稟議書を電子化！メリット・デメリットと導入のポイント

稟議書とは？どんな時に使う？基本を理解しよう

企業活動において、様々な意思決定が行われます。その多くは、関係部署や上長の承認を得て初めて実行に移されます。この承認プロセスを円滑に進めるための重要な書類の一つが「稟議書」です。

しかし、そもそも稟議書とは何なのか、どんな時に必要になるのか、基本的な部分があいまいな方もいるかもしれません。ここでは、稟議書の役割とその必要性について、改めて確認していきましょう。

稟議書の役割と目的：組織における意思決定のプロセス

稟議書とは、企業が事業活動を行う上で、特定の事項について関係部署や役職者の承認を得るために作成する書類です。企業内のルールや方針に従い、提案内容の妥当性や影響を関係者が評価し、最終的な意思決定を下すための重要なツールと言えます。

主な目的としては、「提案内容の承認」はもちろんのこと、「責任の明確化」や「情報共有」が挙げられます。例えば、新しいプロジェクトの開始、重要な契約の締結、高額な備品の購入など、企業にとって大きな影響を与える事柄については、一部の担当者の判断だけでなく、組織として合意形成を図る必要があります。

稟議書には、提案の背景、目的、内容、期待される効果、費用、リスクなどが詳細に記述され、それに基づいて関係者が検討し、承認の可否を判断します。これにより、意思決定の透明性が高まり、後々のトラブルや認識の齟齬を防ぐことにも繋がるのです。

誰が、何を、どのように承認するのかといったプロセスが明確になることで、組織全体のガバナンス強化にも貢献します。特に規模の大きな組織や、多数の部署が関わる案件においては、稟議書が果たす役割は非常に大きいと言えるでしょう。

稟議書が必要な具体的な場面：多岐にわたる企業活動

稟議書が必要となる場面は、企業の業種や規模によって多岐にわたりますが、一般的には以下のようなケースで作成が求められます。

• 新規プロジェクトの開始： 新規事業立ち上げ、システム開発、製品・サービス開発など、多額の費用やリソースを投じる計画。
• 高額な設備投資・備品購入： パソコン、オフィス家具、機械設備など、一定金額以上の購入。
• 重要な契約の締結： 顧客との売買契約、業務委託契約、秘密保持契約など。
• 採用計画・人事関連： 新規採用、昇進・昇格、配置転換など。
• 経費精算・出張申請： 一定金額以上の経費、国内外への出張など。
• 福利厚生制度の導入・変更： 社員食堂の設置、育児・介護休暇制度の改定など。

これらの事例以外にも、会社の規定や業務フローによっては、細かな事務処理や消耗品の購入にまで稟議書が必要となることもあります。特に、企業にとって財務的な影響が大きい事柄や、複数の部署にまたがる調整が必要な事柄については、書面による承認が必須となるケースがほとんどです。

稟議書は、単なる承認のための書類ではなく、組織内の合意形成と情報共有を促進するための基盤として機能します。どの企業においても、スムーズな事業推進のためには欠かせない存在と言えるでしょう。

紙ベース稟議書が抱える課題：電子化へのニーズが高まる背景

長らく企業活動を支えてきた紙ベースの稟議書ですが、現代のビジネス環境においては多くの課題を抱えています。これらの課題が、稟議書の電子化を求める大きな原動力となっています。

まず、最も顕著な課題は「回覧時間の長さ」です。紙の書類を関係部署や役職者に物理的に回し、承認のハンコをもらうプロセスは、承認者の席が空いていたり、出張中であったりすると、決裁までに膨大な時間を要します。これにより、ビジネスチャンスを逃したり、プロジェクトの進行が遅延したりするリスクがありました。

次に、「承認状況の不透明さ」も大きな問題です。今、誰のところで止まっているのか、あとどれくらいで承認が下りるのかが分かりづらく、進捗確認に手間がかかることが多々あります。また、書類の紛失や破損のリスク、そして紙の保管スペースの確保や管理コストも無視できません。

さらに、現代の働き方、特に「テレワークやハイブリッドワークの普及」においては、紙ベースの稟議書は決定的な弱点を露呈しました。オフィスにいないと申請も承認もできない状況は、柔軟な働き方を阻害し、業務の停滞を招きます。

これらの課題を解決し、より迅速で効率的な意思決定を実現するために、稟議書の電子化へのニーズは急速に高まっているのです。デジタル化の波は、稟議プロセスにも押し寄せ、業務効率化の切り札として期待されています。

