【初心者必見】簡単！発注書作成の基本と無料テンプレート活用術

【初心者必見】簡単！発注書作成の基本と無料テンプレート活用術

取引先へ商品やサービスを注文する際、「発注書」を作成していますか？口頭での注文は手軽に思えますが、認識のずれや「言った・言わない」のトラブルに発展するリスクをはらんでいます。そんな事態を未然に防ぎ、スムーズで信頼性の高い取引を実現するために不可欠なのが、発注書（注文書）なのです。

本記事では、発注書作成の基本から、無料で手軽に利用できるテンプレートの活用術、さらには効率化のためのシステム導入まで、初心者の方にも分かりやすく解説します。もう発注業務で悩むことはありません！

発注書作成の基本：作成目的と記載すべき項目

発注書とは？その重要性と役割

発注書とは、取引先に対し、どのような商品やサービスを、いつまでに、いくらで注文するのかを明確に伝えるためのビジネス文書です。法的な発行義務は基本的にありませんが、実務上は多くの企業で作成が慣例となっています。

その最大の目的は、発注者と受注者双方の認識のずれを防ぎ、取引を円滑に進めることにあります。例えば、口頭での注文では商品の型番や数量、納期といった細かな指示が曖昧になりがちです。発注書で具体的に記載することで、後からの「思っていたのと違う」といったトラブルを回避できます。

また、書面でやり取りを行うことは、取引の証拠となり、双方の信頼関係を担保する重要な役割も果たします。特に、下請法が適用される取引においては、親事業者側に「書面の交付義務」が生じるため、発注書の発行が法的に義務付けられているケースもあります。発注書は、単なる事務処理ではなく、ビジネスにおけるリスクマネジメントと信頼構築に直結する重要なツールと言えるでしょう。

発注書に必須の記載項目とインボイス制度対応

発注書に記載すべき項目は、法的な厳密な決まりはありませんが、一般的に以下の項目を含めることが推奨されています。これらの情報を網羅することで、トラブルを未然に防ぎ、スムーズな取引を促進できます。

• 発注元・発注先の情報: 会社名、住所、電話番号、担当者名など、取引を行う両者の基本情報です。
• 発注日: 発注書を作成した日付。契約管理の基準となります。
• 発注書番号: 書類の管理を効率化するための固有の番号。見積書や請求書と連番にすると、一貫した管理が可能です。
• 取引内容: 商品名やサービス名、規格、数量、単価、そしてそれぞれの金額を具体的に記載します。誤解のないように詳細に記述しましょう。
• 合計金額: 小計、消費税額、総額（税込）を明確に示します。計算ミスがないよう注意が必要です。
• 備考: 納期、納品場所、支払い条件、支払い方法、特記事項など、取引に関する補足情報を記載します。

さらに、インボイス制度（適格請求書等保存方式）に対応する場合は、適格請求書発行事業者登録番号も発注書に記載する必要があります。これにより、税務上の要件を満たし、仕入税額控除を受けることが可能になります。

発注書と注文書の違い、そして注意すべき点

「発注書」と「注文書」という二つの言葉、皆さんはその違いをご存知でしょうか？実は、これらに法的な違いはほとんどありません。どちらも「商品やサービスを注文する意思表示と、その内容を確認する」という目的においては同じです。

一般的には、買い手側が発行する書類を「発注書」、売り手側が発行する書類を「注文書」と認識する傾向がありますが、この使い分けもあくまで慣習的なものです。重要なのは、名称ではなく、記載されている内容と、その書類が取引の意思表示として適切に機能しているかという点にあります。

発注書を作成・送付する際には、いくつか注意すべき点があります。

• 見積書との照合: 事前に受け取った見積書の内容と、作成した発注書の内容に相違がないか、必ず確認しましょう。
• 記載内容の正確性: 商品・サービスの内容、数量、単価、納期、支払い方法など、全ての情報に誤りがないか、送付前に最終確認を行ってください。
• メール便での送付は避ける: 発注書は「信書」に該当するため、郵便法によりメール便での送付は禁止されています。郵便または宅配便を利用しましょう。
• 電子送信時の注意: インターネット経由で発注書を送付する場合、受信者（特に下請け事業者）のパソコンに保存できる形式（電磁的記録）で送付する必要があります。PDF形式などが一般的です。

これらの注意点を守ることで、より安全で確実な取引へと繋がります。

発注書作成方法：Excel・スプレッドシート・クラウドサービスを徹底比較

Excel・スプレッドシートでの作成メリット・デメリット

発注書作成の最も手軽な方法の一つが、ExcelやGoogleスプレッドシートの活用です。これらのツールは多くのビジネスパーソンにとって身近であり、特別なソフトを導入することなくすぐに利用を開始できるのが大きなメリットです。

