【源泉徴収票】無料ひな形・フォーマット・Excel・ソフトで賢く作成！

源泉徴収票の作成や管理は、人事・経理担当者にとって重要な業務であり、その作成方法や必要な情報について疑問を持つ方も多いでしょう。特に、税法改正への対応や正確性の確保は頭を悩ませるポイントです。

本記事では、そんな源泉徴収票の作成・管理を賢く行うための最新情報をまとめてご紹介します。無料で利用できるひな形やExcelテンプレートの活用方法から、便利な作成ソフトの比較、さらには間違いを防ぐための注意点まで、あなたの業務を効率化し、正確性を高めるヒントが満載です。

手間のかかる源泉徴収票の作成・管理をスムーズに進め、より本質的な業務に時間を割くための一助となれば幸いです。ぜひ最後までお読みください。

源泉徴収票とは？基本を理解しよう

源泉徴収票の役割と重要性

源泉徴収票は、1年間の給与や賞与、退職金などから源泉徴収された所得税額などを記載した書類です。これは単なる控えではなく、従業員にとっては年末調整や確定申告の際に必要不可欠な公的書類となります。

例えば、年末調整の対象とならない人（年収2,000万円超、年の途中で退職し年末まで再就職しなかった人など）が確定申告を行う際や、医療費控除や住宅ローン控除を申請する際に、自身の所得や納税額を証明する書類として税務署に提出します。また、転職先での扶養控除等申告書の提出時や、住宅ローンの申し込み、保育園の入園申請など、所得を証明する必要がある様々な場面で提示を求められることがあります。会社側にとっては、給与を支払う事業者が法律で定められた発行義務があり、税務署への提出義務も発生します。

このように、源泉徴収票は個人の所得税の精算だけでなく、多様な行政手続きや社会生活において極めて重要な役割を担っているのです。そのため、その内容の正確性と適切な発行・保管が強く求められます。

記載される情報とその意味

源泉徴収票には、従業員の1年間の給与所得に関する詳細な情報が記載されています。主な記載項目とその意味を理解することは、正確な書類作成と内容確認のために非常に重要です。

例えば、最も基本的な項目である「支払金額」は、その年に支払われた給与や賞与などの総額（額面）を示します。ここには通勤手当などの非課税所得は含まれません。その下の「給与所得控除後の金額」は、支払金額から給与所得控除（会社員にとっての必要経費のようなもの）を差し引いた金額で、この金額から所得控除が差し引かれ、課税所得が計算されます。

さらに、「所得控除の額の合計額」には、社会保険料控除、生命保険料控除、扶養控除、基礎控除など、所得税の計算上差し引かれる各種控除の合計額が記載されます。特に「源泉徴収税額」は、1年間で会社が徴収し、税務署に納付した所得税の合計額であり、年末調整や確定申告によって還付または追加徴収される税額の基準となります。これらの項目が正確に記載されているかを確認することは、従業員の正しい納税額を保証する上で不可欠です。

また、個人情報であるマイナンバーも記載されるため、書類の取り扱いには細心の注意が必要です。

発行義務と保管期間のルール

源泉徴収票の発行は、所得税法によって事業者に課せられた義務です。具体的には、給与を支払うすべての会社は、原則として従業員全員に対して源泉徴収票を発行しなければなりません。

発行時期としては、年末調整を行った場合は、翌年の1月末までに従業員へ交付する必要があります。年の途中で退職した従業員に対しては、退職日から1ヶ月以内に交付するのが原則です。これは、退職者が転職先で年末調整を行う際や、自身で確定申告を行う際に必要となるためです。

また、発行された源泉徴収票やその関連書類には、法律で定められた保管期間があります。会社側は、給与所得の源泉徴収票およびその作成に関する帳簿書類を、交付の日から7年間保存する義務があります。これは税務調査などに対応するための重要な規定です。従業員側も、確定申告や各種手続きで必要となる可能性があるため、大切に保管しておくべきです。紛失した場合は会社に再発行を依頼できますが、手間がかかるため自己管理を徹底することが望ましいでしょう。

