社内チャットの「うざい」「疲れる」を解消！快適なコミュニケーション術

社内チャットの「うざい」「疲れる」を解消！快適なコミュニケーション術

日々利用する社内チャットが、いつの間にか「うざい」「疲れる」と感じる原因になっていませんか？

気軽なコミュニケーションツールとして導入されたはずのチャットが、従業員のストレスになっているケースは少なくありません。

しかし、適切なルール設定とツールの活用によって、社内チャットは快適で生産性の高いコミュニケーション環境へと生まれ変わります。

この記事では、公的機関が示すガイドラインや法律に基づいた知見も踏まえながら、社内チャットの課題を解消し、より良いコミュニケーションを実現するための具体的な方法をご紹介します。

なぜ社内チャットは「うざい」「疲れる」と感じるのか？

社内チャットの「うざい」「疲れる」という感情は、多くの場合、明確なルールや配慮の不足から生じます。

ここでは、その根本的な原因を掘り下げていきます。

労働時間外の連絡が与える心理的負担

「仕事が終わったのに、また通知が…」。このような経験は、多くの人が抱える社内チャットの不満の一つでしょう。

使用者は労働時間を適正に把握する義務があり、客観的な方法で勤怠状況を管理し、その記録を5年間保存する必要があります（参考情報より）。これは、労働者の健康と権利を守るために不可欠な義務です。

特にテレワーク環境下では、仕事とプライベートの境界が曖昧になりがちで、業務時間外のチャット連絡は、従業員に「常に仕事モードでいなければならない」という無言のプレッシャーを与え、精神的な疲労を蓄積させます。

夜間の連絡禁止や業務連絡は原則業務時間内とする明確なルールがなければ、従業員はいつ休んで良いか分からなくなり、結果的にパフォーマンスの低下やエンゲージメントの低下に繋がりかねません。

コミュニケーションルールの不在が引き起こす混乱

社内チャットツールは、メールに比べて手軽な反面、ルールがなければ情報が錯綜し、かえって非効率になることがあります。

たとえば、誰に、どのような内容を、どのタイミングで送るべきかといったガイドラインがないと、従業員はチャットツールの利用方法に迷い、効率的なコミュニケーションを阻害します（参考情報より）。

返信の速さや、絵文字・スタンプの利用範囲など、細かな部分まで共有されていなければ、受け取り方次第で無用な誤解や不快感を生むことも少なくありません。

パワハラ防止法対策としても、コミュニケーションのルール化は有効とされており、明確なガイドラインを設けることは、従業員間の健全な関係性を保つ上でも極めて重要です。

テレワーク環境特有のコミュニケーション課題

新型コロナウイルス感染症の拡大以降、多くの企業で導入されたテレワークは、場所にとらわれない働き方を可能にする一方で、新たなコミュニケーション課題も生み出しています。

テレワークでは、オフィスで気軽にできていた雑談やちょっとした情報共有が難しくなり、上司と部下のコミュニケーションが希薄になる場合があります（参考情報より）。

このため、事業者は健康相談体制の整備やコミュニケーション活性化のための措置を実施することが望ましいとされています。

チャットだけでは伝えにくいニュアンスや、相手の表情が見えないことによる誤解も発生しやすく、これが「うざい」「疲れる」という感覚に繋がることがあります。

また、過度なチャットのやり取りは、孤独感や孤立感を感じやすいテレワーク環境において、従業員を精神的に追い詰める要因にもなりかねません。

雑談が多すぎる？ 社内チャットの適切な距離感

社内チャットにおける雑談は、時にチームの雰囲気を和ませる効果がありますが、度が過ぎると業務の妨げになることもあります。

ここでは、雑談と業務連絡の適切なバランスを見つける方法を解説します。

雑談の功罪と効果的な線引き

ビジネスチャットツールは、メールよりも気軽にやり取りができ、コミュニケーションを円滑化させるツールとして活用されています（参考情報より）。

時にはアイスブレイクやチームビルディングに役立つ雑談も、その頻度や内容によっては、従業員の集中力を阻害したり、情報ノイズとなって重要な業務連絡を見落とす原因となったりします。

