インボイス制度導入！社員の立替精算をスムーズに進める方法

インボイス制度とは？立替精算との関係性を理解しよう

インボイス制度の基本とその目的

2023年10月1日から、消費税の仕入れ税額控除の仕組みとして「インボイス制度」（適格請求書等保存方式）が導入されました。この制度は、消費税の仕入税額控除を適用するために、売り手が発行する「適格請求書」（インボイス）の保存を義務付けるものです。簡単に言えば、会社が仕入れや経費に使ったお金にかかる消費税を国に納める消費税額から差し引く（控除する）ためには、定められた要件を満たした請求書が必要になった、ということです。

インボイス発行事業者となるためには、税務署への登録申請が必要です。登録番号を持つ事業者だけが、適格請求書を発行できます。この制度の目的は、複数税率に対応した消費税額を正確に把握し、事業者が納税する消費税額の計算をより透明化することにあります。

企業が円滑な税務処理を行うためには、この制度の正しい理解が不可欠であり、経理担当者だけでなく、日常的に経費を立て替える社員一人ひとりが、制度の基本を把握しておくことが求められます。

立替精算にインボイス制度が与える直接的な影響

インボイス制度の導入は、社員の立替精算業務に直接的な影響を与えています。特に大きな変更点の一つは、従業員が経費を立て替えた際に受け取る領収書の扱いです。以前は、領収書の宛名が個人名義であっても、3万円未満の取引であれば帳簿記載のみで仕入税額控除が可能でした。

しかし、制度導入後は、原則としてインボイスの保存が必要となり、領収書の宛名が従業員個人名義になっている場合、仕入税額控除を受けるためには、インボイスと合わせて会社名を記載した「立替金精算書」を作成・保存しなければならないケースが出てきました。これにより、経理部門だけでなく、精算を申請する社員側にも、領収書の内容確認や追加書類作成の手間が増える可能性があります。

また、取引先がインボイス発行事業者であるかどうかの確認も重要になりました。会社が仕入税額控除を受けるためには、原則としてインボイス発行事業者から発行されたインボイスが必要となるため、購入先やサービスの提供元が適格請求書発行事業者であるかを確認する習慣が求められます。

なぜ今、社員が制度を理解する必要があるのか

インボイス制度は、単なる経理部門だけの問題ではありません。日常的に経費を立て替える社員一人ひとりが制度を理解し、適切な対応をすることで、会社の税務処理をスムーズにし、余計な事務負担や税務リスクを回避することにつながります。例えば、出張先での飲食店選びや消耗品の購入時に、インボイス発行事業者を選定するといった意識が重要になります。

参考情報によると、2023年10月のインボイス制度導入直前（2023年8月時点）では、法人の92.6%が登録申請を完了していましたが、インボイス受領の準備が完了していない法人が約3割も存在していました。この状況は、会社側だけでなく、従業員側の意識改革がどれほど重要であるかを示しています。

また、副業を行っている会社員は、自身の副業がインボイス制度の影響を受ける可能性があるため、特に注意が必要です。自らが発行事業者となるかどうか、取引先との関係性など、個人の状況に応じた判断が求められるため、制度の概要を理解しておくことは、会社のためだけでなく、自身の税務にも関わる重要な課題と言えるでしょう。

立替精算書作成のポイント：インボイス制度で何が変わる？

「立替金精算書」はなぜ必要？作成のルール

インボイス制度導入後、社員が立て替えた経費の領収書が従業員個人の宛名で発行されている場合、企業が仕入税額控除を受けるためには「立替金精算書」の作成・保存が必要となることがあります。これは、領収書そのものが法人の名称ではないため、従業員が会社のために立て替えたものであることを明確にし、かつ必要なインボイス情報と紐づけるための重要な書類となります。

立替金精算書には、一般的に以下の項目を記載する必要があります。

• 従業員氏名：経費を立て替えた社員の氏名
• 立替日：経費を立て替えた日付
• 内容：購入した物品やサービスの内容
• 金額：立て替えた総額
• 支払先：実際に代金を支払った店舗や事業者名
• 事業者の登録番号：支払先がインボイス発行事業者である場合の登録番号
• 適用税率および消費税額：インボイスに記載されている税率と消費税額