メリットとしては、
まずコストを抑えられる点が挙げられます。既にあるオフィスソフトを利用するため、新規費用はほとんどかかりません。次に、カスタマイズ性が高いこと。自社の業務フローや記載したい項目に合わせて、自由にレイアウトや計算式を調整できます。さらに、インターネット上には多くの無料テンプレートが公開されており、それらを活用すればゼロから作成する手間を省き、効率的に作業を進められます。

一方でデメリットも存在します。
最大の欠点は、手作業によるミスが発生しやすいことです。特に、数量や単価、合計金額などの入力や計算において、ヒューマンエラーのリスクが伴います。また、複数人で発注業務を行う場合、ファイルのバージョン管理や共有が煩雑になりがちです。最新の発注書がどれか分からなくなったり、上書き保存によるデータ消失のリスクもあります。履歴管理が手動になるため、過去の発注内容を遡って確認する際にも手間がかかることがあります。

クラウド型発注管理サービスの利点と注意点

Excelやスプレッドシートの手軽さを超え、より高度な発注業務の効率化を目指すなら、クラウド型発注管理サービスの導入が有力な選択肢となります。これらのサービスは、発注書作成だけでなく、見積もりから受注、請求、経営管理まで、一連の業務を一元的に管理できるのが最大の特長です。

主な利点としては、
まず自動化による作業時間の短縮が挙げられます。見積書データから発注書を自動生成したり、承認フローをシステム上で完結させたりすることで、大幅な業務効率化が実現します。また、データ転記ミスや計算ミスといった人為的なエラーを削減できるため、書類の信頼性が向上します。さらに、データがクラウド上で管理されるため、いつでもどこからでもアクセスでき、複数人での同時編集や進捗状況の共有が容易になります。

履歴管理も自動で行われるため、過去の取引情報を瞬時に検索・参照できるのも大きな魅力です。

ただし、注意点もあります。
導入には初期費用や月額費用が発生するため、コストがかかる点が挙げられます。また、数あるサービスの中から自社に最適なものを選ぶための比較検討や、システムに慣れるまでの期間が必要です。導入後は、社内の業務フローに合わせてシステムを設定したり、従業員へのトレーニングを実施したりする手間も考慮に入れるべきでしょう。

自社に合った作成方法を選ぶポイント

発注書作成には様々な方法がありますが、どの方法が最適かは、企業の規模、発注頻度、予算、そして求める機能によって異なります。自社に合った方法を選ぶためのポイントをいくつかご紹介します。

企業の規模と発注頻度:
中小企業や個人事業主で、発注頻度がそれほど高くない場合は、Excelやスプレッドシートと無料テンプレートの組み合わせがおすすめです。導入コストを抑えつつ、基本的な発注業務を効率的に行えます。一方、発注頻度が高く、取引先が多い中堅・大企業の場合や、複数の部署で発注業務を行う場合は、クラウド型発注管理システムの導入を検討すべきでしょう。これにより、業務の標準化と効率化を図れます。

予算と求める機能:
発注管理システムは便利ですが、その分コストもかかります。まずは予算を明確にし、その範囲内でどのような機能が必要かを見極めることが重要です。例えば、見積もりから請求までの一元管理が必要か、あるいは発注書作成機能だけで十分か、といった点を洗い出します。また、既存の会計システムや販売管理システムとの連携が必要かどうかも重要な選定ポイントです。

最終的には、現在の業務における課題を洗い出し、それぞれの作成方法がその課題解決にどれだけ貢献できるかを比較検討することが重要です。まずは手軽な無料テンプレートから始め、業務の拡大に合わせてシステム導入を検討するなど、段階的に移行していくのも一つの手です。

無料テンプレート活用術：工事・簡易発注書もこれで安心！

無料テンプレート活用のメリットと選び方

発注書をゼロから作成するのは、意外と手間と時間がかかる作業です。特に、項目漏れやフォーマットの不統一は、ビジネス上の信頼を損ねる原因にもなりかねません。そこで大いに役立つのが、無料で提供されている発注書テンプレートです。これらのテンプレートを活用することで、発注業務を格段に効率化できます。

