自の規定を設けている場合もあるため、就業規則を確認することが最も確実です。

移動中も「業務」と見なされる例外ケースを徹底解説

原則として移動時間は労働時間外ですが、特定の条件下では例外的に労働時間とみなされることがあります。

これは、使用者の指揮命令下にあると判断される場合です。具体的なケースは以下の通りです。

• 移動中に業務の指示を受けている、または対応している場合：例えば、移動中の電車内で上司から電話で業務指示を受け、それに対応したり、メールで緊急の資料作成を命じられたりするケースです。
• 物品の運搬など、移動自体が業務目的となっている場合：特別な機器や重要な書類など、物品の運搬そのものが業務の一部とみなされ、その責任を負いながら移動している場合です。
• 会社に立ち寄ってから移動する場合：出張先へ向かう前に、会社の指示で本社や別の事業所に立ち寄り、特定の業務をこなしてから移動を開始する場合も、立ち寄り以降の移動時間が労働時間に含まれる可能性があります。

これらの状況では、単なる移動ではなく、実質的に業務に従事していると判断されるため、労働時間としてカウントされる可能性が高いのです。

自身の状況がこれらの例外に該当するかどうか、常に意識しておくことが重要です。

労働時間と判断されるか否かの重要なポイント：指揮命令下にあるか

出張時の移動時間が労働時間と判断されるか否かを分ける最も重要なポイントは、「使用者の指揮命令下にあるかどうか」です。

この「指揮命令下」とは、会社から具体的な業務の指示を受け、それに従わざるを得ない状況にあることを指します。

例えば、新幹線で移動中に上司から「次の会議までにこの資料を完成させておいてくれ」と指示され、実際にその作業に従事した場合、それは指揮命令下にあったと判断されます。

一方で、移動中に自己判断でPCを開いて仕事の準備をしていたとしても、会社からの明確な指示がなければ、基本的には「自由時間」と見なされる可能性が高いでしょう。

判断が難しいケースも多いため、自身の行動が指揮命令下にあったと感じる場合は、会社に確認することが賢明です。

また、会社側も従業員の労働時間を適正に管理するため、出張時の業務指示に関するガイドラインを明確にすることが求められます。

このような線引きを理解し、適切に行動することが、労働者と会社双方にとってトラブル回避の鍵となります。

休日移動は拒否できる？出張の柔軟な対応

出張中の休日移動、残業代は出る？出ない？

出張期間中に休日移動が発生した場合、残業代（休日手当）が出るか出ないかは、その移動が「使用者の指揮命令下にあったか」によって決まります。

参考情報にもあるように、「たとえ休日に移動した場合でも、使用者の指揮命令下になく、自由に利用できる時間であれば、労働時間とはみなされません。」

つまり、会社から移動を命じられ、その移動が業務遂行上不可欠なものであったり、移動中に業務指示を受けたりした場合は、休日労働として賃金（休日手当）が支払われる対象となります。

しかし、例えば金曜日の業務終了後、土曜日の朝に移動し、日曜日に帰宅するといったケースで、土曜日の移動が単に「出張先へ向かうための個人時間」とみなされる場合は、原則として残業代は発生しません。