これらの情報と、原本のインボイス（領収書）を合わせて保存することで、会社は仕入税額控除の適用を受けることができます。企業は社内規定を明確にし、従業員に正しい作成方法を周知徹底することが求められます。

領収書の確認ポイント：インボイスとして有効か？

社員が経費を立て替えた際に受け取る領収書やレシートが、インボイスとして有効であるかを確認するポイントはいくつかあります。適格請求書（インボイス）として有効な書類には、次の項目が記載されている必要があります。

1. 適格請求書発行事業者の氏名または名称、および登録番号
2. 課税資産の譲渡等を行った年月日
3. 課税資産の譲渡等に係る資産または役務の内容（軽減税率の対象品目である旨）
4. 税率ごとに区分して合計した課税資産の譲渡等の対価の額
5. 税率ごとに区分した消費税額等
6. 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

ただし、小売業や飲食店業など、不特定多数の者に対して販売等を行う事業者については、氏名または名称、登録番号、課税資産の譲渡等を行った年月日、課税資産の譲渡等の内容、税率ごとに区分して合計した対価の額、税率ごとに区分した消費税額等、といった記載があれば「適格簡易請求書」としてインボイスの要件を満たすことができます。従業員は、受け取った書類がこれらの要件を満たしているか、特に登録番号の有無を意識して確認することが重要です。

社内ルールの見直しと従業員への周知徹底

インボイス制度の導入に伴い、多くの企業で経費精算に関する社内ルールの見直しが求められています。経費精算のスムーズな運用のためには、社内ルールの変更点を明確にし、全従業員に徹底的に周知することが不可欠です。具体的には、以下の点に焦点を当てるべきでしょう。

• インボイス発行事業者からの購入推奨: 経費の立て替えを行う際、可能な限りインボイス発行事業者から購入するよう促す。
• 領収書確認の徹底: 領収書に登録番号が記載されているか、必要な情報が網羅されているかを従業員自身が確認するよう指導する。
• 立替金精算書の作成手順: 必要となるケースと、その際の具体的な作成方法を従業員に詳しく説明し、テンプレートなどを提供する。
• 経費精算システムの活用: インボイス制度に対応した経費精算システムを導入している場合、その使い方やメリットを周知し、積極的な利用を促す。

参考情報でも「社内ルールの確認と周知徹底」がスムーズな立替精算のためのポイントとして挙げられています。導入後、経費精算業務や請求書の様式変更などで事務負担が増加したという声が最多であったことから、従業員への丁寧な説明とサポートが、企業の負担軽減に直結すると言えます。

交通費などの実費精算におけるインボイス制度の影響

公共交通機関の特例と注意点

交通費の精算は、社員の立替精算の中でも頻繁に発生する項目です。インボイス制度において、公共交通機関（電車、バス、船など）の利用に関する特例が設けられています。具体的には、3万円未満の公共交通機関の運賃については、適格請求書（インボイス）の保存が不要とされています。これは、これらの交通機関が不特定多数の利用者を相手にしているため、一人ひとりにインボイスを発行することが現実的ではないという判断に基づいています。

ただし、インボイスの保存が不要であっても、仕入税額控除を受けるためには、帳簿に必要な事項を記載して保存しておくことが義務付けられています。記載すべき事項には、「搭乗者名」「利用区間」「利用日」「運賃」などが含まれます。
一方で、3万円以上の公共交通機関の利用や、タクシー、飛行機、有料道路の利用料などはこの特例の対象外であり、原則としてインボイスの保存が必要となります。社員は、交通手段や金額によって対応が異なることを理解し、適切な証憑を収集するよう注意が必要です。

出張旅費規程の活用と課税仕入れの特例

出張に伴う宿泊費や日当などの「出張旅費」も、インボイス制度において特別な扱いを受ける場合があります。企業が明確な「出張旅費規程」を整備し、それに従って社員に日当や宿泊費を支給している場合、これらの費用は社員に対する給与ではなく、会社の事業活動に必要な経費と見なされます。

