【遅刻】当日欠勤・届出・顛末書まで！スムーズな対応と丁寧な伝え方

「しまった、遅刻しそう！」

朝、目覚めて時計を見た瞬間に冷や汗をかいた経験は、誰にでもあるのではないでしょうか。

あるいは、通勤途中の電車遅延で身動きが取れなくなり、会社への連絡に焦った経験を持つ方もいるかもしれません。

遅刻や当日欠勤は、予期せぬトラブルで起こることもありますが、社会人として「いかに適切に、そして誠意をもって対応するか」が非常に重要です。

この記事では、もしもの時に備えて知っておきたい、遅刻・当日欠勤の連絡方法から、必要となる書類（遅刻届、顛末書）の書き方、さらには体調不良などの正当な理由を伝える際のポイントまでを詳しく解説します。

いざという時に慌てず、スムーズな対応ができるよう、ぜひ最後まで読んで準備を整えておきましょう。

【基本】遅刻・遅延とは？タイムカードを押さない場合の対応

遅刻・欠勤の基本ルールと会社への連絡方法

社会人として、決められた始業時間に間に合うことは基本中の基本です。しかし、予期せぬ事情で遅刻や欠勤をしてしまうこともあるでしょう。

そのような場合、最も重要なのは「できるだけ早く、会社に連絡を入れること」です。

参考情報にもある通り、始業時刻の15〜30分前までには連絡するのが基本とされています。これは、上司があなたの不在を把握し、業務の調整をしやすくするためです。

連絡手段については、基本的には電話が最も確実で望ましいとされていますが、会社によってはチャットツールやメールでの連絡を許可している場合もあります。必ず自社のルールを確認し、直属の上司に直接連絡を取りましょう。

連絡時には、簡潔に状況を伝え、謝罪の言葉を添えることがマナーです。「〇〇で遅刻します。ご迷惑をおかけして申し訳ありません」といった一言でも、誠意は伝わるものです。

無断欠勤が招く深刻なリスクと回避策

いかなる理由であっても、無断欠勤だけは絶対に避けなければなりません。参考情報にも明確に記載されていますが、無断欠勤は、あなたの会社からの信頼を著しく失墜させる行為であり、最悪の場合、解雇につながる可能性さえあります。

もし連絡できないほどの緊急事態に遭遇したとしても、まずは家族や友人に状況を伝え、彼らから会社へ連絡してもらうなど、何らかの形で会社へ連絡が入るよう手を尽くすべきです。

万が一、連絡が取れない状況が数日続けば、会社はあなたの身の安全を心配し、安否確認のため自宅を訪問したり、警察に相談したりする事態に発展する可能性もあります。これは会社にも大きな負担をかけることになります。

体調不良や家庭の事情など、やむを得ない理由であっても、必ず一本の連絡を入れること。これが社会人として守るべき最低限の義務であり、あなた自身のキャリアを守るためにも不可欠な行動と言えるでしょう。

遅刻・欠勤時の給与はどうなる？勤怠管理の基礎知識

遅刻や欠勤をした場合、多くの会社ではその時間分の給与が差し引かれることになります。これは「ノーワーク・ノーペイの原則」に基づいています。

働かなかった時間に対しては、賃金が発生しないという考え方です。例えば、1時間遅刻した場合、その1時間分の給与が月給から控除されるのが一般的です。

ただし、会社によっては「遅刻早退控除」という制度を設けており、一定時間までは控除しない、あるいは所定の手続きを踏めば有給休暇として処理できる場合もあります。

ご自身の会社の就業規則を一度確認し、遅刻や欠勤時の給与計算や、有給休暇の利用について把握しておくことが重要です。また、タイムカードの押し忘れなど、勤怠記録に不備があった場合は、速やかに上司や人事担当者に報告し、修正依頼を出すようにしましょう。