会社の就業規則や出張規定には、休日移動に関する取り扱いが明記されていることが多いので、事前に確認することが重要です。

もし疑問がある場合は、人事担当者や上司に具体的な状況を説明し、確認を求めるようにしましょう。

休日移動を断ることはできる？会社の命令と労働者の権利

会社の業務命令としての出張は、原則として従業員は拒否できません。

しかし、休日移動を伴う出張については、その拒否の可否が論点となることがあります。

もし、休日移動が業務上絶対的に不可欠であり、かつ合理的な理由がある場合、会社は業務命令として休日移動を命じることができます。

その際、移動が労働時間とみなされる場合は、所定の休日手当が支払われるべきです。</

しかし、業務命令に合理性がなく、個人的な自由を著しく侵害するような休日移動であれば、拒否できる可能性もあります。

例えば、移動日を平日に設定できるにも関わらず、一方的に休日移動を命じられた場合などが考えられます。

労働契約や就業規則、過去の判例などを参考に、自身の権利を理解しておくことが大切です。

万が一、休日移動の命令に納得できない場合は、まずは会社と話し合いの場を設け、状況を説明し、代替案を提案するなど、建設的な解決を目指すことが望ましいでしょう。

柔軟な働き方を実現する出張制度の工夫と事例

従業員のワークライフバランスを重視する企業では、出張制度にも柔軟な工夫を取り入れています。

これにより、休日移動の負担を軽減し、従業員満足度の向上や生産性の向上を目指しています。

例えば、以下のような取り組みが見られます。

• 移動日の柔軟な調整：休日移動が避けられない場合でも、振替休日を付与したり、移動時間の前後でフレックスタイム制度を適用したりして、従業員が休息を取れるよう配慮します。
• 出張先での自由時間の付与：出張先で業務の合間に数時間の自由時間を設けたり、業務終了後の観光などを奨励したりすることで、出張を単なる業務だけでなく、リフレッシュの機会と捉えることを促します。
• テレワーク・オンライン会議の活用：物理的な移動を最小限に抑えるため、可能な限りオンラインでの会議やリモートでの業務遂行を推進し、出張そのものの回数を減らす努力も行われています。

これらの制度は、従業員が出張を前向きに捉え、高いモチベーションで業務に取り組むことにつながります。

企業にとっても、優秀な人材の定着や採用競争力の強化といったメリットがあるため、今後もこのような柔軟な出張制度が広まっていくことが期待されます。

出張の運転時間と労働時間：残業代は出る？

社用車での長距離運転、労働時間に含まれる基準

社用車で出張先に移動する際の運転時間は、一般的に労働時間として認められるケースが多いです。

参考情報にも「運転中の業務：出張先までの移動で運転する場合でも、運転中に業務の指示を受けた場合や、上司が同乗して勤務時間を把握できる状況などは、労働時間とみなされることがあります。」とあります。

これは、運転という行為自体が、使用者の指揮命令下で会社の業務遂行のために行われていると判断されるためです。

特に、長距離運転においては、運転者は常に交通状況に注意を払い、安全運転の義務を負っています。これは、単純な移動ではなく、業務上の責任を伴う行為と言えるでしょう。

ただし、同乗者がいる場合は、運転を交代することで休息時間を確保できたり、運転中に同乗者と業務の打ち合わせをしたりすることで、より明確に労働時間とみなされることがあります。

会社は運転者の安全と健康を確保するため、休憩時間の確保や過労運転の防止など、労働基準法に基づいた適切な労働時間管理を行う必要があります。

運転日報の記録義務や、経路指定、途中での立ち寄り業務指示なども、運転時間が労働時間と判断される要因となり得ます。

事業場外みなし労働時間制が適用されるケースと注意点

出張中の労働時間の把握が困難な場合、会社は「事業場外みなし労働時間制」を適用することがあります。

この制度は、「労働者が事業場外で業務に従事した場合において、労働時間を算定しがたいとき」に、あらかじめ労使協定で定めた時間（通常は所定労働時間）を労働時間とみなすものです。

参考情報にある通り、この制度が適用されると、原則として実際の労働時間に関わらず、定められた時間分の賃金が支払われ、残業代の支払いは不要となります。

しかし、注意点もあります。

• 法定労働時間を超える場合：みなし労働時間が法定労働時間（1日8時間）を超えて設定されている場合、その超過分については割増賃金（残業代）の支払いが必要です。
• 休日・深夜労働：みなし労働時間制が適用されていても、休日に業務指示があり労働した場合や、深夜（午後10時から午前5時まで）に労働した場合は、別途割増賃金が支払われます。
• 業務指示と労働時間：労働者が会社の具体的な指揮命令下にある時間については、みなし労働時間制の適用外となり、実労働時間で管理されるべきとされています。例えば、特定の時間に特定の場所での会議参加が義務付けられている場合などが該当します。

この制度は、特に外勤営業や出張の多い職種で利用されますが、その適用には厳格な条件があるため、自身の労働契約や会社の規定をよく理解しておくことが大切です。

残業代の代わりに？出張手当（日当）の正しい理解

出張手当（日当）は、出張中の食費や雑費、宿泊費などを補填するために支給される手当であり、原則として残業代とは性質が異なります。

しかし、会社によっては、出張手当を残業代の代替として扱うケースも見受けられます。

参考情報では、「出張手当（日当）は、実質的に残業の対価として支払われていることを明確に示す必要があります。管理監督者など残業代の支給対象外の従業員にも一律で支給している場合、手当は移動や宿泊に伴う負担を補填する目的とみなされ、残業代としての性格は認められにくくなります。」と明記されています。

