経費精算書の保存期間とインボイス制度対応の基本

2023年10月1日に開始されたインボイス制度は、経費精算業務に大きな影響を与えています。企業や個人事業主は、経費精算書の保存期間に関する法的な要件に加え、インボイス制度への適切な対応が求められています。

本記事では、経費精算書の保存期間の基本から、インボイス制度導入による変更点、対応策、そして電子帳簿保存法との関連性まで、網羅的に解説します。最新の情報に基づき、貴社の経理業務をスムーズに進めるためのヒントをお届けしますので、ぜひご一読ください。

経費精算書の保存期間：法律で定められた期間とは

経費精算に関連する書類の保存期間は、税法によって厳密に定められています。この期間を守ることは、税務調査への対応はもちろん、企業や事業主の信用維持のためにも非常に重要です。

法人・個人事業主の保存期間と起算点

経費精算に関する帳簿や領収書などの書類は、法人と個人事業主で保存期間が異なります。

• 法人: 原則として7年間の保存が義務付けられています。ただし、欠損金の繰越控除を適用する場合は、10年間の保存が必要です。
• 個人事業主:
  • 白色申告の場合: 原則5年間。
  • 青色申告の場合: 原則7年間。

これらの保存期間は、確定申告書の提出期限の翌日から起算されます。例えば、3月決算の法人であれば、翌年5月末日が確定申告期限なので、その翌日から7年間が起算点となります。正確な起算日を把握し、書類を適切に管理しましょう。

欠損金繰越控除を適用する場合の特例

法人税法においては、欠損金の繰越控除を適用する事業年度がある場合、その事業年度の関連帳簿書類は10年間保存する必要があります。これは、過去の損失を将来の利益と相殺し、税負担を軽減するための重要な制度です。

欠損金の繰越期間は最長10年間であるため、その期間中の税務処理を証明するためには、関連するすべての書類をこの期間保存し続ける必要があります。該当する企業は、通常の7年保存よりも長い10年保存を厳守し、将来の節税機会を確実に確保しましょう。

保存期間を超過するリスクと適切な管理方法

定められた保存期間を守らない場合、企業や事業主は大きなリスクに直面します。税務調査時に書類が提出できない場合、仕入税額控除が否認されたり、推計課税の対象となったりする可能性があります。

これを避けるためには、適切な管理体制の構築が不可欠です。日付順や種類別に整理したファイリング、適切な保管場所の確保はもちろん、経費精算システムの導入も有効です。システムを活用すれば、書類のデジタル保存や検索が容易になり、管理負担を大幅に軽減できます。

インボイス制度導入で経費精算書はどう変わる？

2023年10月1日から導入されたインボイス制度（適格請求書等保存方式）は、経費精算業務に大きな変革をもたらしました。特に「仕入税額控除」の適用を受けるためには、新たな確認作業が必須となります。

インボイス（適格請求書）の確認が必須に

インボイス制度導入後、課税事業者が仕入税額控除を受けるためには、原則として「インボイス（適格請求書）」の保存が義務付けられました。これにより、経費精算時には、受け取った領収書やレシートがインボイス要件を満たしているかどうかの確認が不可欠です。

インボイスには、適格請求書発行事業者の登録番号、適用税率、税率ごとの消費税額などの記載が必要です。従業員が経費を立て替える際、この記載内容に不備がないかを確認するよう、社内での周知徹底が求められます。システム導入により、この確認作業を効率化することも可能です。

3万円未満の取引にもインボイスは必要？

インボイス制度施行前は、3万円未満の取引では領収書が不要な場合もありましたが、原則としてインボイス制度下では金額にかかわらず適格請求書の受領・保存が必須となりました。これにより、少額の経費精算であっても、インボイスの取得と確認が求められます。

ただし、一部には特例措置も存在します。例えば、自動販売機で購入した商品や、公共交通機関（船舶、バス、鉄道）の3万円未満の料金など、適格請求書の交付が難しい取引については、帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められるケースもあります。これらを正確に把握し、適切に対応しましょう。

