【完全ガイド】発注書の基本から応用まで、書き方・テンプレートを徹底解説

発注書の基本を知ろう！目的と記載すべき項目

発注書とは？その役割と重要性

発注書は、商品やサービスを注文する側（発注者）が、注文を受ける側（受注者）に対して発行する、ビジネス取引において非常に重要な書類です。
この書類の主な目的は、取引の内容を明確にし、双方の認識のずれを防ぐことで、取引の安全性を確保することにあります。

法的に発行が義務付けられているケースは多くありませんが、「言った、言わない」といった口頭でのトラブルを避けるために、作成・交付が一般的な商習慣となっています。
発注書は、単なる注文の意思表示だけでなく、その後の契約内容を裏付ける重要な証拠書類としての役割も果たします。
万が一、納期遅延や品質不良などの問題が発生した場合でも、発注書に記載された内容に基づいて円滑な解決を図ることが可能になります。

特に、複雑な取引や高額な取引においては、発注書の存在がトラブルを未然に防ぎ、スムーズな業務遂行を支える基盤となります。
受注者にとっても、発注書は作業開始の明確な指示となり、後の請求書の作成基準となるため、双方にとって不可欠な書類と言えるでしょう。

発注書と注文書、法的な違いはある？

ビジネスシーンでは「発注書」と「注文書」という二つの言葉が使われますが、これらの書類に法的な違いは一切ありません。
どちらも、発注者が受注者に対して商品やサービスを注文する際に発行する書類であり、その機能や効力に差はありません。

業界や企業文化によって呼び方が異なることがほとんどです。
例えば、製造業や建設業では「発注書」がよく使われる一方で、小売業や卸売業では「注文書」が一般的、といった傾向が見られることもあります。

重要なのは、書類の名称ではなく、その内容が正確で、取引先と認識の齟齬がないことです。
取引を始める際には、相手方がどちらの名称を使っているかを確認し、可能であれば自社内で使用する書類の名称を統一しておくと、混乱を避けやすくなります。
名称にこだわりすぎず、記載すべき項目が網羅され、互いの合意が明確になっているかを最優先に考えましょう。

これだけは押さえたい！発注書の必須記載項目リスト

発注書を正確かつ網羅的に作成するためには、以下の項目を必ず記載することが重要です。
これらの情報が欠けていると、後々のトラブルにつながる可能性があります。

• 書類のタイトル：「発注書」または「注文書」と明確に記載します。
• 交付先（受注者名）：会社名、屋号、担当者名を正確に記載し、「御中」や「様」を適切に使い分けます。
• 発注番号と発注日：管理や確認のために欠かせない情報です。特に発注番号は一意のものを付与しましょう。
• 件名：取引内容の概要を簡潔にまとめます（例：「〇〇システム開発業務委託」「〇〇資材購入」）。
• 発行元の情報：自社の会社名、住所、電話番号、担当者名、押印など。
• 商品・サービス名：具体的な品名やサービス内容を詳細に記載します。型番や仕様なども明確に。
• 数量・単価・金額：商品・サービスごとの数量、単価、合計金額を正確に算出します。
• 小計金額・消費税：税抜きの小計と、それに課される消費税額を明記します。
• 合計金額（税込）：最終的な支払い総額を明確に記載します。
• 備考：納品場所、納期、支払い条件、有効期限、特記事項など、取引に必要な補足情報を記載します。

特に「備考」欄は、取引ごとの固有の条件を記載する重要なスペースです。
例えば、「納品場所：〇〇倉庫A棟2階」「納期：〇月〇日（〇）午前中厳守」「支払い条件：月末締め翌月末払い」といった具体的な内容を記載することで、認識の齟齬を最小限に抑えられます。
これらの項目を漏れなく記載し、正確性を確保することが、安全な取引の第一歩となります。

シーン別！発注書の書き方：手書き、メール、食材、建築系まで

デジタル時代の基本！メール・データでの発注書作成・送付のポイント

現代のビジネスにおいて、発注書はメールに添付されたPDF形式で送付されるのが一般的です。
デジタルでの送付は迅速かつ効率的ですが、いくつかの注意点があります。
まず、発注書は必ずPDF化し、改ざんのリスクを低減させましょう。
ExcelやWordファイルのまま送付すると、意図しない編集や表示崩れが発生する可能性があります。

メールで送る際は、件名で発注書であることを明確に伝え、本文には簡単な挨拶と、添付ファイルの内容を記載します。
ファイル名は「【発注書】〇〇株式会社_△△案件_20240701」のように、内容がわかりやすいように工夫すると良いでしょう。
送付後は、相手方が確実に受信し、内容を確認できるか（ダウンロードできるかなど）を確認することも大切です。

