領収書の但し書き、これで迷わない！ギフト・経費精算の基本

“`html

領収書の「但し書き」とは？基本を理解しよう

領収書の但し書きは、経費精算や税務処理において、その取引内容を明確に裏付ける重要な要素です。単なる「お品代」といった記載では不十分となるケースが多く、特にインボイス制度導入後は、その記載の正確性がより一層求められるようになりました。

ここでは、但し書きが持つ役割とその重要性、そして正しい書き方について詳しく見ていきましょう。

但し書きの役割と重要性

領収書の但し書きは、「何に対する支払いなのか」を具体的に示す項目です。企業が経費を適切に処理し、税務当局からの信頼を得るためには不可欠な情報となります。

「〇〇代として」という形で具体的に記載することで、曖昧な解釈の余地をなくし、取引の透明性を高める役割を担っています。

具体的には、以下のような点でその重要性が高まります。

• 取引内容の明確化: 但し書きによって、購入した商品やサービスの内容が一目でわかるようになります。これにより、会計処理の担当者がスムーズに仕訳を行えるだけでなく、監査時にも迅速な内容確認が可能になります。
• 経費精算の適正化: 企業は、但し書きの内容から、その経費が会社の業務に適切かどうかを判断します。不適切な経費申請や不正な支出を未然に防ぎ、企業の健全な財政を保つ上で重要なチェックポイントとなります。
• 税務処理の正確性: 消費税の仕入税額控除を受けるためには、課税仕入れの内容が明確に記載された領収書が必須です。但し書きが不明瞭だと、税務調査で控除が認められないリスクが発生する可能性があります。
• インボイス制度への対応: 2023年10月に開始されたインボイス制度（適格請求書等保存方式）では、領収書が適格請求書として機能する場合、具体的な商品やサービス名を但し書きに明記することが求められます。これにより、仕入れ税額控除の適用要件を満たすことになります。

このように、但し書きは単なる付帯情報ではなく、企業の会計と税務の根幹を支える重要な要素なのです。

正しい但し書きの書き方とNG例

領収書の但し書きは、税務署や会社の経理部門がその内容を正確に把握できるよう、具体的に記載することが求められます。

「〇〇代として」という形式で、品目や用途を明確にすることがポイントです。曖昧な表現は避け、誰が見ても理解できる内容を心がけましょう。

但し書きの書き方ポイント

1. 具体的に記載する:
   • 文房具購入の場合: 「文房具代として」
   • 取引先との飲食の場合: 「飲食代として」
   • 出張時の宿泊費: 「宿泊費として」
   • 会議用のお茶代: 「会議用飲料代として」
   • 消耗品購入: 「消耗品代として」
2. 「として」を付ける: 「〇〇代」とだけ記載すると、後から内容が追記されてしまうリスクがあります。そこで「〇〇代として」と記載することで、その内容がそこで完結していることを明確にし、改ざん防止にも繋がります。
3. 不明確な表現は避ける:
   • NG例: 「お品代」「品代」「雑貨代」

   これらの表現は、具体的に何を購入したのかが不明瞭なため、経費として認められにくい場合があります。特に税務調査の際には指摘を受ける可能性が高くなります。どうしても具体的に書けない場合は、領収書以外の情報（購入時のレシート、商品名がわかるメモなど）を添付して補足する必要があります。

4. 複数品目の場合: 複数の品物を購入した場合は、代表的なものや最も金額の大きいものを記載し、「〇〇代 他△点」のように表記することが一般的です。この際、購入した全ての商品名が記載されたレシートなども併せて保管しておくと、より証拠力が向上します。
5. 領収書発行者が記載する: 原則として、領収書の但し書きは、商品やサービスの提供側、つまり領収書を発行する側が記載するものです。受け取った側が勝手に追記したり変更したりすることは、改ざんと見なされる可能性があるため絶対に避けましょう。不備がある場合は、発行元に修正を依頼することが重要です。

正しい但し書きを習慣づけることで、経費精算のトラブルを未然に防ぎ、スムーズな会計処理に繋がります。

インボイス制度が但し書きに与える影響

2023年10月1日から始まったインボイス制度（適格請求書等保存方式）は、消費税の仕入税額控除の適用を受けるための要件を大きく変更しました。

この新制度において、領収書の「但し書き」は、その重要性が以前にも増して高まっています。

インボイス制度導入前は、「お品代」といった曖昧な但し書きでも、取引の実態が確認できれば仕入税額控除の適用を受けられるケースがありました。しかし、インボイス制度下では、適格請求書（インボイス）としての要件を満たす領収書には、より具体的な記載が求められます。