無料テンプレート活用のメリットは多岐にわたります。
まず、時間の大幅な短縮が挙げられます。あらかじめフォーマットが用意されているため、すぐに内容の入力に取り掛かれ、レイアウトやデザインを考える手間が省けます。次に、計算ミスや記載漏れの防止です。多くのテンプレートには金額の自動計算機能が組み込まれており、計算ミスを防ぐことができます。また、必要な項目が網羅されているため、記載漏れのリスクも軽減されます。さらに、常に同じフォーマットを使用することで、社内外で統一感のある書類を作成でき、プロフェッショナルな印象を与えられます。Excel形式で提供されているものが多く、自社の業務に合わせて自由に編集・カスタマイズできる点も大きな魅力です。

テンプレート選びのポイントは以下の通りです。

• インボイス制度対応: インボイス制度が施行されている現在、制度に対応した項目（適格請求書発行事業者登録番号の記載欄など）があるか確認しましょう。
• 自動計算機能: 合計金額や消費税などを自動計算してくれる機能があると、入力の手間とミスを減らせます。
• デザイン: ビジネスのイメージに合う、シンプルで分かりやすいデザインを選びましょう。
• 提供元: 会計ソフトベンダーやビジネス情報サイトなど、信頼できる提供元からダウンロードすることが重要です。

用途別！効果的なテンプレートの種類と活用例

無料テンプレートと一口に言っても、その種類は様々です。汎用的なものから特定の業種や用途に特化したものまで、目的に合ったテンプレートを選ぶことで、さらに効率的な発注書作成が可能になります。例えば、「工事・簡易発注書もこれで安心！」とあるように、建設業向けの工事発注書や、少額取引に特化した簡易発注書なども存在します。

主な用途別のテンプレートと活用例：

• 汎用発注書: 最も一般的なテンプレートで、物品購入やサービス依頼など、幅広い用途に対応できます。初めて発注書を作成する方におすすめです。
• 工事発注書: 建設業などで使用されることが多く、工期や工種、資材費、労務費など、工事特有の項目が詳細に記載できるようになっています。
• 簡易発注書: 少額の消耗品購入や、特定の定型的なサービス依頼など、簡潔な内容で済ませたい場合に便利です。項目数が少なく、スピーディーに作成できます。
• インボイス対応発注書: 適格請求書発行事業者登録番号の記載欄が設けられているなど、インボイス制度に完全対応したテンプレートです。

これらのテンプレートは、WordやExcel形式で提供されていることが多く、ダウンロード後すぐに編集・利用できます。例えば、会計ソフトのFreeeや、ビジネス書式サイトのbizocean、請求管理ロボなどのウェブサイトでは、多様な無料テンプレートが提供されています。自社の業務内容に合わせて最適なテンプレートを見つけ、効率的な発注業務を実現しましょう。

テンプレート利用時の注意点とカスタマイズのコツ

無料テンプレートは非常に便利ですが、利用する際にはいくつかの注意点があります。これらを踏まえることで、トラブルを避け、テンプレートのメリットを最大限に引き出すことができます。

テンプレート利用時の注意点：

• 最新情報の確認: テンプレートが提供された時期が古い場合、法改正（特にインボイス制度など）に対応していない可能性があります。ダウンロード前に必ず最新の法制度に対応しているか確認しましょう。
• 提供元の信頼性: 不明なサイトからのダウンロードは避け、会計ソフトベンダーや大手ビジネス情報サイトなど、信頼できる提供元を選びましょう。
• 利用規約の確認: テンプレートによっては商用利用が制限されている場合もあります。利用規約を必ず確認してください。

カスタマイズのコツ：
ダウンロードしたテンプレートをそのまま使うだけでなく、自社の実情に合わせてカスタマイズすることで、さらに使い勝手が向上します。

• ロゴや社名の挿入: 自社のロゴや社名、住所、連絡先などをあらかじめ入力しておくことで、書類に統一感を出し、毎回入力する手間を省けます。
• 必須項目の追加: テンプレートにはないが、自社や取引先の業務上必要な項目（例：プロジェクトコード、部署名など）があれば、自由に追加しましょう。
• 備考欄の活用: 納期や納品場所、支払い条件、特記事項など、毎回記載が必要な定型文は、テンプレートに記載例として残しておくと便利です。
• Excel関数の利用: Excelテンプレートの場合、数量と単価から金額を自動計算するSUMPRODUCT関数や、消費税率に応じた計算式を組み込むことで、入力ミスを防ぎ、効率を高めることができます。

これらのポイントを押さえることで、無料テンプレートを最大限に活用し、発注業務の質を高めることができるでしょう。

発注書作成を効率化するシステムとスマホアプリ

発注管理システムのメリットと機能

発注書作成の効率化をさらに進めたいのであれば、発注管理システムの導入が非常に有効な手段です。特に、日々の発注量が多い企業や、複数の部署で発注業務を行う企業にとって、そのメリットは計り知れません。これらのシステムは、単に発注書を作成するだけでなく、発注業務全体をシームレスに連携させ、管理を高度化します。

