【完全ガイド】領収書の「但し書き」と「上様」の正しい使い方

領収書の「但し書き」とは？その重要性と基本

「但し書き」の基本的な意味と役割

領収書の但し書きは、金銭の支払いが何の取引に対して行われたのかを具体的に示す項目です。これは、領収書が「いつ、誰から、誰に、いくら、何の目的で」支払われたかを明確にするための重要な要素の一つと言えます。単なる金額の受領証明だけでなく、その背後にある取引の内容を裏付ける役割を担っています。

例えば、「品代」のような曖昧な記載ではなく、「コピー用紙代として」や「コンサルティング費用」と具体的に書くことで、支払いの正当性を客観的に証明する力が高まります。これにより、経理担当者が経費精算を行う際や、後に税務調査が入った場合に、支出の目的や業務との関連性をスムーズに判断できるようになります。

この明確さは、企業や個人の会計処理において非常に重要です。但し書きが不十分だと、経費として認められないリスクが高まるだけでなく、仕入税額控除の適用が受けられなくなる可能性も出てきます。そのため、領収書を受け取る側も発行する側も、但し書きの重要性を十分に理解し、適切に記載する習慣を持つことが求められます。

なぜ「但し書き」が重要なのか？多角的な視点から解説

但し書きの重要性は、経理処理の透明性を確保し、企業の健全な運営を支える上で多岐にわたります。最も直接的な理由は、経費精算の明確化です。税務調査官は、但し書きを通じて支出の正当性や業務関連性を評価します。具体的な記載がなければ、「本当に業務に必要な支出だったのか」と疑義が生じ、経費として認められない事態にも繋がりかねません。

次に、仕入税額控除の適用においても不可欠です。消費税法では、仕入税額控除を受けるために「課税仕入れに係る資産または役務の内容」が記載された書類が必須とされています。但し書きが不十分な場合、この条件を満たせず、控除を受けられないことで税負担が増加する可能性があります。

さらに、但し書きは不正利用の防止にも大きく貢献します。詳細な記載がない領収書は、紛失した場合に第三者による不正利用のリスクが高まります。例えば、「品代」とだけ書かれた領収書が、実際には個人的な買い物であったにもかかわらず、会社の経費として処理されてしまうといった事態を防ぐことができます。適切な但し書きは、内部統制の観点からも非常に重要な意味を持つのです。

インボイス制度が「但し書き」に与える影響

2023年10月1日に開始されたインボイス制度（適格請求書等保存方式）は、領収書の「但し書き」の重要性をかつてないほど高めました。この制度の下では、買手側が消費税の仕入税額控除を受けるために、売手から発行される適格請求書（領収書も含まれる場合があります）に特定の記載事項が求められます。その中には、「課税仕入れに係る資産または役務の内容」、つまり取引の内容を具体的に示す但し書きが含まれているのです。

以前は「品代」のような大まかな記載でも許容されるケースがありましたが、インボイス制度では、商品名やサービス名を明確に記述することが原則となります。例えば、軽減税率の対象となる商品が含まれる場合は、「弁当代（軽減税率対象）として」といった形で、対象品目と税率区分を明記する必要があります。この記載がないと、買手側は仕入税額控除を受けられず、結果として消費税の負担が増加する可能性があります。

したがって、発行事業者にとっては、適切な但し書きを記載することが、顧客が仕入税額控除を適用するための必須条件となります。受領者側も、受け取った領収書の但し書きがインボイス制度の要件を満たしているかを確認する責任が生じるため、双方にとって「但し書き」は、単なる証明書の一部ではなく、税務上の重要な証拠書類としての意味合いを強く持つことになりました。

