領収書発行の基本！屋号・個人名・割印・ローマ字表記まで徹底解説

領収書は、金銭の受領を証明する重要な書類であり、経理業務や税務処理において不可欠なものです。

特に2023年10月1日からのインボイス制度導入により、その取り扱いには一層の注意が必要となりました。本記事では、領収書にまつわる疑問や注意点を、最新の情報を踏まえて徹底解説します。

領収書に記載すべき「屋号」と「個人名」の違いとは？

個人事業主が領収書を発行する際の選択肢

個人事業主の方が領収書を発行する場合、「屋号」と「個人名」のどちらを使用すべきか迷うことがあるかもしれません。結論から言えば、どちらでも発行は可能です。

屋号とは、個人事業主が事業を行う上で使用する商号のことで、たとえば「〇〇デザイン事務所」「△△カフェ」などが該当します。一方、個人名はその名の通り、事業主自身の氏名です。

税法上、領収書の発行者名義としては、個人名でも屋号でも認められています。ただし、対外的な信用度や印象を考慮すると、事業内容が分かりやすい屋号を使用する方が、取引相手に安心感を与える場合があります。特に、複数の従業員を抱えるなど、個人事業主でありながら組織的な活動をしているように見せたい場合は、屋号の使用が推奨されます。

法人格を持つ会社の場合は、会社名（法人名）での発行が必須となりますが、個人事業主には柔軟性があります。

インボイス制度が導入された現在、適格請求書発行事業者として登録している個人事業主の場合、発行者名義が屋号であっても個人名であっても、必ず登録番号の記載が必要となります。この登録番号が、その領収書が適格請求書（または適格簡易請求書）であることを証明する重要な要素です。どちらの名義を使用するにしても、領収書は正確な情報を記載し、税務上の要件を満たすことが最も重要です。混乱を避けるためにも、普段からどちらか一方に統一しておくのが賢明でしょう。

「宛名」に「上様」や無記名が避けられる理由

領収書の「宛名」は、誰が金銭を支払ったのかを明確にするための重要な項目です。一般的に、「上様」や無記名での発行は避けるべきとされています。

これは、税務調査において、その経費が本当に事業に関連するものなのか、あるいは架空の経費ではないかという疑念を生じさせる可能性があるためです。具体的な宛名が記載されていない領収書は、経費として認められないリスクが高まります。

民法第486条では、支払者から請求があった場合に受取証書（領収書）を交付する義務があると定められており、この証書には「誰が」「何を」支払ったのかを明確にすることが求められます。特に法人取引の場合、企業名や部署名、担当者名までを記載することで、経費の信憑性が大きく向上します。

2023年10月からのインボイス制度導入後は、仕入税額控除の適用を受けるためには、原則として「適格請求書」の保存が必須です。適格請求書には、購入者の氏名または名称の記載が原則として必要とされており、「上様」や無記名では適格請求書の要件を満たしません。

ただし、小売業や飲食店業など、不特定多数の顧客に対して発行される「適格簡易請求書」においては、宛名の記載は不要とされています。しかし、一般的には可能な限り具体的な宛名を記載することが、税務上もスムーズな経理処理のためにも望ましい対応と言えるでしょう。

インボイス制度における「発行者」の正しい記載方法

インボイス制度導入後、領収書の発行者に関する記載方法は、特に消費税の仕入税額控除を適用したい事業者にとって非常に重要になりました。発行者が適格請求書発行事業者である場合、その領収書は「適格請求書」または「適格簡易請求書」の要件を満たす必要があります。

発行者として記載すべき基本的な情報は、住所と氏名または名称ですが、適格請求書発行事業者であれば、これに加えて「登録番号」の記載が必須となります。

登録番号は、Tから始まる13桁の数字で、税務署に申請することで取得できます。この番号が記載されていなければ、受け取った側は原則として仕入税額控除を受けられません。つまり、発行者が登録事業者であるにもかかわらず登録番号の記載漏れがあると、取引先に不利益を与えてしまう可能性があるのです。

また、課税事業者と免税事業者とでは対応が異なります。免税事業者は適格請求書発行事業者になることができないため、登録番号を記載した領収書を発行することはできません。この場合、受け取った側は仕入税額控除が適用されないことになります。