発注管理システムの主なメリット：

• 業務の一元管理: 見積もり作成から受注、発注、請求、さらには経営管理まで、一連の業務を一元的に管理できます。これにより、各段階でのデータ転記ミスがなくなり、全体のプロセスがスムーズになります。
• 自動化による効率向上: 見積書データからの発注書自動生成や、定型的な発注の自動処理など、多くの手作業を自動化できます。これにより、従業員の作業時間を大幅に短縮し、より戦略的な業務に集中できるようになります。
• 人為的ミスの削減: システムが自動で計算やデータ連携を行うため、数量、単価、合計金額などの入力ミスや計算ミスを劇的に減らすことができます。結果として、正確な書類作成が可能となり、トラブルのリスクが低減します。
• リアルタイムな進捗管理: 発注状況や納期、支払い状況などをリアルタイムで把握できるため、遅延や問題が発生した場合にも迅速に対応できます。

具体的な機能例としては、
承認フローの電子化、過去の発注履歴の検索・参照、サプライヤー管理、商品マスター管理、予算管理連携などがあります。これらの機能により、発注業務全体の透明性が増し、内部統制の強化にも貢献します。

スマホアプリを活用した外出先からの発注

現代のビジネスシーンでは、オフィスに縛られない働き方が求められることが増えています。そんな中で、発注書作成も場所を選ばずに行えるようになるのが、スマートフォンアプリやモバイル対応のクラウド型発注管理サービスです。

スマホアプリを活用するメリット：

• 場所を選ばない迅速な発注: 外出先や出張先、現場作業中など、オフィスに戻ることなく、その場で発注書を作成し、承認申請や送付が可能です。これにより、緊急性の高い発注や、現場での資材調達などを迅速に行うことができ、業務のスピードアップに繋がります。
• リアルタイムでの情報共有: モバイルデバイスから発注状況をリアルタイムで確認し、関係者と共有できます。これにより、意思決定の迅速化や、チーム内での情報共有の滞りを防ぐことができます。
• 写真や音声入力との連携: アプリによっては、商品の写真を撮影して添付したり、音声入力で発注内容を記録したりできるものもあります。これにより、より直感的でミスの少ない発注が可能になります。

一方で、注意点もあります。
スマートフォンの画面サイズや操作性には限界があるため、複雑な内容の発注書作成には向かない場合があります。また、データ通信環境が不安定な場所では、アプリの動作が遅れたり、データの送受信ができなかったりする可能性も考慮しておく必要があります。さらに、モバイルデバイスからのアクセスは、セキュリティ面での対策も重要です。強固な認証機能やデータ暗号化機能を備えたアプリを選ぶようにしましょう。

システム導入で実現する業務フローの改善

紙ベースやExcel中心の発注業務から、発注管理システムへの移行は、単なるツールの変更にとどまらず、業務フロー全体に大きな改善をもたらします。これにより、企業はより戦略的で効率的な経営を実現できます。

具体的な業務フローの改善例：

1. 承認プロセスの迅速化: 従来の紙の書類による承認フローでは、関係者の不在などで時間がかかりがちでした。システムを導入すれば、電子承認機能により、場所や時間を選ばずに承認を行うことができ、承認プロセスの大幅な迅速化が図れます。
2. 進捗管理の可視化: 発注から納品、請求、支払いまでの一連のプロセスをシステム上で一元管理することで、各発注の現在の状況が一目で分かるようになります。これにより、担当者間の情報共有がスムーズになり、問題発生時の早期発見・対応が可能となります。
3. 関連書類との連携強化: 見積書、発注書、納品書、請求書といった関連する全ての書類をシステム内で連携させることができます。これにより、データの一貫性が保たれ、書類間の整合性チェックの手間が省け、入力ミスも激減します。例えば、見積書の情報をもとに自動で発注書を作成し、納品が確認されたら請求書も自動で生成するといったフローが実現可能です。
4. コスト削減と時間効率の向上: 手作業による書類作成やデータ入力、承認のための移動といった無駄な工程を削減することで、人件費や紙代、印刷代などのコストを削減できます。また、業務が効率化されることで、従業員はより付加価値の高い業務に時間を充てられるようになります。

