チャットワークで仕事効率化！便利な機能15選と業務委託・在宅での活用術

効率化を加速！通知設定や全員メンションなど基本操作のテクニック

必要な情報を見逃さない！自分宛ての通知を最適化する

チャットワークを導入して最初に設定すべきは、自分に関連する情報だけを確実に受け取るための通知設定です。デスクトップ通知やスマホのプッシュ通知をオンにすることで、重要な連絡の漏れを防ぎます。特に「マイチャット」機能は、自分専用のメモ帳として活用でき、タスクの備忘録や一時的なファイル置き場として非常に便利です。自分一人だけの空間なので、他人に気兼ねすることなく情報をストックできます。

また、メッセージの「ピン留め」機能を活用することで、頻繁にやり取りするチャットルームを上部に固定し、アクセス時間を短縮しましょう。情報の洪水に飲まれないよう、自分に必要なチャットだけを整理整頓することが、仕事のスピードを上げる第一歩となります。

全員メンションとリアクションで伝達の無駄を省く

グループ内全員に早急に伝えたい事項がある場合は、「TO」ボタンから「全員へ（TO ALL）」を選択してメンションを送りましょう。これにより、メンバー全員の通知が起動し、重要な周知事項であることを強調できます。ただし、多用しすぎると相手の集中力を削ぐため、緊急時や全体共有が必要な場面に限定するのがマナーです。

一方で、メッセージを受け取った側は「了解しました」という返信の代わりに「リアクション機能」を使うことをお勧めします。アイコン一つで意思表示ができるため、チャットの流れを止めずに済み、送信側も既読以上の安心感を得られます。「返信コストの削減」がチーム全体の生産性を向上させるカギとなります。出典：Chatwork株式会社

生産性アップ！画面共有や議事録作成、時間指定送信の活用法

Web会議と画面共有でノンバーバルな情報共有を実現

チャットワークにはビデオ通話機能が搭載されており、音声だけでは伝わりにくい複雑な案件もスムーズに説明できます。特に「画面共有」機能は、手元の資料やシステム操作画面を相手に見せながら会話できるため、指示のミスや認識のズレを最小限に抑えられます。在宅勤務や遠隔地の業務委託先との打ち合わせにおいて、対面以上の効率を発揮する場面も少なくありません。

ビデオ通話を開始する際も、チャットルーム内のボタン一つで呼び出せるため、別の会議ツールを立ち上げる手間が省けます。「チャットで解決しないことは、即座にビデオ通話に切り替える」という判断基準を持つことで、無駄な文字のやり取りを減らすことが可能です。

概要欄とタスク機能を活用した「動く議事録」の運用

各チャットルームの右側に表示される「概要欄」は、そのプロジェクトの目的や進行状況、共有フォルダのURLなどを記載しておくのに最適です。議事録の要点をここにまとめておくことで、後から参加したメンバーも即座に状況を把握できます。さらに、決定事項は「タスク管理機能」を使って、担当者と期限を割り振りましょう。

タスク機能を使えば、依頼事項がタイムラインに埋もれることがありません。完了報告もボタン一つで完了し、依頼者へ自動で通知が届きます。資料の受け渡しもチャット内で行えるため、「言った言わない」のトラブルを回避し、業務の透明性を高めることができます。

予約送信（時間指定送信）で相手のワークライフバランスに配慮

2025年時点の最新機能として活用したいのが「時間指定送信」です。深夜や休日に思いついたアイディアや連絡事項を、翌営業日の朝に届くように設定できます。これにより、相手の休息時間を邪魔することなく、自分のタイミングで仕事を完了させることができます。在宅勤務や業務委託など、働く時間が異なるメンバー間でのコミュニケーションにおいて非常に重要な役割を果たします。

相手への配慮は、単なるマナーだけでなく、チーム全体の心理的安全性を高めることにつながります。適切なタイミングで情報を届けることは、相手の優先順位を尊重することと同義であり、円滑な協力関係を築くためのテクニックと言えるでしょう。出典：Chatwork株式会社

業務委託や在宅勤務を円滑にする！チャットワークでのコミュニケーション術

厚生労働省ガイドラインに基づく適切な労務管理

テレワークを導入する場合、雇用形態にかかわらず「労働基準法」が適用されます。厚生労働省の「テレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドライン」によれば、在宅勤務であっても労働時間の管理や休憩時間、深夜割増賃金等の規定を守る必要があります。チャットワーク上でのやり取りが長時間に及ばないよう、連絡の制限時間を設けるなどのルール化が推奨されます。