免税事業者からの仕入れと仕入税額控除の経過措置

インボイス制度の導入により、免税事業者からの仕入れに対する仕入税額控除の取り扱いも変更されました。制度導入後すぐに控除ができなくなるわけではなく、2029年9月30日までは以下の経過措置が設けられています。

• 2023年10月1日～2026年9月30日: 仕入れに係る消費税相当額の80%が控除可能。
• 2026年10月1日～2029年9月30日: 仕入れに係る消費税相当額の50%が控除可能。

その後は控除割合が段階的に減少し、最終的には控除が適用されなくなります。そのため、免税事業者との取引がある場合は、取引価格の見直しや、仕入税額控除の計算方法について検討し、適切な対応をとることが重要です。

インボイス制度対応の経費精算書テンプレート活用術

インボイス制度への対応は、日々の経費精算業務の効率化と正確性確保に直結します。適切な経費精算書テンプレートの活用は、この課題を解決するための強力な手段となります。

テンプレートに必要なインボイス記載項目とは

経費精算書自体はインボイスではありませんが、受領したインボイス（領収書や請求書）の内容を正確に記録し、紐付けるためのフォーマットとして非常に重要です。テンプレートには、インボイスとして必要な以下の情報を転記できる欄を設けるべきです。

• 適格請求書発行事業者の登録番号
• 課税売上高にかかる対価の額
• 適用税率
• 税率ごとの消費税額

これらの項目を確実に記録することで、税務調査時に必要な情報がすぐに提示でき、仕入税額控除の計算もスムーズに行えます。手書きの場合は記載漏れがないよう注意し、可能な限りシステムでの自動連携を検討しましょう。

既存の経費精算書フォーマットの見直しポイント

インボイス制度に対応するためには、現在使用している経費精算書のフォーマットを見直す必要があります。具体的には、以下の項目を追加・修正することを推奨します。

• 受領した領収書やレシートがインボイス要件を満たしているかを確認するためのチェックボックス。
• インボイスに記載された登録番号を記入する欄。
• 税率（10%または軽減税率8%）と、それに対応する消費税額を記入する欄。
• 不備があった場合のメモ欄。

これらの項目を明確にすることで、経費申請者自身がインボイス制度への理解を深め、経理担当者の確認作業も大幅に効率化されます。会計処理がスムーズに進むよう、科目設定や摘要欄の活用も考慮しましょう。

システム導入で効率化するテンプレート活用

紙のテンプレートでの運用には、入力ミスや確認作業の手間が伴います。そこで、インボイス制度に対応した経費精算システムの導入が非常に有効です。

システムを導入すれば、領収書の写真撮影による自動読み取りや、インボイス要件の自動チェック機能が利用できます。これにより、登録番号や税額の手入力ミスを削減し、確認作業を効率化できます。また、仕訳との連携や、電子帳簿保存法に対応したデータ保存も可能になり、経費精算業務全体をペーパーレス化し、圧倒的な効率化を実現できます。

領収書・レシート・請求書の貼り方と注意点

経費精算における領収書、レシート、請求書といった証憑書類の管理は、正確な経理処理と税務調査対応の基本です。インボイス制度導入後は、その重要性がさらに増しています。

証憑書類の整理とファイリングの基本

受領した領収書やレシートは、紛失防止のためにも、速やかに整理し、適切な方法でファイリングすることが重要です。基本的な整理方法としては、以下が挙げられます。

• 日付順に整理する。
• 月別、または科目別に分類する。
• A4サイズの台紙に重ねずに貼り付け、内容が見やすいようにする。
• 統一されたサイズにまとめて保管する。

特に経費申請者が複数いる場合は、社内で統一されたルールを設け、従業員全員に周知徹底することが肝心です。これにより、経理担当者の確認作業の負担を軽減し、効率的な処理を促します。