「但し書き」の具体的な記入例：商品代、備品代、食べ物など

「品代」「雑費」はNG！具体的な記載の重要性

領収書の「但し書き」で最も避けるべき表現が、「品代」や「雑費」といった曖昧な記述です。これらの言葉は、具体的な取引内容を一切示さないため、税務調査において支出の正当性を証明することが非常に困難になります。税務署は、その支出が本当に事業活動に関連するものだったのか、個人的な利用ではないかといった点を厳しく確認します。曖昧な但し書きは、不必要な疑義を生み、最終的に経費として認められないリスクを高めてしまうのです。

では、どのように記載すれば良いのでしょうか。重要なのは、何を購入し、どのようなサービスを受けたのかを、第三者が読んでも明確に理解できるレベルで具体的に記述することです。例えば、文房具を購入したのであれば「文具代として」、消耗品であれば「事務用消耗品費として」といった具合です。また、但し書きの末尾に「～として」と加えることも推奨されます。これにより、後から不当な追記や改ざんが行われることを物理的・心理的に防ぐ効果も期待できます。

この具体的な記載は、会計処理の正確性を高めるだけでなく、企業のガバナンス強化にも寄与します。経理担当者がスムーズに仕訳処理を行えるようになり、また不正な経費計上を未然に防ぐためのチェック機能としても機能します。したがって、領収書を発行する側も、受け取る側も、但し書きの具体的記載を徹底する意識が不可欠です。

場面別の「但し書き」記入例

具体的な「但し書き」の記入例を知ることで、実務での迷いを解消できます。以下に、よくある取引場面での適切な記載例をいくつかご紹介します。これらの例を参考に、常に具体的な内容を心がけましょう。

• 商品購入（一般）: 「〇〇書籍代として」「〇〇部品代として」
• 事務用品・備品: 「コピー用紙代として」「事務用消耗品費として」「A4ファイル購入費」
• オフィス関連サービス: 「オフィスリフォーム代金として」「水道光熱費〇月分として」
• コンサルティング・業務委託: 「コンサルティング費用3月分として」「ウェブサイト制作費」
• 飲食費（会議費など）: 「会議飲食代として」「接待交際費（〇〇様との会食）」
• 軽減税率対象品目: 「弁当代（軽減税率対象）として」「テイクアウトコーヒー代（軽減税率対象）として」
• 交通費: 「タクシー代（〇〇駅～〇〇支社）として」「〇月〇日出張交通費」
• クレジットカード決済の場合: 上記の但し書きに加えて「クレジットカード利用」と追記することで、5万円以上の場合でも収入印紙の貼付が不要となる場合があります。

これらの例のように、誰が見てもその支出の目的が理解できるような具体的な表現を選ぶことが重要です。特にインボイス制度下では、取引内容と税率区分の明記が求められるため、意識して記載するようにしましょう。

複数商品購入時や特殊な場合の対応策

一度の買い物で複数の商品を購入した場合や、特殊な決済方法を利用した場合など、但し書きの書き方に悩むケースもあります。複数商品を一度に購入した際には、すべての品目を羅列することは現実的ではありません。このような場合は、代表的な品目や、最も高額な品目を記載し、「〇〇他」と加えるのが一般的です。

例えば、「文具代（ペン、ノート他）として」や「事務用品一式として」といった形です。ただし、あまりにも多種多様な品目が含まれる場合や、高額な備品が含まれる場合は、主要な品目を具体的に複数記載するか、明細書を添付するなどの対応を検討しましょう。

また、クレジットカードで決済を行った場合は、但し書きに「クレジットカード利用」と追記することをお勧めします。これは、印紙税法において、クレジットカード決済の場合、金銭の受領事実が発生しないため、領収書に収入印紙の貼付が不要となるという特例があるためです。この一文があることで、発行側も受領側も無用な印紙代の負担や貼付漏れのリスクを避けることができます。

さらに、前述の通り但し書きの末尾に「～として」と加えることは、記載内容の明確化だけでなく、後からの追記や改ざんを防ぐ効果があります。特に高額な取引や重要な取引においては、この一文を忘れずに付記することで、領収書の信頼性を一層高めることができます。

