社内システムを一人で支える！ワンオペ担当者の憂鬱と希望

社内システムを一人で支える！ワンオペ担当者の憂鬱と希望

近年、多くの企業で情報システム部門（情シス）をたった一人で担当する「ワンオペ情シス」が増加しています。あなたもその一人かもしれません。広すぎる業務範囲、高い業務負荷、そして経営層からの理解不足といった課題に直面し、日々奮闘されていることと思います。

このブログ記事では、ワンオペ情シスが抱える「憂鬱」の現実と、そこから抜け出し「希望」を見出すための具体的な解決策やヒントをお届けします。あなたの努力が報われ、より良いIT環境を構築するための一助となれば幸いです。

「社内システム全部俺が担当」－ワンオペの現実

IT人材不足の波：なぜ「ひとり情シス」が増えるのか

日本のIT業界では、深刻なIT人材不足が長らく続いています。この影響は企業のIT部門にも波及し、情報システムを一人で支える「ひとり情シス」という状況を生み出しています。

2021年の調査では、なんと企業の11.4%が「ひとり情シス」の状態にあることが明らかになりました。そのうち過半数もの担当者が、業務負荷やセキュリティ面で大きな課題を感じていると回答しています。

企業が人件費削減やIT部門の重要性への認識不足から、この体制を選択せざるを得ない背景も存在します。しかし、これは業務の属人化という大きなリスクを抱えることにも繋がります。

業務は多岐にわたり、まさに「何でも屋」

ワンオペ情シスが担当する業務範囲は想像を絶するほど広範です。システムの運用・保守はもちろんのこと、社員からの問い合わせに対応するヘルプデスク業務、社内インフラの管理、セキュリティ対策、さらには社内システムの開発まで、多岐にわたります。

まさに「ITに関するあらゆること」を一人でこなす「何でも屋」状態です。日中は鳴り止まない問い合わせ対応に追われ、本来のシステム改善やセキュリティ強化といった重要な業務に手が回らない、という状況は日常茶飯事かもしれません。

トラブルが発生すれば、全ての責任と対応が自分一人に集中します。これにより、精神的なストレスはもちろん、身体的な疲労も蓄積されていくのがワンオペ情シスの現実です。

報われない努力？経営層とのギャップとキャリアパス

ワンオペ情シスが抱えるもう一つの大きな問題は、その努力が経営層になかなか理解されにくい点にあります。情報システム部門は直接的に利益を生み出す部門ではないと見なされがちで、予算や人員の確保が難しいケースが少なくありません。

限られたリソースの中で高度化するセキュリティ脅威に対応しなければならず、常にプレッシャーを感じていることでしょう。また、日々の業務に追われる中で、自身のスキルアップや明確なキャリアパスが見えにくいと感じる担当者も多いのではないでしょうか。

自分の仕事が正当に評価されず、将来に対する不安を抱えることは、ワンオペ担当者の「憂鬱」をさらに深くする要因となっています。

そのシステム、本当に必要？見直しのサイン

導入時からの見直し：本当に使いこなせているか？

あなたの社内で稼働しているシステムの中には、導入されてから長い年月が経ち、その存在意義が薄れているものもあるかもしれません。高額なライセンス費用を払い続けているものの、実はほとんど使われていない機能や、形骸化してしまったシステムはありませんか？

まずは、現在稼働しているすべてのシステムを洗い出し、その利用状況や社員からのフィードバックを収集することから始めましょう。利用率が極端に低いシステムや、代替となるより効率的なツールがある場合は、思い切って見直しを検討するサインです。

無駄なコストを削減し、管理の手間を減らすことは、ワンオペ担当者の負担軽減に直結します。

問い合わせが減らないシステム、その原因は？

ヘルプデスク業務がワンオペ情シスの大きな負担となっている場合、その原因が「システムの使いにくさ」にある可能性も考えられます。頻繁に同じような質問が来る、操作方法が複雑すぎて社員が使いこなせない、といった状況は、システムそのものに問題があるサインです。