また、常時10人以上の労働者を使用する事業所では、テレワーク導入時に就業規則への記載や労使協定の届出が必要となります。チャットワークのログイン履歴やメッセージ送信時間だけでは正確な実労働時間が把握しづらいため、スケジュール管理ツールや勤怠システムと併用し、中抜け時間の管理ルールを明確に定めることが重要です。出典：厚生労働省

セキュリティ確保とシャドーITの防止

在宅勤務や業務委託先との連携では、セキュリティ対策が最優先事項です。総務省の「テレワークセキュリティガイドライン 第5版」では、会社支給の端末利用を原則とし、セキュリティ対策がなされたクラウド環境を利用することを求めています。公衆無線LANの利用を避け、多要素認証などの強固な利用者認証を実施しましょう。

チャットツールは通信が暗号化されていますが、サービス事業者のサーバ上で一時的に解除される可能性も考慮し、機密情報を扱う際は社内規定に従った追加の保護措置を講じる必要があります。

個人所有のチャットアカウントを業務で使う「シャドーIT」は情報漏洩のリスクを高めます。会社が管理する法人プランを導入し、退職時や契約終了時に即座にアカウントを停止できる環境を整えることが、企業の防衛策として不可欠です。出典：総務省

「非対面」の壁を超える！心理的安全性を高める工夫

在宅勤務では、対面での何気ない会話が不足しがちです。これが原因でメンバーの孤立やメンタルヘルスの悪化を招くことがあります。厚生労働省のQ&A集でも、コミュニケーション不足の解消が課題として挙げられています。チャットワークでは、絵文字やリアクション機能を活用し、テキストに感情を乗せる工夫をしましょう。

仕事とプライベートの切り分けが難しい在宅環境では、長時間労働になりやすい傾向があります。そのため、「業務時間外の連絡には返信不要」といった明文化されたルールを組織内で共有することが推奨されます。物理的に離れていても、ツールを通じて互いの状況を尊重し合う姿勢が、業務委託先との強固な信頼関係を築く基盤となります。出典：厚生労働省

ワークフローやギフト機能を使いこなし組織のエンゲージメントを高める

承認作業のスピードを加速させるワークフローの運用

従来の紙やメールによる承認作業は、テレワークにおいて大きなボトルネックとなります。チャットワーク上に承認専用のチャットルームを作成し、決裁ルートを明確にすることで、承認作業のスピードを劇的に向上させることが可能です。申請者は必要な書類を添付してメッセージを送り、承認者はそれに対して「承認」のリアクションやコメントを返すだけで手続きが進みます。

この運用の利点は、承認のプロセスが可視化されることです。「誰のところで止まっているか」が明確になるため、フォローアップも容易になります。また、過去の承認履歴をチャット内の検索機能で即座に探し出せるため、内部統制の観点からもメリットがあります。出典：総務省

チャットワークギフトで感謝を形にする文化作り

離れた場所で働くメンバー同士では、互いの貢献が見えにくくなることがあります。これを補うのが「チャットワークギフト」の活用です。ちょっとした手助けや、プロジェクトの達成に対して感謝の気持ちを込めてデジタルギフトを贈ることで、ポジティブなフィードバックの循環が生まれます。言葉だけの「ありがとう」に形のあるギフトを添えることで、受け取り側のモチベーションは大きく向上します。

こうした称賛の文化は、組織へのエンゲージメント（貢献意欲）を高めるために非常に有効です。特に顔を合わせる機会が少ない業務委託メンバーに対して、積極的に感謝を示すことは、帰属意識の醸成につながります。小さな「褒める仕組み」が、結果として組織全体の離職率低下や生産性向上に寄与します。出典：Chatwork株式会社

雑談専用チャットで作る「オンラインの憩いの場」

業務連絡だけのチャットツールは、時に無機質な印象を与えてしまいます。組織のエンゲージメントを高めるためには、あえて業務に関係のない「雑談専用ルーム」を作成することが効果的です。趣味の話題や最近のトレンドを共有することで、メンバーの人となりが分かり、業務上の連携もスムーズになります。

総務省のガイドラインにおいても、テレワークにおけるコミュニケーションの質の確保は重要視されています。雑談を通じて生まれるちょっとした気づきやアイディアが、新しいビジネスのヒントになることも少なくありません。仕事と遊び心のバランスを保つためのツール運用が、柔軟な組織作りの鍵を握ります。出典：総務省

医療現場でも活躍！在宅医療情報連携加算とチャットワーク導入のメリット

在宅医療情報連携加算の算定を支えるICTツールの役割

現在、医療・介護の現場では「在宅医療情報連携加算」の導入が進んでいます。これは、医師、看護師、薬剤師、ケアマネジャーなどの多職種が、ICTツールを用いて患者の情報をリアルタイムで共有し、質の高い在宅医療を提供することを評価するものです。チャットワークは、この連携を支えるプラットフォームとして多くの医療機関で採用されています。