「但し書き」がない場合や書き忘れにどう対応？

但し書きの空白・不備が引き起こす問題

領収書の「但し書き」が空白であったり、不適切な記載であったりする場合、会計処理において深刻な問題を引き起こす可能性があります。最も大きな問題は、その支出が経費として認められないリスクが高まることです。税務調査では、支出の目的が不明瞭な領収書は、事業との関連性が証明できないと判断され、否認されることがあります。経費として認められなければ、その分だけ企業の課税所得が増加し、結果的に法人税や所得税の負担が増えることになります。

また、消費税の仕入税額控除が適用されない可能性も無視できません。インボイス制度が導入された現在、適格請求書には「課税仕入れに係る資産または役務の内容」の記載が必須です。但し書きが不十分であれば、この要件を満たせず、支払った消費税を控除できなくなることで、実質的なコストが増加してしまいます。

さらに、内部統制の観点からも問題があります。但し書きが曖昧だと、不正な経費計上が発覚しにくくなり、企業のガバナンス体制に欠陥があると見なされるリスクも生じます。これらの問題は、企業の財務状況に直接的な悪影響を与えるだけでなく、社会的な信用を失う原因にもなりかねないため、但し書きの不備は決して軽視できないのです。

発行者への修正依頼と依頼時の注意点

但し書きに不備がある領収書を受け取ってしまった場合、最も確実で推奨される対応は、領収書の発行者に対して修正を依頼することです。原則として、領収書の宛名や但し書きは、金銭の受領者である発行者自身が記載すべきものとされています。そのため、受領者が自分で加筆・修正を行うと、改ざん行為とみなされるリスクがあるため、絶対に避けるべきです。

修正を依頼する際は、丁寧な言葉遣いを心がけ、どの部分をどのように修正してほしいのかを具体的に伝えましょう。例えば、「誠に恐縮ですが、経費精算の都合上、但し書きを『品代』から『〇〇代として』にご修正いただけますでしょうか」といった形です。可能であれば、再発行を依頼するのが最も安全です。再発行時には、元の領収書を回収してもらうか、元の領収書に「無効」と記載してもらうなど、二重計上を防ぐための配慮も必要です。

特に、インボイス制度下では、但し書きの記載が仕入税額控除の可否に直結するため、不備があった際には速やかに発行元に連絡し、適切な内容に修正してもらうことが不可欠です。この対応を怠ると、自社が不利益を被るだけでなく、税務調査での指摘対象となる可能性も高まります。

どうしても修正できない場合の代替手段とリスク

発行者への修正依頼が難しい場合や、すでに時間が経過して連絡が取れないといった状況では、代替手段を検討する必要があります。しかし、これらの代替手段はあくまで最終手段であり、証拠能力が正規の領収書より劣るというリスクを十分に理解しておく必要があります。

一つの方法として、出金伝票を作成し、領収書の不備な部分を補足するという対応があります。出金伝票には、誰に、いつ、何の目的で、いくら支払ったのかを具体的に記載し、領収書を添付します。この際、なぜ但し書きが不備なのか、具体的な取引内容は何かを詳細に記録し、日付や担当者の署名も忘れないようにしましょう。

また、受け取ったレシート（取引明細が記載されているもの）を補完資料として一緒に保管し、別途、取引内容の詳細を記したメモを添付することも有効です。メモには、購入した品目やサービス、利用目的、参加者などを具体的に記述します。ただし、これらの補足資料は、あくまで領収書の証拠能力を補完するものであり、領収書そのものの不備を完全に解消するものではない点に注意が必要です。

少額の取引であれば、比較的許容されやすい傾向にありますが、高額になるほど税務上のリスクは増大します。したがって、可能な限り発行者に修正を依頼し、それが不可能な場合にのみ、これらの代替手段を慎重に採用するべきでしょう。