源泉徴収票の無料ひな形・フォーマットを活用する方法

無料ひな形の種類と選び方

源泉徴収票の作成において、無料のひな形やフォーマットは非常に強力な味方となります。これらは主にExcel形式で提供されることが多く、ダウンロードして必要事項を入力するだけで源泉徴収票を作成できる手軽さが魅力です。

無料ひな形には、大きく分けて以下のような種類があります。

• 国税庁の公式サイト提供様式： 国税庁が配布しているPDF形式の様式をExcelに変換したものや、入力しやすいように加工されたものがあります。法的な正確性は最も高いですが、計算機能などは自分で実装が必要な場合が多いです。
• 会計・給与ソフト会社提供のテンプレート： 弥生株式会社やマネーフォワードなどの企業が、自社製品のプロモーションも兼ねて提供しているテンプレートです。社会保険労務士が監修しているなど、信頼性が高く、計算機能が組み込まれていることもあります。
• ビジネス文書サイト提供のテンプレート： ビズルートなどのビジネス文書サイトが提供するもので、デザインや使いやすさに工夫が凝らされていることが多いです。

選ぶ際のポイントは、「最新の税法改正に対応しているか（特に年度）」、「自社の入力項目と合致しているか」、「計算機能が搭載されているか」、そして「複数人分に対応できるか」などを考慮することです。特に毎年発生する税法改正には注意が必要で、古いテンプレートを使用すると誤った情報で作成してしまうリスクがあるため、必ずその年の最新版を選ぶようにしましょう。

ダウンロードから入力・印刷までの手順

無料ひな形を活用した源泉徴収票の作成は、以下のシンプルなステップで進められます。

1. テンプレートのダウンロード：
   • 信頼できるウェブサイト（例：国税庁、弥生株式会社、ビズルート、会計・税務インフォメーションなど）から、最新年度の源泉徴収票Excelテンプレートをダウンロードします。
   • ダウンロード前に、そのテンプレートが自身のPC環境（Windows/Mac、Excelのバージョン）に対応しているか確認しましょう。
2. 必要事項の入力：
   • ダウンロードしたExcelファイルを開き、従業員の氏名、住所、マイナンバー、支払金額（給与・賞与の総額）、社会保険料の金額、生命保険料控除額、扶養親族の有無と人数など、給与台帳や年末調整計算結果から正確な情報を入力します。
   • 計算式が組み込まれているテンプレートの場合、自動で源泉徴収税額などが算出されますが、最終的な確認は怠らないようにしましょう。
3. 内容の確認と保存：
   • 入力後、誤りがないか複数回にわたって厳重にチェックします。特に数字の入力ミスは重大な問題に繋がります。
   • 入力したデータは、必ず別名で保存するなどしてバックアップを取っておきましょう。
4. 印刷：
   • A4用紙に印刷するのが一般的です。プリンターの設定で、縮小せずに「実際のサイズ」または「ページ全体を印刷」を選び、きれいに印字されるように調整します。
   • 国税庁提出用と従業員交付用の二部を印刷し、交付用の源泉徴収票は、マイナンバー部分を隠すなどの配慮を忘れないようにしましょう。

この手順を踏むことで、手軽に源泉徴収票を作成・発行することができます。

無料ひな形を使う際の注意点と限界

無料の源泉徴収票ひな形は便利ですが、利用する際にはいくつかの注意点と限界を理解しておく必要があります。

最も重要なのは、「税法改正への対応」です。日本の税法は頻繁に改正され、源泉徴収票の様式や記載事項、計算方法もそれに伴い変更されることがあります。無料のひな形は、作成者が常に最新の情報に更新しているとは限らず、古い様式や計算方法のまま使用すると、誤った源泉徴収票を発行してしまうリスクがあります。例えば、2025年の年末調整では定額減税に関する処理が不要となるなど、毎年変更点が生じるため、必ずその年の最新版であるかを確認し、不明な場合は国税庁の情報を参照することが不可欠です。

