有給休暇の不付与は罰則の対象？企業が知るべき法的責任と対策

有給休暇を与えないと罰則？企業の義務と法改正の背景

有給休暇取得義務化の背景にある「働き方改革」

2019年4月1日、日本社会に大きな変革をもたらした「働き方改革関連法」の一環として、年次有給休暇（以下、有給休暇）の取得義務化が施行されました。この法改正の背景には、長時間労働の是正と、労働者のワークライフバランスの向上という喫緊の課題がありました。有給休暇は、労働者の心身のリフレッシュを促し、健康を維持するために不可欠な権利です。しかし、実際には多くの労働者が取得をためらい、未消化の有給休暇が問題視されていました。そこで国は、企業に対し、積極的に有給休暇の取得を促すだけでなく、取得を義務付けることで、より健全な労働環境の実現を目指したのです。この義務化により、企業は単に有給休暇を付与するだけでなく、労働者に確実に取得させるという新たな責任を負うことになりました。

年5日の有給休暇取得義務化の対象者と要件

2019年4月1日以降、企業には「年10日以上の有給休暇が付与されるすべての労働者」に対し、その付与日から1年以内に年5日以上の有給休暇を取得させることが義務付けられました。この義務の対象となる労働者は、正社員だけでなく、管理監督者や有期雇用労働者（パート・アルバイトなど）も含まれます。つまり、雇用形態にかかわらず、継続勤務年数や所定労働日数に応じ、年10日以上の有給休暇が付与されるのであれば、企業はその労働者に年5日以上の取得を確実に行わせる必要があるのです。例えば、週3日勤務のパートタイマーであっても、勤続年数に応じて年10日以上の有給休暇が付与される場合、企業はそのパートタイマーにも5日以上取得させなければなりません。このルールは、企業の規模や業種を問わず、全ての企業に適用されるため、自社の労働者がどの範囲で対象となるのかを正確に把握することが極めて重要です。

企業が認識すべき「時季指定義務」の重要性

有給休暇の取得義務化に伴い、企業には「時季指定義務」が課せられました。これは、対象となる労働者が、付与された有給休暇のうち5日未満しか取得していない場合に、企業が労働者の意見を聴き、その意見を尊重した上で、取得させるべき時季を指定して有給休暇を取得させる必要があるという義務です。重要なのは、労働者の意見を聴き、尊重するというプロセスです。企業が一方的に時季を指定することは認められません。ただし、従業員がすでに5日以上の有給休暇を取得している場合は、企業による時季指定は不要となります。この時季指定義務は、労働者からの申請を待つだけでなく、企業が積極的に取得を促し、未取得者を発生させないための重要な手段となります。また、就業規則に時季指定の方法などを明確に記載し、従業員に周知することも、後々のトラブルを避ける上で不可欠です。

労働基準法が定める有給休暇の罰則規定と罰金

違反した場合の具体的な罰則内容

企業が年5日の有給休暇取得義務に違反した場合、労働基準法違反とみなされ、明確な罰則規定が設けられています。具体的には、労働基準法第39条第7項または第8項に違反した場合、労働基準法第120条第1号により「30万円以下の罰金」が科される可能性があります。この罰則は、義務違反があった対象労働者1人につき適用されるため、もし複数の従業員に対して取得義務を怠っていた場合は、その人数分の罰金が科されることになり、罰金の総額は高額になることも十分に考えられます。例えば、10人の従業員に対して違反があった場合、最大で300万円の罰金が科されるリスクがあるということです。罰金だけでなく、企業としての社会的信用失墜、従業員のモチベーション低下、さらには優秀な人材の離職に繋がる可能性も考慮すると、その影響は非常に甚大であると言えるでしょう。

