欠勤を伝える基本！病院証明からLINE連絡まで徹底解説

欠勤を伝える基本！病院証明からLINE連絡まで徹底解説

急な体調不良や家庭の事情で仕事を休まなければならない際、どのように連絡するのが適切でしょうか。本記事では、最新のデータやマナーを踏まえ、欠勤連絡の基本からLINEでの連絡方法、病院証明の取得までを網羅的に解説します。

欠勤とは？基本的な意味と「欠勤」の別の言い方

欠勤の定義と重要性

「欠勤」とは、労働者が雇用契約に基づき労働する義務がある日に、何らかの理由で労働しなかった状態を指します。会社は従業員に労働を求める権利があり、従業員はそれに応じる義務があるため、欠勤は本来果たすべき責任を果たさない行為と見なされます。

特に無断欠勤は、会社の業務運営に甚大な支障をきたす可能性があり、厳しく禁じられています。無断欠勤は、業務の引き継ぎができなかったり、緊急時の連絡が取れなかったりすることで、取引先への迷惑や会社の信用失墜につながることもあります。

そのため、体調不良や家庭の事情など、やむを得ない理由で仕事を休む場合でも、会社への適切な連絡が極めて重要となります。連絡の遅れや不備は、上司や同僚に余計な負担をかけ、職場での信頼関係を損なうことにもなりかねません。早めの連絡、明確な状況説明、そして業務への配慮を示す姿勢が、スムーズな職場関係を維持するために不可欠です。

欠勤が発生する際には、その理由が正当であるか、また会社が定めるルールに則って連絡が行われているかが問われます。従業員としては、自身の権利と義務を理解し、責任ある行動を心がけることが求められます。

欠勤と休暇、休職の違い

欠勤と似た言葉に「休暇」や「休職」がありますが、これらはそれぞれ異なる意味を持ちます。それぞれの違いを理解することは、自身の状況を会社に正しく伝える上で非常に重要です。

• 欠勤：労働義務がある日に、労働者の都合により労働しないこと。原則として賃金は発生せず、人事評価にも影響を与える可能性があります。例えば、体調不良で急に休む場合などがこれにあたります。
• 休暇：会社が労働義務を免除する日で、労働者の権利として与えられるもの。代表的なのは年次有給休暇で、賃金が支払われます。その他、慶弔休暇や病気休暇（会社が定める場合）などがあります。休暇は、事前に申請し、会社の承認を得て取得するのが一般的です。厚生労働省の調査によると、2023年度の年次有給休暇の取得率は65.3%で、9年連続で上昇し過去最高を記録しています。政府は2025年度までに取得率70%を目標として掲げており、休暇の取得は推奨されています。
• 休職：病気や怪我、家庭の事情などにより、長期間にわたって労働が困難な場合に、雇用契約は維持しつつ、一定期間労働義務を免除される制度です。休職期間中は原則として賃金は支払われませんが、社会保険の加入は継続されます。休職期間の上限は法律で定められておらず、各企業の就業規則によりますが、一般的には3ヶ月から最長3年程度が目安とされています。傷病手当金などの制度を利用できる場合があります。

これらの違いを明確にすることで、会社との認識のずれを防ぎ、適切な手続きを踏むことができます。

「欠勤」のビジネスでの言い換え

ビジネスシーンにおいて「欠勤」という言葉は、やや直接的で固い印象を与える場合があります。特に上司や顧客に対して伝える際には、より丁寧で配慮の感じられる表現を用いることが望ましいとされています。

以下に、状況に応じた「欠勤」の丁寧な言い換え例を挙げます。

• 「本日、出社いたしかねます」：体調不良などで出社が難しい状況を伝える際に使います。
• 「本日はお休みを頂戴いたします」：シンプルで丁寧な表現です。
• 「勤務を欠席させていただきます」：会議や特定の業務を欠席する際にも使えます。
• 「体調不良のため、療養させていただきます」：具体的な理由が病気であることを示しつつ、丁寧なニュアンスを含みます。
• 「申し訳ございませんが、本日は在宅勤務に切り替えさせていただきます」：会社の制度として在宅勤務が可能な場合に、欠勤ではなく柔軟な働き方を提案する形です。