また、2024年1月1日からは電子帳簿保存法により、電子メールやクラウドサービスなどで授受した発注書は、原則として電子データのまま保存することが義務化されています。
単にPDFを保存するだけでなく、日付、金額、取引先などの検索要件を満たし、真実性・可視性を確保した形で保存する必要があります。
専用のシステムやクラウドサービスを活用することで、より効率的かつ法に準拠した管理が可能になります。

現場で役立つ！手書き発注書と業種特有の項目

デジタル化が進む現代においても、特定の業種や小規模な取引では、手書きの発注書が利用されることがあります。
手書きのメリットは、その場ですぐに作成できる手軽さですが、管理の煩雑さや記入ミス、判読のしづらさといったデメリットも存在します。

手書きであっても、記載すべき必須項目はデジタル形式と変わりません。
発注日、受注者名、商品・サービス名、数量、単価、合計金額、発行元の情報、納期、納品場所などは、明確かつ判読可能な文字で記入しましょう。
特に、金額や数量は誤記がないよう、二重チェックを心がけるべきです。

業種によっては、特有の記載項目が必要となる場合があります。
例えば、食材の発注では「鮮度」「産地」「賞味期限」、建築・土木系では「工期」「工事場所」「資材の型番・ロット番号」「図面番号」「現場担当者名」「危険物に関する注意事項」などが重要です。
これらの追加情報を「備考」欄に具体的に記載することで、現場での混乱を防ぎ、スムーズな業務連携を促進できます。
手書きの場合も控えを必ず保管し、口頭での確認も併用することで、トラブルのリスクを低減させましょう。

発注書が契約書を兼ねるケースと印紙税の注意点

通常、発注書は「注文の意思表示」であり、受注者からの「請書（注文を承諾する意思表示）」と合わせて契約が成立します。
しかし、発注書の内容が具体的で、受注者がその発注書に対して署名・押印し返送する、あるいは発注書の中に「本発注書により契約が成立する」といった旨の文言がある場合、発注書自体が契約書としての性質を持つことがあります。

このような、発注書が契約書を兼ねる、または請書を兼ねるようなケースでは、印紙税の対象となる可能性が出てきます。
印紙税法では、一定の契約書には収入印紙の貼付が義務付けられており、例えば請負契約書の場合、契約金額に応じて印紙税額が定められています。
具体的には、1万円以上100万円以下の契約には200円、100万円超200万円以下には400円などの印紙税が必要です。

収入印紙の貼付を怠ると、過怠税（本来の印紙税額の2倍に相当する金額を加算）が課される可能性があるため、注意が必要です。
取引金額が大きい場合や、請負契約に該当する可能性のある発注書を作成する際は、印紙税の要否を税理士や専門家に確認することをおすすめします。
また、電子契約の場合は、原則として印紙税は不要となります。

知っておきたい！納品場所・納期・値引きの書き方

誤解を防ぐ！納品場所・納期の明確な記載方法

発注書における納品場所と納期は、取引の円滑な進行に直結する非常に重要な項目です。
曖昧な表現はトラブルの原因となるため、可能な限り具体的に記載することを心がけましょう。

納品場所については、単に会社名だけでなく、「〇〇株式会社 本社ビル1階 受付」「〇〇倉庫 A棟3F 〇〇部署 担当：山田」といった具体的な住所、建物名、フロア、部署名、担当者名までを明記します。
複数の場所に納品する場合や、特定の入口からの搬入が必要な場合は、その指示も詳細に記載することが重要です。
配送業者への指示事項も合わせて記載すると、よりスムーズな納品につながります。

納期については、「〇日頃」のような漠然とした表現は避け、「〇年〇月〇日（〇曜日）午前中厳守」のように、具体的な日付と時間帯、さらには曜日まで指定すると確実です。
特に緊急性が高い場合は「至急」と追記するだけでなく、その期日を「〇月〇日午前中 厳守」と強調し、間に合わない場合のペナルティや代替案についても事前に協議しておくことが望ましいでしょう。
これらの明確な記載は、受注者側が計画的に作業を進める上で不可欠な情報となります。

支払い条件と値引き・価格交渉を記載する際のポイント

発注書に記載する支払い条件は、取引における金銭的な側面を明確にするために不可欠です。
「月末締め翌月末払い」といった支払いサイト、振込、手形、現金などの支払い方法を明記しましょう。
特に重要なのは、振込手数料の負担についてです。
「振込手数料は貴社負担」または「振込手数料は弊社負担」といった形で、どちらが負担するのかを明確に記載することで、後々の誤解を防ぐことができます。

