【完全ガイド】履歴書のマナー徹底解説！写真・封筒・提出方法まで

転職活動において、履歴書はあなたの第一印象を左右する重要な書類です。採用担当者に好印象を与えるためには、内容だけでなく、写真、封筒、提出方法といった細かなマナーも理解しておく必要があります。ここでは、2025年現在の最新情報に基づいた、履歴書のマナーを徹底解説します。この完全ガイドを参考に、自信を持って選考に臨みましょう！

履歴書写真の基本マナー：表情・髪型・服装・背景色

履歴書写真は、あなたがどんな人物であるかを視覚的に伝える最初のチャンスです。写真の印象が良ければ、書類選考の通過率を高めることにも繋がります。ここでは、採用担当者に好印象を与えるための写真マナーを詳しく見ていきましょう。

採用担当者の心をつかむ「表情」と「髪型」

履歴書写真で最も重要なのは、清潔感と誠実さを感じさせる表情と髪型です。表情は、口角を少し上げた自然な微笑みを意識しましょう。満面の笑みである必要はありませんが、真顔よりも親しみやすく、明るい印象を与えられます。具体的には、鏡で自分の表情を確認しながら、「口は閉じ、口角をほんの少し上げる」「目元はリラックスさせ、目力が出すぎないようにする」といった点を意識すると良いでしょう。緊張で顔がこわばりがちですが、リラックスした状態で、自分らしさが伝わる表情を心がけてください。

髪型に関しては、男女ともに「清潔感」が最優先です。前髪は眉にかからないように整え、顔全体がはっきりと見えるようにしましょう。もし前髪が長い場合は、横に流すかピンで留めてください。耳を出すことで、さらに明るく誠実な印象を与えられます。男性であれば、短髪で額を出すスタイルが一般的です。寝ぐせはもちろんNG。ワックスやジェルで軽く整える程度に留め、過度なスタイリングは避けましょう。女性の場合、ロングヘアであれば耳より下の位置で一つにまとめるか、ハーフアップにするのがおすすめです。いずれにしても、顔の輪郭が隠れないように注意し、目や眉に髪がかからないように徹底しましょう。これにより、採用担当者はあなたの顔をしっかりと認識し、信頼感を得やすくなります。

好印象を与える「服装」と「背景色」の選び方

履歴書写真の服装は、職種を問わず「スーツ着用」が基本です。色は黒、ネイビー、グレーなどの落ち着いた色が推奨されます。男性は、白や薄いブルーのワイシャツに、派手すぎない色のネクタイを着用しましょう。ネクタイの結び目はしっかりと締め、曲がっていないか確認してください。女性は、白や薄い色のカットソーやブラウスを着用し、ジャケットを羽織るのが一般的です。胸元が開きすぎているデザインやフリルが多いものは避け、シンプルで清潔感のあるものを選びましょう。「第一ボタンまで締める」「シワや汚れがないか確認する」など、細部まで気を配ることで、丁寧な印象を与えられます。

写真の背景色も非常に重要です。白、ブルー、グレーなどの無地の背景が適しています。これらの色は顔色を明るく見せ、清潔感を強調する効果があります。特に、写真館で撮影する場合、プロのカメラマンが背景色のアドバイスをしてくれることも多いです。自宅で撮影する際も、白い壁などを活用し、模様や柄、生活感のあるものが映り込まないように細心の注意を払いましょう。背景がごちゃごちゃしていたり、不適切な色合いだったりすると、写真全体の印象が損なわれ、プロフェッショナルさに欠ける印象を与えてしまう可能性があります。背景はあくまであなたを引き立てるためのものなので、シンプルなものを選ぶことが重要です。

写真の準備とNGポイント：サイズ、期限、裏書など

履歴書写真にはいくつかの基本的なルールがあります。まず、写真のサイズは縦40mm×横30mmが一般的です。このサイズは、履歴書の写真貼付欄にきれいに収まるように設計されています。次に、写真の撮影時期ですが、「撮影から3ヶ月以内」のものを使用するようにしましょう。それ以降の写真は、髪型や顔立ちの変化により、現在のあなたと印象が異なってしまう可能性があります。採用担当者が面接で会った際に「写真と違う」と感じることは、信頼性を損なう原因となりかねません。常に最新の状態を反映した写真を使用することがマナーです。

