【迷わない！】発注書を受け取ったら確認すべきことと返信マナー

【迷わない！】発注書を受け取ったら確認すべきことと返信マナー

ビジネスにおいて、発注書は取引のスタートラインとなる重要な書類です。しかし、「受け取ったはいいけど、何を確認すればいいの？」「どう返信するのが正解？」と戸惑う方も少なくないのではないでしょうか。

このブログ記事では、発注書を受け取った際に確認すべきポイントから、返信のマナー、さらにはトラブルを未然に防ぐためのヒントまで、ステップバイステップで解説します。これを読めば、あなたも自信を持って発注書を処理できるようになるでしょう。

スムーズな取引は、良好なビジネス関係の第一歩。ぜひ最後まで読んで、発注書マスターを目指してください！

発注書を受け取ったらまず何をする？基本の確認ポイント

発注書を受け取った際、まず何よりも大切なのは、その内容を徹底的に確認することです。見落としがあると、後々のトラブルや誤解に繋がりかねません。ここでは、具体的にチェックすべき項目を3つのポイントに分けてご紹介します。

宛名・発行日・発注者情報の確認

まず最初に確認すべきは、基本的な情報が正しく記載されているかどうかです。

具体的には、宛名が自社の正しい会社名、部署名、担当者名になっているかを確認しましょう。もし誤りがあれば、連絡の齟齬や書類の紛失に繋がる可能性があります。

また、発行日や書類の管理番号が不明瞭でないかもチェック。これらは、後日書類を検索したり、取引の履歴を追ったりする際に非常に重要になります。発注者の会社名、住所、連絡先なども、正確に記載されているか併せて確認するようにしてください。

取引内容の徹底的な照合

次に、最も肝心な取引内容の確認です。ここでのチェックを怠ると、後で大きなトラブルに発展する可能性があります。

依頼された商品やサービス名、数量、単価、各項目ごとの合計金額、消費税額、そして総額が明確に記載され、何よりも事前に提示した見積書の内容と相違がないかを照合することが不可欠です。

参考情報でも「制作意図や要望が正しく反映されなかった」「修正依頼時に追加料金が発生した」といったトラブルが報告されており、これらの多くは初期段階での認識のズレが原因です。金額や内容が異なる場合は、すぐに発注元に確認を取りましょう。

納品・支払い条件のチェックと印鑑の確認

最後に、取引の具体的な条件と書類の正式性を確認します。

指定された納品日や納期が自社の希望や対応可能範囲と合致しているか、納品場所は正しいかを確認してください。また、支払い期日や支払い方法が明記されているかも非常に重要です。不明瞭な点があれば、必ず発注元に問い合わせましょう。

さらに、備考欄に特記事項がないかを確認し、その内容を理解することも大切です。そして、最後に忘れずにチェックしたいのが、発注者側の印鑑（社印など）が押されているかどうかです。これは、取引の正式な意思表示として機能するため、特に重要な項目となります。

「発注書請書」とは？送るべきかどうかの判断基準

発注書を受け取った後、「発注請書」という言葉を耳にすることがあるかもしれません。これは一体どのような書類で、送るべきなのでしょうか？

発注請書（注文請書）の役割と重要性

発注請書（または注文請書）とは、受注側が発注書の内容を「承諾した」ことを発注元に伝えるための書類です。

発注書だけでは、発注側が「注文した」という意思表示は明確ですが、受注側がその注文を「引き受けた」かどうかは分かりません。発注請書を交わすことで、双方の認識が一致していることを明確にし、後々の「言った・言わない」といったトラブルを未然に防ぐ重要な役割を果たします。

特に高額な取引や新規の取引先との間では、信頼関係構築のためにも発行が推奨されます。

送付の有無を判断するポイント

発注請書の発行は、下請法が適用される取引（親事業者が下請事業者に発注する場合など）を除き、法律上の義務は原則としてありません。

しかし、日本の商習慣としては、発注書に対して発注請書を発行するのが一般的です。発行の有無を判断する際には、以下の点を考慮しましょう。

• 取引金額の大きさ
• 取引先の慣習や要請
• 自社のリスク管理方針
• 長期的な取引関係の構築

迷った場合は、事前に取引先に確認するか、自社でのリスクヘッジとして発行することをおすすめします。

電子化された発注請書のメリットと注意点

現代のビジネスにおいて、書類の電子化は急速に進んでいます。発注請書もPDF形式で送付するのが、もはやビジネスマナーです。

PDF形式は改ざん防止に役立ち、印刷・郵送の手間やコストを削減できます。参考情報によると、7割以上の受注業務担当者が注文書の電子化を希望している一方で、実際にすべて電子化している割合は4.5%にとどまっているのが現状です。

電子化を進めることで、業務効率が格段に向上するだけでなく、保管場所の削減や検索性の向上といったメリットも享受できます。電子サインの導入を検討することも、さらなる効率化への一歩となるでしょう。

メールで発注書を受け取った際の返信マナーと例文

発注書がメールで届くことが増えた今、適切な返信マナーを身につけておくことは必須です。ここでは、好印象を与える返信のポイントと例文をご紹介します。

迅速な返信が信頼を築く

メールで発注書を受け取ったら、遅くとも当日中、または1営業日以内に確認・返信することが推奨されます。

返信がないと、発注側は注文内容が確定しているか判断できず、不安を感じるかもしれません。場合によっては二重注文などのトラブルに繋がる可能性もあります。迅速な対応は、相手に安心感を与え、あなたの会社への信頼感を高めることに直結します。

