概要: 履歴書サイズはA4・A3のどちらを選ぶべきか、コンビニや自宅での印刷方法、Web提出時の注意点まで、履歴書作成の疑問を網羅的に解説します。裏表の書き方や打ち込みテクニックも紹介し、採用担当者に響く履歴書作成をサポートします。
転職活動や就職活動において、履歴書はあなたの第一印象を左右する重要な書類です。しかし、「どのサイズを選べばいいの？」「どこで印刷するのがベスト？」「Web提出ってどうやるの？」といった疑問を持つ方も多いのではないでしょうか。
この記事では、履歴書のサイズ選びから自宅やコンビニでの印刷方法、さらにはWeb提出やオンライン履歴書の作成まで、最新の情報を交えながら徹底的に解説します。あなたの履歴書が、より効果的に魅力を伝えられるよう、ぜひ最後までお読みください。
履歴書サイズはどう選ぶ？A4とA3の使い分け
履歴書を選ぶ際、まず直面するのがサイズの問題です。市販の履歴書にはA4とB5がありますが、それぞれに特徴があります。あなたの状況に合わせて最適なサイズを選びましょう。
ビジネスシーンの標準！A4サイズが選ばれる理由
転職活動において、履歴書はA4サイズが基本とされています。これは、一般的なビジネス文書がA4サイズで作成されることが多いため、応募先の企業が書類を管理しやすいという明確な理由があるからです。A4サイズの履歴書は、見開きにするとA3サイズになり、多くの情報量を整理して記載することができます。
A4サイズのメリットは、単に情報量が多いことだけではありません。履歴書として採用担当者の手元に渡った際、他のビジネス書類と統一感があり、プロフェッショナルな印象を与えます。特に、職務経歴書など他の応募書類とサイズを揃えることで、企業側でのファイリングや管理がスムーズになり、好印象に繋がります。
また、厚生労働省様式やJIS規格といった履歴書の主要な様式も、A4見開きA3サイズが標準とされており、市販されているほとんどの履歴書もこの規格に準じています。もしサイズで迷ったら、まずはA4サイズを選ぶのが賢明です。
記入内容で選ぶB5サイズ：どんな時に最適？
A4サイズが主流である一方で、B5サイズの履歴書も存在します。B5サイズはA4よりも一回り小さく、見開きにするとB4サイズになります。では、どのような場合にB5サイズを選ぶのが適切なのでしょうか。
B5サイズは、記入する内容が比較的少ない場合や、シンプルに情報をまとめたい場合に選択肢となります。例えば、新卒のアルバイト応募や、簡潔な情報を求める企業への提出などが考えられます。情報量が少ないと感じる場合は、余白が多くなりすぎないB5サイズでコンパクトにまとめる方が、かえって見やすい履歴書になることもあります。
しかし、転職活動で職務経歴やスキルなど多くの情報を記載したい場合は、B5サイズではスペースが不足しがちです。また、多くの企業がA4サイズの提出を想定しているため、B5サイズで提出することで「情報が少ない」「自己アピールに意欲がない」といった誤解を与えてしまう可能性もゼロではありません。特に指定がない限りはA4サイズを基本とし、B5はあくまで限定的な選択肢として検討することをおすすめします。
企業指定は絶対！サイズ選びの最終確認ポイント
履歴書のサイズを選ぶ上で、最も重要なのは応募先企業からの指定です。企業によっては、独自のフォーマットを指定したり、特定のサイズでの提出を求めてくる場合があります。このような場合、自己判断で異なるサイズの履歴書を提出することは、指示を無視したと捉えられ、採用担当者にマイナスイメージを与えかねません。
応募要項や企業からのメールなどを隅々まで確認し、履歴書のサイズに関する記載がないか慎重にチェックしましょう。もし「A4サイズで提出してください」と明記されているのにB5サイズで提出してしまえば、それだけで選考に不利になる可能性があります。
指定がない場合は、前述の通りA4サイズを選ぶのが無難です。しかし、もし指定があった場合は、どんなに些細なことでも必ずその指示に従ってください。これは、履歴書の内容以前に、企業からの指示を正確に理解し、実行できるかという基本的なビジネスマナーが問われる部分でもあります。迷ったら、企業の人事担当者に確認するのも一つの手です。
履歴書はコンビニで綺麗に印刷！手順と注意点
自宅にプリンターがない、またはより高品質な印刷を求めるなら、コンビニでの印刷が非常に便利です。手軽に利用できるコンビニ印刷ですが、いくつかのポイントを押さえることで、より綺麗で失敗のない履歴書を作成できます。