撮影場所については、写真館でのプロによる撮影が最も理想的です。プロのカメラマンは、あなたの魅力を最大限に引き出す表情や角度を指示し、最適なライティングで撮影してくれます。証明写真機も手軽で良い選択肢ですが、表情や写り方を自分で調整する必要があります。最近では、スマートフォンでも高品質な写真が撮れますが、背景や光の調整、画像の加工には十分な注意が必要です。写真の裏には、万が一剥がれてしまった場合に備えて、氏名をフルネームで記入しておきましょう。また、応募企業ごとに履歴書を作成するように、写真も使い回しは避けるべきです。以前の写真を使い回すと、その企業への熱意が低いと受け取られかねません。これらの細かな配慮が、あなたの真剣な姿勢を伝えることに繋がります。

履歴書封筒の書き方と正しい入れ方：糊付け・宛名・サイズ

履歴書を入れる封筒も、あなたの印象を左右する重要な要素です。丁寧で正しい封筒の書き方や書類の入れ方は、応募書類に対するあなたの誠実な姿勢を示すことになります。ここでは、採用担当者に好印象を与えるための封筒マナーを徹底解説します。

封筒選びの基本：サイズ、色、クリアファイルの活用

履歴書を送る封筒は、書類を折らずにきれいな状態で届けられるものを選びましょう。現在の主流はA4サイズの書類がぴったり収まる「角形2号」（A4サイズ対応）の封筒です。職務経歴書や送付状など、他の応募書類もA4サイズで作成するのが一般的ですので、これらがまとめて収まるサイズを選ぶことで、採用担当者も管理しやすくなります。A4用紙を三つ折りにして長形3号封筒に入れる方法もありますが、書類に折り目がついてしまうため、丁寧さを重視するなら角形2号がおすすめです。

封筒の色は、「白」が推奨されます。茶封筒でも問題はありませんが、白封筒の方がビジネスシーンでのフォーマルな印象が強く、清潔感があり好印象を与えやすいとされています。郵便局や文具店で手軽に入手できますので、白い角形2号封筒を用意しましょう。また、郵送中の雨や汚れ、書類の折れ曲がりを防ぐために、応募書類は無色透明のクリアファイルに入れてから封筒に封入するのがマナーです。これにより、受け取った採用担当者は、あなたの書類が丁寧に扱われていると感じ、細やかな気配りにも良い印象を持つでしょう。クリアファイルに入れる際は、書類の向きを統一し、上下逆さまにならないように注意してください。

宛名の正しい書き方：会社・部署・個人宛、略称の注意点

封筒の宛名は、採用担当者が最初に目にする部分であり、非常に重要です。正確かつ丁寧に記載することで、あなたのビジネススキルの高さを示すことができます。まず、応募先の会社名ですが、「株式会社」や「有限会社」を略さず、正式名称で記載しましょう。（例：「〇〇株式会社」ではなく「株式会社〇〇」の場合もあるので注意）。

次に、敬称の使い分けです。

1. 会社宛の場合：「〇〇株式会社 御中」と記載します。
2. 部署宛の場合：「〇〇株式会社 人事部 御中」のように、「部署名＋御中」とします。
3. 個人宛の場合：「〇〇株式会社 採用担当 ○○様」のように、個人名に「様」を使用します。この場合、「御中」と「様」を併用しないよう注意してください。

もし封筒にすでに「〇〇行」と印刷されている場合は、二重線で消してその横に「御中」または「様」に修正します。宛名は楷書で丁寧に、油性の黒または青のボールペンや万年筆で書きましょう。インクが滲んだり、文字が乱れたりしないよう、ゆっくりと慎重に書くことが大切です。

封入から投函まで：書類の重ね順、糊付け、「在中」表記、〆マーク

封筒に書類を封入する際にも、正しい順番があります。一般的には、以下の順に重ねてクリアファイルに入れ、封筒に封入します。

• 1. 送付状（添え状）
• 2. 履歴書
• 3. 職務経歴書
• 4. その他の応募書類（ポートフォリオ、資格証明書など）

この順番は、採用担当者が書類を確認しやすいように配慮されたものです。クリアファイルに入れたら、封筒の表側（宛名を書いた面）から見て、書類の読み始めが上になるように入れましょう。

