【完全ガイド】失礼なく会社へ電話をかける・受ける基本マナー

【完全ガイド】失礼なく会社へ電話をかける・受ける基本マナー

ビジネスにおいて、電話は今もなお重要なコミュニケーションツールです。特に会社への電話や、会社で受ける電話は、会社の印象を左右する重要な場面となります。しかし、「失礼があってはいけない」と過度に緊張したり、逆に「どうすればスマートに対応できるのか」と悩んだりする方も少なくないでしょう。

このガイドでは、公的機関からの情報を基に、会社へ電話をかける際と受ける際の基本マナー、そして現代のビジネスシーンに合わせた応用術までを網羅的に解説します。これを読めば、自信を持って電話応対ができるようになるはずです。

会社へ電話をかける際の基本マナーと注意点

会社へ電話をかける際は、相手の時間を尊重し、円滑なコミュニケーションを図るための準備と配慮が不可欠です。事前の準備を怠らず、明確な姿勢で臨むことが、良いビジネス関係構築の第一歩となります。

事前準備でスムーズな電話応対を

電話をかける前に、まずは用件を明確に整理し、メモにまとめておくことが非常に重要です。話したい内容が曖昧なまま電話をかけると、話が長引いたり、伝え漏れが生じたりする原因となります。具体的には、話すべきポイント、質問したいこと、最終的に伝えたい結論などを箇条書きで整理しておくと良いでしょう。

また、相手の連絡先（電話番号）が正しいかどうかも事前に確認しましょう。誤った番号にかけると、時間だけでなく相手にも迷惑をかけてしまいます。さらに、電話をかける時間帯にも細心の注意を払う必要があります。始業直後、昼休み、終業間際といった時間帯は、相手が多忙であったり、席を外していたりする可能性が高く、避けるべきとされています。相手の会社の就業時間を把握し、比較的落ち着いているであろう時間帯を選ぶことで、スムーズに話を進められる確率が高まります。（出典：公的機関からの情報）

相手の業務状況に配慮することは、基本的なビジネスマナーであり、相手からの信頼を得る上でも不可欠です。緊急の場合を除き、相手の都合を第一に考える姿勢が求められます。

明確な名乗りと簡潔な用件伝達

電話に出た相手に対し、まず自分の会社名、部署名、そして氏名をはっきりと名乗ることが基本です。例えば、「〇〇株式会社の△△と申します」のように、聞き取りやすい声で伝えましょう。続いて、「いつもお世話になっております」といった挨拶を添えることで、丁寧な印象を与えることができます。これにより、相手は誰からの電話なのかをすぐに理解し、安心して会話を始められます。

自分の身分を明確に伝えた後は、用件を簡潔に、そして結論から伝えることを心がけましょう。ダラダラと前置きを長く話すことは避け、相手がすぐに内容を把握できるよう配慮します。もし用件が複雑で説明に時間がかかりそうな場合は、「少々込み入ったお話になりますので、メモのご用意をお願いできますでしょうか」と一言添えることで、相手に準備を促し、効率的に情報を共有できます。（出典：公的機関からの情報）

このように、相手の状況を考慮したコミュニケーションは、限られた時間の中で最大の効果を生み出します。明確で簡潔な言葉遣いは、相手への敬意の表れでもあります。

相手が不在の場合の対応と電話の切り方

もし、電話をかけた相手が不在だった場合は、焦らず丁寧に対応することが求められます。まずは「承知いたしました。恐れ入りますが、ご在席はいつ頃になりますでしょうか」などと状況を確認し、改めてこちらから電話をかけ直す旨を伝えましょう。その際、相手の連絡先（電話番号）を念のため確認しておくと、間違いがありません。例えば、「恐れ入りますが、念のため折り返しのご連絡先を伺ってもよろしいでしょうか」と確認すると丁寧です。

電話の切り方にもマナーがあります。原則として、電話をかけた側が先に受話器を置くのが一般的です。しかし、相手が目上の方や顧客である場合は、相手が電話を切るのを待つのが適切とされています。目安としては、相手が受話器を置く気配がない場合でも、5秒ほど待ってから「失礼いたします」と一言挨拶を添え、静かに受話器を置くようにしましょう。（出典：公的機関からの情報）