稟議書電子化のメリット：業務効率化とコスト削減

稟議書の電子化は、単に紙をなくすというだけでなく、企業全体の業務プロセスを根本から変革し、多大なメリットをもたらします。特に、意思決定の迅速化、業務効率の向上、そして大幅なコスト削減は、多くの企業が電子化を推進する主要な理由となっています。

ここでは、稟議書を電子化することで得られる具体的なメリットについて、詳しく見ていきましょう。

意思決定の迅速化と業務効率の向上：時間と手間を削減

稟議書を電子化する最大のメリットの一つは、意思決定の圧倒的な迅速化です。紙ベースでは物理的な移動が必要だった承認プロセスが、オンライン上で瞬時に完結するようになります。申請者はシステム上で稟議書を作成・提出し、承認者はPCやスマートフォンから内容を確認して承認ボタンを押すだけで、次の承認者へ自動的に回覧されます。

これにより、決裁までの時間が大幅に短縮され、緊急性の高い案件や素早い判断が求められる状況においても、ビジネスチャンスを逃すことなく対応できるようになります。承認者が出張先や自宅にいても対応可能なため、業務が滞るリスクを大きく軽減できます。これは、テレワークやハイブリッドワークを推進する企業にとって、特に大きな恩恵となるでしょう。

また、申請者の業務効率も大きく向上します。テンプレートの活用や入力補助機能により、書類作成の手間が削減され、過去の稟議書を参考にすることも容易です。印刷、配布、押印、保管といった一連の煩雑な作業が不要になるため、本来のコア業務に集中できる時間が増え、生産性の向上に直結します。

紙の書類を探し回る時間や、承認者の状況を確認する手間もなくなることで、従業員一人ひとりの負担軽減にも繋がるのです。</

経営資源の有効活用とコスト削減：見えないコストを削減

稟議書の電子化は、目に見えるコストだけでなく、これまで見過ごされがちだった「見えないコスト」の削減にも大きく貢献します。まず、直接的なコスト削減として挙げられるのは、「紙代、印刷代、インク代」です。

大量の稟議書が社内で発行される企業ほど、これらの消耗品にかかる費用は年間で相当な額になります。電子化により、これらの費用はほぼゼロにすることが可能です。さらに、紙の稟議書を保管するための「保管スペースの賃料」や、書類の整理・管理にかかる「人件費」も削減できます。

例えば、広大なアーカイブスペースを必要としていた企業が電子化することで、そのスペースを他の生産的な用途に転用することも可能になるでしょう。郵送での回覧が必要な場合にかかる「郵送費」も不要になります。

これらの物理的なコスト削減に加え、「業務効率の向上による残業代の削減」や「決裁遅延によるビジネス機会損失の回避」といった間接的なコスト削減効果も期待できます。さらに、ペーパーレス化は企業の環境保護への取り組みとして、「CSR（企業の社会的責任）への貢献」をアピールする機会にもなります。

長期的に見れば、稟議書の電子化は企業の経営資源をより有効に活用し、財務体質を強化するための重要な投資となるのです。

内部統制の強化とセキュリティ向上：信頼性の高い運用を実現

電子化された稟議プロセスは、内部統制の強化とセキュリティの向上に大きく貢献します。紙の稟議書では、承認の順序が曖昧になったり、承認済みの書類が改ざんされたりするリスクがありましたが、電子稟議システムではこのような問題を防ぐことができます。

システム上では、申請から承認までの全プロセスが可視化され、タイムスタンプ付きで正確に記録されます。これにより、誰がいつ、どの内容を承認したのかが明確になり、不正な承認や改ざんを防止しやすくなります。この透明性は、コンプライアンス強化の観点からも非常に重要です。

また、電子署名機能を導入することで、書類の真正性や非改ざん性を保証し、法的な証拠能力を高めることも可能です。アクセス権限を細かく設定することで、特定のユーザーだけが特定の稟議書にアクセスできるよう制限できるため、機密情報の漏洩リスクも大幅に低減できます。

クラウド型のシステムでは、ベンダーが提供する堅牢なデータセンターで情報が管理されるため、自社で物理的なセキュリティ対策を講じるよりも、高度なセキュリティレベルを比較的容易に実現できる場合もあります。

監査対応時にも、必要な情報を迅速に検索・抽出できるため、対応工数の削減にも繋がります。稟議書の電子化は、企業のガバナンスを強化し、より信頼性の高い業務運用を実現するための不可欠な要素と言えるでしょう。

稟議書電子化のデメリットと注意点

稟議書の電子化は多くのメリットをもたらしますが、導入にあたってはデメリットや注意すべき点も存在します。これらの課題を事前に把握し、適切な対策を講じることで、スムーズな移行と電子化の成功に繋げることができます。