封筒の左下には、赤色の油性ペンで「履歴書在中」または「応募書類在中」と明記し、定規を使って四角く囲みます。これは、受け取った採用担当者が他の郵便物と混同せず、応募書類であることが一目でわかるようにするための大切な配慮です。インクが薄いペンやボールペンは避け、はっきりと読めるように記入しましょう。最後に、封をした際には、封筒の閉じ口の中央に「〆」マークを記入します。これは、「確かに封をした」という証であり、改ざん防止の意味合いもあります。糊付けはしっかりと行い、剥がれないように注意してください。これらの細かなマナーを実践することで、あなたの丁寧さや真剣さが伝わり、採用担当者に好印象を与えられるでしょう。

履歴書を手渡し・郵送・ネットプリントで提出する際の注意点

履歴書の提出方法は、企業によって様々です。郵送、手渡し、そして近年増加しているWeb提出など、それぞれの方法に合ったマナーを理解しておくことが重要です。ここでは、各提出方法における具体的な注意点とマナーを解説します。

郵送で履歴書を送る際の最終チェックリスト

履歴書を郵送で提出する際は、投函前の最終チェックが非常に重要です。まず、封筒の宛名に誤りがないか、正式名称で記載されているかを再確認しましょう。部署名や担当者名も正確に記載されていることが大切です。次に、「履歴書在中」の表記が赤字で明確に書かれ、囲われているかをチェックします。

最も忘れがちなのが切手代です。応募書類一式（履歴書、職務経歴書、送付状など）をクリアファイルに入れ、角形2号の封筒で送る場合、重量によって切手代が変わりますが、おおよそ180円が目安となります。しかし、書類の量が多い場合や、速達を利用する場合は料金が異なりますので、不安な場合は事前に郵便局で正確な料金を確認することをおすすめします。料金不足で返送されるなどのトラブルは、あなたの評価を著しく下げる原因となります。郵便ポストに投函する際は、郵便局の営業時間内に窓口から発送することで、より確実に送付できます。また、提出期限に間に合うよう、余裕を持って発送することも忘れてはいけません。切手は、キャラクターものや慶弔用ではなく、普通切手を使用するのがビジネスマナーです。

企業に直接手渡しする場合のマナーとポイント

履歴書を企業に直接持参する場合でも、郵送時と同様に封筒とクリアファイルを使用するのがマナーです。封筒には宛名を記載せず、表面に「履歴書在中」と朱書きし、裏面には自身の住所と氏名を記入しておきます。これは、郵送ではないため宛名が不要であり、企業側が応募書類であることを識別しやすくするためです。

企業に到着したら、受付で応募書類を持参した旨を伝え、担当者に取り次いでもらいましょう。書類を渡す際は、封筒に入れたまま、クリアファイルごと渡します。「本日はお忙しい中、ありがとうございます。応募書類を持参いたしました、〇〇と申します。」などと丁寧に挨拶を添え、相手が読みやすい向きで両手で差し出すのがスマートです。もし「封筒から出して渡してください」と指示された場合は、その指示に従い、クリアファイルに入れたまま書類だけを渡しましょう。面接官に直接手渡す場合は、「本日はよろしくお願いいたします」と一言添えて渡すと、より丁寧な印象を与えられます。決してカバンから直接書類を取り出して渡したり、封筒に入れずに裸のまま渡したりしないように注意してください。手渡しは、あなたの立ち居振る舞いや言葉遣いといったビジネスマナーが直接評価される機会でもあります。常に丁寧な対応を心がけましょう。

Web提出（ネットプリント）におけるファイル形式と命名ルール

近年、多くの企業で履歴書のWeb提出が求められるようになっています。この場合、ファイル形式や命名ルールを正しく守ることが重要です。まず、履歴書はPDF形式に変換して提出するのが一般的です。PDF形式は、どんな環境で開いてもレイアウトが崩れず、セキュリティ面でも安心です。WordやExcelのまま提出すると、相手の環境によって表示が崩れたり、意図せず編集されてしまったりする可能性があるため、必ずPDFに変換しましょう。変換方法は、WordやExcelの「ファイル」メニューにある「名前を付けて保存」からPDF形式を選択するのが簡単です。

次に、ファイル名です。これは採用担当者があなたの書類をスムーズに識別し、管理するために非常に大切な要素となります。ファイル名は「履歴書_氏名_日付」のように、誰の何の書類かが一目でわかるように工夫しましょう。具体例としては、「履歴書_山田太郎_20250101.pdf」といった形式です。日付は提出日または作成日を記載します。複数のファイルを提出する場合は、「職務経歴書_山田太郎_20250101.pdf」のように、各書類のファイル名も同様のルールで統一すると、より丁寧な印象を与えられます。企業によっては、ファイル名の指定がある場合もありますので、その際は必ず企業の指示に従ってください。ファイルサイズが大きすぎると送信できない場合もあるため、適度なサイズに圧縮するなどの対応も検討しましょう。Web提出だからといって、手抜きせず、細部まで配慮することがあなたの評価に繋がります。