罰則が適用されるまでの流れと判断基準

企業がいきなり罰金刑を受けるわけではありません。通常、年5日の有給休暇取得義務違反が疑われる場合、まずは労働基準監督署による調査や立ち入り検査が行われます。その結果、違反が認められた場合には、労働基準監督署から企業に対して「是正勧告」や「指導」が入ります。企業は、この勧告や指導に従い、速やかに改善措置を講じる必要があります。多くの場合、この段階で問題が解決されれば、罰則が適用されることはありません。しかし、度重なる指導にもかかわらず改善が見られない場合や、労働者の有給休暇取得を意図的に妨害するような悪質な違反と判断された場合には、最終的に罰則が適用されることになります。つまり、罰則適用は最終手段であり、企業が誠実に対応し、改善努力を怠らなければ回避できる可能性が高いと言えるでしょう。

単なる不付与だけではない！罰則対象となる広範な違反行為

罰則の対象となるのは、単に「年5日の有給休暇を取得させなかった」ケースだけではありません。労働基準法では、有給休暇に関する様々な規定があり、それらへの違反も罰則の対象となり得ます。具体的には、以下のような行為が挙げられます。

• 年5日の有給休暇を取得させなかった場合：最も直接的な違反です。
• 労働者が希望する時季に有給休暇を与えなかった場合：原則として、労働者が希望する時季に有給休暇を与えなければなりません。企業に「時季変更権」が認められるのは「事業の正常な運営を妨げる場合」に限られます。この時季変更権を濫用し、不当に労働者の申請を拒否し続けた場合も違反となります。
• 就業規則に時季指定の方法などを記載せず、企業が時季指定を行った場合：有給休暇の時季指定に関する事項は、就業規則に明記し、労働者に周知する義務があります。これを怠った上で時季指定を行った場合も違反となります。
• 有給休暇取得に対する不利益取扱いの禁止に違反した場合：労働者が有給休暇を取得したことを理由に、賃金を減額したり、不利益な人事評価を下したりする行為は労働基準法で固く禁じられており、これにも罰則が適用されます。

これらの広範な違反行為に注意し、適切な運用を行うことが企業に求められます。

時季指定義務違反と罰則：いつから適用される？実例は？

時季指定義務の法的根拠と施行時期

時季指定義務は、2019年4月1日に施行された「働き方改革関連法」における労働基準法改正によって導入されました。これは、労働基準法第39条第7項で明確に規定されています。「使用者は、第一項から第三項までの規定による有給休暇（これらの規定により使用者が与えなければならない有給休暇の日数のうち五日を超える部分を除く。）が十日以上である労働者に対し、基準日を起算日とする一年以内の期間に五日について、労働者の意見を聴取し、その意見を尊重した上で、時季を定めることにより与えなければならない。」この条文が、企業に課せられた時季指定義務の法的根拠となります。すなわち、従業員が自らの意思で5日以上の有給休暇を取得しない場合、企業が主体的に取得を促し、最終的には時季を指定してでも取得させなければならないという強い義務です。この義務の施行以来、企業はより積極的な有給休暇の管理と運用が求められるようになりました。

時季指定義務違反が問われる具体的なケース

時季指定義務違反が問われる具体的なケースは多岐にわたりますが、代表的なものをいくつかご紹介します。

• 未取得者への時季指定を怠ったケース：最も典型的な違反です。年度末になっても従業員が5日未満しか有給休暇を取得していないにも関わらず、企業が時季指定を行わず、結果として5日取得させられなかった場合です。
• 従業員の意見を無視した一方的な時季指定：企業が時季を指定する際、従業員の意見を聴かずに、あるいは意見を尊重せずに一方的に取得日を決定した場合も不適切な時季指定となり、違反とみなされる可能性があります。
• 時季変更権の濫用：従業員が申請した有給休暇を、事業の正常な運営を妨げないにもかかわらず、「忙しいから」「人手が足りないから」といった漠然とした理由で繰り返し拒否し、結果的に有給休暇の取得を妨害したような場合も、時季指定義務違反に繋がり得ます。
• 就業規則に記載せず時季指定した場合：有給休暇の時季指定に関する事項は、就業規則に記載し、従業員に周知することが義務付けられています。これを怠り、根拠なく時季指定を行った場合も法的に問題となります。