具体的には、適格請求書には以下の情報が必須です。

• 適格請求書発行事業者の登録番号
• 課税売上高にかかる対価の額
• 適用税率
• 税率ごとに区分した消費税額等
• そして、具体的な取引内容（但し書き）

この「具体的な取引内容」が不明瞭である場合、その領収書は適格請求書としての要件を満たさないと判断され、買い手側は仕入税額控除を受けられない可能性があります。これは、企業にとって消費税の負担増に直結するため、非常に重要な問題です。

例えば、**「お品代」では何を購入したのか判別できず、課税対象品目なのか、非課税品目なのかが不明瞭**になります。これにより、消費税額の計算が困難になり、適格請求書としての機能が果たせなくなります。

そのため、領収書を受け取る際には、但し書きが具体的な商品やサービス名になっているかを必ず確認することが必要です。

また、電子帳簿保存法との兼ね合いもあり、デジタルで受け取ったインボイスは電子データのまま保存することが義務付けられています。但し書きを含め、記載内容の正確なデータ化と保存が、今後ますます重要になります。

経理担当者はもちろん、日常的に領収書を受け取る従業員一人ひとりが、インボイス制度における但し書きの重要性を理解し、適切な対応を心がけることが求められています。

ギフト代の領収書、これで安心！贈答品・雑貨代の書き方

ビジネスにおいて、お中元やお歳暮、手土産などの贈答品は、良好な人間関係を築く上で欠かせません。しかし、これらのギフト代を適切に経費として計上するためには、領収書の但し書きに細心の注意を払う必要があります。

ここでは、ギフト代や雑貨代の領収書を正しく処理するためのポイントを解説します。

取引先への贈答品（お中元・お歳暮・手土産）の但し書き

取引先へのお中元、お歳暮、手土産といった贈答品は、一般的に「接待交際費」として処理されます。この際、領収書の但し書きは、その費用がビジネス上の関係維持や構築のために支出されたことを明確に示す必要があります。

単に「ギフト代」と記載するだけでなく、より具体性を持たせることが重要です。

• 一般的な記載例: 「贈答品代として」「ギフト代として」
• より詳細な記載例:
  • 特定企業への手土産: 「〇〇社様 御礼品代として」「〇〇社様 打ち合わせ手土産代として」
  • お中元・お歳暮: 「お中元（〇〇社様分）として」「お歳暮（取引先御一同様）として」

このように、贈呈先の企業名や贈呈の目的を追記することで、経費の妥当性をより明確に証明できます。例えば、得意先への手土産は、その後の商談を円滑に進めるための投資と見なされるため、会社の経費として認められることが一般的です。

ただし、過度な贈答品は税務上の交際費として認められない場合もあるため、社内規定や税法上の制限を遵守することが大切です。特に、一人あたりの金額が5,000円を超える場合は、交際費から除外される条件を満たしているかを慎重に確認する必要があります。

また、インボイス制度が導入された現在では、贈答品購入の領収書も適格請求書として受け取ることで、仕入税額控除の適用を受けられる可能性があります。そのため、発行される領収書が適格請求書であるかどうかも併せて確認するようにしましょう。

社内イベントや福利厚生での利用（景品・記念品）

社内イベントの景品や永年勤続の記念品など、従業員向けの贈答品も経費となりますが、その但し書きには注意が必要です。これらは一般的に「福利厚生費」として処理されますが、福利厚生費と認められるためにはいくつかの要件があります。

福利厚生費として計上できるのは、「全従業員を対象としていること」「金額が社会通念上妥当な範囲であること」などが主な条件です。

領収書の但し書きには、以下の例のように具体的に記載しましょう。

• 社内イベントの景品: 「社内イベント景品代として」「忘年会景品代として」
• 従業員への記念品: 「勤続記念品代として」「創立記念品代として（従業員向け）」
• イベント用のお菓子・飲料: 「社内交流会用菓子飲料代として」

これらの但し書きにより、当該費用が従業員のモチベーション向上や労働環境改善のために支出されたことを明確に示し、福利厚生費としての妥当性を主張できます。もし、一部の従業員のみを対象とした景品や記念品の場合は、給与課税の対象となる可能性があるため注意が必要です。その場合は「給与（現物支給分）」などの記載が適切となることもあります。