「上様」とは？なぜ使われるのか、そしてその是非

「上様」が使われる背景と一般的な認識

領収書の宛名に「上様（うえさま、じょうさま）」と記載されることは、日本の商習慣において古くから見られる光景です。この「上様」という表現は、主に小売店や飲食店、タクシーなどのサービス業において、客の氏名が不明な場合や、客が氏名を告げない場合に、相手への敬意を示しつつ簡潔に領収書を発行するために使われてきました。

顧客一人ひとりの氏名を確認・記入する手間を省き、スムーズな会計処理を可能にするという実用的な側面が、「上様」が広く用いられてきた背景にあります。また、受け取る側にとっても、個人名で領収書を受け取るよりも、会社名で受け取るのが面倒な場合や、個人のプライバシーを気にする場合などに、「上様でお願いします」と伝えることで、煩わしさを回避できるというメリットがありました。

このような背景から、「上様」は長らく一般的な領収書の宛名として広く認識され、特に少額の取引においては特に問題視されない風潮がありました。しかし、現代の税務会計においては、その簡便さゆえに、後に説明するような様々な問題を引き起こす可能性があるため、その使用は強く推奨されなくなっています。

領収書における「上様」のデメリットとリスク

領収書の宛名に「上様」と記載することは、一見便利に見えますが、経費精算や税務の観点から見ると、多くのデメリットとリスクを伴います。最も顕著なのは、証拠能力の低下です。「上様」では、誰が、どの会社の代表として支払いを行ったのかが不明確になるため、その領収書が本当に業務上の支出であるという証明が困難になります。結果として、経費として認められない可能性が高まります。

次に、不正利用のリスクが挙げられます。宛名が「上様」の領収書は、誰でも利用できるような状態にあるため、もし紛失した場合、拾った人があたかも自分宛の領収書であるかのように不正に経費計上する危険性があります。これは、企業の内部統制上の大きな弱点となり得ます。

さらに、税務調査においては、「上様」と記載された領収書は、取引の正当性や業務関連性を示す証拠能力が弱いと判断されやすくなります。税務当局は、支出の透明性を重視するため、具体的な宛名がない領収書に対しては厳しい目を向ける傾向があります。これにより、追加で取引内容を証明する資料の提出を求められたり、場合によっては経費が否認されたりするリスクに直面する可能性があります。これらのデメリットを考慮すると、「上様」の使用は極力避けるべきと言えるでしょう。

「上様」が許容される例外的なケースと限界

「上様」の利用は原則として推奨されませんが、一部の業種や特定の条件下では、例外的に許容されるケースも存在します。例えば、小売店や飲食店、タクシー、旅行関連業種など、不特定多数の顧客を相手にし、一人ひとりの氏名確認が困難な場面では、少額の取引（一般的に30,000円未満が目安とされますが、これは法令で明確に定められた金額ではありません）であれば、慣習的に受け入れられることがあります。

これは、これらの業種では顧客との短時間でのやり取りが多く、迅速な会計処理が求められるためです。また、交通費のような少額の経費については、その都度詳細な宛名を入れることが現実的ではないと判断される場合もあります。しかし、これらの場合でも、領収書と合わせて出金伝票を作成し、具体的な取引内容や目的を補足的に記録することが強く推奨されます。

しかし、2023年10月1日から始まったインボイス制度においては、「上様」が記載された領収書は、原則として「適格請求書」として認められません。適格請求書には「買手の氏名または名称」の記載が必須であり、「上様」ではこの要件を満たせないため、買手側は仕入税額控除を受けられなくなります。この制度導入により、「上様」が許容される範囲は大幅に狭まり、現在ではほとんどのビジネスシーンでその使用は避けるべきであると認識されています。例外的なケースであっても、将来的な税務リスクを考慮すれば、極力具体的な宛名を記載する努力が求められます。

インボイス制度における「上様」と「但し書き」の注意点

インボイス制度下での「但し書き」必須要件

インボイス制度、正式には「適格請求書等保存方式」は、消費税の仕入税額控除の適用を受けるための条件を大きく変更しました。この制度下では、領収書が適格請求書として機能するためには、特定の記載事項を満たす必要があります。その中でも、「但し書き」は極めて重要な要素として位置づけられています。適格請求書に求められる記載事項の一つに、「課税仕入れに係る資産または役務の内容」があり、これはまさに但し書きに記載されるべき情報です。