このような状況では、デジタル・アダプション・プラットフォーム（DAP）ツールの導入も有効な解決策となります。例えば「テックタッチ」のようなツールは、社内システムの利用促進を支援し、ユーザーの操作をガイドすることで、問い合わせの削減に貢献します。

システムの改善やDAPツールの活用を通じて、社員が自律的にシステムを使えるようになれば、あなたのヘルプデスク業務は大幅に軽減されるはずです。</

属人化リスクの可視化：私がいなくなったらどうなる？

ワンオペ情シスは、業務やノウハウが担当者一人に集中してしまう「属人化」というリスクを常に抱えています。もしあなたが急に不在になった場合、あるいは退職した場合、社内システムは滞りなく稼働し続けることができるでしょうか？

この問いに即座に「はい」と答えられないのであれば、それは見直しの大きなサインです。業務フローを可視化し、標準化することで、誰もが同じ手順で業務を行えるようにすることが重要です。これにより、引継ぎが容易になるだけでなく、業務の抜け漏れも防げます。

具体的な対策としては、マニュアルやFAQの徹底的な整備が挙げられます。社員が自分で疑問を解決できる環境を整えることで、属人化リスクを軽減し、あなたの負担も減らすことができます。

ワンオペ担当者の知恵袋：効率化と負担軽減のヒント

定型業務は「自動化」で賢く乗り切る

毎日繰り返される定型業務は、ワンオペ担当者にとって大きな時間泥棒です。このような作業は、積極的に自動化ツールを導入することで、劇的に効率化することができます。

例えば、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は、データ入力やレポート作成、定期的なシステム監視など、反復性の高い業務を自動化し、あなたの手作業を大幅に削減します。これにより、より戦略的な業務に集中する時間が生まれます。

他にも、タスク管理ツール（Asana, Backlog）で業務の優先順位を明確にし、コミュニケーションツール（Slack）で情報共有を効率化する。さらにはパスワード管理ツール（1Password）でセキュリティと効率を両立させるなど、様々なツールがあなたの味方になります。

外部の力を借りてコア業務に集中する

全ての業務を一人で抱え込む必要はありません。専門性の高い業務や、定型的ながらも工数がかかる業務は、積極的に外部に委託することも賢い選択です。

特にヘルプデスク業務は、多くのワンオペ情シスにとって大きな負担源です。この部分を外部の専門業者に委託することで、あなたは問い合わせ対応に追われることなく、システム改善やセキュリティ強化といった本来のコア業務に集中できます。

また、IT資産管理・ID管理ツール（メタップスクラウドなど）を活用し、SaaS管理を効率化したり、セキュリティ対策やIT運用管理自体を外部の専門パートナーに委託したりすることも有効です。専門家の知見を借りることで、より高度なIT環境を実現できます。

社内全体のITリテラシー底上げで問い合わせを減らす

あなたの業務負担を減らすためには、社内全体のITリテラシーを向上させることも非常に重要です。社員一人ひとりのITスキルが高まれば、基本的な操作に関する問い合わせが減り、トラブルの発生自体も予防に繋がります。

具体的には、マニュアルやFAQの整備を徹底し、社員が自分で解決できる環境を整えましょう。最近では、社内向けのナレッジ共有ツールも豊富に提供されており、これらの活用も効果的です。

また、社内研修の実施や、先述のDAPツール（テックタッチなど）を使ってシステム利用方法をリアルタイムでガイドすることも、社員のITリテラシー向上と問い合わせ削減に大きく貢献します。

解雇の危機？それでも「私」がシステムを支える理由

コストセンターからプロフィットセンターへ？情シスの新たな価値

情報システム部門は、しばしば「コストセンター」と見なされがちです。しかし、現代においてITは企業活動に不可欠であり、DX（デジタルトランスフォーメーション）推進の要となっています。情シスの安定したシステム運用は、企業の生産性を高め、間接的に収益向上に貢献する「プロフィットセンター」としての価値も持ちます。