曖昧な「お品代」では、後に税務調査で福利厚生費と認められず、課税対象となるリスクがあります。そのため、購入時には必ず用途を明確にした但し書きを依頼し、必要に応じて購入時の目的を記したメモや、イベントの案内資料などを領収書に添付して保管するようにしましょう。

お花代・雑貨代としての記載と注意点

お花代や雑貨代も、用途によっては経費として計上できますが、但し書きの記載が不適切だと、個人的な支出と見なされかねません。特に、曖昧な「雑貨代」と記載する際には、注意が必要です。

お花代の場合、その用途によって勘定科目が異なります。

• 取引先への慶弔費（お祝い・お悔やみ）: 「慶弔費（〇〇社様御祝）として」「供花代（故〇〇様宛）として」
• オフィスや店舗の装飾: 「消耗品費（オフィス装花）として」「福利厚生費（職場環境改善）として」
• イベント会場の装飾: 「会議費（会場装飾）として」「広告宣伝費（イベント装花）として」

このように、誰に、何のために贈ったのか、あるいはどこで使用したのかを明確にすることが重要です。

一方、雑貨代という但し書きは、非常に広範な意味を持つため、原則として避けるべき表現です。例えば、オフィスで使用するちょっとした小物や備品を購入した場合でも、可能な限り具体的な品目を記載するようにしましょう。

• NG例: 「雑貨代として」
• OK例:
  • 「オフィス消耗品代として（例：クリップ、ファイル、電球など）」
  • 「清掃用品代として（例：洗剤、雑巾など）」
  • 「来客用備品代として（例：ティッシュ、ハンドソープなど）」

もし、本当に具体的な品目を一つ一つ記載できないほど多岐にわたる場合は、購入した商品のカテゴリを明記し、「その他事務用品代として」のように補足するか、詳細がわかるレシートを必ず保管するようにしましょう。これにより、税務調査時などに支出内容を説明する際の証拠となります。

また、個人的な利用と混同されやすい品目については、特に慎重な対応が求められます。業務との関連性を客観的に説明できるよう、常に意識しておくことが大切です。

経費精算でよくある「雑費」・「材料費」・「グラフィック代」の領収書

経費精算において、多くの企業で頻繁に登場する勘定科目の中に「雑費」があります。また、特定の業種では「材料費」や「グラフィック代」といった支出も多く見られます。

これらの費用の領収書を処理する際には、どのような点に注意し、但し書きをどのように記載すべきでしょうか。

「雑費」として処理する場合の注意点

「雑費」という勘定科目は、他のどの勘定科目にも当てはまらない少額な費用や、一時的に発生する費用を処理する際に使用される非常に便利な科目です。しかし、その利便性ゆえに、安易に使用すると税務調査で指摘を受けやすいという側面もあります。

税務署は、「雑費」が多額に計上されている場合や、内容が不明瞭な場合に、その妥当性を厳しくチェックする傾向にあります。

そのため、領収書の但し書きに「雑費として」と直接記載することは、原則として避けましょう。必ず具体的な内容を記載することが重要です。

「雑費」とすべき費用の但し書き例

• 少額なオフィス備品: 「オフィス消耗品代として（例：電池、電球など）」
• 一時的なサービス利用料: 「オンライン会議ツール利用料として」「データ保存サービス利用料として」
• 少額な振込手数料: 「振込手数料として」
• 廃棄物処理費用: 「事業ごみ処理費用として」

もし、具体的な品目を一つ一つ記載するのが難しい場合は、詳細が分かるレシートを必ず添付し、経費精算書には「臨時的に発生した〇〇費用」のように補足説明を加えておくことをお勧めします。

また、金額が大きい費用や、継続的に発生する費用については、安易に「雑費」として処理するのではなく、適切な勘定科目を検討し直すことが重要です。例えば、頻繁に利用するサービスであれば「通信費」や「事務用品費」などに分類できないかを確認しましょう。

「雑費」は、あくまで「その他の費用」であり、その内容を極力明確にすることが、経費精算の適正さを保つ上で非常に大切です。

「材料費」の適切な記載方法

製造業や建設業、あるいは一部のサービス業などでは、製品の製造やサービス提供のために購入する「材料費」が主要な経費の一つとなります。この材料費の領収書は、棚卸資産の評価や売上原価の計算に直結するため、但し書きの記載が非常に重要です。

但し書きには、何のプロジェクトや製品のために購入された材料なのかを明確に記載することで、その費用が事業活動に直接関連していることを示す必要があります。

「材料費」の但し書き例

• 製品製造用材料: 「〇〇製品製造用材料費として（例：電子部品、木材など）」
• プロジェクト用材料: 「△△プロジェクト用資材費として」
• 修繕・工事用材料: 「社屋修繕用材料費として」「〇〇工事用材料費として」
• 試作品開発用材料: 「試作品開発用材料費として」