また、セキュリティ面も考慮が必要です。ダウンロードしたファイルに悪意のあるマクロが含まれていないか、信頼できる提供元からダウンロードしているかを確認しましょう。複数の従業員の源泉徴収票を扱う場合、手動での入力や計算は入力ミスや計算ミスを誘発しやすく、時間もかかります。従業員数が多くなると、その管理自体が煩雑になり、業務効率が低下する可能性があります。無料ひな形は、少人数の事業者や一時的な利用には適していますが、恒常的な業務として効率性と正確性を求める場合は、次に紹介する給与計算ソフトの導入も検討する価値があります。

Excelで源泉徴収票を自作・編集！無料テンプレートの紹介

Excelテンプレート活用のメリット・デメリット

源泉徴収票の作成において、Excelテンプレートの活用は多くの事業者にとって現実的な選択肢となりますが、そのメリットとデメリットを理解しておくことが重要です。

【メリット】

• コスト削減： 専用の給与計算ソフトを導入する費用がかからないため、特に小規模事業者にとっては大きなメリットです。
• 柔軟なカスタマイズ性： Excelのスキルがあれば、自社の運用に合わせて項目を追加したり、計算式を調整したりといった柔軟なカスタマイズが可能です。
• 手軽さ： Excelソフトは多くのPCにインストールされており、特別な環境設定なしにすぐに利用を開始できます。
• 入力のしやすさ： 普段からExcelを使用している担当者にとっては、直感的に入力作業を進められます。

【デメリット】

• 法改正への手動対応： 税法が改正された場合、テンプレートの様式や計算式を手動で更新する必要があります。これには専門知識と手間がかかり、対応を誤ると問題が生じます。
• 計算ミスのリスク： 関数や計算式が正しく設定されていない場合や、入力ミスによって誤った金額が算出されるリスクがあります。複数人分を手作業で確認するのは骨の折れる作業です。
• 複数人管理の煩雑さ： 従業員数が増えるほど、一人ひとりのデータを管理し、源泉徴収票を個別に作成する作業は非常に煩雑になり、効率が低下します。
• セキュリティ： 個人情報を含むExcelファイルの管理には、パスワード設定やアクセス制限など、より厳重なセキュリティ対策が求められます。

これらの点を踏まえ、自社の状況に合った活用方法を検討することが大切です。

おすすめの無料Excelテンプレート

多くのウェブサイトで源泉徴収票の無料Excelテンプレートが提供されていますが、ここでは特に信頼性が高く、使いやすいと評価されているものをいくつかご紹介します。

• 弥生株式会社の無料Excelテンプレート：
  • 社会保険労務士が監修しており、法改正に準拠した信頼性の高さが特徴です。
  • 「弥生給与」などの会計・給与ソフトで有名な会社が提供しているため、安心して利用できます。
  • シンプルな入力画面で、初めての方でも使いやすいように設計されています。
• ビズルートの令和7年版源泉徴収票Excelテンプレート：
  • ビジネス文書のテンプレートを幅広く提供しているサイトで、最新の令和7年版に対応したテンプレートを無料配布しています。
  • 書き方や変更点に関する詳細な解説も付随しており、初めて源泉徴収票を作成する担当者にも親切な設計です。
  • ダウンロード後すぐに使用できる手軽さも魅力です。
• 会計・税務インフォメーションのExcelテンプレート：
  • 国税庁が提供するPDF版の源泉徴収票をExcel形式に変換したテンプレートを無料で提供しています。
  • 令和7年版だけでなく、令和6年版、令和5年版、令和4年版など、複数の年度に対応したテンプレートが揃っているため、過去の源泉徴収票を修正・再発行する必要がある場合にも役立ちます。
  • 国税庁の様式に忠実であるため、安心して利用できます。

これらのテンプレートは、いずれも無料で利用できる上に、一定の信頼性と機能性を兼ね備えています。自社のニーズに合わせて最適なものを選び、効率的な源泉徴収票作成に役立ててください。