コンビニ印刷の準備：データ変換とメディアの選び方
コンビニで履歴書を印刷する前に、いくつかの準備が必要です。まず最も重要なのが、作成した履歴書データをPDF形式に変換しておくことです。WordやExcelで作成したファイルは、コンビニのマルチコピー機で開くと、フォントやレイアウトが崩れてしまうリスクがあります。PDFに変換することで、作成時の状態を保ったまま印刷することが可能です。
PDFに変換したデータは、USBメモリ、スマートフォン、またはクラウドサービス（例: Google Drive, OneDrive, セブン-イレブンの「ネットプリント」など）に保存しておきましょう。スマートフォンから印刷する場合は、コンビニ各社が提供するプリントアプリを事前にインストールしておくとスムーズです。
また、証明写真はデータで履歴書に挿入せず、印刷後に別途貼り付けることを強く推奨します。データで挿入すると、印刷時に画質が粗くなったり、写真枠との位置がずれたりする可能性があるためです。
マルチコピー機操作ガイド：用紙サイズと印刷設定のコツ
コンビニのマルチコピー機は、各社共通で操作パネルに従って進めれば比較的簡単に印刷できますが、履歴書印刷に特化した注意点があります。
- メディア接続とファイル選択: USBメモリやスマートフォンを接続し、保存したPDFファイルを選択します。クラウドサービスを利用する場合は、プリント番号を入力します。
- 用紙サイズの設定: 履歴書は通常、A3サイズ（二つ折りでA4）での印刷が最適です。マルチコピー機の用紙選択画面で「A3」を選びましょう。もしA3対応のプリンターがない場合はA4サイズ2枚で印刷することも可能ですが、その際は後で綺麗に貼り合わせる必要があります。
- 印刷設定の確認: 印刷向き（縦/横）、カラーモード（白黒で十分）、そして拡大・縮小の設定に注意してください。原寸大で印刷されることを確認し、意図しない縮小・拡大がされていないかプレビュー画面で必ず確認しましょう。
料金は、白黒A3サイズで1枚20円程度が目安です。もしカラー印刷が必要な場合は、料金が上がるので注意が必要です。
失敗しないための最終チェック：写真とレイアウト
印刷が完了したら、必ずその場で内容を最終チェックしましょう。コンビニ印刷では、以下の点に特に注意してください。
- レイアウトの崩れ: 意図しない改行や文字のずれがないか、全体的なバランスを確認します。
- 文字のかすれや汚れ: インクのかすれや、コピー機特有の汚れが付着していないか確認します。もし汚れがあれば、再度印刷を検討しましょう。
- 証明写真の貼り付け: 印刷された履歴書に、適切なサイズの証明写真を丁寧に貼り付けます。のり付けは、剥がれないように四隅までしっかりと行いましょう。写真が傾かないように注意してください。
- 複数枚の印刷: 失敗に備え、予備として数枚多めに印刷しておくことをおすすめします。万が一、後で書き損じたり、提出直前に破損したりした場合でも、慌てずに対応できます。
コンビニのコピー用紙は市販の履歴書用紙に比べて薄い場合もありますが、採用担当者は基本的に紙質よりも内容を重視します。清潔で正確な印刷ができていれば問題ありません。焦らず、落ち着いて作業を進めましょう。
履歴書用紙の選び方と自宅印刷のコツ
自宅で履歴書を印刷する場合、用紙選びから印刷設定まで、いくつか気をつけたいポイントがあります。質の良い履歴書を作成し、採用担当者に好印象を与えましょう。
差がつく用紙の選び方：厚みと種類にこだわる
履歴書用紙を選ぶ際、紙質は意外と重要なポイントです。一般的なコピー用紙（約0.09mm）は薄く、裏写りしやすかったり、安っぽい印象を与えたりする可能性があります。可能であれば、0.2mm程度の厚みがある上質紙やマット紙を選ぶと、以下のようなメリットがあります。
- 見栄えの向上: 適度な厚みは、履歴書に高級感と重厚感を与え、受け取る側に丁寧な印象を与えます。
- 裏写りの防止: 厚みがあることで、ペンで手書きした際のインクの裏写りを防ぎ、クリアな印象を保てます。
- 耐久性の向上: 郵送や持ち運びの際に、折れやシワがつきにくくなります。