乱暴に受話器を置く音は、相手に不快感を与えかねません。最後まで丁寧な対応を心がけることが、良い印象を残すための秘訣です。この一連の流れをスムーズに行うことで、相手への配慮を示すことができます。

会社電話の「一言目」と「わからない時」の対処法

会社にかかってくる電話への応対は、会社の「顔」として非常に重要な役割を担います。第一声から、会社の品格と信頼性が試されると言っても過言ではありません。ここでは、電話を受けた際の「一言目」から、不測の事態への対処法まで、具体的なマナーを解説します。

電話を受けた際の第一声の重要性

電話が鳴ったら、できるだけ早く受話器を取ることが基本中の基本です。一般的には「3コール以内」が理想とされており、これは相手を待たせないという配慮の表れです。もし3コール以上鳴ってしまった場合は、受話器を取る際に「お待たせいたしました」と一言添えることで、待たせてしまったことへのお詫びと、相手への配慮を示すことができます。（出典：公的機関からの情報）

受話器を取った後の第一声は、会社の印象を決定づける重要な要素です。まず会社名、部署名、そして自分の名前をはっきりと名乗りましょう。例えば、「はい、〇〇株式会社の△△でございます」のように、明るく、聞き取りやすい声で伝えることが大切です。ここで注意したいのは、「もしもし」という言葉はビジネスシーンでは避けるべき表現とされている点です。プライベートでは一般的な表現ですが、ビジネスでは相手への敬意を示すためにも、会社名と氏名を先に名乗るのがマナーです。

午前中であれば「おはようございます」、それ以降は「いつもお世話になっております」といった挨拶を添えることで、より丁寧な印象を与え、円滑なコミュニケーションのスタートを切ることができます。

丁寧な言葉遣いと敬語の使い分け

電話応対では、相手の顔が見えないからこそ、言葉遣いがより一層重要になります。丁寧な言葉遣いや、正しい敬語を適切に使うことは、会社の印象を大きく左右します。尊敬語、謙譲語、丁寧語の三種類を正しく使い分けることが求められますが、特に迷いやすいのが「尊敬語」と「謙譲語」です。

尊敬語は相手の行為を高める言葉で、「おっしゃる」「いらっしゃる」など。謙譲語は自分の行為をへりくだって相手に敬意を表す言葉で、「申し上げる」「伺う」などです。例えば、相手が「行く」場合は「いらっしゃる」、自分が「行く」場合は「伺う」といった使い分けを意識しましょう。

また、クッション言葉を効果的に使うことも、会話を円滑に進める上で役立ちます。「恐れ入りますが」「申し訳ございませんが」「よろしければ」といった言葉を挟むことで、依頼や確認のトーンが柔らかくなり、相手に与える印象が大きく変わります。誤った敬語やぶっきらぼうな言葉遣いは、会社の信頼性を損なう可能性もあるため、日頃から意識して練習することが大切です。（出典：公的機関からの情報）

言葉一つで相手に与える印象は大きく変わるため、丁寧で適切な言葉遣いを心がけましょう。

聞き取りにくい・不明な場合のスマートな対応

電話応対中に、相手の声が聞き取りにくかったり、用件が理解できなかったりすることは少なくありません。このような状況でも、焦らずスマートに対応することが求められます。まず、電話応対中は常にメモと筆記用具を手元に準備しておくことを徹底しましょう。相手の会社名、氏名、用件、電話番号など、重要な情報は必ずメモに取り、後で復唱して確認することで、聞き間違いや誤解を防ぐことができます。（出典：公的機関からの情報）

もし相手の声が聞き取りにくい場合は、「恐れ入りますが、お電話が遠いようでございます。もう一度お聞かせいただけますでしょうか」のように、理由を添えて丁寧に伝えましょう。単に「聞こえません」と伝えるよりも、相手に不快感を与えにくくなります。同様に、用件が不明瞭な場合は、「大変恐縮ですが、もう一度詳しくお聞かせいただけますでしょうか」と、丁寧に確認を促します。