ここでは、稟議書電子化に伴う具体的なデメリットと、それらに対処するための注意点について解説します。

導入コストと業務フローの見直し：初期投資と変革の必要性

稟議書電子化の最初のハードルとなるのが「導入コスト」です。ワークフローシステムやグループウェアを導入する場合、初期費用や月額費用が発生します。特に、自社サーバーにシステムを構築するオンプレミス型の場合は、サーバー費用や構築費用が高額になる傾向があります。

ただし、近年主流のクラウド型サービスは比較的低コストで導入が可能であり、初期費用を抑えたい中小企業にも手が届きやすくなっています。月額利用料はかかりますが、メンテナンスやバージョンアップ費用が不要なため、長期的に見るとコストパフォーマンスに優れるケースも少なくありません。

もう一つの重要な注意点は、「業務フローの見直し」が必要となる場合があることです。既存の紙ベースの業務フローをそのまま電子システムに置き換えようとすると、かえって非効率になることがあります。システム導入を機に、無駄な承認プロセスを省いたり、複数の稟議を統合したりするなど、現在の業務プロセスを棚卸し、最適化する視点が不可欠です。

社内ルールや規定もシステムの変更に合わせて更新する必要があり、これには時間と労力がかかります。単なるシステム導入ではなく、業務改革の一環として捉えることが成功の鍵となります。

システム障害とセキュリティリスク：デジタル特有の課題

電子化は多くのメリットがある反面、デジタルならではのリスクも伴います。その一つが「システム障害のリスク」です。もし導入したワークフローシステムが停止した場合、申請や承認といった業務が一時的に停止し、企業活動に大きな影響を与える可能性があります。

このリスクを最小限に抑えるためには、システムを選定する際に、ベンダーの安定性やサポート体制を十分に確認することが重要です。災害対策やデータバックアップ体制が万全であるか、緊急時の対応はどのようになっているかなど、サービスレベルアグリーメント（SLA）を確認しましょう。

また、電子データならではの「セキュリティリスク」も無視できません。サイバー攻撃による情報漏洩やデータ改ざんの危険性があるため、導入するシステムのセキュリティ機能（暗号化、アクセス制限、脆弱性対策など）が十分であるかを確認する必要があります。

クラウドサービスを利用する場合は、ベンダーがどのようなセキュリティ対策を講じているか、第三者機関による認証を取得しているかなども選定の基準となります。自社内での運用においても、従業員に対するセキュリティ教育を徹底し、パスワード管理や不審なメールへの注意喚起など、情報セキュリティ意識の向上を図ることが不可欠です。

社員の意識改革と定着への課題：組織文化の変革

新しいシステムの導入は、しばしば「社員の抵抗感」という課題に直面します。長年慣れ親しんだ紙の業務フローから、デジタルシステムへの移行は、特にITリテラシーが低い従業員にとっては大きな負担と感じられることがあります。操作方法の習得に時間がかかったり、新しいルールへの適応が遅れたりすることで、かえって業務効率が低下する可能性もあります。

この問題を解決するためには、丁寧な説明と十分な教育が不可欠です。システム導入の目的やメリットを社員に分かりやすく伝え、なぜ電子化が必要なのかを理解してもらうことが重要です。「これまでのやり方が一番」という固定観念を払拭し、新しい働き方へのモチベーションを高めるための働きかけが必要です。

具体的な操作マニュアルの作成や、実践的な研修会の実施、疑問点に対応するヘルプデスクの設置など、導入後のサポート体制を充実させることで、社員のスムーズなシステムへの移行を促します。

また、企業の業務フローや必要な機能は多岐にわたるため、導入するシステムの「カスタマイズ性や柔軟性」も重要な選定ポイントです。自社の特殊な業務フローに対応できないシステムでは、社員が使いにくさを感じ、定着が進まない原因となります。社員の意見を取り入れながら、使いやすく、自社の業務にフィットするシステムを選ぶことが、成功への道となるでしょう。

電子帳簿保存法と稟議書電子化の法律的側面

稟議書の電子化を検討する上で、避けて通れないのが「電子帳簿保存法（電帳法）」です。この法律は、国税関係書類の電子保存に関するルールを定めており、稟議書が関わる業務にも大きな影響を与えます。適切な対応を怠ると、法的な問題が生じる可能性もあるため、その内容を正確に理解しておくことが重要です。