これらの表現は、相手に与える印象を和らげ、自身の状況に対する理解を求めやすくします。特に急な連絡の場合でも、「ご迷惑をおかけし申し訳ございません」といった謝罪の言葉を添えることで、より丁寧な対応となります。

言葉遣い一つで、相手への配慮を示すことができるため、状況に応じて適切な表現を選択するよう心がけましょう。

欠勤理由を伝える際の注意点：プライバシーと具体性

どこまで伝えるべきか：プライバシーの配慮

欠勤理由を会社に伝える際、どこまで詳細に話すべきか悩む人は少なくありません。個人情報保護の観点から、従業員には詳細な病状や私的な事情を会社に伝える義務は原則としてありません。

基本的には「体調不良のため」や「私事都合により」といった、業務に支障が出ている旨を簡潔に伝える表現で十分です。しかし、これが曖昧すぎると、上司や同僚から「本当に大丈夫なのか」「責任感がないのでは」といった不信感を抱かれる可能性もゼロではありません。

一般的に、会社側が知りたいのは「いつからいつまで休むのか」「業務の引き継ぎが必要か」「緊急連絡先」といった、業務遂行上の影響や連絡手段に関する情報です。そのため、個人的な医療情報や家庭の事情については、自ら進んで詳細に話す必要はないでしょう。ただし、長期間にわたる欠勤の場合や、傷病手当金などの制度を利用する場合は、診断書の提出を求められることがあります。その際には、医師の判断に基づいた情報提供が必要となります。

プライバシーを守りつつも、会社が業務調整に必要な情報を伝えるバランスが重要です。

具体的に伝えるメリットとデメリット

欠勤理由を具体的に伝えることには、メリットとデメリットの両方があります。

【メリット】

• 周囲の理解を得やすい：具体的な症状や状況を伝えることで、上司や同僚が状況を理解しやすくなります。例えば、「38度の熱がある」と伝えれば、周囲は感染症のリスクを考慮し、無理な出社を避けさせる判断ができます。
• 業務の調整がスムーズに：欠勤がどれくらいの期間になるか、どのような業務に影響が出るかを具体的に伝えれば、上司は代替の人員配置や業務の引き継ぎをより的確に行うことができます。
• 不信感を解消：曖昧な理由で欠勤を繰り返すと、会社から不信感を抱かれる可能性があります。具体的に伝えることで、正当な理由であることを示し、信頼関係を維持しやすくなります。

【デメリット】

• プライバシーの侵害：詳細な病状や家庭の事情を伝えることで、自身のプライバシーが過度に開示されることになります。場合によっては、不必要な詮索や偏見にさらされるリスクもあります。
• 情報伝達の負担：体調が優れない状況で、詳細な説明をすることは精神的、肉体的に負担となる場合があります。

これらのメリットとデメリットを考慮し、ご自身の体調や会社の雰囲気、そして伝える相手との関係性に応じて、適切な具体性の度合いを見極めることが肝要です。

曖昧な表現を避ける重要性

欠勤連絡において、「ちょっと調子が悪くて」「なんだか体調が優れない」といった曖昧な表現は、避けるべきです。このような表現は、以下のような問題を引き起こす可能性があります。

• 不信感の醸成：上司や同僚は、具体的な状況が掴めないことで「本当に休む必要があるのか」「嘘をついているのではないか」といった不信感を抱く可能性があります。これは、職場での信頼関係を損なうことにつながりかねません。
• 業務調整の困難さ：具体的な状況がわからないと、上司は欠勤期間の予測を立てることができず、業務の引き継ぎや人員配置の計画が立てにくくなります。結果として、周囲の負担が増大し、業務全体に支障をきたすことになります。
• 過度な詮索を招く：曖昧な表現は、かえって「何か隠しているのでは？」と、不要な詮索を招く原因となることもあります。