これらのケースは、企業が形式的に有給休暇を付与するだけでなく、その取得プロセスにも細心の注意を払う必要があることを示しています。

裁判例に見る企業が問われる法的責任と損害賠償

有給休暇の取得を妨害する行為や不適切な運用は、企業が法的責任を問われ、損害賠償や慰謝料の支払いを命じられる可能性もあります。過去の裁判例では、以下のようなケースで企業の法的責任が認定されています。

これらの裁判例は、企業が従業員の有給休暇取得を不当に妨害したり、その権利行使を事実上困難にしたりした場合、単に労働基準監督署からの指導や罰則だけでなく、民事訴訟においても責任を問われるリスクがあることを明確に示しています。企業は、有給休暇の運用において、従業員の権利を最大限尊重し、不当な介入を行わないよう徹底する必要があります。

罰則の対象となる具体的なケースと企業が取るべき対策

「うっかり忘れ」が招く義務違反のリスク

有給休暇の取得義務化が施行されて数年が経ちますが、中小企業を中心に「うっかり忘れ」による義務違反のリスクが依然として存在します。これは、悪意があるわけではなく、単に従業員ごとの有給休暇の付与日や残日数、取得状況の管理が不十分であることに起因します。特に、パート・アルバイトを含めると対象者が多数になり、従業員の入社日や勤続年数によって基準日が異なるため、全員の状況を正確に把握するのは容易ではありません。結果として、年度末になって初めて未取得者がいることに気づき、残りの期間で5日を取得させることが物理的に困難になる、といった状況に陥るケースが見受けられます。このような「うっかり忘れ」であっても、法的には義務違反となり、罰則の対象となり得るため、適切な管理体制の構築が必須です。

有給休暇管理簿の適切な作成と保存義務

労働基準法第39条第8項では、企業に「年次有給休暇管理簿」の作成と、その後の3年間の保存を義務付けています。この管理簿には、以下の3つの事項を労働者ごとに記載する必要があります。

• 基準日：有給休暇を付与した日
• 取得時季：労働者が有給休暇を取得した日付
• 取得日数：労働者が取得した有給休暇の日数

この管理簿は、企業が有給休暇の取得義務を適切に履行しているかを証明する重要な記録となります。不備があった場合や、作成・保存義務を怠った場合は、労働基準法違反（労働基準法第107条、108条違反）として、別途罰則の対象となる可能性があります。特に、労働基準監督署の監査が入った際には、この管理簿の提出を求められることが多いため、日々の正確な記録と定期的なチェックが不可欠です。紙媒体での管理だけでなく、勤怠管理システムなどを活用し、自動的に記録・集計できる体制を構築することも有効な対策となります。

取得促進のための計画的なアプローチ

罰則を回避し、従業員の有給休暇取得を確実に進めるためには、計画的なアプローチが不可欠です。以下の施策を参考に、自社に合った制度を導入することを検討しましょう。

• 時季指定の実施：従業員が自ら5日以上の有給休暇を取得しない場合、企業は労働者の意見を聴き、その意見を尊重した上で、取得させるべき時季を指定して有給休暇を取得させます。期末に慌てないよう、計画的に進めることが重要です。
• 計画年休制度の導入：労使協定を締結することにより、有給休暇の付与日数のうち5日を超える部分について、計画的に取得日を定めることができる制度です。企業が年間カレンダーを作成し、全従業員が同時に休暇を取る期間を設定する（一斉付与方式）や、部署・グループごとに交代で取得する（交替制付与方式）などがあります。これにより、確実に有給休暇を消化させることができます。
• 半日・時間単位取得制度の導入：従業員がより柔軟に有給休暇を利用できるよう、半日単位や時間単位での取得を認める制度です。これにより、通院や役所での手続きなど、短時間の用事のために1日休む必要がなくなり、従業員の利便性が向上し、結果として有給休暇の取得率向上に繋がります。
• 定期的な取得状況の確認とリマインド：管理職が定期的に部下の有給休暇取得状況を確認し、未取得者には積極的に取得を促すよう働きかけることも重要です。