参考情報でも「修正依頼や確認のやり取りに時間がかかった」というトラブルが報告されており、これは返信の遅さが一因となることもあります。</

返信メールの件名と本文のポイント

返信メールの件名は、元の件名を残しつつ「Re:」を付記するのが一般的ですが、注文への返信であることが一目でわかるように工夫することも大切です。

例えば、「Re: 〇〇プロジェクトのご注文について（株式会社〇〇）」のように、自社名やプロジェクト名を加えるのも良いでしょう。本文には、まず発注書を受け取ったことへの感謝と、注文内容を承諾した旨を明確に伝えます。

発注請書をPDFで添付する場合でも、メール本文に注文内容を簡潔に記載することで、発注側が内容を再確認でき、認識のズレを防ぐことができます。以下に例文を挙げます。

発注請書を添付する際の注意点

発注請書をメールに添付する際は、いくつかの注意点があります。

まず、書類は必ずPDF形式で添付し、改ざん防止を図りましょう。ファイル名は「【会社名】〇〇プロジェクト発注請書.pdf」のように、一目で内容がわかるように設定すると親切です。また、セキュリティ対策としてパスワードを設定する場合は、パスワードを別途、電話や別のメールで伝えるなど、安全な方法で共有するようにしましょう。

添付忘れがないか、送信前に最終確認をすることも重要です。丁寧な対応は、相手との良好な関係構築に繋がります。

発注書が届かない？そんな時の催促メールの送り方

見積書を提出したのに、なかなか発注書が届かない……。そんな時、どのように催促すれば良いのでしょうか。相手に不快感を与えず、スムーズに発注書を受け取るためのポイントをご紹介します。

催促メールを送るタイミングと準備

催促メールを送るタイミングは、見積書を提出し、発注書の送付が予想される期間を過ぎても届かない場合です。特に、納期が迫っているのに発注書がないと作業を開始できない、といった状況では早めに連絡を取りましょう。

メールを送る前に、まずは自社のメールや共有フォルダに発注書が届いていないか再度確認することが重要です。迷惑メールフォルダに入っている可能性もゼロではありません。その上で、相手の担当者が多忙な可能性も考慮し、丁寧な姿勢で臨む準備をしましょう。

催促メールの具体的な例文

催促メールは、相手に配慮しつつ、必要な情報を簡潔に伝えることが肝心です。以下に例文を挙げます。

ポイントは、「大変恐縮ではございますが」「お忙しいところ申し訳ございませんが」といったクッション言葉を使うこと。そして、どの見積書に対する発注書なのかを明確に伝えることです。

催促後のフォローアップと対応

催促メールを送付した後、数日経っても返信がない場合は、電話で確認することも検討します。

電話で確認する際も、まずは状況確認から入り、無理な催促にならないよう配慮が必要です。「メールが行き違いになっておりましたら申し訳ございません」といった一言を添えると、より丁寧な印象になります。最終的に発注書の受領が確認できたら、改めて受領メールを送るなど、最後まで丁寧な対応を心がけましょう。

コミュニケーション不足はトラブルの原因になりやすいので、こまめな確認が重要です。

発注書に関するよくある疑問を解決！（キャンセル・再発行・個人事業主など）

発注書をめぐる疑問は、多岐にわたります。ここでは、多くの人が疑問に感じるであろうキャンセル、再発行、そして個人事業主の場合の扱いについて解説します。

発注書発行後のキャンセル・変更について

発注書は、発注側が正式に注文する意思を示す重要な書類であり、原則として一方的なキャンセルや内容変更は難しいと認識しておきましょう。

発注書が交わされた時点で、口頭であっても契約が成立していると見なされることが多いためです。やむを得ずキャンセルや変更が必要になった場合は、速やかに発注先に連絡し、丁寧な協議を行うことが不可欠です。

契約内容によっては違約金が発生する場合もあるため、事前に契約書などをよく確認しておきましょう。変更が生じた場合は、変更内容を明確にした「変更合意書」などを発行するのが望ましいです。</

発注書の再発行依頼と電子化のメリット

発注書を紛失したり、破損してしまったりした場合は、速やかに発注元に連絡して再発行を依頼しましょう。再発行の際には、元の発注書と全く同じ内容であることを確認することが重要です。

こうしたトラブルを未然に防ぐためにも、発注書の電子化は大きなメリットをもたらします。電子化された発注書は、紛失リスクが軽減され、PC上で簡単に検索できるようになるため、必要な時にすぐに見つけることができます。

また、保管コストの削減にも繋がり、業務効率化に貢献します。参考情報によると、FAXでの注文書受領のためにオフィスへ出社する「FAX出社」を経験した人が半数以上（58.4%）というデータもあり、電子化へのニーズは非常に高いと言えるでしょう。

個人事業主と発注書：発行・受領のポイント

個人事業主の方も、法人と同様に発注書の発行・受領は非常に重要です。

特に、トラブル回避や税務上の証拠として活用できるため、軽視せず適切に扱うべきです。発注書には、屋号や氏名、連絡先などを正確に記載するようにしましょう。

また、個人事業主が親事業者から仕事を受注する際、下請法が適用されるケースがあります。この場合、親事業者には発注内容を明記した書面（発注書）を交付する義務がありますので、内容をしっかり確認することが求められます。フリーランスとして活動する際も、発注書・請書を適切に交わすことで、より安全で信頼性の高い取引を行うことができます。