Excelで源泉徴収票を作成する際の具体的なポイント

Excelで源泉徴収票を自作・編集する際には、正確性と効率性を高めるためのいくつかのポイントがあります。

1. 入力項目を明確にする：
   • 源泉徴収票に記載が必要な項目（支払金額、社会保険料、生命保険料控除額、扶養親族情報、源泉徴収税額など）を一覧化し、給与計算データから正確に転記できる準備をしておきましょう。
   • 特にマイナンバーは機密情報であるため、取り扱いには厳重な注意が必要です。
2. 関数と計算式を活用する：
   • 支給項目や控除項目、総支給額などを自動で計算する関数（SUMなど）や、所得控除額に基づいた課税所得の計算、さらには源泉徴収税額表を参照して税額を算出するVLOOKUP関数やIF関数などを活用することで、手動計算によるミスを減らし、作業効率を大幅に向上できます。
   • ただし、複雑な税額計算は専門知識を要するため、不安な場合は専門家のアドバイスも検討しましょう。
3. データの保護とバックアップ：
   • 計算式が誤って変更されないように、シートやセルの保護機能を活用しましょう。
   • 入力したデータは、定期的にバックアップを取り、万が一のデータ破損や紛失に備えることが重要です。クラウドストレージの利用も有効です。
4. 書式設定とレイアウト：
   • 印刷時に源泉徴収票の様式に合うように、セルの幅や高さ、フォントサイズなどを調整しましょう。
   • 特に国税庁提出用と従業員交付用では、マイナンバーの記載有無に注意が必要です。交付用ではマイナンバーを印字しない、またはマスキングする必要があります。

これらのポイントを押さえることで、Excelでの源泉徴収票作成をよりスムーズかつ正確に進めることができます。

源泉徴収票作成ソフトは便利？無料・有料ソフトを徹底比較

源泉徴収票作成ソフト導入のメリット

Excelテンプレートでの作成も可能ですが、特に複数人の源泉徴収票を作成する事業者にとって、専用の給与計算・源泉徴収票作成ソフトの導入は、数多くのメリットをもたらします。

まず第一に、「業務の効率化」が挙げられます。多くの給与計算ソフトには年末調整機能が搭載されており、毎月の給与計算データから自動的に源泉徴収票の作成までを一貫して行えます。これにより、手動でのデータ入力や計算の手間が大幅に削減され、作業時間の短縮に直結します。

次に、「正確性の向上」です。ソフトは税法の計算ロジックに基づいて設計されているため、複雑な所得控除や税額計算における人的ミスを最小限に抑えられます。特に、税法改正があった際もソフトが自動でアップデートされるため、常に最新の法令に準拠した正確な源泉徴収票が作成可能です。

さらに、「セキュリティ強化」も重要なメリットです。従業員の個人情報やマイナンバーを含むデータは厳重な管理が必要ですが、多くのソフトは高度なセキュリティ機能（パスワード保護、アクセスログ、クラウドサービスでの暗号化など）を提供しており、情報漏洩のリスクを低減します。

また、源泉徴収票だけでなく、給与明細の発行、社会保険手続き、法定調書の作成など、人事労務業務全般を統合的に管理できる点も大きな利点と言えるでしょう。これらのメリットは、特に従業員数が多い企業や、複雑な給与体系を持つ企業にとって、業務負担の軽減と信頼性の向上に大きく貢献します。

主要な無料・有料作成ソフトの比較

源泉徴収票作成ソフトには、無料のものから多機能な有料のものまで様々あります。自社の規模や予算、必要な機能に応じて最適な選択をすることが重要です。

無料の選択肢：

• e-Tax（国税電子申告・納税システム）：
  • 国税庁が提供するシステムで、画面の指示に従って必要事項を入力するだけで源泉徴収票を作成し、電子申告が可能です。
  • 源泉徴収票の作成・提出に特化しており、個別の給与計算機能はありません。
  • 小規模事業者や、年に一度の源泉徴収票提出のみを行う場合に有効です。
• 簡易的なオンラインツール：
  • 一部のサイトが提供する、基本的な情報入力で源泉徴収票のPDFを作成できるサービスです。
  • 手軽ですが、機能は限定的で、法改正への対応やセキュリティ面で注意が必要です。