例えば、「〇〇さんの週末の出来事」が延々と流れるチャンネルに、緊急性の高い業務連絡が埋もれてしまう、といった状況は避けたいものです。

雑談を完全に禁止するのではなく、その「場」と「タイミング」を明確に区別することが重要です。例えば、「業務連絡用」と「雑談用」のチャンネルを分ける、といったシンプルなルールが効果的です。

チャンネル・グループの適切な運用で情報整理

社内チャットツールを効率的に利用するためには、チャンネルやグループの適切な運用が不可欠です。

「新規グループ作成時には上司に許可を取る」といったルールは、情報の散漫化を防ぐのに役立ちます（参考情報より）。

プロジェクトごと、部署ごと、目的ごとにチャンネルを分けることで、必要な情報が整理され、従業員は自分が関与する情報に効率的にアクセスできるようになります。

例えば、以下のようなチャンネル設計が考えられます。

• #general_info: 全社共通の重要連絡
• #project_A: プロジェクトAに関する業務連絡
• #department_sales: 営業部の業務連絡
• #free_talk: 自由に雑談できる場

これにより、業務と無関係な通知に煩わされることなく、必要な情報に集中できる環境を構築できます。

リアクション機能の効果的な活用とルール

ビジネスチャットツールには、スタンプや絵文字、リアクション機能などがあり、感情表現の幅を広げたり、迅速なコミュニケーションに役立ったりします（参考情報より）。

これらの機能は、メッセージの量を減らし、チャットの「渋滞」を解消する上で非常に有効です。「了解です」「確認しました」といった一言返信は、時に通知の数を増やし、本質的な情報共有の妨げになることがあります。

そこで、以下のようなルールを設けることで、リアクション機能を最大限に活用できます。

• メッセージを確認したら✅（チェックマーク）でリアクションする
• 承認の意味合いは👍（いいね）で示す
• 質問がある場合は💬（吹き出し）で返信する

ただし、リアクション機能も誤解を招かないよう、利用ルールを設けることが推奨されます（参考情報より）。例えば、重要な決定事項に対しては、必ずテキストで返信する、といった補足ルールも検討しましょう。

しつこい通知や深夜の連絡、どう対応すべき？

社内チャットの通知や連絡が業務時間外に及ぶと、プライベートの時間や休息が侵害され、大きなストレス源となります。ここでは、これらを適切に管理するための方法を紹介します。

労働時間外の連絡を制限する明確なルール

従業員の心身の健康を守るためには、「夜間の返信禁止」「業務連絡は原則業務時間内」といった明確なルールを設けることが不可欠です（参考情報より）。

使用者は労働時間を適正に把握する義務があり、テレワークにおいても労働時間の適切な管理や休憩時間の確保を徹底することが、トラブルを防ぎ権利を守るために有効です（参考情報より）。

このルールは就業規則に明記し、全従業員に周知徹底することが重要です。

緊急時のみ、特定の連絡手段（例：緊急連絡用の電話番号）を用いるなど、例外規定も同時に設けることで、運用の柔軟性も確保できます。これにより、従業員は安心して業務外の時間を過ごせるようになります。

個人設定を活用した通知管理の最適化

多くのチャットツールには、通知設定を細かくカスタマイズする機能が備わっています。

従業員一人ひとりがこれらの機能を活用し、自身の働き方に合わせて通知を最適化できるように推奨しましょう。例えば、業務時間外は通知を完全にオフにする、特定チャンネルのみ通知を許可するなどです。

また、チャットツールのステータス機能を活用し、業務時間外は「取り込み中」「オフライン」などに設定することで、周囲に「今は連絡を控えてほしい」という意思表示ができます。

これにより、無用な通知による集中力の途切れを防ぎ、メリハリのある働き方を促進します。個人の裁量に任せる部分を設けることで、従業員のエンゲージメント向上にも寄与します。