つまり、出張手当を残業代として扱うには、以下のような明確な条件が必要です。

• 残業代としての明確な定め：就業規則や賃金規定で、出張手当が残業代の一部または全部として支給される旨が明確に規定されていること。
• 支給対象者の限定：残業代の対象となる従業員にのみ支給されていること。管理監督者など残業代対象外の従業員にも一律に支給されている場合は、残業代とは認められにくいです。
• 金額の合理性：手当の金額が、通常の残業代に相当する水準であること。

もし、出張手当が残業代の代わりに支払われているのであれば、上記の点を会社に確認し、納得できる説明を受けることが重要です。

また、出張手当は一定額まで非課税の対象となりますが、残業代は課税対象となるため、税務上の扱いも異なります。

曖昧なままにしておくと、後に労働トラブルや税務上の問題に発展する可能性があるので注意が必要です。

出張の延泊・延長で発生する費用と赤字回避策

予期せぬ延泊や帰りの延長、費用負担は誰が？

出張中に予期せぬ事態が発生し、当初の予定よりも延泊したり、帰りの日程が延長されたりすることは少なくありません。

例えば、悪天候による交通機関の運休、取引先との商談が長引いた、自身の体調不良などが考えられます。

このような場合の追加で発生する費用（宿泊費、交通費、追加の日当など）の負担は、原則として会社が負うべきものです。

なぜなら、出張は業務遂行のために行われるものであり、その間に発生した予期せぬ事態による費用増加は、業務に伴うものと判断されるためです。

ただし、従業員個人の都合（例えば、延泊して観光を楽しんだ場合など）による延長費用は、自己負担となります。

重要なのは、延泊や延長が決定した時点で、速やかに会社の上司や経理担当者に報告・相談し、費用の承認を得ることです。

事後報告では、承認が得られなかったり、個人負担となってしまうリスクがあるため、常にコミュニケーションを密に取るようにしましょう。

出張期間の延長を希望する場合の会社との調整術

もし、出張先でプライベートな目的（観光、親戚訪問など）のために延泊や期間延長を希望する場合、費用負担や手続きは大きく変わります。

この場合、原則として延長分の交通費や宿泊費、日当などは全て自己負担となります。

会社との調整術としては、以下の点が挙げられます。

1. 事前申請と承認：出張計画の段階で、個人的な延泊希望を上司に伝え、承認を得ることが必須です。会社の規定によっては、事前に申請書を提出する必要があります。
2. 費用負担の明確化：会社負担の期間と自己負担の期間を明確にし、それぞれにかかる費用を算定します。特に、航空券やホテルの予約変更に伴う手数料なども発生しうるため、事前に確認が必要です。
3. 業務への影響の配慮：個人的な延長が、本来の業務や次の業務に影響を与えないよう、十分に配慮し、調整することが求められます。
4. 会社の規定確認：会社によっては、出張前後のプライベートな延泊を認めていない、あるいは特定の条件下でのみ認めている場合があるため、必ず就業規則や出張規定を確認しましょう。

事前にしっかりと会社と調整し、合意形成を行うことで、トラブルなく円滑に計画を進めることができます。

出張費用の赤字を避けるための事前準備と精算のコツ

出張費用で赤字を出さないためには、事前の準備と正確な精算が不可欠です。

個人で立て替えた費用が適切に精算されず、結果的に自己負担となってしまうことを避けるためにも、以下のポイントを押さえましょう。

• 会社の出張規定を熟読する：宿泊費の上限、交通手段、日当の有無と金額、精算の期日など、会社のルールを正確に理解しておくことが最も重要です。
• 事前見積もりと承認：出張前に交通費や宿泊費などの概算費用を算出し、上司や経理担当者の承認を得ておくことで、想定外の出費を防ぐことができます。
• 領収書・レシートの徹底管理：交通費（特に公共交通機関）、宿泊費、食事代、会議費など、すべての費用について領収書やレシートを確実に受け取り、紛失しないように保管します。可能であれば、写真で記録しておくのも有効です。
• 法人カードや仮払いの活用：会社が法人カードを発行している場合は積極的に活用しましょう。また、多額の費用が発生する場合は、仮払いを申請することで、個人の持ち出しを減らすことができます。
• タイムリーな精算：出張から帰社後、速やかに経費精算を行いましょう。時間が経つと記憶が曖昧になったり、領収書を紛失したりするリスクが高まります。