正確な勤怠管理は、適切な給与計算だけでなく、労働時間の把握や健康管理にも繋がるため、日頃から意識しておくことが大切です。

遅刻・遅延証明書は必要？知っておきたい基礎知識

遅延証明書の役割と取得方法

電車やバスなどの公共交通機関の遅延が原因で会社に遅刻する場合、その事実を証明するのが「遅延証明書」です。

遅延証明書は、単に遅刻の理由を会社に伝えるだけでなく、あなたの遅刻が不可抗力であることを客観的に示す重要な書類となります。

多くの場合、鉄道会社やバス会社の改札口付近や駅の窓口で配布されています。主要駅であれば、駅員に申し出ることで発行してもらうことができますし、最近ではスマートフォンのアプリや各交通機関のウェブサイトからダウンロードできるデジタル遅延証明書も増えています。

遅延が発生した際は、慌てずにまず駅員に確認し、必要な遅延証明書を取得するようにしましょう。また、証明書には遅延時間や路線名が明記されているため、会社への報告の際にも役立ちます。

会社が証明書を求める理由と提出のポイント

会社が遅延証明書の提出を求めるのは、主に以下の理由からです。

• 事実確認：遅刻の理由が本当に交通機関の遅延によるものかを確認するため。
• 勤怠管理：正当な理由による遅刻として記録し、給与計算や評価に影響させないため。
• 不正防止：虚偽の申告による遅刻を防ぐため。

提出のポイントとしては、遅延証明書を取得したら、出社後速やかに上司または人事担当者に提出することです。もし複数枚の証明書が必要な場合は、全てを揃えて提出しましょう。また、遅延証明書を紛失してしまった場合や、取得し損ねてしまった場合は、正直にその旨を伝え、交通機関の運行情報をスクリーンショットで保存するなど、可能な限りの情報を提供するように努めましょう。

正直かつ迅速な対応が、会社からの信頼を維持する上で非常に重要です。

遅延証明書がない場合の対処法

交通機関の遅延であっても、運行状況によっては遅延証明書が発行されないケースや、短時間の遅延で発行対象外となるケースもあります。

また、自家用車での通勤中に渋滞に巻き込まれたり、事故に遭遇したりするなど、公共交通機関以外の理由で遅刻することもあるでしょう。このような場合、遅延証明書がないからといって、報告を怠るのはNGです。

遅延証明書がない場合は、会社に連絡する際に、遅刻の具体的な状況と理由を詳しく説明しましょう。例えば、「〇〇線が人身事故で運転見合わせとなり、迂回ルートも混雑していたため、証明書は出ませんでしたが〇時間遅れます」のように、状況を具体的に伝えることで、会社もあなたの状況を理解しやすくなります。

また、スマートフォンの交通情報アプリの画面や、ニュース記事のスクリーンショットなど、客観的な証拠として提示できるものがあれば、それらを添えることで信頼性が高まります。証明書がないからと諦めず、誠実な姿勢で状況を報告することが大切です。

当日欠勤・遅刻の連絡はいつ？メール・電話での伝え方

始業前の迅速な連絡が鉄則！理想的なタイミングと手段

当日欠勤や遅刻の連絡は、何よりも「迅速さ」が求められます。

参考情報にもある通り、始業時刻の15〜30分前までには連絡するのが基本的なマナーです。これは、上司や同僚があなたの業務をカバーしたり、会議の調整をしたりするための準備時間を確保するためです。

連絡手段は、基本的には「電話」が最も確実です。メールやチャットだと、相手がすぐに確認できない可能性があります。緊急の場合は、まずは電話で口頭で伝え、その後、状況に応じてメールやチャットで改めて詳細を伝えるのが良いでしょう。

電話をかける際は、冷静に、簡潔に状況を伝えます。もし直属の上司が不在の場合は、代理の方に伝言を依頼し、その旨も上司に改めて連絡する際に伝えるようにしましょう。無断欠勤だけは絶対に避け、必ず何らかの形で連絡を入れることを心がけてください。