参考情報でも指摘されているように、「簡潔かつ具体的に伝える: 症状（例：「38度の熱がある」）や状況を具体的に伝え、曖昧な表現は避けます」という姿勢が重要です。

例えば、「今朝から38度の熱があり、頭痛もひどいため、本日はお休みをいただきたく存じます」といったように、簡潔ながらも具体的な症状を伝えることで、相手は状況を正しく把握し、安心して業務調整を進めることができます。

体調が悪い中での連絡は大変ですが、責任ある社会人として、可能な範囲で明確な情報提供を心がけましょう。

「病院証明」や「診断書」が必要なケースとは？

診断書が必要となる状況

「診断書」とは、医師が患者の病状や治療内容、療養期間などを証明する公的な書類です。欠勤の際に診断書の提出が求められるのは、以下のような特定の状況においてです。

1. 長期欠勤の場合：参考情報にもある通り、「病気や怪我で長期間欠勤する場合、診断書の提出を求められることがあります。」多くの会社では、数日間の欠勤であれば口頭での連絡で十分ですが、例えば1週間以上など、就業規則で定められた期間を超える欠勤の場合には、診断書の提出を義務付けていることがあります。これは、欠勤の正当性を確認し、無断欠勤などとの区別を明確にするためです。
2. 傷病手当金などの公的給付を申請する場合：健康保険組合から支給される傷病手当金は、病気や怪我で仕事を休んだ際に生活を保障するための制度です。この申請には、医師の診断書が必須となります。医師が傷病の状態や労務不能期間を証明することで、支給が認められます。
3. 休職制度を利用する場合：病気や精神疾患などにより、数ヶ月から数年にわたる長期の療養が必要な場合に休職制度を利用しますが、この際にも診断書が欠かせません。休職の必要性や期間の目安を会社が判断するために、診断書は重要な根拠となります。
4. 業務への復帰判断：病気や怪我からの回復後、業務に復帰する際にも「治癒証明書」や「復職診断書」の提出を求められることがあります。これは、本人が安全に業務を遂行できる状態であるか、他の従業員への感染リスクがないかなどを確認するためです。

これらのケースに該当するかどうかは、会社の就業規則を事前に確認しておくことが重要です。

診断書の取得方法と注意点

診断書が必要になった場合、その取得にはいくつかの手順と注意点があります。

【取得方法】

1. 医療機関を受診：まずは、ご自身の症状に応じた適切な医療機関を受診します。診断書は、診察した医師でなければ発行できません。
2. 医師に依頼：診察時に、診断書が必要な旨を医師に伝えます。その際、提出先（会社、保険会社など）と、記載してほしい内容（病名、症状、療養期間、業務への支障度合いなど）を具体的に伝えることで、目的に合った診断書を作成してもらえます。
3. 書類作成窓口の利用：総合病院や大学病院など規模の大きい医療機関では、診断書などの各種証明書の発行を専門とする「書類窓口」が設けられている場合があります。この場合、診察後に窓口で申請手続きを行います。

【注意点】

• 作成期間：参考情報にあるように、「診断書の作成には通常2週間〜3週間かかるため、早めに依頼することが重要です。」医師が多忙であったり、複雑な内容である場合には、発行までに時間がかかることがあります。提出期限がある場合は、余裕を持って依頼しましょう。
• 費用：診断書の発行には、健康保険が適用されず、自費での支払いとなります。費用は医療機関によって異なりますが、一般的に数千円から一万円程度かかることが多いです。
• 記載内容の確認：診断書を受け取ったら、記載内容が会社や提出先の求める情報と合致しているか、誤字脱字がないかなどを必ず確認しましょう。