複数の種類の材料をまとめて購入した場合は、主要な材料名を記載し、「他〇点」のように補足するか、詳細な内訳が記載された納品書や明細書を必ず領収書と一緒に保管しましょう。

インボイス制度下では、材料費も仕入税額控除の対象となる課税仕入れです。そのため、材料費の領収書が適格請求書発行事業者から発行されており、かつ、必要な記載事項（登録番号、税率ごとの対価の額と消費税額等）が網羅されているかを必ず確認する必要があります。

材料費は金額が大きくなる傾向があるため、正確な記載と適切な保管は、企業の会計の信頼性を高める上で非常に重要です。

「グラフィック代」など外注費の但し書き

デザイン制作、Webサイト構築、イラスト作成、ライティングなど、外部の専門業者やフリーランスに業務を委託する際の費用は「外注費」として処理されることが一般的です。これらの「グラフィック代」やその他の外注費の領収書も、但し書きを具体的に記載することが求められます。

但し書きには、どのような業務を、どのプロジェクトのために依頼したのかを明確に示しましょう。

「グラフィック代」など外注費の但し書き例

• Webサイトデザイン: 「ウェブサイトデザイン制作費として（〇〇プロジェクト）」
• 広告用イラスト: 「広告用イラスト制作費として」
• パンフレット制作: 「パンフレットデザイン・印刷費として」
• 動画編集: 「プロモーションビデオ編集費として」
• システム開発: 「業務システム開発委託費として」

外注費の場合、領収書以外にも、業務委託契約書、見積書、請求書、納品書など、複数の証憑書類が存在することが多くあります。これらの書類と領収書の但し書きの内容が一致していることを確認し、一連の書類として保管することが重要です。

特にインボイス制度が導入されたことで、外注先が適格請求書発行事業者であるかどうかの確認も必須となりました。外注費は金額が大きくなる傾向にあるため、仕入税額控除を受けるためにも、適格請求書の要件を満たした領収書を確実に受け取るようにしましょう。

また、個人事業主に業務を委託した場合は、源泉徴収の対象となる報酬・料金が含まれていないかを確認し、必要に応じて源泉徴収票の発行も依頼するなど、税務上の手続きにも注意を払う必要があります。

グリーン車やグループ会社での利用、領収書の注意点

日常的な経費精算の中には、通常の交通費や物品購入費とは異なる特殊なケースも存在します。例えば、グリーン車の利用やグループ会社間での精算、さらには領収書を紛失してしまった場合などです。

これらのイレギュラーなケースでは、領収書の但し書きや対応方法にどのような注意が必要なのでしょうか。

グリーン車利用時の領収書と精算ルール

新幹線などのグリーン車を利用する際の費用は、通常の交通費よりも高額になるため、会社の経費精算ルールに沿って適切に処理する必要があります。多くの企業では、グリーン車の利用には特定の条件が設けられていることが一般的です。

例えば、「移動距離が〇〇km以上の場合」「役職が部長以上の場合」「緊急性が高い場合」といった利用規定がある場合が多いでしょう。

領収書の但し書きには、グリーン車を利用したことを明確に記載し、通常の交通費と区別できるようにすることが重要です。

• 但し書き例: 「交通費（新幹線〇〇駅～△△駅 グリーン車利用）として」
• 補足: 運賃と特急料金、グリーン料金が別々に記載されている場合は、それぞれの内訳が分かるように記載するか、領収書に記載されている情報をそのまま転記します。

経費精算時には、なぜグリーン車を利用したのか、その理由を補足説明として添えることが求められる場合もあります。例えば、「長距離移動のため体調維持を優先した」「緊急の顧客対応のため時間短縮を図った」など、業務上の必要性を明確に説明できるよう準備しておきましょう。

また、グリーン料金が認められるかどうかは、会社の旅費規程によって大きく異なります。必ず自社の規程を確認し、規定から逸脱する利用がないように注意が必要です。規定外の利用は、経費として認められず自己負担となる可能性もありますので、事前に確認するようにしましょう。

グループ会社間での経費精算時の但し書き

複数のグループ会社で事業を展開している場合、グループ会社間で物品の購入やサービスの利用を融通し合うケースがよくあります。このようなグループ会社間での経費精算においては、領収書の但し書きに、その取引がどの会社との間で行われたのかを明確にすることが不可欠です。