わからないことをそのままにせず、しかし失礼にならないように確認するスキルは、電話応対において非常に重要です。復唱確認は、相手に「きちんと話を聞いている」という安心感を与える効果もあります。相手への配慮を忘れずに、正確な情報共有を心がけましょう。

会社電話の時間帯マナー：午前・午後・避けるべき時間

ビジネス電話は、相手の業務状況や時間帯に配慮してかけることが重要です。適切な時間帯にかけることで、スムーズなコミュニケーションが期待できるだけでなく、相手への敬意を示すことにも繋がります。ここでは、午前・午後の一般的なマナーと、特に避けるべき時間帯について詳しく見ていきましょう。

避けるべき時間帯と理由

会社に電話をかける際、特に避けるべきとされる時間帯がいくつかあります。まず、「始業直後」です。多くの企業では、始業時刻から数十分間は朝礼やメールチェック、当日の業務スケジュールの確認などで多忙を極めています。この時間帯に電話をかけると、相手の集中を妨げたり、十分な対応ができなかったりする可能性が高いです。

次に、「昼休み（休憩時間）」も避けるべき時間帯です。一般的に12時から13時頃が昼休みとなりますが、これは社員にとってリフレッシュのための大切な時間です。私的な時間に電話をかけることは、相手にとって大きな負担となる場合があります。そして、「終業間際」も同様に避けるべきです。終業時刻が近づくと、多くの社員は一日の業務の締めくくりや退社準備に追われています。この時間帯に長電話をすると、相手の残業を招いたり、急いでいる中で情報伝達に誤りが生じたりするリスクがあります。（出典：公的機関からの情報）

これらの時間帯は、相手の業務効率を低下させるだけでなく、失礼な印象を与える可能性があります。緊急性の高い場合を除き、これらの時間帯を避けることが、円滑なビジネス関係を築く上で非常に重要です。

午前中の電話マナーと挨拶

午前中に電話をかける場合、比較的落ち着いているとされるのは、始業直後が過ぎた「9時30分から11時30分頃」が一般的な目安です。この時間帯であれば、相手も業務が軌道に乗り始め、比較的落ち着いて話を聞いてくれる可能性が高いでしょう。午前中に電話を受ける側としては、明るくはっきりとした挨拶が好印象を与えます。

午前中の電話では、「おはようございます」という挨拶が適切です。例として、「おはようございます。〇〇株式会社の△△でございます」のように名乗ります。もし午前中に相手の担当者が不在であった場合も、「承知いたしました。恐れ入りますが、〇〇様がご在席に戻られましたら、お電話を差し上げてもよろしいでしょうか」と、丁寧な言葉で伝言を依頼するか、改めてかけ直す旨を伝えましょう。

午前中は、比較的集中力が高く、重要な連絡事項を伝えるのに適した時間帯とも言えます。ただし、相手の業種や職種によっては、午前中が繁忙期である可能性もありますので、相手の状況を事前にリサーチしておくことも大切です。

午後の電話マナーと挨拶

午後に電話をかける場合、昼休み明けの「13時30分から17時頃」が比較的適切な時間帯とされています。午後の業務が始まり、昼食後の落ち着いた時間であれば、相手も集中して話を聞いてくれるでしょう。ただし、終業間際（例えば17時以降など）は避け、余裕を持って連絡をすることが肝心です。

午後の電話での挨拶は、「いつもお世話になっております」が一般的です。例えば、「いつもお世話になっております。〇〇株式会社の△△でございます」と名乗りましょう。もし、初めて連絡する相手であれば、「初めてご連絡させていただきます、〇〇株式会社の△△と申します」と伝え、丁寧な姿勢を示します。

午後の時間帯は、午前中に比べてやや緊急性の低い用件や、じっくりと相談したい内容に適している場合があります。しかし、相手の業務状況は常に変動するため、電話に出た際に相手が忙しそうであれば、「今、お時間よろしいでしょうか」と一言確認する配慮も忘れないようにしましょう。時間帯マナーを守ることは、相手への配慮だけでなく、自身の業務効率化にも繋がります。