診断書は重要な書類ですので、不明な点があれば遠慮なく医療機関のスタッフに相談することが大切です。

診断書以外の証明書類について

欠勤の際に提出を求められるのは、診断書だけではありません。状況によっては、以下のような別の証明書類が必要となるケースもあります。

• 治癒証明書・陰性証明書：インフルエンザや新型コロナウイルス感染症など、特定の感染症による欠勤の場合、会社は他の従業員への感染拡大を防ぐ目的で、治癒したことや陰性であることを証明する書類の提出を求めることがあります。これは、医師が発行するだけでなく、薬局での検査結果や医療機関からの指示書で代用できる場合もあります。
• 介護・看病に関する証明書：家族の介護や看病のために欠勤する場合、その事実を証明するために、医療機関からの付き添い証明書や、介護施設の利用証明書などの提出を求められることがあります。特に、企業が提供する「介護休暇」や「看護休暇」を利用する際には、証明書類が必要となるのが一般的です。
• 罹患証明書：診断書ほど詳細な内容ではなく、「〇月〇日に当院を受診したこと」のみを証明する書類です。数日程度の体調不良で欠勤した場合などに、受診の事実を示すために提出を求められることがあります。診断書よりも費用が安価で、発行も比較的スピーディーです。
• 公的機関からの証明書：例えば、裁判所からの呼び出しや選挙の投票立会人など、公的な義務を果たすために欠勤する場合、その旨を証明する書類を提出することがあります。

どのような書類が必要となるかは、会社の就業規則や人事担当者の指示によって異なります。欠勤連絡の際に、必要書類について確認し、速やかに準備を進めることが重要です。

当日欠勤の連絡方法：LINEでの伝え方と例文、電話でのマナー

連絡のタイミングと優先順位

当日欠勤の連絡は、その後の業務への影響を最小限に抑えるためにも、迅速かつ適切に行うことが最も重要です。

【連絡のタイミング】

• 会社のルールを最優先：まず、会社の就業規則や部署内の連絡ルールを確認しましょう。これが最優先されるべき事項です。
• 前日夜の連絡：体調に異変を感じた場合、前日の夜のうちに連絡できると理想的です。これにより、上司は翌日の業務計画を立てる時間的余裕ができます。
• 当日朝は始業1時間前まで：参考情報にあるように、「当日の朝であれば始業開始時刻の1時間前までに行うのが理想的です。」これにより、業務の調整や引き継ぎがスムーズに行えます。遅くとも始業時刻までには連絡を完了させることがマナーです。

【連絡の優先順位】

1. 直属の上司へ：基本的に、まずは直属の上司に連絡するのが原則です。緊急で連絡がつかない場合は、代理の担当者や部署の責任者など、次席の方に連絡します。
2. 電話が基本：会社のルールで許可されている場合を除き、電話での直接連絡が最も丁寧で確実な方法とされています。
3. 無断欠勤は絶対に避ける：いかなる理由であっても、連絡なしで欠勤する「無断欠勤」は、社会人として最もやってはならない行為です。万が一連絡が難しい状況（例：事故で入院）の場合は、家族など代理人からの連絡を依頼するか、連絡可能になり次第、速やかに会社へ状況を伝えましょう。

適切なタイミングと方法で連絡することで、職場への配慮を示し、自身の信頼を守ることができます。

LINEでの連絡方法と例文

近年、LINEなどのチャットツールを利用した欠勤連絡も増加しています。参考情報によると、「厚生労働省の調査によると、ビジネスパーソンの約7割がLINEで欠勤連絡を経験しています。」これは、その手軽さから広く利用されている実態を示しています。

ただし、ビジネスシーンでLINEを使用する際には、失礼のないよう以下の点に注意が必要です。

• 簡潔かつ具体的に伝える：「38度の熱がある」など、具体的な症状や状況を伝え、曖昧な表現は避けます。これにより、相手は状況を正確に把握しやすくなります。
• 謝罪と業務への配慮を示す：「ご迷惑をおかけし申し訳ありません」といった謝罪の言葉を添え、可能であれば簡単な引き継ぎ事項（例：「〇〇の資料はデスクトップにあります」）を伝えるとより丁寧です。
• 丁寧な言葉遣いを心がける：ビジネスチャットですので、絵文字や顔文字の使用は避け、敬語を適切に使いましょう。フランクになりすぎないよう注意が必要です。