これらの対策を講じることで、出張に伴う費用の個人負担を最小限に抑え、安心して業務に集中できる環境を整えることができます。

出張の勘定科目とお土産代、家族同伴の経費まで徹底解説

出張旅費の基本的な勘定科目と経費処理のポイント

出張にかかる費用は、税務処理上、適切な勘定科目で処理する必要があります。

主な費用項目と勘定科目は以下の通りです。

費用項目	勘定科目	留意点
新幹線・飛行機代	旅費交通費	領収書または搭乗券の半券など証拠書類必須
宿泊費	旅費交通費	領収書必須。出張規定の範囲内で計上
出張手当（日当）	旅費交通費	非課税限度額に注意。就業規則等で規定が必要
取引先との食事	接待交際費	参加者、目的、金額を記録。5,000円ルールなど税法上の制約あり
会議場所のレンタル費	会議費	参加者、目的、内容を明確に記録
資料印刷費、郵送費	消耗品費、通信費	少額の業務関連費用

経費処理のポイントは、すべての費用について領収書やレシートなどの証拠書類を確実に保管することです。

特に、税務調査があった際に、その費用が業務に関連するものであることを明確に説明できるようにしておく必要があります。

法人カードを利用したり、経費精算システムを導入している会社では、これらの管理がより効率的に行えます。

不明な点があれば、経理担当者に確認し、適切な処理を心がけましょう。

お土産代やプライベートな費用は経費になる？ならない？

出張先でのお土産代は、その性質によって経費になるかどうかが分かれます。

原則として、プライベートな買い物や家族へのお土産代は経費にはなりません。これは、個人的な支出であり、業務と直接的な関連性がないためです。

しかし、以下のようなケースでは経費として認められる可能性があります。

• 取引先へのお土産：取引先への感謝や関係構築のために渡すお土産は、接待交際費として計上できる場合があります。ただし、金額や渡す相手、目的を明確に記録しておく必要があります。
• 会社へのお土産（福利厚生）：従業員へのお土産として、会社が「福利厚生費」として処理できる場合もあります。ただし、社会通念上妥当な金額であり、全従業員が対象となるなど、特定の条件を満たす必要があります。

判断が難しい場合は、「その支出が会社の事業活動に直接貢献するものか」という視点で考えると良いでしょう。

もし経費として処理したい場合は、必ず事前に上司や経理担当者に相談し、承認を得ておくことがトラブル回避につながります。

また、プライベートな買い物と業務上の買い物を混同しないよう、領収書の管理も徹底しましょう。

家族同伴の出張、同行者の費用は経費にできる？

家族を同伴して出張する場合、その同行者の費用（交通費、宿泊費、食費など）が会社の経費として認められることは、原則として非常に難しいです。

なぜなら、税務上、経費として認められるのは「業務遂行上必要と認められる費用」に限られるためです。

家族の同行が業務に直接関係しない限り、その費用は個人的な支出とみなされ、経費にはできません。

しかし、ごく例外的なケースとして、以下のような場合は経費として認められる可能性がゼロではありません。

• 家族も業務に必須の場合：例えば、会社のイベントで家族を同伴することが業務上の要請であり、家族も特定の役割を果たす場合などです。ただし、この場合でも、その必要性を明確に証明できる客観的な根拠が必要です。
• 役員が広報活動の一環として同伴する場合：非常に稀なケースですが、企業の広報活動やブランディングの一環として、役員が配偶者を同伴することが業務上不可欠と判断される場合もあります。

いずれのケースも、厳格な条件と明確な証明が求められ、税務当局から指摘を受けるリスクが非常に高いことを理解しておく必要があります。

一般の従業員が出張に家族を同伴する場合は、同行者の費用は全額自己負担となるのが通例です。

事前に会社と十分に話し合い、費用負担の範囲を明確にしておくことが最も重要です。