そして、この出張旅費が、その支給が通常の業務に必要と認められる範囲内であれば、消費税の課税仕入れとして仕入税額控除の対象となります。この際、必ずしもインボイスの保存は求められず、帳簿への記載のみで控除が認められます。ただし、この特例を適用するためには、出張旅費規程が適切に整備されており、その規程に則って運用されていることが前提となります。

つまり、社員が立て替えた宿泊費などを精算する際に、領収書にインボイスの記載がなくても、企業の出張旅費規程に基づいた支給であれば、仕入税額控除の対象となる場合があるということです。企業は規程の内容を再確認し、従業員にもその運用について正確に伝えることが重要です。

精算時の細かな疑問を解決：飲食費、消耗品費など

交通費以外にも、飲食費や消耗品費など、社員が日常的に立て替える経費は多岐にわたります。これらについても、インボイス制度導入後の精算時にはいくつか注意すべき点があります。

• 会議費・接待交際費: 飲食店での飲食費や手土産代なども、インボイス発行事業者から発行されたインボイスが必要です。特に接待交際費は、会社の税務上の扱いが厳格なため、インボイスの確保は非常に重要です。
• 通販サイトでの購入: Amazonなどの通販サイトで消耗品などを購入した場合、領収書や購入履歴画面から、販売元の適格請求書発行事業者登録番号を確認する必要があります。通販サイトによっては、事業者登録番号を簡単に確認できる機能を提供している場合もあります。
• 従業員が個人のクレジットカードで立て替えた場合: クレジットカードの明細はインボイスではありません。あくまで支払手段の証明であり、別途、購入先から発行されたインボイス（領収書）を保存する必要があります。

これらの細かなケースにおいても、社員がインボイス制度の基本を理解し、適切な証憑（インボイス）を確実に受け取り、提出することが、会社のスムーズな経費精算と仕入税額控除の適用に繋がります。

従業員が知っておくべき立替精算と消費税、税金について

従業員が受け取る「立替金」は給与ではない

社員が業務のために立て替えた費用を会社から受け取る際、そのお金は「立替金」として扱われます。これは、社員が会社に代わって一時的に支払いを行ったに過ぎず、その費用は本来会社の経費であるため、社員自身の所得とは異なります。したがって、立替金として返金される金額は、給与や賞与とは異なり、所得税や住民税の課税対象にはなりません。

つまり、給与のように源泉徴収されることもなく、年末調整や確定申告において、社員個人の所得に影響を与えることはありません。この点は、特に新入社員やインボイス制度についてまだ理解が浅い社員にとって、誤解しやすい部分ですので、会社から明確に説明しておくことが重要です。

社員は、自身の所得が増えるわけではないという安心感を持って、正確な経費精算に協力することができます。会社側も、この点を明確に伝えることで、社員の協力意識を高め、スムーズな経費処理を促進することが可能になります。

消費税の仕組みと仕入税額控除の重要性

消費税は、商品やサービスの購入時に消費者が負担し、事業者が納税する仕組みになっています。しかし、事業者が仕入れや経費として支払った消費税は、売上にかかる消費税から差し引くことができます。これが「仕入税額控除」と呼ばれる制度です。

この仕入税額控除が、企業の納税額を計算する上で非常に重要になります。インボイス制度導入前は、一定の要件を満たせば領収書がなくても帳簿への記載のみで控除が可能でしたが、導入後は原則として「適格請求書（インボイス）」の保存が必須となりました。もし、インボイスがないと、会社は仕入れにかかる消費税を控除できなくなり、その分、消費税の納税額が増えてしまうことになります。

これは企業の利益を圧迫する要因にもなりかねません。社員が経費を立て替える際、インボイスの有無が会社の納税額に直結することを理解していれば、より意識的にインボイスの取得に努めるようになります。社員一人ひとりの行動が、会社の健全な経営に貢献することを伝えることが大切です。

免税事業者との取引の経過措置と今後の展望

インボイス制度の導入は、特に免税事業者（課税売上が1,000万円以下の事業者で消費税の納税義務がない事業者）との取引に大きな影響を与えています。企業が免税事業者から仕入れを行った場合、原則として仕入税額控除ができません。しかし、制度導入の混乱を避けるため、免税事業者からの課税仕入れについては、経過措置が設けられています。