電話やFAXによる連絡は、多忙な医療職にとって時間のロスが大きく、情報の正確性にも欠ける場合があります。チャットワークを導入することで、患者の状態変化や指示事項を関係者全員に一斉共有でき、迅速な対応が可能となります。これにより、再入院の防止や患者のQOL向上に大きく貢献します。出典：厚生労働省

「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」への準拠

医療情報を扱う際には、一般的なビジネスシーン以上の厳格なセキュリティ対策が求められます。厚生労働省が定める「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」に基づき、情報の機密性、完全性、可用性を確保しなければなりません。チャットワークを医療現場で運用する際は、専門的な法的義務が伴うことを認識しておく必要があります。

具体的には、強固な利用者認証（二要素認証など）の実施や、端末内にデータを残さない運用、アクセスログの管理などが必須となります。「医療情報の取り扱いは、一般的なチャット運用とは切り分けて検討する」ことが重要であり、ガイドラインの内容を正しく理解した上で、安全なネットワーク環境下で利用することが義務付けられています。出典：厚生労働省

多職種連携を効率化し、現場の負担を軽減する

チャットワークの最大のメリットは、職種や組織の壁を越えて「チーム」としてつながれる点にあります。訪問看護師が現場からスマホで撮影した画像を医師に共有し、即座に指示を仰ぐといったリアルタイムな連携は、これまでの電話連絡では不可能でした。こうしたスピード感のあるやり取りは、結果として医療従事者の残業代削減や精神的負担の軽減にもつながります。

また、タスク機能を活用して「いつまでに訪問するか」「どの処置を完了したか」を可視化することで、申し送り時間の短縮も実現できます。ICTツールの活用は、医療現場の働き方改革そのものであり、患者により多くの時間を割ける環境を作り出すための強力な武器となります。出典：厚生労働省

チャットワークを最強の相棒に。AIとの連携で業務効率を劇的に加速させる

【思考の整理】記事のテーマをAIで整理・優先順位付けするコツ

チャットワークを活用する際、次々と届くタスクやメッセージに追われて優先順位が付けられなくなることはありませんか。そんな時、AIは頼れる秘書として、雑多な情報を整理するサポート役になります。自分の抱えている業務内容をAIに伝えることで、客観的な視点からタスクの洗い出しや重要度の分類を支援してもらうことが可能です。

AIはあくまで情報の整理を助ける道具であり、最終的な判断は自分自身で行うことが前提です。AIが提示した整理案をたたき台として活用し、自分の状況に照らし合わせながら微調整を行うことで、限られた時間をより重要な業務へと集中させることができるようになります。

【実践の下書き】そのまま使えるプロンプト例

AIへ的確な指示を出すことで、チャットワーク上のやり取りからタスクを抽出する作業を効率化できます。以下のプロンプトは、プロジェクトの文脈を踏まえて優先度を整理してもらうための構成です。

以下のチャットログから、期限が迫っているタスクを抽出し、優先度が高い順に並び替えてください。また、自分で行うべきアクションと、メンバーへ依頼すべき内容に分類してください。出力はタスク名、期限、優先度、担当者の項目で表形式にしてください。
[チャットログをここに貼り付ける]

このプロンプトは、単なる情報の羅列を、すぐに着手可能なリストへと変換することを目的としています。重要なのは、情報の構造化をAIに代行させ、思考のエネルギーを実際の実行判断に回すことです。プロンプトを状況に合わせて調整すれば、あなたの専属アシスタントとしてより的確な提案を返してくれるはずです。

【品質の担保】AIの限界を伝え、人がどう微調整すべきかの知恵

AIが生み出すアウトプットは、時として誤った文脈理解や情報の欠落を含むことがあります。特にチャットワークのような文脈の速いやり取りでは、AIがニュアンスを汲み取れない場合も少なくありません。そのため、生成されたタスクリストをそのまま鵜呑みにせず、必ず自分の目と手で内容が最新かつ正確であるかを確認してください。

AIは思考のたたき台を作る優秀な道具ですが、現場の空気感やクライアントとの信頼関係までを代行することはできません。最後に責任を持って判断し、言葉を整えるのは人間であるあなたです。AIの提案に自分の経験則を掛け合わせることで、初めて質の高い業務遂行が可能となります。便利な道具を上手に使いこなし、自分らしい仕事のスタイルを確立していきましょう。