具体的には、単に「品代」と記すだけでなく、何を購入したのか、どのようなサービスを受けたのかを詳細に記述することが求められます。例えば、「コピー用紙代」や「コンサルティング費用〇月分」といった明確な記載が必要です。さらに、軽減税率対象品目が含まれる場合には、「〇〇代（軽減税率対象）として」のように、その旨を明記し、税率ごとの区分を分かりやすく示す必要があります。

この要件を満たさない領収書では、買手側は仕入税額控除を受けることができません。これは、買手企業にとっては消費税の負担が増加することを意味し、ビジネス上の大きなデメリットとなります。したがって、事業者としては、インボイス制度の要件に沿った適切な但し書きを確実に記載し、顧客が安心して仕入税額控除を受けられるようにする責任があると言えます。

「上様」がインボイスとして認められない理由

インボイス制度の導入は、「上様」という宛名表記の有効性にも決定的な影響を与えました。結論から言えば、「上様」と記載された領収書は、原則としてインボイス（適格請求書）としては認められません。その理由は、適格請求書として有効な書類には、法令で定められた記載事項の中に「買手の氏名または名称」が含まれているからです。

「上様」という表現は、特定の個人や法人を示すものではなく、誰でも受け取れる曖昧な宛名であるため、この「買手の氏名または名称」という要件を明らかに満たしていません。したがって、「上様」宛ての領収書を受け取った買手側は、適格請求書の要件を満たさないため、原則として仕入税額控除を適用することができません。

この点は、特に企業間の取引において非常に重要です。たとえ少額の取引であっても、仕入税額控除を受けられないことになれば、消費税分のコスト負担がそのまま買手にのしかかることになります。そのため、事業者としては、顧客から領収書発行を求められた際には、「上様」ではなく、必ず正確な会社名や事業主名を記載するよう徹底する必要があります。この制度改正は、「上様」という慣習が現代の税務環境にはもはや適合しないことを明確に示していると言えるでしょう。

これからの領収書発行・受領におけるベストプラクティス

インボイス制度の導入により、領収書の発行と受領における運用は、これまで以上に厳格な対応が求められるようになりました。これからのベストプラクティスとしては、発行側と受領側の双方が以下の点に留意することが重要です。

【発行者側】

• 具体的かつ詳細な但し書きの徹底: 「品代」や「雑費」を避け、購入された商品やサービスの名称を具体的に記載します。軽減税率対象品目にはその旨を明記し、税率ごとの区分を明確にしましょう。
• 正確な宛名の記載: 「上様」は避け、顧客の正式名称（個人名または法人名）を確認し記載します。適格請求書発行事業者であれば、登録番号の記載も忘れないようにします。
• テンプレートの活用と電子化の推進: 領収書テンプレートを利用して記載漏れを防ぎ、電子領収書を積極的に導入することで、保存や管理の効率化、不正防止に繋げます。

【受領者側】

• 受領時の但し書き・宛名チェック: 領収書を受け取る際に、但し書きが具体的に記載されているか、宛名が正しく自社名になっているかを確認します。インボイス制度の要件（登録番号、税率区分など）も確認しましょう。
• 不備があった場合の速やかな修正依頼: 但し書きや宛名に不備があった場合は、発行元に連絡し、再発行または修正を依頼します。自分で加筆・修正することは避けましょう。
• 保存の徹底: 受け取った領収書は、適法な形で正確に保存し、いつでも税務調査に対応できるよう準備しておくことが重要です。電子帳簿保存法への対応も検討しましょう。

これらの取り組みを徹底することで、税務リスクを最小限に抑え、スムーズな経費処理と企業の信頼性向上に繋げることができます。