状況を的確に伝える！伝え方の基本マナーと例文

連絡する際は、以下のポイントを押さえて、状況を的確に伝えましょう。

1. 簡潔な理由：「体調不良」「家族の急病」など、一言で伝わる具体的な理由を述べます。詳細すぎる説明は不要ですが、曖昧な表現は避けましょう。
2. 謝罪の言葉：「ご迷惑をおかけして申し訳ありません」と、迷惑をかけることへの謝罪を伝えます。
3. 出勤の見込み：当日中に回復して出勤できるのか、翌日以降の出勤になりそうかなど、今後の見通しを伝えます。不明な場合は「改めて連絡します」で問題ありません。
4. 業務の引き継ぎ：当日予定していた重要な会議や来客対応、急ぎの業務があれば、その引き継ぎについて一言添えましょう。

【電話での伝え方例】
「〇〇部長、おはようございます。〇〇です。大変申し訳ありませんが、急な発熱のため、本日はお休みをいただきたくご連絡いたしました。ご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。明日は出勤できる見込みですが、改めてご連絡いたします。本日の〇〇の件は、〇〇さんにお願いしてもよろしいでしょうか？」

【メールでの伝え方例】
件名：【ご欠勤のご連絡】〇〇（氏名）
〇〇部長
お疲れ様です。〇〇です。

大変恐縮ですが、本日、急な腹痛により、欠勤させていただきます。
ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。

本日の〇〇の業務につきましては、〇〇さんにご対応をお願いできますでしょうか。
明日には出勤できる見込みですが、状況が変わり次第、改めてご連絡いたします。

取り急ぎ、メールにてご連絡いたしました。

何卒よろしくお願いいたします。

〇〇（氏名）

当日欠勤でも納得されやすい理由と、避けるべきNGワード

当日欠勤の理由として、会社が比較的納得しやすいのは、以下のような「やむを得ない事情」です。

• 体調不良：発熱、頭痛、腹痛、嘔吐、下痢などの急な体調不良。
• 家族の急病：家族が急に体調を崩し、看病や病院への付き添いが必要な場合。
• 緊急トラブル：予期せぬ家庭内のトラブルや、事故など。
• 怪我：腰痛やぎっくり腰など、突発的に起こり、動くのが困難な身体的不調。

これらの理由は、誰もが経験しうるものであり、会社側も理解を示しやすいでしょう。ただし、過度な詳細は不要です。簡潔に、具体的な症状や状況を伝えましょう。

一方で、避けるべきNGワードや理由は以下の通りです。

• 曖昧な表現：「なんとなく体調が悪い」「やる気が出ない」など。
• 頻繁な利用：「寝坊」など、自身の不注意による理由を何度も繰り返す。
• プライベートな遊び：「旅行で帰り遅くなった」「ライブで寝不足」など、業務に支障をきたすような理由。

特に「寝坊」は、多くの人が経験する遅刻の原因（参考情報4では35.6%と最多）ですが、再発防止策を伝えずに何度も繰り返すと、信頼を失う原因になります。

理由を伝える際は、相手に「やむを得ない」と思ってもらえるような、誠実かつ簡潔な言葉を選ぶことが重要です。

遅刻届・顛末書は必要？書き方とテンプレート

遅刻届・欠勤届の役割と提出の重要性

遅刻や欠勤をした際、会社によっては「遅刻届」や「欠勤届」の提出を義務付けている場合があります。

これは、単なる報告だけでなく、あなたの勤怠記録を正確に残し、給与計算や人事評価の根拠とするために重要な書類です。また、会社があなたの遅刻・欠勤の状況を把握し、今後の業務調整や健康管理に役立てる目的もあります。

必ず会社の就業規則を確認し、必要な届出の種類や提出期限、提出先を把握しておきましょう。通常、所定のフォーマットが用意されていることが多いですが、ない場合は自分で作成することも可能です。

届出を提出することで、あなたの遅刻・欠勤が正式に記録され、後のトラブルを防ぐことにもつながります。提出を怠ると、無断欠勤と見なされたり、給与計算に不備が生じたりする可能性もあるため、忘れずに提出することが重要です。