ここでは、電子帳簿保存法の概要と、稟議書電子化における法的側面について詳しく解説します。

電子帳簿保存法とは？：国税関係書類の電子保存ルール

電子帳簿保存法（電帳法）は、国税関係帳簿書類を電子データで保存することを認める法律です。1998年に施行されて以来、何度か改正が重ねられ、特に2022年1月に施行された改正では、企業が電子化を推進しやすいように大幅な要件緩和が行われました。

この改正により、これまでは紙での保存が義務付けられていた書類についても、一定の要件を満たせば電子データでの保存が認められるようになり、紙の原本が不要になりました。また、電子的に授受した取引データ（電子取引データ）は、紙に印刷して保存することが原則として認められなくなり、電子データのまま保存することが義務化されました。

電帳法では、主に以下の3種類の書類について電子保存を認めています。

1. 国税関係帳簿： 仕訳帳、総勘定元帳など
2. 国税関係書類：
   • 決算関係書類（貸借対照表、損益計算書など）
   • 取引関係書類（注文書、契約書、領収書、請求書など）
3. 電子取引データ： EDI取引データ、Webサイトからのダウンロードデータ、電子メールに添付されたデータなど

これらの書類を電子保存する際には、「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つの要件を満たす必要があります。真実性とは、データが改ざんされていないこと、可視性とは、必要な時に速やかにデータを閲覧できる状態を指します。

稟議書と電帳法の関係性：どんな稟議書が対象になる？

すべての稟議書が電子帳簿保存法の対象となるわけではありませんが、稟議書の内容によっては電帳法の要件を満たす必要があります。特に、稟議書が国税関係書類、つまり「取引関係書類」としての性質を持つ場合です。

例えば、以下のような稟議書は電帳法の対象となる可能性があります。

• 購買稟議書： 高額な設備購入や消耗品の一括購入を承認する稟議書で、購入先の見積書や発注書が添付・関連付けられている場合。
• 契約稟議書： 新規顧客との契約締結や既存契約の更新を承認する稟議書で、契約書本体と密接に関連している場合。
• 経費精算稟議書： 出張費や交際費などの精算を承認する稟議書で、領収書や請求書が添付・関連付けられている場合。

これらの稟議書は、直接的に取引を証明する書類（契約書、見積書、領収書など）とセットで保存されるか、あるいはそれらの書類の承認プロセスの一部として機能するため、電帳法の要件に準拠した形で電子保存する必要が生じます。

一方で、社内規定の改定や人事異動の承認など、直接的な金銭取引を伴わない純粋な社内文書としての稟議書は、電帳法の直接的な対象外となることが多いです。しかし、将来的な証拠保全や監査対応を考慮し、電帳法に準拠したシステムで一元管理することが望ましいでしょう。

自社の稟議書が電帳法の対象となるか否かは、税理士や専門家に相談し、正確な判断を仰ぐことを推奨します。

法令遵守のための対応ポイント：真実性と可視性の確保

稟議書を電帳法の要件に従って電子保存するためには、「真実性の確保」と「可視性の確保」という二つの側面から適切な対応を講じる必要があります。

【真実性の確保】
真実性とは、電子データが作成された後、改ざんされていないこと、または改ざんされた場合にその事実を確認できることを指します。この要件を満たすためには、以下のいずれかの措置を講じる必要があります。

• タイムスタンプの付与： データの作成日時を証明し、それ以降改ざんされていないことを保証する技術です。ワークフローシステムによっては、承認時に自動的にタイムスタンプが付与される機能を持つものもあります。
• 訂正・削除履歴の確保： データの訂正や削除があった場合に、その履歴を確認できるシステムで保存すること。多くのワークフローシステムはこの機能を標準で備えています。
• 電子署名： データの作成者が本人であることを証明し、改ざんがないことを保証する技術。

【可視性の確保】
可視性とは、必要な時に電子データを速やかに閲覧できる状態であり、検索要件を満たしていることを指します。具体的には以下の措置が必要です。

• ディスプレイ・プリンタの備え付け： 電子データを明瞭な状態で出力・表示できる機器を確保すること。
• 検索機能の確保： 「日付」「金額」「取引先」の3項目で検索できること。さらに、複数の条件を組み合わせて検索できることや、範囲指定で検索できることが求められます。
• 関連書類との連携： 関連する見積書、請求書、領収書などと容易に紐付けて閲覧できる仕組みを構築することも重要です。

これらの要件を全て自社で構築するのは困難なため、電帳法対応を謳っているワークフローシステムや文書管理システムの導入が現実的な選択肢となります。システム選定の際には、これらの法的要件をクリアしているか、ベンダーに確認することが不可欠です。

法改正は今後も行われる可能性があるため、最新の情報を常にチェックし、必要に応じて専門家やシステムベンダーと連携しながら、法令遵守体制を維持していくことが重要です。