履歴書に押印は必要？ハンコにまつわる疑問とマナー

以前の履歴書には押印欄があるのが一般的でしたが、近年ではその必要性が大きく変化しています。履歴書の押印に関する疑問や、もし押印する場合の正しいマナーについて解説します。2025年現在の最新情報として、押印の考え方も理解しておきましょう。

履歴書の押印欄、その必要性と現代の動向

かつて履歴書に押印することは、書類の「本人性」や「内容の正確性」を担保する意味合いがありました。しかし、現代の日本ではデジタル化が進み、多くの企業で押印の慣習が見直されています。特に、IT企業やベンチャー企業では、業務の効率化やペーパーレス化の観点から、履歴書の押印を不要とするケースがほとんどです。

厚生労働省が提供する新しい履歴書フォーマットにも、押印欄は設けられていません。これは、企業が応募者の能力や経験を公正に評価するために、性別や通勤時間といった項目を見直す動きと並行して、形式的な押印の必要性も薄れてきていることを示しています。そのため、もしあなたが利用する履歴書のテンプレートに押印欄があったとしても、基本的に押印は必須ではありません。空欄のまま提出しても、それが選考に不利になることはまずありませんのでご安心ください。ただし、企業から「押印を必須とする」と明確に指示があった場合のみ、その指示に従って押印するようにしましょう。指示がない場合は、無理に押印する必要はない、というのが2025年現在の主流の考え方です。

押印する場合の正しいハンコの選び方と押し方

もし企業から押印を求められた場合や、念のため押印しておきたいと考える場合は、正しいハンコを選び、きれいに押すことが大切です。使用するハンコは、「認印（実印登録されていない印鑑）」が適切です。一般的に、100円ショップなどで手軽に購入できる三文判でも問題ありません。ただし、シャチハタ印は避けるべきです。シャチハタはインクが内蔵されており、大量生産品であることから、正式な書類での使用は避けるのがビジネスマナーとされています。

押印する際は、以下の点に注意しましょう。

1. 朱肉の量：印面に朱肉をつけすぎると、文字が潰れてしまいます。軽くポンポンと叩くようにして、均一に朱肉をつけましょう。
2. 印鑑マットの活用：下に印鑑マットを敷くことで、きれいに押すことができます。もしなければ、雑誌や厚めの紙を数枚重ねたものでも代用できます。
3. 位置と力加減：押印欄の中心に、上から均等に力を入れて押します。「の」の字を書くように軽く回しながら押すと、全体にきれいに朱肉が付きやすくなります。
4. 文字の向き：印鑑の上下が逆さまにならないように注意しましょう。

かすれたり、二重になったりした場合は、新しい履歴書に書き直すのが原則です。修正液や修正テープでの訂正はマナー違反とみなされるため、絶対に避けましょう。一度の押印で正確にきれいに押す練習をしておくと安心です。

押印欄がない場合の対応と、押印を求められた時の注意点

前述の通り、現在の履歴書フォーマットでは押印欄がないものが増えています。もし使用する履歴書に押印欄がない場合、無理に押印する必要はありません。空欄のまま提出しても全く問題なく、むしろそれが現代の一般的なビジネスマナーとされています。押印欄がないのに無理やり押印すると、かえって企業側の指示を理解していないと受け取られる可能性もあります。

しかし、万が一、応募先の企業から「押印を必須とする」と明確な指示があった場合は、その指示に従う必要があります。この場合、押印欄がないフォーマットを使用しているときは、履歴書の氏名欄の横に押印するのが一般的です。スペースが小さい場合は、氏名に少し重なる形でも構いませんが、文字が読めるように配慮しましょう。押印を求められたにもかかわらず押印しなかった場合、企業への配慮が足りない、または指示を遵守できない人物と判断される可能性があるので注意が必要です。疑問に感じた場合は、応募先の企業の人事担当者に確認を取るのが最も確実な方法です。不明な点を解消しておくことで、安心して応募書類を提出できます。柔軟な対応を心がけ、企業の指示に沿った形で履歴書を準備しましょう。