顛末書と始末書の違いを理解する

遅刻や欠勤の状況によっては、「顛末書」や「始末書」の提出を求められることがあります。これらは混同されがちですが、目的やニュアンスが異なります。

顛末書（てんまつしょ）

トラブルやミスの「経緯、原因、対応状況、再発防止策」などを客観的に記録し、報告するための書類です。その主な目的は再発防止にあります。例えば、電車遅延が原因で遅刻した場合や、体調不良で欠勤した場合など、事実関係を淡々と報告し、今後の対策を示す際に用いられます。会社によっては、遅刻や欠勤の際にも提出を求められることがあります。

始末書（しまつしょ）

ミスや規律違反（遅刻、欠勤など）に対して、「経緯、理由、反省の意」を記して提出する書類です。顛末書が事実関係の報告に重きを置くのに対し、始末書は、反省と謝罪の意を強く示し、再発防止を約束することが主な目的となります。寝坊など、自身の不注意による遅刻や、度重なる遅刻・欠勤の場合に提出を求められることが多いでしょう。

提出を拒否した場合、就業規則によっては懲戒処分の対象となることもあります。会社から提出を求められた場合は、誠意をもって対応しましょう。

顛末書・始末書の書き方と例文テンプレート

顛末書や始末書を書く際は、以下の要素を具体的に記載することが求められます。

• 件名：「遅刻に関する顛末書」など、内容がわかるようにします。
• 提出年月日：提出する日付。
• 宛先：会社名、代表者名（または所属長名）。
• 提出者：所属部署、氏名。
• 発生日時：いつ、どのような状況で問題が発生したか。
• 状況内容：具体的な経緯を時系列で客観的に記述。
• 原因：問題が発生した原因を分析。
• 反省（始末書の場合）：自身の不注意や認識不足など、反省すべき点を明確に示します。
• 今後の防止策：同様の事態を二度と起こさないための具体的な対策。

【顛末書の例文（交通機関の遅延の場合）】

遅刻に関する顛末書

令和〇年〇月〇日

〇〇株式会社
代表取締役社長 〇〇 〇〇殿

〇〇部 〇〇 〇〇

拝啓

この度、令和〇年〇月〇日の出社におきまして、交通機関の遅延により始業時刻に間に合わず、ご迷惑をおかけいたしましたこと、深くお詫び申し上げます。

記

1. 発生日時
    令和〇年〇月〇日 午前〇時〇分頃

2. 発生場所
    JR〇〇線 〇〇駅

3. 状況
    JR〇〇線は、人身事故の影響により、午前7時30分頃より全線で運転を見合わせておりました。
    私は午前7時15分に〇〇駅に到着しましたが、既に運行停止しており、運転再開の見込みが立たない状況でした。
    その後、振替輸送を利用し、〇〇線経由で〇〇駅に向かいましたが、こちらも非常に混雑しており、最終的に午前9時45分に会社へ到着いたしました。
    この間、午前7時45分に〇〇部長へ電話にて遅刻のご連絡をいたしました。

4. 原因
    公共交通機関の予期せぬトラブル（人身事故による運転見合わせ）によるもの。

5. 今後の対策
    今後は、交通機関の運行情報をより入念に確認し、万が一のトラブルに備えて複数の通勤経路を検討しておくなど、再発防止に努めてまいります。

敬具

【始末書の例文（寝坊の場合）】

始末書

令和〇年〇月〇日

〇〇株式会社
代表取締役社長 〇〇 〇〇殿

〇〇部 〇〇 〇〇

拝啓

この度、令和〇年〇月〇日の出社におきまして、私の不注意による寝坊のため、始業時刻に間に合わず、皆様に多大なるご迷惑をおかけいたしましたこと、深くお詫び申し上げます。

記

1. 発生日時
    令和〇年〇月〇日 午前〇時〇分頃

2. 状況
    前日の疲労と自己管理不足により、目覚まし時計をセットし忘れたため、予定時刻を大幅に過ぎて起床いたしました。
    午前8時30分に起床後、急ぎ支度し、午前9時00分に〇〇部長へ電話にて遅刻のご連絡をいたしました。
    最終的に、午前9時45分に会社へ到着いたしました。