発行者としては、自社がどのような立場であるかを明確にし、特に課税事業者であれば、領収書に正確な登録番号を含めた情報を記載する義務があることを認識しておく必要があります。これにより、円滑な取引と税務処理が可能になります。

会社名がない領収書、横棒、連名の場合の注意点

宛名に会社名がない場合の経費処理

領収書の宛名に会社名が記載されていない場合、その経費処理はやや複雑になることがあります。特に個人事業主やフリーランスの場合、個人名のみの領収書が多くなりがちですが、法人として経費計上する際には注意が必要です。

もし会社の経費として支払ったものであれば、本来は会社名を宛名に記載してもらうのが原則です。会社名がない領収書であっても、それが実際に会社の事業活動のために使用された費用であることを証明できれば、経費として認められる可能性はあります。

しかし、税務調査の際には厳しくチェックされるポイントとなります。そのような場合は、領収書だけでは不十分と判断されることもありますので、以下の補足資料を一緒に保管しておくことが推奨されます。

• 出金伝票: いつ、誰が、何のために、いくら支払ったかを詳細に記録する。
• 用途を説明するメモ: 会議費であれば参加者、目的、日時などを具体的に記載。
• 取引の契約書や見積書: 支払いが事業活動に紐づいていることを示す証拠。

これらの補足資料によって、会社名がない領収書でも、その費用の必要性と事業関連性を明確に説明できるようになります。特にインボイス制度導入後は、原則として適格請求書の保存が必要となるため、会社名が記載されていない適格請求書でない領収書は、仕入税額控除の対象外となる可能性が高いことも理解しておくべきです。

「横棒」や「金額訂正」がNGとされる理由

領収書における「横棒」の使用や「金額訂正」は、一般的に避けるべき行為とされています。これは、領収書の信頼性や改ざん防止の観点から非常に重要なポイントです。

金額欄に空きがある場合に引かれる「横棒」は、正式には「訂正線」とは異なり、その後に数字を書き足して金額を改ざんされるリスクがあるため、推奨されません。金額を記入する際は、数字の頭に「\」や「金」、末尾に「－」や「也」を付け、空欄ができないように記載するのが正しい方法です。例えば、「金10,000円也」のように記載します。

また、金額を間違えてしまった場合の「金額訂正」も、原則として認められません。二重線で訂正し、訂正印を押すという方法もありますが、これは改ざんを疑われる原因となりかねません。金額や重要な記載事項を間違えた場合は、新しい領収書を再発行してもらうのが最も確実で安全な対応です。

同様に、「但し書き」が「お品代」のような漠然とした表現のみでは、何を購入したのかが不明瞭であり、税務調査で経費としての妥当性を問われる可能性があります。具体的な品目やサービス内容を記載することが望ましく、「事務用品代」「書籍代」「飲食費」など、具体的に記載するよう努めましょう。これらの注意点を守ることで、領収書の信頼性を高め、スムーズな経理処理につながります。

連名で受け取る場合の注意点とインボイス制度

複数の人が共同で費用を支払い、連名で領収書を受け取るケースもありますが、ここにもいくつかの注意点があります。

例えば、複数人で食事をして割り勘にした場合、代表者一人が領収書を受け取り、その人物の経費として計上することもあれば、個々人がそれぞれの負担額に応じた領収書を求める場合もあります。経費精算の観点からは、各自が支払った分を明確にするために、個別の領収書を発行してもらうか、または全員の氏名を連名で記載してもらうのが望ましいでしょう。

特に法人の経費として処理する場合、誰の、何の目的のための支出であるかを明確にすることが不可欠です。連名で受け取った領収書を、後で社内で分割して経費計上するような運用は、税務調査で指摘を受けるリスクがあります。

インボイス制度導入後は、この点がさらに重要になります。仕入税額控除を受けるためには、原則として適格請求書または適格簡易請求書の保存が必要です。もし連名で発行された領収書が適格請求書の要件を満たしている場合でも、その宛名が仕入れ税額控除を適用する事業者の名称と一致しているかを確認する必要があります。全員の氏名が連名で記載されている場合、どの事業者の経費として処理するのか、事前に明確なルールを定めておくことが肝要です。