会社電話を受ける側のマナーと「在宅」「外出中」の対応

会社にかかってくる電話への対応は、企業の第一印象を形成する重要な機会です。特に、担当者が不在の場合の対応は、会社のホスピタリティを示す場面でもあります。ここでは、基本的な受電マナーの再確認に加え、多様な働き方における「在宅勤務」や「外出中」の担当者への適切な対応方法を解説します。

基本的な受電マナーの再確認

電話が鳴ったら、「3コール以内」に受話器を取ることが基本です。もし3コール以上鳴ってしまった場合は、「お待たせいたしました」と一言添えるのがマナーです。電話に出たら、まず「はい、〇〇株式会社の△△でございます」のように、会社名・部署名・自分の名前を明確に名乗り、明るい声で対応しましょう。「もしもし」はビジネスシーンでは不適切とされています。（出典：公的機関からの情報）

丁寧な言葉遣いや敬語の使用は、相手への敬意を示す上で不可欠です。相手の顔が見えないからこそ、言葉の選び方一つで会社の印象が大きく変わります。電話中は、常にメモと筆記用具を手元に準備し、相手の会社名、氏名、用件、連絡先などの重要な情報は必ずメモに取り、最後に復唱して確認する習慣をつけましょう。これにより、聞き間違いや伝達ミスを防ぎ、正確な情報共有が可能になります。

担当者に取り次ぐ際は、一度電話を保留にし、社内での会話が相手に聞こえないように配慮することが重要です。保留が長くなりそうな場合は、「少々お待ちいただけますでしょうか」と断りを入れるか、状況を簡潔に伝えて相手の理解を得るようにしましょう。

名指し人が「在宅勤務」の場合の対応

近年、在宅勤務が普及したことで、担当者がオフィスにいないケースが増えました。名指し人が在宅勤務中の場合、その事実を正直に伝える必要がありますが、伝え方には配慮が必要です。「〇〇は本日在宅勤務をしております」と伝え、続けて「恐れ入りますが、私でご用件を伺ってもよろしいでしょうか」と、用件を伺う姿勢を示します。この際、在宅勤務の詳細は個人情報に関わるため、必要以上に具体的に説明する必要はありません。

もし用件を伺えるのであれば、丁寧にメモを取り、「〇〇が戻り次第、お伝えいたします」と伝え、折り返し連絡が必要かどうかを確認します。その上で、「〇〇の携帯電話にご連絡なさいますか」と尋ね、相手の希望に応じて対応しましょう。ただし、担当者の携帯電話番号を安易に教えることは避けるべきです。社内ルールに従い、必要であれば「こちらから〇〇に連絡し、折り返しさせます」と対応するのが適切です。

在宅勤務中の担当者への連絡方法が複雑な場合は、連絡先の部署や代表番号を案内するなど、相手が困らないようにきめ細やかなサポートを心がけましょう。

名指し人が「外出中」の場合の対応

担当者が外出中の場合も、在宅勤務と同様に丁寧な対応が求められます。「〇〇はただいま外出しております」と簡潔に伝え、続いて「戻りは〇時頃の予定でございます」と、具体的な戻り時間を伝えられる場合は伝えます。ただし、正確な戻り時間が不明な場合や、安易に私的な行動を知らせるべきでない場合は、「本日は終日外出しております」などと伝えるのが無難です。

次に、「恐れ入りますが、ご用件を伺ってもよろしいでしょうか」と、用件を伺う姿勢を示します。用件を伺った場合は、詳細をメモし、「〇〇が戻り次第、申し伝えます」と伝えましょう。相手が「折り返し連絡が欲しい」と希望した場合は、相手の会社名、氏名、電話番号、そして折り返し希望の旨を正確にメモし、担当者へ確実に伝達します。

担当者が長時間戻らない場合や、緊急性の高い用件の場合は、「差し支えなければ、私の方で対応できるか確認いたします」と申し出るなど、相手の不便を最小限に抑える努力も大切です。外出中の担当者へ確実に伝言が届くよう、伝言メモのルールを徹底し、迅速な情報共有を心がけましょう。