【LINE連絡例文】

おはようございます。〇〇です。
今朝から38度の熱があり、体調が優れないため、本日はお休みをいただきたく存じます。
ご迷惑をおかけし申し訳ありません。
急ぎの件がございましたら、携帯にご連絡ください。

この例文は、参考情報から引用したもので、簡潔さ、具体性、謝罪、配慮の全てが網羅されています。LINEでの連絡は便利ですが、相手の状況や会社の慣習を考慮し、適切に使い分けることが大切です。「LINEで連絡した後、改めて電話で連絡を入れる」など、二重の確認を行うとより丁寧な印象を与えます。

電話での連絡マナーと配慮

LINEなどのチャットツールが普及した現在でも、電話による連絡は最も丁寧で確実な方法とされており、緊急時や重要な連絡においては基本中の基本です。

【電話でのマナー】

• 始業前に連絡：前述の通り、始業時刻の1時間前まで、遅くとも始業時刻までには連絡しましょう。早朝で上司がまだ出社していない場合は、留守番電話に残すか、時間をおいてかけ直します。
• 要点を簡潔に伝える：体調不良で苦しい状況かもしれませんが、長々と説明せず、用件（欠勤する旨、理由、いつまで休む予定か）を簡潔に伝えます。

  「〇〇部〇〇です。大変申し訳ございませんが、本日体調不良のためお休みをいただきたくご連絡いたしました。」

• 上司が不在の場合：直属の上司が電話に出られない場合は、代理の方に伝言を依頼します。

  「〇〇部長はご在席でしょうか。本日、体調不良でお休みをいただきたく、もしよろしければご伝言をお願いできますでしょうか。」

• 業務の引き継ぎ：可能であれば、連絡時に簡単な業務の引き継ぎ事項（例：「本日対応予定だった〇〇の件は、△△さんに依頼をお願いいたします」）を伝えます。メモ書きなどを残している場合は、その場所を伝えると良いでしょう。
• 回復の見込みを伝える：「明日は出社できる見込みです」「回復次第、改めてご連絡いたします」など、今後の見通しを伝えることで、会社側は業務計画を立てやすくなります。
• 謝罪の言葉を添える：「ご迷惑をおかけして申し訳ありません」といった一言を添えることで、相手への配慮を示すことができます。

体調が悪い中での電話は負担が大きいかもしれませんが、これらのマナーを守ることで、職場との良好な関係を維持し、安心して療養に専念することができます。

欠勤が認められないケースと、うつ病などの病気による欠勤について

欠勤が認められない具体例とその影響

欠勤は、原則として労働者の労働義務を免除するものではありません。そのため、正当な理由がなく、あるいは適切な手続きを踏まない欠勤は、会社から認められず、様々な不利益を被る可能性があります。

【欠勤が認められない具体例】

• 無断欠勤：最も深刻なケースです。正当な理由なく、会社への連絡なしに仕事を休む行為は、業務の停滞、同僚への負担増大、会社の信用失墜など、多大な損害を与えます。
• 連絡手段があるにも関わらず連絡を怠った場合：体調不良であっても、電話やメッセージツールなどで連絡が可能な状況であるにもかかわらず、連絡をせずに欠勤した場合です。
• 虚偽の理由による欠勤：実際には体調不良ではないのに、病気を装って休むなどの虚偽の申告は、発覚した場合に会社の信頼を完全に失い、懲戒処分の対象となります。
• 頻繁な無断遅刻・早退：欠勤ではありませんが、これらが頻繁に繰り返される場合も、無断欠勤と同様に業務への支障や責任感の欠如と見なされ、問題視されます。