最も安全なのは、それぞれの事業者が自社の宛名で適格請求書を受け取ることです。難しい場合は、支払い内容と経費負担者を明確に記した内部資料を整備し、領収書と合わせて保管することが大切です。

ローマ字表記の領収書、割印は必要？位置や有無について

海外取引におけるローマ字表記の必要性

海外の取引先との間で金銭の授受が発生する場合、領収書をローマ字（英語）で表記する必要があるかという疑問が生じることがあります。

日本の法律において、領収書のローマ字表記に関する具体的な規定はありません。しかし、海外の企業や顧客と取引を行う際には、相手方の経理処理や税務上の要請により、ローマ字表記の領収書が求められることが少なくありません。

このような場合、相手方との合意に基づき、主要な記載事項をローマ字で併記するか、あるいは完全に英語で作成した領収書を発行することが一般的です。具体的には、以下の項目をローマ字表記にすることが考えられます。

• タイトル: “RECEIPT”
• 日付: “Date: YYYY/MM/DD”
• 金額: “Amount: JPY 10,000” のように通貨コードを明記
• 但し書き: “Description: Office supplies” のように具体的な内容
• 宛名: “To: [Company Name/Individual Name]”
• 発行者: “Issued by: [Your Company Name/Your Name], [Address]”

特に金額については、通貨単位を明確にし、必要であれば為替レートも記載すると、より丁寧な対応となります。ローマ字表記の領収書は、国際取引をスムーズに進める上で非常に有効な手段となりますが、国内の税務処理においては日本語の領収書（または日本語訳を添付）が求められる場合もあるため、両方の形式で保管することも検討しましょう。

領収書の「割印」は義務ではないが、有効な使い方

領収書に「割印」が必要かどうかという疑問を持つ方もいるかもしれません。結論から言うと、領収書自体に割印を押すことは法的な義務ではありません。

割印は、主に契約書などの書類とその控えが、一体のものであることや、相互に関連していることを証明するために使用されるものです。具体的には、書類を2枚重ねて、その境界線にまたがるように印鑑を押すことで、後から片方だけを差し替えたり、改ざんしたりするのを防ぐ効果があります。

領収書の場合、原本と控えを一緒に保管する慣習がある企業で、その関連性を明確にするために割印が用いられることがあります。例えば、以下のような状況で有効活用されます。

• 領収書の再発行時、再発行されたものと元の控えを区別するため。
• 金額の大きな取引で、領収書の信憑性を高めたい場合。

ただし、日常的な小口取引の領収書には、ほとんどの場合割印は不要です。重要なのは、発行者の署名または記名、そして押印（印鑑）がされていることで、これによって発行者の意思表示と証明がなされます。

電子領収書の場合は、物理的な印鑑を押すことができないため、電子署名やタイムスタンプといった技術的な手段で、書類の真正性（作成者が本人であること、改ざんされていないこと）を担保します。割印は必須ではないものの、必要に応じてその目的と効果を理解し、適切に活用することが望ましいでしょう。

収入印紙の位置と、電子領収書の場合の取り扱い

領収書に「収入印紙」を貼る必要があるかどうかは、その金額によって決まります。

日本では、印紙税法により、金銭または有価証券の受取書（領収書）で、受取金額が5万円以上の場合に収入印紙を貼付することが義務付けられています。5万円未満の場合は、収入印紙は不要です。収入印紙を貼った際には、改ざん防止のため、印紙と書類にまたがるように消印を押す必要があります。

収入印紙を貼る位置に厳密な規定はありませんが、一般的には領収書の左上の余白部分に貼られることが多いです。金額ごとの印紙税額は以下の通りです。

• 5万円以上100万円以下: 200円
• 100万円超200万円以下: 400円
• 200万円超300万円以下: 600円

このルールには重要な例外があります。それは「電子領収書」の場合です。電子データとして発行・送付される領収書（PDFファイルやメールなど）は、印紙税法上の「文書」には該当しないため、収入印紙の貼付は不要です。これは、電子領収書が紙の文書とは異なり、課税対象となる「作成行為」がないと解釈されるためです。

電子領収書は、収入印紙代の削減だけでなく、紙代や印刷代、保管スペースの削減といった多くのメリットをもたらします。電子帳簿保存法の要件を満たして適切に保存することで、企業のコスト削減と業務効率化に大きく貢献するでしょう。