これらの施策を組み合わせることで、企業は法的義務を遵守しつつ、従業員がストレスなく有給休暇を取得できる環境を整えることができます。

罰則回避と従業員満足度向上：有給休暇運用のポイント

罰則回避だけではない！有給休暇取得が企業にもたらすメリット

有給休暇の適切な運用は、単に罰則を回避するためだけではありません。従業員が心身をリフレッシュし、プライベートを充実させることで、企業にとっても計り知れないメリットが生まれます。まず、十分な休息は、従業員の生産性向上に直結します。心身が健康な状態であれば、集中力や創造性が高まり、業務効率も向上します。次に、有給休暇の取得しやすい環境は、従業員のエンゲージメント向上に繋がり、企業へのロイヤルティを高めます。これにより、離職率の低下や優秀な人材の定着が期待できます。さらに、ワークライフバランスを重視する企業として企業イメージが向上し、新たな人材採用においても競争力を高めることができるでしょう。従業員が安心して休暇を取れる職場は、結果として活気ある組織文化を醸成し、持続的な成長を可能にする土台となります。

社内ルールの整備と継続的な周知徹底

有給休暇を適切に運用し、従業員満足度を高めるためには、明確な社内ルールの整備と、その継続的な周知徹底が不可欠です。

1. 就業規則への明記：
   有給休暇の付与条件、日数、申請方法、時季指定の方法、計画年休制度の有無、半日・時間単位取得の可否など、有給休暇に関する全てのルールを就業規則に詳細に記載します。これにより、従業員は自分の権利と企業の義務を明確に理解することができます。
2. 従業員への周知と説明会の実施：
   就業規則に記載するだけでなく、入社時のオリエンテーションや定期的な社内説明会、社内報やイントラネットなどを通じて、有給休暇の取得義務化やルールについて継続的に周知します。特に、時季指定義務や不利益取扱いの禁止については、管理職も含め全員が正しく理解していることが重要です。
3. FAQの作成：
   従業員からよくある質問をまとめたFAQを作成し、いつでも確認できるようにすることで、疑問点を解消し、気軽に有給休暇を申請できる環境を整えます。

ルールが明確で、かつそれが全員に正しく理解されている状態こそが、トラブルを未然に防ぎ、スムーズな有給休暇運用を実現する鍵となります。

取得しやすい職場環境づくりのための具体的な施策

企業が罰則を回避し、従業員の満足度を高めるためには、単にルールを整備するだけでなく、実際に「取得しやすい」と感じられる職場環境を構築することが重要です。

• 業務の平準化と人員配置の見直し：
  特定の従業員に業務が集中しないよう、日頃から業務の平準化を図り、繁忙期でも人員に余裕を持たせるような配置を検討します。これにより、「自分が休むと周りに迷惑がかかる」という従業員の懸念を軽減できます。
• チーム内での業務分担や情報共有の仕組み化：
  従業員が休暇中でも業務が滞らないよう、チーム内で業務のバックアップ体制を確立し、必要な情報が共有される仕組みを構築します。引き継ぎマニュアルの作成や、クラウドツールを活用した情報共有などが有効です。
• 上長や管理職の意識改革と、模範的な取得行動：
  管理職自身が積極的に有給休暇を取得し、休暇に対するポジティブな姿勢を示すことで、部下も休暇を取りやすくなります。上司が「休むことは悪いことではない」というメッセージを発信し、取得を推奨する声がけを行うことが重要です。
• 取得奨励キャンペーンやインセンティブの導入：
  有給休暇取得率の高い部署を表彰したり、取得を促すユニークなキャンペーンを実施したりすることも、従業員の取得意欲を高める有効な手段となり得ます。

これらの施策を通じて、「休むこと」が当たり前でポジティブに捉えられる企業文化を醸成することが、罰則回避と従業員満足度向上の両立を実現するための最終的な目標となります。