• 2023年10月1日～2026年9月30日: 仕入税額相当額の80%が控除可能
• 2026年10月1日～2029年9月30日: 仕入税額相当額の50%が控除可能

参考情報によると、導入後も8割近くの企業が免税事業者との取引を継続しているとのことですが、この経過措置は段階的に控除割合が減っていくため、将来的には免税事業者との取引におけるコスト負担が増加する可能性があります。社員が経費を立て替える際、取引先が免税事業者であるか課税事業者であるかを意識することは難しいかもしれませんが、会社としては、仕入れ先の選定基準や、免税事業者との取引における社内ルールを明確にし、従業員に周知していく必要があります。

長期的に見れば、免税事業者も適格請求書発行事業者への登録を検討したり、価格交渉が行われたりするケースが増えることも考えられます。社員は、こうした制度の背景と経過措置を理解しておくことで、会社の指示をよりスムーズに受け入れ、適切な精算を行うことができるでしょう。

確定申告や源泉徴収との連携、立替精算の疑問を解消

確定申告における立替精算の位置づけ

多くの会社員にとって、確定申告は縁遠いものと感じられるかもしれません。しかし、インボイス制度下の立替精算が、個人の確定申告にどう影響するのかという疑問を持つ方もいるでしょう。結論から言えば、会社員が会社の業務のために立て替えた経費は、その立替金が会社から精算されれば、個人の確定申告には原則として影響しません。

立替金は、あくまで会社が負担すべき費用を社員が一時的に支払っただけであり、社員自身の所得ではないため、確定申告で所得として申告する必要も、経費として計上する必要もありません。ただし、副業や個人事業主としての活動を行っており、事業所得がある場合は別です。その場合は、自身の事業に関する経費については、インボイス制度の要件を満たす領収書を保管し、確定申告で事業経費として計上する必要があります。会社員としての経費精算と、個人事業主としての事業経費は明確に区別して考えることが重要です。

源泉徴収とは異なる立替金の処理

源泉徴収とは、給与や報酬が支払われる際に、所得税などの税金を支払い側があらかじめ差し引いて国に納める制度です。しかし、社員が会社から受け取る立替金の精算は、この源泉徴収の対象ではありません。

前述の通り、立替金は社員の所得ではないため、給与とは異なり、源泉徴収されることはありません。経理処理上も、給与や賞与は「給与手当」などの勘定科目で処理され、源泉所得税が差し引かれますが、立替金は、従業員に対する仮払金や立替金として処理され、最終的に対応する経費科目（旅費交通費、消耗品費など）に振り替えられます。

社員は、給与明細で源泉徴収額を確認する際に、立替金の精算額が源泉徴収の対象となっていないことを理解しておくことで、給与計算の透明性についても納得感を持つことができます。この違いを理解することは、自身の給与所得と経費の区別を明確にする上でも役立ちます。

経費精算システム導入のメリットと選定のポイント

インボイス制度導入後、経費精算業務の事務負担が増加したという声は少なくありません。このような状況を打開し、スムーズな立替精算を実現するために、インボイス制度に対応した経費精算システムの導入が非常に有効です。

参考情報によると、インボイス対応のレジやシステムを導入した経営者は5割を超えています。これらのシステムは、以下のようなメリットを提供します。

• OCR機能によるデータ入力の自動化: 領収書をスキャンするだけで、日付、金額、事業者情報などを自動で読み取り、入力の手間を大幅に削減します。
• インボイス判定機能: 読み取った領収書がインボイスとして有効か、登録番号が含まれているかなどを自動で識別し、仕入税額控除の対象となるかを判断します。
• 申請・承認プロセスの効率化: 従業員がシステム上で経費を申請し、上長がオンラインで承認できるため、紙の書類のやり取りが不要になります。
• 経理処理の自動化: 経費データが自動で会計システムに連携され、仕訳作業の負担を軽減します。

システム選定の際は、単にインボイス対応だけでなく、自社の運用に合わせた柔軟性、セキュリティ体制、他システムとの連携性、そしてサポート体制の充実度などを総合的に考慮することが重要です。適切なシステムを導入することで、経理部門と従業員双方の業務負担を軽減し、より生産的な業務に集中できる環境を整えることができるでしょう。