システム導入は初期投資が必要ですが、長期的に見れば、業務効率化、コスト削減、ミスの削減といった形で、大きなリターンをもたらす可能性を秘めているのです。

発注書作成のよくある疑問を解決！

Q1. 発注書に印鑑は必要ですか？電子印鑑でも良い？

発注書に印鑑を押すことは、法的に義務付けられているわけではありません。しかし、日本の商習慣として、契約書や重要書類に印鑑を押すことで、その書類の正当性や内容の承認を示す慣習が広く根付いています。

印鑑を押す目的としては、書類の信頼性を高めること、そして担当者の承認を得た証拠とすることが挙げられます。そのため、多くの企業では、発注書にも社印や担当者印を押して発行しています。

近年では、電子化の進展に伴い、電子印鑑や電子署名の利用も一般化しています。電子印鑑や電子署名も、適切に利用すれば法的な有効性を持つとされています。特に、クラウド型発注管理システムなどでは、電子承認フローと連携して電子署名を行う機能が標準搭載されていることも多いです。これにより、紙の発注書を印刷・押印・郵送する手間と時間を省き、よりスピーディーかつ効率的な発注業務が実現できます。

ただし、取引先によっては電子印鑑を受け付けていない場合もあるため、事前に確認することをおすすめします。特に初めての取引先や重要な契約の場合は、従来の押印形式と電子形式、どちらで進めるかを確認し、双方にとって最も安心できる方法を選択しましょう。

Q2. 発注書はいつまでに送ればいいですか？

発注書を送付するタイミングについて、明確な法的期限は定められていません。しかし、ビジネスの円滑な進行とトラブル防止のためには、なるべく早く送付することが原則です。

具体的には、以下の点を考慮してタイミングを決定すると良いでしょう。

• 発注先の準備期間: 発注した商品やサービスを準備するために、取引先には一定の期間が必要です。納期を確実に守ってもらうためにも、十分な準備期間を確保できるよう、早めに発注書を送付しましょう。
• 納期との関係: 希望する納期から逆算し、発注先が滞りなく作業を開始できるよう、余裕を持ったタイミングで送付します。特に急ぎの発注の場合は、口頭での確認後、すぐに発注書を送付し、電話などで改めて到着確認を行うとより確実です。
• 見積書の有効期限: 事前に受け取った見積書には通常、有効期限が設定されています。その有効期限内に発注書を提出することで、見積もり通りの条件で取引を進められます。
• 下請法が適用される場合: 下請法においては、親事業者は下請事業者に発注する際、書面を直ちに交付する義務があります。この場合は、契約内容が決定した時点で速やかに発注書を発行・送付する必要があります。

いずれの場合も、発注書は「注文の意思表示」となる重要な書類です。口頭でのやり取りだけで済ませず、必ず書面で内容を確定させ、適切なタイミングで相手方に届くように手配しましょう。

Q3. 発注書の内容を変更したい場合はどうすれば？

一度発行した発注書の内容を変更したい場合は、慎重な対応が必要です。すでに発注書が取引先に届いている場合、相手方はその内容に基づいて準備を進めている可能性があります。安易な変更はトラブルの原因となるため、以下の手順を踏むことが一般的です。

1. 速やかに取引先に連絡: まずは電話やメールで、発注書の内容を変更したい旨を速やかに取引先の担当者に伝えます。変更内容の概要と、なぜ変更が必要になったのかを具体的に説明し、相手方の理解を得ることが重要です。
2. 変更内容の合意形成: 取引先と変更内容について詳しく話し合い、双方で合意を形成します。納期や金額、数量など、変更が伴う場合は特に慎重に確認し、合意に至った内容を明確にします。
3. 変更書類の作成・送付: 合意した変更内容を書面に残します。具体的な方法はいくつか考えられます。
• 訂正印またはサイン: 軽微な変更であれば、発行済みの発注書の該当箇所に訂正印を押すか、双方のサインで変更を承認する方法があります。ただし、重要な項目での利用は避けるべきです。
• 変更契約書の発行: 変更が広範囲にわたる場合や、金額など重要な項目に影響する場合、「変更契約書」を発行し、双方で署名・押印を行うのが最も確実な方法です。
• 発注書の再発行: 変更後の内容を反映した新たな発注書を「再発行」し、その際に「変更前発注書番号XXXXに対する変更」など、変更であることが明確にわかるように記載します。
4. 変更履歴の管理: 変更前の発注書と変更後の書類、そして変更に至るまでの経緯を記録し、きちんと管理しておくことが重要です。これにより、後からの確認や監査にも対応できます。

口頭での変更は、後々のトラブルに発展しやすいため、どのような変更であっても必ず書面で確認を取り、双方の認識を一致させることが不可欠です。