建設業等、特殊環境下でのICTツールの特性と対応

建設業のように、現場とオフィス間での緊急性の高い情報共有が求められる業界では、チャットツールの活用は必須です。

しかし、人手不足や長時間労働が課題とされており、2024年4月からは時間外労働の上限規制が適用され、働き方改革の推進がより一層求められています（参考情報より）。

現場情報共有ツールの導入により、コミュニケーションコストを抑えることは可能ですが、原則として業務時間内の連絡を徹底すべきです（参考情報より）。

やむを得ず業務時間外に連絡が必要な場合は、その内容を記録し、後日勤怠管理に反映させる、または代休取得を促すなど、労働時間として適切に扱われるよう配慮が必要です。

ICTツールの利便性を享受しつつも、労働者の権利を侵害しないよう、業界特有の事情を考慮した柔軟かつ厳格なルール設定が求められます。

返信が遅い・質問が来ない…コミュニケーションの課題

チャットは即時性を期待されるツールですが、「返信が遅い」「質問しても反応がない」といった状況は、業務の停滞や生産性の低下を招きます。ここでは、これらの課題を解決するための方法を探ります。

返信ルールの明確化と徹底

「早めの返信を心がける」といったルールは、業務の進行をスムーズにし、情報の停滞を防ぐ上で非常に重要です（参考情報より）。

具体的な返信期限を設けることで、従業員はいつまでに返信すべきか明確に理解し、円滑なコミュニケーションを促します。

例えば、「確認必須のメッセージは〇時間以内に返信（またはリアクション）」「承認が必要な場合は〇営業日以内に返信」といったガイドラインを策定します。

これにより、誰かの返信待ちで業務が滞る「ボトルネック」を解消し、プロジェクト全体の進行速度を向上させることができます。

返信が難しい場合は、「〇日までには返信します」といった一時的な回答をすることも有効であることを周知しましょう。

「質問力」を高めるためのガイドラインとツール活用

質問が来ない、あるいは的外れな質問が多いと感じる場合、それは質問の仕方に問題がある可能性があります。

従業員が迷わずチャットツールを利用できるようになり、コミュニケーションの効率が向上します（参考情報より）。

チャットで質問する際には、以下のような点を意識するよう促すガイドラインを設けましょう。

• 目的を明確にする: 何を知りたいのか、なぜ知りたいのかを最初に伝える。
• 現状を伝える: どこまで調べて、何が分かっていないのかを具体的に示す。
• 具体的な情報を含める: 関連するURL、ファイル、スクリーンショットなどを添付する。
• 期待する回答形式を示す: 「はい/いいえ」で答えられるか、具体的な手順か、意見かなど。

これにより、質問を受ける側も意図を正確に理解し、的確な回答を素早く提供できるようになります。

双方向コミュニケーションを促進する仕組み作り

快適なコミュニケーション環境を構築するには、情報の一方的な伝達だけでなく、双方向のやり取りを活性化させることが不可欠です。

経営層と従業員、部署間など、会社全体でコミュニケーションの活性化に取り組むことが、一体感の醸成や課題解決に繋がります（参考情報より）。

チャットツール上でも、定期的に意見交換の場を設けたり、アンケート機能や投票機能を活用して従業員の意見を吸い上げたりする工夫が有効です。

また、月に一度はオンラインミーティングを実施して顔を合わせる機会を設けたり、オフラインでの懇親会を企画したりするなど、チャット以外のコミュニケーション手段も積極的に活用することを推奨します。

これにより、チャットだけでは伝えきれない情報や感情を補完し、より深い人間関係の構築と円滑な業務連携を促進します。

ストレスフリーな社内チャットを実現する5つの方法

社内チャットを「うざい」「疲れる」ものから「快適で生産的」なツールに変えるためには、具体的な対策を講じ、継続的に運用していくことが重要です。

ここでは、そのための5つの実践的な方法を提案します。

1. ルールの明確化と徹底した周知

社内チャットツールの利用に関するルールを就業規則に盛り込み、説明会などを通じて従業員に周知することが重要です（参考情報より）。

具体的には、以下のような項目を盛り込んだガイドラインを作成し、全ての従業員が理解・遵守できるよう定期的に研修や説明会を実施します。

• 業務時間と連絡範囲: 業務時間外の連絡原則禁止、緊急時の連絡手段
• 返信期限: メッセージの内容に応じた返信目安時間
• 投稿内容のルール: 機密情報の取り扱い、ハラスメントに繋がる表現の禁止
• チャンネル運用の原則: 目的別チャンネルの利用、雑談チャンネルの活用方法
• 絵文字・スタンプ・リアクションの利用基準: 誤解を生まないためのルール