領収書を渡す相手別！渡し方と「領収書をください」の英語表現

個人顧客と法人顧客で異なる対応

領収書を渡す際、相手が個人顧客か法人顧客かによって、記載内容や対応を変えることが望ましい場合があります。

個人顧客の場合：
一般的に、宛名に「上様」や個人名（名字のみ）でも容認されるケースが多いです。但し書きも「お品代」「ご飲食代」といったシンプルなものでも問題ない場合が多いでしょう。しかし、個人事業主が経費として計上するために受け取る場合は、より具体的な宛名や但し書きを求められることもあります。特に、インボイス制度に非対応の事業者から発行される領収書は、個人の生活費の証明として使われることが多いでしょう。

法人顧客の場合：
企業の経費として処理されるため、領収書にはより厳格な情報が求められます。宛名には正式な会社名（株式会社〇〇、有限会社△△など）を正確に記載し、必要であれば部署名や担当者名まで記載を求められることもあります。但し書きも「会議費」「消耗品費」「交際費」など、経費の種類を明確に特定できる具体的な内容を記載するのがマナーです。さらに、インボイス制度の導入後は、法人顧客の多くが仕入税額控除を受けるため、適格請求書の要件を満たした領収書の発行が不可欠となります。これには、発行事業者の登録番号や税率ごとの消費税額などの記載が含まれます。

相手の立場を理解し、求められる情報を提供することで、スムーズな取引と信頼関係の構築につながります。

「領収書をください」の丁寧な英語表現

海外からの顧客やビジネスパートナーに対して、英語で領収書を求められたり、こちらから領収書を要求したりする場面は少なくありません。状況に応じた丁寧な英語表現を知っておくと便利です。

最も一般的な表現は、シンプルに「Can I have a receipt, please?」です。これは日常的な場面で幅広く使えます。

より丁寧な表現としては、「Could you provide me with a receipt?」や「I’d like a receipt for this purchase, please.」が適切です。ビジネスシーンやフォーマルな場面で使うと良いでしょう。もし、クレジットカードで支払った場合は、「I’d like a receipt for my credit card payment.」と具体的に伝えることもできます。

また、インボイス制度のように税に関する特別な要件がある領収書が必要な場合は、「Do you issue tax invoices / VAT receipts?」と尋ねることで、税法上の要件を満たした書類を発行してもらえるか確認できます。VAT (Value Added Tax) は消費税に相当する税金で、多くの国で採用されています。

これらの表現を使いこなすことで、言語の壁を越えた円滑なコミュニケーションが可能となり、ビジネスチャンスの拡大にもつながるでしょう。

再発行を求められた場合の対応と注意点

領収書の再発行は、発行側にとって慎重な対応が求められる事項です。

原則として、領収書の再発行は法的な義務ではありません。一度発行した領収書は、金銭の授受を証明する重要な書類であり、安易な再発行は二重計上や不正使用の原因となるリスクがあるため、多くの企業は再発行を断るか、非常に限定的な状況でのみ応じる方針を取っています。

しかし、顧客が紛失してしまったり、記載内容に誤りがあったりといった正当な理由で再発行を求められるケースも存在します。再発行に応じる場合は、以下の点に注意してください。

• 「再発行」と明記する: 再発行した領収書には、必ず大きく「再発行」と記載し、元領収書との区別を明確にします。
• 日付は元の受領日: 再発行日の日付ではなく、元の金銭を受領した日付を記載します。
• 控えの管理: 再発行した領収書の控えも必ず保管し、元の領収書と合わせて管理します。

もし再発行によって不正が発生した場合、発行側も責任を問われる可能性があります。そのため、原則的には再発行を断るスタンスを取るのが一般的ですが、顧客との関係性や状況を考慮し、対応を検討することになります。

電子領収書の場合は、データとして存在するため、再発行は比較的容易ですが、その場合も「再発行」の旨を明記し、元のデータとの紐付けを明確にすることが重要です。再発行に関する社内規定を設けておくことで、従業員の判断を助け、トラブルを未然に防ぐことができます。