迷わない！履歴書作成の最終チェックポイント

履歴書は、あなたのこれまでの経験やスキル、そして人柄を伝える大切な書類です。提出前の最終チェックは、細かなミスを防ぎ、あなたの印象をさらに良くするために不可欠です。ここでは、履歴書作成における最後の確認事項をまとめてご紹介します。

履歴書の内容とフォーマットの最終確認

履歴書の作成を終えたら、まずは内容とフォーマットの最終確認を行いましょう。全ての項目が埋まっているか、空欄はないかを徹底的にチェックします。特に、学歴や職歴は入学・卒業、入社・退社の年月が正確か、企業名や部署名に誤りがないかを確認してください。年号（西暦・和暦）の統一も重要です。

また、履歴書のサイズは、応募書類全体でA4サイズに統一するのが現在の主流です。職務経歴書や送付状もA4サイズで作成し、提出時にばらつきがないようにしましょう。フォーマットについては、厚生労働省が提案する新しい履歴書フォーマットやJIS規格のテンプレートを利用すると安心です。これらのフォーマットは、個人情報保護に配慮し、性別欄が任意記載となったり、通勤時間や扶養家族数などの項目が削除されたりしているため、より公正な採用選考を目指す企業で活用されています。

さらに、誤字脱字がないかを必ず確認してください。できれば、作成後に時間を置いてから読み直したり、第三者にチェックしてもらったりすると、より確実です。句読点の使い方や、敬語表現が適切かどうかも重要なポイントです。丁寧な言葉遣いは、あなたのビジネスパーソンとしての基本姿勢を示すものです。手書きで作成した場合は、文字が丁寧に書かれているか、読みやすいかどうかも確認しましょう。これらの細かなチェックが、あなたの第一印象を大きく左右します。

応募企業に合わせた「パーソナライズ」の重要性

履歴書で最も避けるべきは、使い回しです。もちろん基本的な情報は同じでも構いませんが、志望動機や自己PRは、応募企業ごとに内容を調整し、パーソナライズすることが非常に重要です。企業は、あなたが自社にどれだけ関心を持ち、入社後に貢献できるかを具体的に知りたいと考えています。

応募企業の事業内容、企業理念、求める人物像などを事前にしっかりとリサーチしましょう。そして、その情報をもとに、あなたの経験やスキルがどのように貢献できるかを具体的に記述します。例えば、「貴社の〇〇という事業に魅力を感じ、私の△△の経験が活かせると思い志望いたしました」というように、企業名や事業内容に具体的に触れることで、企業への熱意と理解度を示すことができます。汎用的な内容ではなく、その企業ならではのポイントを盛り込むことで、「この応募者はきちんと弊社のことを調べているな」という好印象を与えられます。また、企業が募集している職種で求められるスキルや経験を意識し、それに合わせてあなたの強みをアピールすることも大切です。これにより、採用担当者はあなたが企業のニーズに合致している人材であると認識しやすくなります。パーソナライズされた履歴書は、あなたの真剣な転職意欲を伝える強力なツールとなります。

提出前の最終確認：日付、署名、連絡先まで

履歴書を提出する直前には、もう一度全体を見直し、特に基本的な項目に漏れがないかを最終確認しましょう。

1. 日付：履歴書に記載する日付は、提出日（郵送の場合は投函日、手渡しの場合は持参日、Web提出の場合は送信日）を記載するのが一般的です。作成日ではないので注意しましょう。
2. 署名：手書きの場合は、氏名欄に丁寧に署名されているか確認します。
3. 連絡先：電話番号、メールアドレス、現住所など、連絡先に間違いがないか、緊急時にも確実に連絡が取れるかを確認しましょう。特に、メールアドレスは定期的にチェックするものを記載し、企業からの連絡を見落とさないように注意してください。
4. 写真：写真が剥がれていないか、裏に氏名が記入されているか確認します。
5. 記入漏れ：趣味・特技、本人希望記入欄など、全ての記入欄が埋まっているかを確認します。「特になし」でも構いませんが、空欄よりは何か記載されている方が丁寧な印象を与えます。

これらの基本的な項目に不備があると、あなたの丁寧さに疑問符がつきかねません。また、提出する前に、作成した履歴書のコピーを必ず取っておくことを強くお勧めします。面接の際に、提出した履歴書の内容を再度確認したり、質問への回答に役立てたりすることができます。履歴書は、あなたの転職活動における顔となる書類です。細部にまで気を配り、自信を持って提出できるように、入念な最終チェックを行いましょう。