特に、連結決算を行っている企業グループでは、グループ内取引の透明性が求められます。

但し書きには、取引内容に加え、関連するグループ会社名を記載することで、会計処理の正確性を高め、後の監査や税務調査での指摘を防ぐことができます。

• 但し書き例:
  • 「〇〇製品購入代（△△グループ会社向け）として」
  • 「システム利用料（株式会社〇〇様分）として」
  • 「業務委託費（グループ会社××のWebサイト制作）として」

グループ会社間の取引は、一般的には子会社から親会社への支払い、またはその逆のケース、あるいは兄弟会社間での支払いが発生します。それぞれの会社の会計処理に影響を与えるため、領収書の内容と請求書の内容が正確に一致していることが非常に重要です。

また、インボイス制度が導入されたことで、グループ会社間であっても適格請求書の要件を満たす領収書の発行・保存が求められるケースがあります。特に消費税の課税事業者の場合、仕入税額控除を受けるためには、発行元が適格請求書発行事業者であるか、そして登録番号が記載されているかを必ず確認しましょう。

グループ会社間での複雑な取引だからこそ、但し書きを具体的に記載し、関連する書類を一貫して管理することが、スムーズな経費精算と正確な会計処理に繋がります。

領収書の紛失・不備時の対応と代替案

どんなに気をつけていても、領収書を紛失してしまったり、但し書きに不備があったりすることは起こり得ます。しかし、領収書がないからといって、その経費が全く認められないわけではありません。

適切な手続きと代替書類を用意することで、経費として計上できる可能性があります。

領収書を紛失した場合の基本的な対応策は以下の通りです。

1. レシートの利用: クレジットカードの明細や店舗から発行されたレシートには、購入日時、店舗名、金額、商品名（但し書きに相当）が詳細に記載されていることが多く、領収書の代替として十分な証拠となります。
2. 出金伝票の作成: 領収書を再発行できない場合、会社所定の出金伝票に以下の情報を記載して作成します。
   • 日付、金額、支払先、支払内容（但し書きに相当する具体的な内容）、紛失理由、承認者のサイン。
3. クレジットカード明細や銀行取引履歴: 支払い方法がクレジットカードや銀行振込であれば、明細書や取引履歴が支出の証明となります。これらの書類と、購入内容がわかるメモなどを合わせて保管します。
4. 利用証明書の取り寄せ: 交通機関（Suica、PASMOなどの履歴）やオンラインサービスなど、事業者によっては利用証明書を発行してくれる場合があります。

但し書きに不備があった場合は、まず領収書の発行元に連絡し、修正や再発行を依頼するのが最善です。それが難しい場合は、以下の対応が考えられます。

• 補足情報の添付: 領収書に購入時の状況や具体的な品目をメモ書きし、上司の承認を得て保管します。
• 他の証拠書類との照合: 注文書、納品書、メールのやり取りなど、取引内容を裏付ける他の書類を添付します。

電子帳簿保存法が改正され、電子データで受け取った領収書やレシートは電子データのまま保存することが義務化されました。これにより、データ紛失のリスクは低減されつつありますが、アナログの領収書に関しては、依然として紛失対策が重要です。経費精算システムを導入していれば、スマホ撮影などでデータ化しておくことで、紛失リスクを大幅に減らすことができます。

インボイス制度と領収書：贈答品の場合の対応

2023年10月1日に開始されたインボイス制度（適格請求書等保存方式）は、企業の消費税の仕入税額控除の適用に大きな影響を与えています。特に、贈答品の購入に関する領収書は、その扱いが複雑になる場合があります。

ここでは、インボイス制度下における贈答品の領収書について、具体的な対応方法を解説します。

適格請求書における贈答品の記載要件

インボイス制度の導入により、課税事業者が消費税の仕入税額控除を受けるためには、「適格請求書（インボイス）」の保存が原則となりました。贈答品を購入した際の領収書も、仕入税額控除の対象とする場合は、この適格請求書の要件を満たす必要があります。

適格請求書としての領収書には、一般的な記載事項（発行者の登録番号、税率ごとの対価の額と消費税額等）に加え、但し書きにおいて具体的な取引内容を明記することが求められます。

• NG例: 「お品代として」「ギフト代として」
• OK例:
  • 「〇〇社様向け贈答用菓子代として」
  • 「取引先御礼品（〇〇ワイン）として」
  • 「社内イベント景品（〇〇電化製品）として」