値引きや価格交渉が成立している場合は、その内容を正確に発注書に反映させることが重要です。
例えば、「定価〇〇円より数量割引〇〇円、合計〇〇円」といった形で、値引きの根拠と最終的な価格を明確に記載します。
価格交渉は通常、発注書を発行する前に行われ、最終合意した金額が見積書を経て発注書に記載される流れが一般的です。

発注書は、一度発行されたらその内容で取引を進めることになるため、値引き交渉の余地を残さないよう、最終的な合意内容のみを記載するべきです。
事前に口頭で合意した内容も、必ず書面に落とし込み、双方の認識を一致させることが、健全な取引関係を維持する上で不可欠となります。

発注書の有効期限と取引のトラブル回避策

発注書には、通常、受注者がその注文を承諾するまでの有効期限を設けることが望ましいです。
特に、市場価格が変動しやすい商品やサービス、あるいは原材料の調達に時間がかかるようなケースでは、有効期限を設けることで、発注時の条件を保証することができます。
有効期限を過ぎた後に受注者が承諾した場合、発注者はその注文を拒否できる権利を持つことができます。

有効期限の記載は、「本発注書の有効期限は発注日より〇日間とします」や「〇年〇月〇日まで有効」といった具体的な形で示します。
もし有効期限が過ぎてしまった場合は、再度見積もりを取り直すか、新しい発注書を作成し直すなどの対応が必要となります。

さらに、発注書はトラブルを未然に防ぐための重要なツールでもあります。
例えば、品質不良時の対応、納期遅延時のペナルティ、キャンセルポリシー、保証期間など、取引中に発生しうるリスクに対する取り決めを「備考」欄に記載しておくことで、万が一の事態にもスムーズに対応できます。
もちろん、これらの内容は事前に受注者と協議し、合意を得ておくことが大前提です。
発注書を単なる「注文書」と捉えるだけでなく、取引の安全保障としての役割も意識して作成しましょう。

フリーランス新法にも対応！発注書作成の注意点

2024年10月施行！フリーランス新法における発注書の義務

2024年10月1日から、フリーランス新法（特定受託事業者に係る取引の適正化等に関する法律）が施行されます。
この法律は、フリーランスとして働く人々を保護し、事業者との取引をより適正なものとすることを目的としています。
事業者側がフリーランスに業務を委託する際、発注書にはこれまで以上に詳細な記載が義務付けられるため、注意が必要です。

具体的には、以下の3つの項目を明確に記載することが必須となります。

• 給付内容：フリーランスに依頼する業務の内容を具体的に示します。
• 報酬額：支払う報酬の金額を明記します。
• 支払期日：報酬を支払う期日を明確に記載します。

これらの記載を怠った場合や、不適切な取引を行った場合には、事業者側が是正措置の対象となる可能性があります。

発注書を作成する際は、フリーランス新法のガイドラインを参照し、記載漏れがないか、そしてその内容がフリーランスにとって理解しやすいものであるかを確認することが重要です。
この法律に対応することで、フリーランスとの信頼関係を構築し、より健全なビジネスパートナーシップを築くことにつながります。
発注書は単なる注文書ではなく、フリーランス保護の観点からも重要な役割を果たすことになります。

電子帳簿保存法とインボイス制度：発注書の適切な管理方法

発注書の作成だけでなく、その後の適切な管理も非常に重要です。
特に、近年の法改正である電子帳簿保存法とインボイス制度（適格請求書等保存方式）は、発注書の管理方法に大きな影響を与えます。

電子帳簿保存法に関しては、2024年1月1日以降、電子メールやクラウドサービスを通じて受け取った発注書など、電子取引データは原則として電子データのまま保存することが義務化されました。
紙に出力して保存するだけでは不十分であり、真実性・可視性を確保した形で保存する必要があります。
保存期間は法人で原則7年（最大10年）、個人事業主で原則5年（消費税課税事業者は7年）です。
適切な検索機能を備えたシステムでの保存や、改ざん防止措置を講じることが求められます。

インボイス制度は主に請求書に関する制度であり、発注書自体のフォーマットや記載内容に直接的な変更はありません。
しかし、仕入税額控除を受けるためには、適格請求書（インボイス）の保存が必要となるため、取引の流れで発生する発注書、請求書、領収書など一連の書類を適切に管理し、インボイスと紐付けて保存することが重要になります。
これらの法制度に対応した管理体制を整えることで、税務調査にもスムーズに対応できるようになります。