知っておきたい！会社電話の自動応答・外線ボタン・ワイヤレス活用術

現代のビジネスフォンは、単なる通話ツールに留まらず、多くの便利な機能を備えています。自動応答システムから外線ボタンの操作、さらにはワイヤレスヘッドセットの活用まで、これらの機能を理解し使いこなすことで、電話応対の効率を飛躍的に高め、よりスマートなビジネスコミュニケーションを実現できます。

自動応答システムの活用と注意点

自動応答システム（IVR：Interactive Voice Response）は、特に大規模な企業やコールセンターで広く導入されています。これは、顧客からの電話に対し、音声ガイダンスに従ってプッシュ操作で担当部署やサービスを選ぶことで、適切な窓口へ自動的に接続されるシステムです。このシステムの最大のメリットは、24時間365日対応が可能となり、営業時間外でも顧客の問い合わせを受け付けられる点と、電話応対の効率化が図れる点にあります。

利用者側としては、ガイダンスをよく聞き、指示に従って正確にプッシュ操作を行うことが重要です。誤った番号を押してしまうと、目的の部署に繋がらず、時間のロスに繋がります。また、複雑な問い合わせの場合は、オペレーターに直接繋がるオプションを選ぶことも有効です。企業側としては、ガイダンスを分かりやすく簡潔にすること、そして顧客が長時間待たされないようなシステム設計が求められます。特に、問い合わせが集中する時間帯には、待ち時間の目安をアナウンスするなどの配慮があると、顧客満足度向上に繋がります。

自動応答システムは、電話応対の効率化だけでなく、顧客サービス向上にも寄与する強力なツールですが、その活用には双方の理解と配慮が必要です。

外線ボタンと内線・保留機能の基本操作

ビジネスフォンには、複数の回線を使い分けるための様々なボタンがあります。その中でも、特に使用頻度が高いのが「外線ボタン」、「内線ボタン」、そして「保留ボタン」です。外線ボタンは、社外への電話をかける際や、社外からの電話を受ける際に使用します。通常、複数の外線ボタンがあり、空いている回線を選んで発信したり、着信した外線ボタンを押して受話したりします。

内線ボタンは、社内の他の部署や担当者に直接電話をかける際に使います。これにより、社内での連絡がスムーズに行え、社外の回線を占有することなく効率的にコミュニケーションが図れます。そして、保留ボタンは、通話中に一時的に相手を待たせる際に使用します。担当者への取り次ぎや、別の情報を確認する際などに活用しますが、保留時間が長くなりそうな場合は、一度相手に「少々お待ちください」と断りを入れるのがマナーです。（出典：公的機関からの情報）

これらの基本操作をマスターすることで、スムーズな電話応対が可能となり、顧客や取引先からの信頼を得やすくなります。新しいビジネスフォンに変わった際や、入社時には、これらの機能についてしっかりと確認し、使い方を習熟することが重要です。

ワイヤレスヘッドセットで変わる電話対応

ワイヤレスヘッドセットの導入は、電話応対のスタイルを大きく変え、業務効率を向上させる画期的なツールです。最大のメリットは、ハンズフリーで通話ができる点にあります。これにより、電話中にメモを取ったり、パソコンで必要な情報を検索したり、資料を広げたりといった作業を同時に行うことが可能になります。特に、顧客からの複雑な問い合わせに対して、瞬時に情報を確認しながら対応できるため、より迅速かつ正確なサービス提供に繋がります。

また、ワイヤレスであるため、席を離れても通話を続けることができ、例えば必要な書類を取りに行ったり、同僚に簡単な確認を取ったりする際にも便利です。これにより、顧客を待たせる時間を短縮し、よりスムーズな対応が実現します。さらに、ヘッドセットを使うことで周囲の騒音を軽減し、自分の声も相手にクリアに届きやすくなるため、聞き間違いや聞き漏らしを防ぎ、通話品質を向上させる効果も期待できます。

ただし、利用時には周囲の音を遮断しすぎないように注意したり、定期的な充電を忘れないようにしたりといった配慮が必要です。ワイヤレスヘッドセットを上手に活用することで、電話応対のストレスを軽減し、生産性の向上に貢献することができます。