市販の履歴書用紙の多くは、見開きでA3サイズになる専用紙が二つ折りにされた状態で販売されており、これが最も手軽で質の高い選択肢です。自宅で印刷する場合は、家電量販店や文房具店で販売されている「厚口」「特厚口」と表示されたA4用紙を探すと良いでしょう。これらの用紙は、インクジェットプリンター対応のものを選べば、より鮮明に印刷できます。
自宅プリンターで完璧に！A4・A3印刷のテクニック
自宅のプリンターで履歴書を印刷する際は、プリンターの性能と履歴書のフォーマットに合わせて印刷方法を選びましょう。
- A3印刷対応プリンターの場合:
A3サイズに対応したプリンターをお持ちであれば、A3サイズの用紙（専用紙など）に直接印刷するのが最もきれいに仕上がります。印刷設定で「A3」を選択し、フチなし印刷が可能であればフチなし設定にすると、より見栄えが良くなります。試し刷りを必ず行い、レイアウトや文字の滲みがないか確認しましょう。
- A4印刷のみ対応プリンターの場合:
一般的な家庭用プリンターはA4サイズまでしか対応していないことが多いです。この場合、履歴書をA4サイズ2枚に分けて印刷し、後で貼り合わせる方法を取ります。履歴書作成ソフトやテンプレートによっては、最初からA4サイズ2枚に分かれたフォーマットが用意されていることもあります。
貼り合わせる際は、ずれないように慎重に行い、スティックのりや両面テープを使って綺麗に接着します。クリップなどで仮止めしてから貼り合わせると失敗しにくいでしょう。この方法でも、必ず試し刷りをして、分割印刷が正確に行われるかを確認してください。
いずれの場合も、印刷品質は「きれい」や「高画質」に設定し、インク残量が十分にあることを確認してから印刷しましょう。
自宅印刷の注意点：両面印刷とレイアウト崩れ対策
自宅での履歴書印刷には、いくつか注意すべき点があります。
- A4サイズ1枚での両面印刷は避ける:
「紙の節約になるのでは？」と考える方もいるかもしれませんが、履歴書をA4サイズ1枚に両面印刷することは避けるべきです。採用担当者が書類を管理する際に読みにくかったり、コピーを取る際に手間がかかったりするため、基本的に好まれません。A4サイズであれば必ず2枚に分けて印刷し、見開きで読めるようにしましょう。
- PDF形式での保存と印刷:
WordやExcelで作成した履歴書は、印刷前に必ずPDF形式に変換してください。元のファイル形式のまま印刷すると、お使いのプリンターやPC環境によっては、フォントが置き換わったり、改行位置がずれたりして、レイアウトが崩れる可能性があります。PDF化することで、どの環境で印刷してもほぼ同じレイアウトが保たれます。
- インク切れと紙詰まり対策:
いざ印刷という時にインクが切れたり、紙詰まりを起こしたりすると焦ってしまいます。事前にインク残量を確認し、用紙はプリンターに正しくセットされているか確認しましょう。また、プリンターヘッドのクリーニングを定期的に行うことで、かすれのない綺麗な印刷が保てます。
これらの注意点を守ることで、自宅でもプロフェッショナルな履歴書を印刷し、選考に臨むことができます。
Web提出・オンライン履歴書の作成と写真の注意点
近年、Webからの応募が増え、オンラインでの履歴書作成や提出が一般的になってきました。手軽で効率的なWeb履歴書ですが、いくつかの重要なポイントを押さえておく必要があります。
Web履歴書のメリット・デメリットと基本的な流れ
Web履歴書とは、Webサイトに直接入力したり、オンラインで提供されるテンプレートをダウンロードして作成する履歴書を指します。その最大のメリットは、手書きの手間が省け、効率的に複数社に応募できる点にあります。また、入力内容の修正が容易なため、応募企業に合わせて内容を調整しやすいのも魅力です。PDF形式で保存しておけば、メールで簡単に送付することもできます。
一方で、デメリットとしては、機械的な印象を与えがちであることや、企業によっては手書きの履歴書を好む場合がある点が挙げられます。また、写真のデータ挿入やファイル形式の指定など、デジタルならではの注意点も存在します。
Web提出の一般的な流れは以下の通りです。
- 証明写真データ（デジタルデータ）を準備する。
- オンラインの履歴書作成サービスやテンプレート（Word, Excelなど）を利用して、内容を入力する。
- 入力内容をPDF形式に変換して保存する。
- 応募企業の指示に従い、指定された方法でファイルを提出する（メール添付、応募フォームへのアップロードなど）。
この流れを理解し、効率的にWeb履歴書を作成・提出しましょう。