あなたの地道な努力がなければ、日々の業務が滞り、ビジネスチャンスを逃すことにも繋がりかねません。システムの安定稼働、セキュリティの確保、そして業務効率化の推進は、企業の成長を支える上で不可欠な要素であり、あなたはまさにその中心にいるのです。

情シスは、もはや単なる裏方ではなく、企業の競争力を左右する戦略部門としての役割を担っているのです。

経営層へのアピール：予算と人員確保のための提言

あなたの「憂鬱」を解消し、より良いIT環境を構築するためには、経営層の理解と支援が不可欠です。現状の業務負荷やセキュリティリスクを具体的に提示し、それに対する解決策と、それが企業にもたらすメリットを明確に伝えることが重要になります。

例えば、業務効率化ツールの導入によって削減できる工数やコスト、セキュリティ対策の強化による情報漏洩リスクの軽減など、具体的な数値や事例を交えて説明することで、経営層はIT投資の重要性を理解しやすくなります。

あなたの提案が、将来的な人員増強やIT予算の確保に繋がる可能性は十分にあります。情シス部門の現状を「見える化」し、戦略的な視点からその価値をアピールしていきましょう。

属人化は強みにもなる？唯一無二の存在としての責任

属人化はリスクであると同時に、ワンオペ担当者が企業にとって「唯一無二の存在」であることを意味する場合もあります。長年にわたり培ってきたシステムに関する深い知識や経験は、他の誰も持ち得ないあなたの強みです。

あなたは、社内システムの隅々まで把握し、複雑なトラブルにも対応できる貴重な存在です。この責任感と使命感が、時にワンオペの苦しさを乗り越える原動力となっていることでしょう。しかし、これは一時的な強みであり、持続可能な状態ではありません。

この「強み」をリスクとして捉え、ノウハウを共有し、組織全体でITを支える体制へと移行していくことが、あなた自身の負担軽減と企業の持続的な成長のためには不可欠です。

未来への一歩：ワンオペからの脱却と組織の成長

一人ではない未来へ：チームで支えるIT環境

ワンオペからの脱却は、あなた一人の問題ではなく、組織全体の課題です。理想は、複数のIT担当者が協力し、それぞれの専門性を活かしてシステムを支える「チームとしてのIT環境」を構築することです。

新たな人員の採用や、社内からの異動を通じて、IT部門を強化していくことが求められます。役割分担を明確にし、特定の業務に精通したメンバーを配置することで、業務の効率化はもちろん、技術的な深度も増し、より強固なITガバナンスを確立できます。

一人で抱え込まず、外部の力も借りながら、少しずつでもチームとしての体制を築いていくことが、持続可能なIT環境への第一歩となります。

戦略的な情シス部門への進化：DX推進の要として

ワンオペからの脱却は、情シス部門が単なる「運用・保守」の役割から、企業の成長戦略に積極的に貢献する「戦略部門」へと進化するチャンスでもあります。

業務効率化によって生まれた時間とリソースを、新しい技術の導入検討、ビジネスプロセスの改善提案、データ活用による経営判断支援など、より付加価値の高い業務に振り向けることができます。情シスが企業のDX推進の旗振り役となり、新たなビジネスモデルの創出に貢献することも夢ではありません。

あなたの「憂鬱」が、企業の未来を切り拓く「希望」へと変わる瞬間が、そこにはあります。

ワンオペ担当者自身のキャリアパスを拓く

業務が効率化され、チームでITを支える体制が整えば、ワンオペ担当者であるあなた自身のキャリアパスも大きく拓けます。日々の雑務から解放され、より高度なプロジェクトや専門性の高い分野に挑戦する時間が生まれます。

例えば、新しいクラウド技術の学習、データ分析スキルの習得、あるいはプロジェクトマネジメントへの参画など、これまで時間がなくてできなかったスキルアップに集中できるでしょう。企業があなたの成長を支援するための外部研修や資格取得支援制度を導入することも重要です。

あなたの専門性が高まることは、企業にとって大きな財産となります。ワンオペからの脱却は、あなた自身の成長と、組織全体の成長を同時に実現する Win-Win の関係を築くことができるのです。