ルールをただ作成するだけでなく、なぜそのルールが必要なのか、その背景にある「従業員の働きやすさ」や「業務効率化」といった目的も共有することで、より浸透しやすくなります。

2. 労働時間管理とメンタルヘルスケアの強化

使用者は労働時間を適正に把握する義務があり、勤怠管理等の記録は5年間の保存が必要です（参考情報より）。

社内チャットの利用が労働時間を超過していないか、適切に休憩が取れているかを定期的に確認する仕組みを導入しましょう。

テレワークにおいては、労働者のメンタルヘルスケアに取り組むことも、トラブルを防ぐために有効な対策です（参考情報より）。

チャットによる情報過多や常時接続のプレッシャーは、従業員のストレスや不安を増大させる可能性があります。

定期的なストレスチェックや相談窓口の設置、管理職向けのメンタルヘルス研修などを通じて、従業員の心の健康を積極的にサポートする体制を構築することが重要です。

これにより、チャット疲れによるメンタル不調を未然に防ぎ、安心して働ける環境を提供できます。

3. ICTツールの有効活用と定期的な最適化

ICT機器の活用は、業務効率化やコミュニケーションの活性化に貢献します（参考情報より）。

社内チャットツールには、タスク管理、ファイル共有、ビデオ会議連携など、さまざまな機能が備わっています。これらの機能を最大限に活用することで、チャット上でのやり取りをより効率的にし、他のツールへの移行を減らせます。

例えば、簡単なタスク依頼はチャットのタスク機能で管理し、進捗状況も一目で分かるようにするなどです。

また、利用しているツールの機能が現状の課題に合っているか、定期的に見直しを行いましょう。必要に応じて、より適したツールへの移行や、新機能の導入も検討します。

厚生労働省もICT機器を活用した勤務環境改善の取組を推進しており、常に最新の情報をキャッチアップし、自社に最適な環境を追求することが大切です。

4. 定期的なフィードバックと改善サイクル

一度定めたルールや導入したツールが、常に最適であるとは限りません。

従業員からのフィードバックを定期的に収集し、改善サイクルを回すことが重要です。

アンケート調査やヒアリングを通じて、「どのような点でチャットに不満があるか」「どのようなルールがあればより快適になるか」といった具体的な意見を吸い上げましょう。

集まった意見を基に、ルールやツールの運用方法を見直し、必要に応じてアップデートしていきます。

これにより、従業員は自分たちの声が組織に届いていると感じ、主体的にチャット環境の改善に参加する意識が高まります。

改善サイクルを継続的に回すことで、社内チャットは常に最適化され、従業員にとって真に使いやすいツールへと進化していくでしょう。

5. 経営層からのメッセージと模範的な姿勢

社内チャットの健全な運用には、経営層からの明確なメッセージと、自らが模範を示す姿勢が不可欠です。

「この会社は、従業員のプライベートを尊重し、健全なコミュニケーションを重視している」というメッセージをトップダウンで発信することで、従業員全体の意識改革を促せます。

経営層自身が業務時間外の連絡を控える、チャットのルールを遵守するなど、率先して模範を示すことで、ルールが形骸化するのを防ぎ、組織全体に良い影響を与えます。

双方向のコミュニケーションを活性化し、一体感を醸成するためにも、経営層が積極的にチャットを活用し、従業員との距離を縮める努力も効果的です（参考情報より）。

トップのコミットメントが、ストレスフリーな社内チャット環境を実現する上での強力な推進力となるでしょう。