このように、単に「贈答品代」と記載するだけでなく、どのような種類の贈答品なのか、その内容が特定できるような記載が望ましいとされています。これにより、その購入が課税仕入れに該当するかどうかが明確になり、税務当局からの疑義を避けやすくなります。

もし、購入した贈答品の内容が多岐にわたる場合や、個別の記載が難しい場合は、詳細な内訳が記載されたレシートや納品書を領収書と共に保管し、補足資料として提示できるよう準備しておくことが重要です。

また、贈答品を販売する店舗の中には、適格請求書発行事業者ではない事業者も存在します。その場合、その店舗から受け取った領収書は適格請求書とはならず、仕入税額控除を受けることができません。購入時には、適格請求書発行事業者であるか否かを確認することも大切です。

贈答品が「課税仕入れ」に該当する場合

贈答品が「課税仕入れ」に該当するかどうかは、その用途や目的によって判断が分かれます。課税仕入れと認められれば仕入税額控除の対象となりますが、そうでない場合は控除を受けられません。

インボイス制度下では、この判断基準をより明確にする必要があります。

一般的なケースとして、以下の贈答品は課税仕入れに該当する可能性が高いです。

• 販売促進目的の贈答品:
  • 顧客への新製品サンプル配布、キャンペーン景品など。
  • これらは「広告宣伝費」として処理され、課税仕入れに該当します。
• 福利厚生目的の贈答品:
  • 社内イベントの景品、従業員への記念品、創業祝い品など。
  • 「福利厚生費」として処理され、要件を満たせば課税仕入れに該当します。
• 事業用に使用する備品を贈答する場合:
  • 展示会等で配布するノベルティグッズなど。

一方で、「接待交際費」として処理される贈答品（取引先へのお中元・お歳暮、手土産など）については、仕入税額控除の対象となる場合とそうでない場合があります。

原則として、交際費課税の対象となる接待飲食費は、適格請求書に基づく仕入税額控除の対象となります。しかし、飲食以外の贈答品に関しては、その取り扱いが複雑になることもありますので、税理士や専門家に確認することをお勧めします。

仕入税額控除を受けるためには、購入した贈答品の領収書が適格請求書の要件を満たしていることが大前提です。課税仕入れに該当するかどうかの判断は、企業の会計処理に直接影響を与えるため、慎重に行う必要があります。

インボイス制度対応の経費精算システムの活用

インボイス制度への対応は、企業の経理業務に大きな負荷をかけています。特に、多くの種類の領収書を処理する中で、一つ一つが適格請求書の要件を満たしているかを確認し、適切な方法で保存することは容易ではありません。

そこで、インボイス制度に対応した経費精算システムの活用が、業務効率化とコンプライアンス遵守の両面で非常に有効な手段となります。

参考情報でも挙げられているように、様々な経費精算システムがインボイス制度への対応を進めています。

システム活用のメリット

• AI-OCRによる自動読み取りとインボイス判定:
  • 領収書をスマートフォンで撮影するだけで、日付、金額、発行元、但し書きといった情報を自動で読み取ります。
  • さらに、発行元の登録番号を自動で認識し、それが適格請求書であるかどうかの判定をシステムが行ってくれます。これにより、目視での確認作業が大幅に削減されます。
• 電子帳簿保存法への対応:
  • システムに取り込まれた領収書データは、電子帳簿保存法の要件を満たした形で安全に保存されます。これにより、紙媒体での保存が不要となり、保管スペースの削減や書類の紛失リスク軽減に繋がります。
• 仕訳・承認プロセスの効率化:
  • 読み取られたデータに基づき、自動で仕訳候補が作成され、申請・承認プロセスもシステム上で完結します。経費申請者、承認者、経理担当者のそれぞれにとって、業務負担が軽減されます。
• 贈答品など複雑な経費処理への対応:
  • 贈答品のような、勘定科目の判断やインボイス判定が複雑な経費についても、システムがサポートしてくれます。例えば、特定のキーワードを含む但し書きから自動で勘定科目を提案したり、注意喚起を促したりする機能を持つシステムもあります。

具体的なシステムとしては、「マネーフォワード クラウド経費」「ジョブカン経費精算」「freee支出管理 経費精算Plus」「TOKIUM経費精算」などがあり、それぞれに強みがあります。

これらのシステムを導入することで、領収書の但し書き確認から保管、仕訳、承認までの一連のプロセスを効率化し、インボイス制度への確実な対応を実現することができます。結果として、企業の生産性向上とガバナンス強化に大きく貢献するでしょう。
“`