オンラインで魅せる！証明写真データの準備と活用術
Web履歴書において、証明写真データはあなたの第一印象を決定づける非常に重要な要素です。写真の良し悪しが採用担当者に与える印象を大きく左右するため、準備には特に気を配りましょう。
最も推奨されるのは、写真館で撮影してもらい、そのデータをいただくことです。写真館では、プロの技術によって最適なライティングや表情、背景で撮影してもらえるため、清潔感があり、好印象を与える写真が手に入ります。また、Web提出に適したデータ形式（JPEGなど）やサイズで提供してくれることが多いです。
もし自分で撮影する場合は、以下の点に注意してください。
- 背景は白か薄い青の無地で、清潔感のある場所を選ぶ。
- 服装はスーツなどビジネスシーンに適した格好で。
- 明るい場所で撮影し、影が入らないようにする。
- 表情は真剣すぎず、口角を軽く上げる程度の笑顔で。
- 顔が中心にくるように調整し、画像の解像度が高く、鮮明であること。
写真データを履歴書に挿入する際は、指定されたサイズ（一般的に30mm×40mm程度）に合わせてトリミングし、解像度が低くなりすぎないように注意しましょう。適切な写真を選ぶことで、オンライン上でもあなたの魅力を最大限にアピールできます。
Web提出時の最終確認：ファイル形式と企業指定の確認
Web履歴書を提出する前に、いくつかの最終確認を行うことが非常に重要です。特に、ファイル形式と企業からの指定には細心の注意を払いましょう。
多くの企業では、Web提出の際、履歴書をPDF形式で提出することを求めています。これは、PDFがどの環境でもレイアウトが崩れることなく表示され、閲覧・管理がしやすいからです。WordやExcelのまま提出すると、採用担当者のPC環境によってはレイアウトが崩れて読みにくくなるだけでなく、マルウェア感染のリスクを懸念される可能性もあります。必ずPDFに変換してから提出しましょう。
また、応募先企業が指定する履歴書のフォーマットや提出方法を事前に確認することは不可欠です。例えば、「当社の指定フォーマットを使用してください」「手書きの履歴書を郵送してください」といった指示がある場合は、それに必ず従ってください。Web提出が一般的になったとはいえ、あえて手書きを求める企業も存在します。これらの指示を見落とすと、それだけで選考対象から外れてしまう可能性もあります。
提出するファイルのファイル名も重要です。「履歴書.pdf」のような汎用的な名前ではなく、「履歴書_氏名_20240315.pdf」のように、内容と提出日がわかる名前に変更すると、企業側での管理がしやすくなり丁寧な印象を与えられます。パスワード設定が必要な場合は、別途メールなどでパスワードを伝える方法も確認しておきましょう。
履歴書裏表の書き方と、誤字脱字を防ぐ打ち込みテクニック
現代の履歴書作成では、PCでの打ち込みが主流です。しかし、打ち込みだからこそ、見開き構成の活用方法や誤字脱字の防止策など、デジタルならではのテクニックが求められます。ここでは、採用担当者に好印象を与えるためのポイントを解説します。
見開きを活かす！裏表構成の考え方とバランス
履歴書は、見開きA3サイズ（二つ折りでA4）が一般的であり、多くの市販の履歴書やテンプレートがこの「裏表」の構成を前提としています。この見開き構成を効果的に活用することで、あなたの情報を整理し、採用担当者に読みやすく伝えることができます。
具体的には、一般的に表面（左ページ）には「基本情報」「学歴・職歴」といった、あなたの経歴の骨格となる重要な情報を配置します。これらの情報は、企業が最初に確認する項目であり、あなたの基礎的な能力を示すものです。一方、裏面（右ページ）には「志望動機」「自己PR」「資格」「趣味・特技」といった、あなたの個性や意欲、企業への貢献意欲をアピールする情報を配置します。
このように情報を配置することで、採用担当者はまずあなたの基本的なスペックを把握し、次にあなたの個性や熱意を深く理解できるという自然な情報フローを確立できます。PCで作成する際も、テンプレートを意識し、それぞれの情報が偏りなく、適切なスペースで記載されているかを確認しましょう。情報量が多すぎると読みにくくなり、少なすぎるとアピール不足になるため、バランスが重要です。
打ち込みだからこそ慎重に！誤字脱字チェックの極意