有料の選択肢（給与計算ソフト・クラウドサービス）：

• マネーフォワード クラウド給与：
  • クラウド型の総合人事労務管理サービスで、給与計算、勤怠管理、年末調整、源泉徴収票作成、社会保険手続きなどを一元化できます。
  • 法改正への自動対応、他サービス（会計ソフトなど）との連携が強みです。
  • 中小企業から大企業まで幅広い規模に対応。月額料金制。
• 「達人シリーズ」：
  • 主に税理士事務所や会計事務所で広く利用されている申告書作成ソフトです。
  • 年末調整や法定調書の作成にかかる手間と時間を大幅に削減できる高機能なソフトで、複雑な税務処理にも対応しています。
  • インストール型が中心で、複数の税理士業務に対応するパッケージ。
• 弥生給与：
  • 中堅・中小企業に人気の給与計算ソフトで、源泉徴収票作成はもちろん、年末調整、社会保険関連の書類作成まで幅広く対応。
  • 使いやすさに定評があり、会計ソフト「弥生会計」との連携もスムーズです。
  • 月額または年額料金制。

有料ソフトは初期費用や月額費用がかかりますが、その分、機能の充実度、法改正対応、サポート体制、セキュリティ面で優れています。自社の状況と照らし合わせて検討しましょう。

ソフト選びで失敗しないためのポイント

源泉徴収票作成ソフトは、一度導入すると長く付き合うことになるため、慎重な選定が必要です。失敗しないためのポイントをいくつかご紹介します。

1. 自社の規模と予算に合わせる：
   • 従業員数が少なければ無料ツールや安価なソフトで十分な場合もありますが、従業員数が増えたり、複雑な給与体系がある場合は、多機能な有料ソフトが適しています。
   • 予算内で、コストパフォーマンスの高いソフトを選びましょう。
2. 必要な機能を明確にする：
   • 単に源泉徴収票を作成するだけでなく、給与計算、勤怠管理、年末調整、社会保険手続き、有給管理など、人事労務業務全体でどの機能を自動化したいかをリストアップします。
   • 電子申請に対応しているか、従業員へのWeb給与明細発行機能があるかなども確認しましょう。
3. 法改正への対応とアップデート体制：
   • 税法は頻繁に改正されるため、ソフトが自動で最新の法令に対応し、適切にアップデートされる仕組みがあるかを確認することが非常に重要です。
   • 特に重要な税制改正発表後には、対応スケジュールをベンダーに確認すると良いでしょう。
4. 操作性とサポート体制：
   • 実際に操作する担当者が使いこなせるか、デモや無料トライアルで操作性を試すことが望ましいです。
   • 導入後のトラブル発生時や疑問点が生じた際に、電話やメール、チャットなどで迅速なサポートを受けられるかどうかも重要な選定基準となります。
5. 既存システムとの連携：
   • すでに会計ソフトや勤怠管理システムなどを導入している場合、それらのシステムと連携できるか（データ連携、API連携など）を確認することで、業務の一元化と効率化が図れます。

これらのポイントを踏まえ、複数のソフトを比較検討し、自社に最適な選択をしてください。

源泉徴収票の間違いを防ぐ！よくあるミスと変更・修正方法

源泉徴収票でよくある間違いの事例

源泉徴収票は重要な公的書類であるため、記載内容に誤りがあると従業員や会社に不利益が生じる可能性があります。ここでは、源泉徴収票で特に発生しやすい間違いの事例をいくつかご紹介します。

1. 個人情報の誤り：
   • 従業員の氏名、住所、生年月日、マイナンバーの記載ミスは最も基本的な間違いです。特にマイナンバーは機密情報であり、わずかな誤りも許されません。
2. 控除額の計算ミス：
   • 社会保険料控除： 実際に支払われた社会保険料の合計額が正しく記載されていない。
   • 生命保険料控除、地震保険料控除： 年末調整で提出された控除証明書の内容と、源泉徴収票の記載額が一致しない。特に新旧の生命保険料控除の区分間違いなども多いです。
   • 扶養控除： 扶養親族の有無や人数、年齢、所得状況の確認不足による控除額の誤り。
   • 基礎控除： 所得金額に応じた基礎控除額の適用ミス。
3. 支払金額・源泉徴収税額の計上ミス：
   • 給与や賞与の総額（支払金額）に漏れがある、または二重に計上している。
   • 源泉徴収税額の計算自体が間違っている。特に年末調整後の最終的な税額との不一致。
4. 年度の誤り：
   • 作成対象となる年分が間違っている（例：令和6年分なのに令和5年分の様式を使っている）。