下請法と収入印紙：法律遵守のためのチェックポイント

発注書を作成する際には、特定の取引において適用される可能性のある下請法（下請代金支払遅延等防止法）と、収入印紙の必要性についても確認が必要です。

下請法は、親事業者と下請事業者との間の公正な取引を保護するために制定された法律です。
特に、親事業者が下請事業者に製造委託、修理委託、情報成果物作成委託、役務提供委託を行う場合で、資本金などの条件に該当する場合に適用されます。
下請法が適用される取引の場合、親事業者には、発注書に給付内容、下請代金の額、支払期日、支払方法などを明確に記載し交付する義務があります。
また、下請代金の減額や受領拒否などの不公正な行為も禁止されています。
中小企業庁が発行するガイドラインなどを確認し、自社の取引が下請法の対象となるか、そして義務を遵守しているかを確認しましょう。

また、発注書が請書を兼ねる場合や、契約書としての性質を持つ場合には、収入印紙の貼付が必要になることがあります。
これは、印紙税法によって定められており、契約金額に応じて印紙税額が変わります。
例えば、1万円以上の請負に関する契約書には収入印紙が必要です（1万円未満は非課税）。
収入印紙の貼り忘れや金額不足は、過怠税の対象となるため、特に注意が必要です。
不明な場合は税理士や専門家に相談し、適切な対応を心がけましょう。

無料テンプレート活用術：Word、Excel、PDF、アプリまで

定番ツールで効率アップ！Word・Excelテンプレートの選び方

発注書をゼロから作成するのは手間がかかりますが、幸いなことに、インターネット上には無料でダウンロードできる豊富なテンプレートが存在します。
特に、ビジネスで広く利用されているWordとExcelのテンプレートは、多くの企業や個人事業主にとって便利な選択肢です。

Wordテンプレートは、レイアウトの自由度が高く、デザイン性を重視したい場合に適しています。
会社のロゴや画像を挿入しやすく、見た目の整った発注書を作成できます。
一方、Excelテンプレートは、計算機能が非常に便利です。
数量と単価を入力するだけで合計金額や消費税が自動計算されるため、計算ミスを防ぎ、効率的な作成が可能です。
発注履歴の管理や集計にも向いています。

テンプレートを選ぶ際は、自社のニーズに合わせて、インボイス制度に対応しているか、源泉徴収欄が必要か、といった点を考慮しましょう。
ダウンロード後は、自社の情報（会社名、住所、連絡先など）を記載し、必要に応じて項目を追加・修正してカスタマイズすることで、自社専用の発注書として活用できます。
複数のテンプレートを試してみて、最も使いやすいものを選ぶのがおすすめです。

手軽に使える！PDF発注書とオンラインツールの活用

WordやExcelだけでなく、PDF形式の発注書テンプレートや、オンラインで手軽に作成できるツールも増えています。
PDF形式の発注書は、改ざんが困難であり、どの環境でも表示崩れが起きにくいという大きなメリットがあります。
オンラインでPDFを作成・編集できるサービスを利用すれば、ソフトをインストールする必要がなく、ブラウザ上で直感的に発注書を作成し、そのままPDFとしてダウンロード・送付が可能です。

また、特にフリーランスや個人事業主向けには、発注書作成に特化したクラウド型のアプリやサービスも多数提供されています。
これらのツールは、テンプレートが豊富に用意されているだけでなく、顧客情報や商品情報を登録しておくことで、数クリックで発注書を自動生成できる機能を持つものもあります。
スマートフォンやタブレットからもアクセスできるため、外出先や移動中でも手軽に発注書を作成・送付できる利便性も魅力です。

これらのオンラインツールやアプリを選ぶ際は、セキュリティ対策がしっかりしているか、データが安全に保存されるか、電子帳簿保存法に対応しているか、といった点を確認することが重要です。
無料プランから試せるものも多いので、まずはいくつか試してみて、自分の業務スタイルに合ったものを見つけましょう。

発注書作成・管理を自動化！会計ソフト・ERP連携のメリット

発注書作成・管理の効率をさらに高めたい場合は、会計ソフトや販売管理システム、ERP（統合基幹業務システム）との連携を検討することをおすすめします。
これらのシステムを導入することで、見積書作成から発注書発行、請求書作成、さらには入金管理まで、一連の業務プロセスをシームレスに自動化することが可能になります。

自動化の最大のメリットは、手作業による入力ミスを大幅に削減できる点です。
見積書で入力した商品情報や単価が発注書に自動反映されるため、手間とヒューマンエラーのリスクを同時に減らせます。
また、発注書データを会計システムと連携させることで、リアルタイムでのコスト管理や在庫管理も容易になり、経営判断の迅速化にも貢献します。

さらに、多くの会計ソフトや販売管理システムは、電子帳簿保存法やインボイス制度などの最新の法規制に対応しています。
これにより、法務・税務面でのコンプライアンスを強化し、安全かつ効率的な書類管理を実現できます。
初期費用や導入の手間はかかりますが、長期的に見れば、業務効率の向上、コスト削減、そして法令遵守という大きなメリットが得られるでしょう。