インボイスとして有効な証憑の確認ポイント

インボイス制度導入後、領収書や請求書が「インボイス」として有効であるかを確認することが、経費精算の重要なステップとなりました。申請者は以下の項目が記載されているかをチェックする必要があります。

• 適格請求書発行事業者の登録番号
• 事業者名（氏名または名称）
• 年月日（課税資産の譲渡等を行った日）
• 課税資産の譲渡等に係る対価の額
• 適用税率および税率ごとの消費税額

もしこれらの情報が不足している場合は、発行元に追記を依頼するか、それが難しい場合は仕入税額控除が受けられない可能性があるため、注意が必要です。従業員への定期的な研修で、これらの確認ポイントを徹底させましょう。

電子帳簿保存法における紙と電子データの扱い

電子帳簿保存法（電帳法）の改正により、経費精算における証憑書類の取り扱いも大きく変化しました。原則として、以下のルールに基づいた対応が求められます。

• 紙で受け取った領収書や請求書: 紙のまま保存が基本ですが、スキャナ保存の要件を満たせば電子データでの保存も可能です。
• 電子取引で受け取った請求書等（PDFやメール添付など）: 電子データのまま保存することが義務付けられています。

紙と電子データが混在する環境では、それぞれに応じた適切な管理が必要です。経費精算システムを導入することで、これら異なる形式の証憑を一元的に管理し、電帳法の要件に則った効率的な運用を実現できます。

電子帳簿保存法との関連と経費精算書の印鑑

経費精算業務のデジタル化が進む中で、電子帳簿保存法への対応は避けて通れません。また、伝統的に用いられてきた印鑑の役割についても再考が必要です。

電子帳簿保存法が経費精算にもたらす変化

電子帳簿保存法は、経費精算業務を効率化するための大きな推進力となっています。特に以下の2つの変更点は、経費精算に大きな影響を与えています。

• 電子取引データ保存の義務化: メールで送られてきた請求書やWebサイトからダウンロードした領収書などは、原則として電子データのまま保存することが義務付けられました。
• スキャナ保存の要件緩和: 紙で受け取った書類をスキャンして電子データとして保存する際の要件が大幅に緩和され、より導入しやすくなりました。

これにより、企業は真実性（データが改ざんされていないこと）と可視性（データが容易に確認できること）を確保しつつ、ペーパーレス化と業務効率化を推進できるようになりました。

経費精算書における印鑑の役割と不要論

経費精算書に印鑑を押す慣習は、多くの企業で根強く残っていますが、法律上、経費精算書に印鑑は必須ではありません。印鑑は主に、承認プロセスにおける意思表示や、書類の真正性を担保するための企業文化的な側面が強いといえます。

しかし、電子帳簿保存法の普及やテレワークの浸透に伴い、電子承認ワークフローの導入が進んでいます。電子承認は、承認プロセスのスピードアップ、場所を選ばない対応、印鑑に関する事務負担の軽減など、多くのメリットをもたらします。これにより、経費精算書における印鑑の必要性は薄れつつあります。

電子化推進におけるセキュリティと信頼性の確保

経費精算書を電子化するにあたり、最も重要なのはセキュリティと信頼性の確保です。電子データは改ざんのリスクがあるため、電子帳簿保存法では「真実性の確保」が求められています。

具体的には、タイムスタンプの付与、訂正・削除履歴の確保、検索機能の確保などが挙げられます。アクセス制限やパスワード設定、データのバックアップも不可欠です。適切なシステムを導入し、これらの要件を満たすことで、電子化された経費精算書の信頼性を確保し、安心して運用することができます。

インボイス制度と電子帳簿保存法の導入は、経費精算業務に新たな課題と同時に、効率化の機会をもたらしました。法的な要件を正確に理解し、適切なシステムや管理体制を導入することで、経理業務をよりスムーズかつ堅牢に運用することが可能です。この機会に、貴社の経費精算体制を見直してみてはいかがでしょうか。