これらのミスは、従業員の確定申告に影響を与えたり、税務署からの指摘につながったりする可能性があるため、作成時には細心の注意を払い、複数人でのチェック体制を確立することが重要です。

間違いに気づいた場合の対応と修正方法

万が一、源泉徴収票に間違いが見つかった場合でも、適切な手順で修正を行うことで問題を解決できます。間違いに気づいたタイミングによって対応が異なります。

従業員に交付する前：

最も簡単なケースです。Excelテンプレートや給与計算ソフトでデータを修正し、正しい内容で源泉徴収票を再印刷して交付します。

従業員に交付した後（税務署提出前）：

従業員から間違いの指摘があった場合は、速やかにデータを修正し、新しい源泉徴収票を「再交付」します。この際、前の誤った源泉徴収票は回収するか、破棄するように促しましょう。

税務署に提出した後：

このケースが最も複雑です。

1. 再作成： まず、正しい情報に基づいて源泉徴収票を再作成します。
2. 「訂正」印字： 再作成した源泉徴収票に「訂正」または「再交付」と明記します。多くの給与計算ソフトにはこの機能が備わっています。
3. 税務署への提出：
   • 紙で提出している場合：「給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表」の修正版とともに、正しい源泉徴収票を税務署に再度提出します。誤って提出した源泉徴収票を「無効」とする手続きは不要で、訂正後の源泉徴収票が正しいものとして扱われます。
   • e-Taxで提出している場合：e-Taxシステム上で訂正申告の手続きを行います。通常は「訂正」または「取消し」の後、「新規」で再提出する流れとなります。
4. 従業員への交付： 訂正した源泉徴収票を従業員にも再交付し、確定申告等に間に合うように情報を提供するようにしましょう。

迅速かつ正確な対応が、従業員との信頼関係維持、および税務署からの指摘回避につながります。

法改正への対応と最新情報の確認方法

税法は社会情勢に合わせて常に変化しており、源泉徴収票の様式や計算方法も定期的に改正されます。正確な源泉徴収票を作成し続けるためには、常に最新の情報を確認し、適切に対応することが不可欠です。

最新情報の確認方法：

• 国税庁のウェブサイト： 国税庁の公式サイトは、税法改正に関する一次情報が最も正確かつ迅速に公開される場所です。「源泉徴収票の手引き」や「源泉徴収税額表」など、関連資料も全て掲載されています。定期的にチェックすることを習慣化しましょう。
• 税務署からの案内： 事業者に対して、税務署から重要な法改正や年末調整に関する案内が送付されることがあります。見落とさないように確認しましょう。
• 税理士や会計事務所からの情報： 顧問税理士や会計事務所からは、実務に即した形で法改正情報や対応策が提供されます。積極的に情報を求めることが重要です。
• 給与計算ソフトのアップデート： 有料の給与計算ソフトを導入している場合、多くは法改正に合わせた自動アップデート機能が備わっています。ソフトベンダーからの案内を見逃さないようにしましょう。
• 専門メディアやセミナー： 税務・経理に関する専門ウェブサイトや雑誌、セミナーでも最新情報が解説されています。

例えば、2025年の年末調整では、定額減税に関する処理が不要となるなど、毎年何かしらの変更点が生じます。また、2025年（令和7年）分の源泉徴収税額表も国税庁から公表済みであり、新しい税額表に基づいた源泉徴収が必要となります。これらの変更点を把握し、給与計算システムやExcelテンプレートの設定を適切に更新することが、間違いのない源泉徴収票作成の鍵となります。