領収書を「安く書いてもらう」ことは可能？レシートとの違いも解説

「安く書いてもらう」行為の法的リスク

領収書の金額を実際の取引額よりも「安く書いてもらう」行為は、明確な違法行為であり、発行側・受領側双方に重大な法的リスクを伴います。

これは、架空の金額を記載することによって、支払うべき税金（法人税、所得税、消費税など）を不当に少なくしようとする脱税行為に該当します。また、虚偽の内容を記載した文書を発行することは、刑法上の私文書偽造に問われる可能性もあります。

もし税務調査でこのような不正が発覚した場合、以下のような厳しいペナルティが課せられます。

• 追徴課税: 本来納めるべきだった税金に加え、不足額に対して課税されます。
• 加算税: 過少申告加算税や重加算税といった罰金が課せられ、税負担が大幅に増加します。
• 延滞税: 納付期限から遅れた期間に応じて利息として徴収されます。
• 社会的信用の失墜: 企業や個人の信用が失われ、ビジネスに深刻な影響を与える可能性があります。

このような不正行為は、一時的な利益のためにはなるかもしれませんが、長期的には計り知れないリスクを背負うことになります。経費の計上は、常に事実に基づいて正確に行うことが、法令遵守の観点から最も重要です。

レシートが「領収書」として認められる条件

多くの人がレシートは領収書とは別物と考えていますが、税法上の観点から見ると、レシートも一定の条件を満たせば「領収書」と同様に、金銭の受領を証明する書類として扱われます。

レシートと領収書の主な違いは、記載項目の詳細さにあります。伝統的な手書き領収書は宛名や但し書きが自由に記載できるのに対し、レシートは機械的に発行され、以下の情報が記載されています。

• 発行者名（店名）
• 発行者の所在地
• 取引年月日
• 取引金額
• 取引内容（品目別）

特にインボイス制度導入後は、レシートの重要性がさらに増しました。小売業や飲食店業、タクシー業など、不特定多数の消費者に対して商品・サービスを提供する事業者が発行するレシートは、「適格簡易請求書（簡易インボイス）」として認められる場合があります。

適格簡易請求書として認められるレシートには、従来の記載項目に加え、発行事業者の登録番号、税率ごとの消費税額、適用税率が記載されている必要があります。これらの情報が全て記載されていれば、レシートであっても仕入税額控除の適用を受けるための証拠書類として利用できるのです。むしろ、改ざんが難しいという点で、手書き領収書よりも客観的な証拠能力が高いと評価される場合もあります。

インボイス制度でレシートの重要性が増した理由

2023年10月1日に導入されたインボイス制度（適格請求書等保存方式）により、レシートの経理上の重要性は飛躍的に高まりました。

これまでの消費税制度では、3万円未満の取引であれば領収書がなくても帳簿への記載のみで仕入税額控除が認められる特例がありましたが、インボイス制度下ではこの特例が廃止されました。原則として、金額の多寡にかかわらず、仕入税額控除を受けるためには「適格請求書」または「適格簡易請求書」の保存が必須となったのです。

ここでレシートが果たす役割が大きくなります。小売店や飲食店、スーパーマーケット、コンビニエンスストアなど、不特定多数の顧客に商品やサービスを提供する事業者は、個別の宛名がなくても有効な「適格簡易請求書」としてレシートを発行できます。

適格簡易請求書としてのレシートには、以下の項目が記載されている必要があります。

1. 適格請求書発行事業者の氏名または名称および登録番号
2. 課税資産の譲渡等を行った年月日
3. 課税資産の譲渡等に係る対価の額
4. 課税資産の譲渡等に係る税率ごとに区分して合計した対価の額
5. 消費税額等または適用税率

これらの情報が記載されたレシートは、法人や個人事業主が仕入れ税額控除を受けるための正式な証拠となります。発行側は適格簡易請求書を発行する義務が生じ、受領側はこれらの情報が記載されたレシートを適切に保管することが、消費税の納税額を正確に計算するために不可欠となりました。レシートは、もはや単なる購入記録ではなく、税務処理の根幹をなす重要な書類へとその位置づけが変わったと言えるでしょう。

領収書は単なるお金のやり取りの証明だけでなく、税務処理において非常に重要な役割を担います。

特にインボイス制度の導入により、記載事項や保管方法にも細かな規定が設けられました。本記事で解説したポイントを参考に、正確で適切な領収書の発行・受領・保管を心がけ、スムーズな経理業務を目指しましょう。