PCで履歴書を打ち込む最大のメリットは、修正が容易であることです。しかし、その手軽さゆえに、かえって誤字脱字を見落としがちになるという落とし穴もあります。誤字脱字は、どれほど優れた内容でも、採用担当者に「注意力が散漫」「仕事が雑」といったマイナスイメージを与えかねません。入念なチェックが不可欠です。
誤字脱字を防ぐためのチェック方法は以下の通りです。
- 複数回に分けてチェックする: 一度で完璧にチェックしようとせず、時間を置いて数回見直しましょう。
- 音読する: 声に出して読むことで、目で追うだけでは気づかない誤字や不自然な言い回しを発見しやすくなります。
- 第三者の目を通す: 友人や家族など、自分以外の誰かに読んでもらうと、客観的な視点での誤りや改善点が見つかります。
- チェックツールを活用する: Wordのスペルチェック機能や、より高度な校正ツール（例: Grammarly、Just Right!など）を活用するのも有効です。
- 特に注意すべき箇所: 日付（和暦・西暦の統一）、企業名・部署名、役職名、数字（電話番号、年数）、固有名詞は特に間違いやすいため、何度も確認しましょう。
最終的に印刷する前には、必ず最終確認を行い、完璧な状態で提出できるようにしましょう。
電子署名やPDF化：デジタルならではの仕上げ方
Web提出が主流の現代において、履歴書を「仕上げる」というプロセスもデジタルならではの配慮が必要です。特に、PDF形式での提出とファイル管理は非常に重要になります。
- PDF形式での保存:
作成した履歴書は、必ずPDF形式に変換して保存しましょう。これは、レイアウトの崩れを防ぎ、採用担当者のPC環境に依存せずに内容を正確に表示させるためです。WordやExcelのまま送ると、企業側で閲覧できない、あるいはレイアウトが崩れてしまうリスクがあります。PDF変換は、WordやExcelの「ファイル」メニューから「エクスポート」や「名前を付けて保存」で簡単に行えます。
- ファイル名の工夫:
提出するPDFファイルには、わかりやすいファイル名をつけましょう。例えば、「履歴書_氏名_YYYYMMDD.pdf」（例: 履歴書_山田太郎_20240315.pdf）のように、内容と誰の書類であるかが一目でわかるようにすると、企業側での管理がしやすくなります。これは、あなたのビジネスマナーをアピールする機会でもあります。
- 電子署名の要否:
手書きの履歴書には署名欄がありますが、Web履歴書では「手書き署名」の代わりに電子署名が求められることがあります。これは企業からの指示に従ってください。通常、個人の履歴書で電子署名が必須となるケースは稀ですが、もし求められた場合は、PDF編集ソフトなどで対応することになります。指定がない場合は、氏名を手書きと同様に打ち込んでおけば問題ありません。
- パスワード設定:
企業によっては、セキュリティの観点から、履歴書ファイルにパスワード設定を求めてくる場合があります。その際は、別途メールなどでパスワードを伝える必要がありますので、指示をしっかり確認しましょう。
これらのデジタルならではの仕上げ方をマスターし、細部まで配慮された履歴書であなたの魅力を伝えてください。
まとめ
よくある質問
Q: 履歴書はA4とA3、どちらのサイズを選ぶべきですか？
A: 一般的にはA4サイズが主流ですが、職務経歴が豊富な場合や、企業から指定がある場合はA3サイズが適していることもあります。応募先の指示を確認しましょう。
Q: コンビニで履歴書を印刷する際の注意点はありますか？
A: コンビニのコピー機では、A4・A3サイズともに印刷可能です。印刷前に用紙サイズや印刷設定をしっかり確認し、必要であれば試し刷りを行いましょう。
Q: 履歴書用紙はどのようなものを選ぶと良いですか？
A: 白無地で適度な厚みのあるコピー用紙（60～80g/㎡程度）が一般的です。インクジェットプリンターやレーザープリンターでも綺麗に印刷できるものを選びましょう。
Q: Web提出の履歴書で、写真はどうすれば良いですか？
A: Web提出の場合、指定されたファイル形式（JPEGなど）で、規定のサイズ・解像度の証明写真データをアップロードします。清潔感のある服装と背景で撮影しましょう。
Q: 履歴書をExcelで作成する際のメリットは何ですか？
A: Excelで作成すると、後から修正が容易で、レイアウトの調整もしやすいです。テンプレートを活用すれば、効率的に綺麗に仕上げることができます。