【その影響】

• 給与の減額：欠勤した分の賃金は支払われません（ノーワーク・ノーペイの原則）。
• 人事評価への悪影響：欠勤が多い、特に無断欠勤は、人事評価においてマイナスに働き、昇給や昇進に響く可能性があります。
• 懲戒処分：会社の就業規則に違反する場合、減給、出勤停止、降格などの懲戒処分が科せられることがあります。度重なる無断欠勤は、最終的に懲戒解雇に至ることもあります。
• 企業の信頼失墜：取引先や顧客との約束が守れないなど、会社の信用を損なうことにもつながります。

これらの不利益を避けるためにも、いかなる場合でも、会社への適切な連絡と誠実な対応が求められます。

メンタルヘルス不調による欠勤への対応

近年、身体の病気だけでなく、うつ病などのメンタルヘルス不調による欠勤も増加傾向にあります。精神的な不調も、身体的な病気と同様に、正当な欠勤理由として認識されています。

【メンタルヘルス不調時の対応】

• 無理をせず医療機関を受診：精神的な不調を感じたら、自己判断で抱え込まず、心療内科や精神科などの専門医療機関を受診することが最も重要です。早期の受診と治療が、回復への第一歩となります。
• 会社への連絡：欠勤する際は、その旨を正直に会社に伝えます。ただし、詳細な病状をすべて話す必要はありません。「精神的な不調のため、本日お休みをいただきます」といった表現で十分です。診断書が必要になる場合もあるため、医師に相談しましょう。
• 会社のサポート体制の利用：多くの企業では、従業員のメンタルヘルスをサポートするための体制（産業医面談、EAP＝従業員支援プログラムなど）を整備しています。これらの制度を積極的に利用し、専門家のアドバイスを受けることで、適切な療養と復職計画を立てることができます。

企業側も、労働安全衛生法に基づき、従業員の健康配慮義務を負っています。そのため、メンタルヘルス不調による欠勤に対しては、ハラスメント対策やストレスチェックの実施、産業医との連携などを通じて、適切な対応が求められます。

「自身の健康管理を最優先に考えてください」という参考情報のメッセージは、特にメンタルヘルスにおいても重要です。

休職制度と傷病手当金について

病気や怪我、特にメンタルヘルス不調で長期間の療養が必要となった場合、会社の「休職制度」や健康保険の「傷病手当金」を利用することができます。これらは、従業員が安心して治療に専念し、回復後に職場復帰するための重要なセーフティネットです。

【休職制度】

• 制度の内容：休職とは、従業員が病気や怪我、その他会社が認める理由により、長期にわたって業務に従事できない場合に、雇用契約を維持したまま、一時的に労働義務を免除する制度です。
• 期間：参考情報によると、「休職期間の上限は法律で定められておらず、各企業の就業規則によりますが、一般的には3ヶ月から最長3年程度が目安とされています。」休職期間中の給与は、多くの会社では支給されませんが、社会保険（健康保険、厚生年金保険）の加入は継続されます。
• 復職：休職期間が終了し、復職する際には、医師の診断書や産業医との面談などを経て、業務遂行が可能であると判断される必要があります。

【傷病手当金】

• 制度の内容：健康保険の被保険者が、病気や怪我で会社を休み、賃金が支給されない場合に、生活を保障するために健康保険組合から支給される手当金です。
• 支給要件：
  1. 業務外の事由による病気や怪我で療養していること
  2. 仕事に就くことができないこと
  3. 連続する3日間を含み4日以上仕事に就けなかったこと（待期期間）
  4. 休業期間中に給与の支払いがないこと（または、傷病手当金の日額より少ないこと）
• 支給期間：「傷病手当金は、支給開始日から通算して1年6ヶ月支給されます。」この期間は、途中で一時的に復職しても、支給開始日から1年6ヶ月という総期間の中で残りの期間が計算されます。

これらの制度は、労働者の生活と健康を守るために非常に重要です。もしもの場合に備え、ご自身の会社の就業規則や健康保険組合の情報を確認しておくことをお勧めします。