3. 原因
    私の自己管理不足、特に睡眠時間の調整と目覚まし時計の確認を怠ったことが原因です。

4. 反省
    社会人として、自身の健康管理および時間管理を徹底すべきであるにも関わらず、このような不始末を起こしてしまいましたこと、深く反省しております。
    私の遅刻により、〇〇部長をはじめ、チームの皆様に大変なご迷惑とご心配をおかけしましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

5. 今後の防止策
    今後は、就寝時間の見直しを行い、規則正しい生活を心がけます。
    また、目覚まし時計は複数セットし、起床時間を確実に守るよう徹底いたします。
    二度とこのような不始末を起こさないよう、自己管理を徹底し、業務に精励いたします。

敬具

これらのテンプレートを参考に、自身の状況に合わせて具体的な内容を記述しましょう。

体調不良など、遅刻の正当な理由と丁寧な伝え方

正当な遅刻理由とその伝え方

遅刻の理由には様々なものがありますが、特に会社側が理解を示しやすい「正当な理由」としては、以下のものが挙げられます。

• 体調不良：急な発熱、頭痛、腹痛、吐き気、感染症の疑いなど。
• 家族の急病・介護：子どもや高齢の家族が急に体調を崩し、病院への付き添いや看病が必要な場合。
• 緊急トラブル：自宅の水道管破裂、火災、急な冠婚葬祭など、予期せぬ緊急事態。
• 突発的な怪我：ぎっくり腰、ねんざなど、急に身体を動かすのが困難になるような怪我。

これらの理由を伝える際は、簡潔かつ具体的に状況を説明し、決して曖昧な表現は避けるようにしましょう。例えば、「体調が悪くて…」よりも、「39度の熱があり、関節痛もひどく動けない状態です」と具体的に伝える方が、相手も状況を把握しやすくなります。

また、診断書や病院の領収書など、客観的な証拠を後日提出できるよう準備しておくことも大切です。

信頼回復への第一歩！再発防止策の提示

遅刻の理由が自身の不注意（寝坊など）である場合、ただ謝罪するだけでなく、「再発防止策」を具体的に伝えることが、失った信頼を取り戻すための重要な一歩となります。

参考情報にもある通り、再発防止策を提示することで、あなたの反省と改善意欲を会社に示すことができます。

例えば、寝坊が原因であれば、以下のような具体的な対策を伝えると良いでしょう。

• 生活習慣の見直し：「今後は就寝時間を30分早め、規則正しい生活を心がけます」
• 目覚まし機能の強化：「目覚まし時計を複数セットし、さらにスマートフォンのアラームも活用して、確実に起きるよう徹底します」
• 通勤準備の見直し：「前日の夜に持ち物の準備を済ませ、朝の時間を効率的に使えるようにします」

体調不良が頻繁な場合は、「今後は定期的に健康診断を受け、体調管理を徹底します」といった長期的な視点での対策も有効です。

具体的な行動計画を伝えることで、口先だけでなく、本当に改善しようとしている姿勢が伝わり、周囲からの信頼回復に繋がるでしょう。

遅刻は「当たり前」ではない！社会人としての時間管理意識

参考情報4のデータによると、20代の正社員の約78.0%が始業時間への遅刻経験がないと回答しており、ほとんどの社会人は時間を守る意識が高いことがわかります。また、遅刻があったとしても「5分」「10分」といった短時間で、30分以上の遅刻は少数派です。

このデータは、遅刻が「当たり前」ではないこと、そして時間管理がいかに社会人にとって重要であるかを物語っています。

特に若年層はプライベートよりもビジネスシーンでの遅刻が少ない傾向にあり、入社1年目の緊張感から時間管理への意識が高いことが伺えます。

自身の不注意による遅刻は、単に個人の問題に留まらず、チームや会社全体の業務に支障をきたし、周囲に大きな負担をかけることになります。プロフェッショナルとしての自覚を持ち、常に時間に余裕を持った行動を心がけることが大切です。

電車遅延や体調不良など、不可抗力な遅刻は誰にでも起こり得ますが、日頃から「遅刻しない意識」と「万が一遅刻した場合の適切な対応」を両立させることが、社会人としての評価を高める鍵となるでしょう。