稟議書電子化システム導入の検討ポイント

稟議書の電子化を成功させるためには、単にシステムを導入するだけでなく、慎重な検討と計画的な実行が不可欠です。自社の状況に合ったシステムを選定し、スムーズに運用に移行するためのポイントを押さえることが、電子化のメリットを最大限に享受する鍵となります。

ここでは、稟議書電子化システムを導入する際に特に重視すべき検討ポイントについて解説します。

自社の課題と要件の明確化：導入目的を具体的に設定する

稟議書電子化システムを導入する前に、まず最も重要なのは「なぜ電子化したいのか」「どのような課題を解決したいのか」を具体的に洗い出すことです。この目的が曖昧なままだと、システム選定がブレたり、導入後に「思っていたのと違う」という事態に陥りやすくなります。

例えば、以下のような点を明確にしましょう。

• 現在の紙稟議書で最も困っていることは何か？（承認が遅い、保管場所に困る、テレワークに対応できない、紛失が多いなど）
• 電子化によってどのような効果を期待するか？（意思決定の迅速化、コスト削減、内部統制強化、テレワーク推進など）
• 電子化の対象とする稟議書の種類は何か？（全社共通、特定の部署のみ、特定の金額以上の稟議のみなど）
• 現在の承認フローはどのような形か？（複雑な分岐、多段階承認、複数の承認者が同時に承認する並行承認など）

これらの課題や要件を具体的にリストアップし、優先順位を付けることで、必要な機能やシステムの特性が明確になります。例えば、複雑な承認フローを自動化したいのであれば、柔軟なワークフロー設定が可能なシステムが必要になりますし、コスト削減が最優先であれば、初期費用や月額費用が安いクラウド型システムが適しているでしょう。

費用対効果についても初期段階で検討し、電子化によって得られるであろうメリットが、導入コストや手間を上回るかを評価することが重要です。漠然とした電子化ではなく、具体的な目的意識を持って取り組むことが成功の第一歩となります。

システム選定と無料トライアルの活用：最適なツールを見つける

自社の課題と要件が明確になったら、次にそれらを満たす最適なシステムを選定します。市場には様々なワークフローシステムやグループウェアが存在するため、以下の点に注目して比較検討しましょう。

• 必要な機能： 承認ルートの柔軟な設定、電子署名、タイムスタンプ、添付ファイル機能、検索機能、多言語対応など、自社の要件に合致しているか。
• 操作性： 申請者も承認者も直感的に操作できるか。操作が複雑だと定着が進みません。
• カスタマイズ性： 企業の特殊な業務フローや、今後変化するニーズに合わせて、どの程度柔軟にカスタマイズできるか。
• 他システムとの連携： 会計システム、人事システム、グループウェアなど、既存のシステムと連携できるか。
• セキュリティ： データ暗号化、アクセス制限、バックアップ体制など、セキュリティ対策は万全か。
• サポート体制： 導入時や運用中のサポートは充実しているか。
• 費用： 初期費用、月額費用、追加機能の費用など、予算内で収まるか。

これらのポイントを比較する上で、無料トライアルを積極的に活用することをおすすめします。実際にシステムを触ってみることで、マニュアルだけではわからない操作感や、自社の業務フローに合わせた使い勝手を具体的に検証できます。可能であれば、申請者と承認者双方の視点で試用し、意見を吸い上げることが重要です。

トライアル期間中に、自社の代表的な稟議書フォーマットを作成してみたり、承認ルートを設定してみたりして、実運用に近い形でテストを行いましょう。複数のシステムを比較検討することで、自社にとって最もフィットする最適なツールを見つけ出すことができます。

導入後の運用と社員への浸透：持続可能な環境を構築

システムを導入するだけでなく、導入後の運用と社員への浸透こそが、稟議書電子化を成功させるための最終にして最も重要なステップです。新しいシステムが形骸化したり、一部の部署でしか使われなかったりすることのないよう、以下の点に注意して取り組みましょう。

まず、システム導入に合わせて「業務フローの再設計と社内ルールの見直し」を徹底します。無駄を省き、効率的なフローを構築するとともに、新しい承認プロセスや運用に関するルールを明確にし、社内規程として周知徹底します。この際、なぜこのルールが必要なのか、電子化によって何が変わるのかを丁寧に説明することが重要です。

次に、「社員への説明と教育」に力を入れましょう。システム導入の目的やメリットを社員に分かりやすく伝え、新しいシステムへの移行に対する不安を解消します。操作方法に関する研修会を複数回実施したり、分かりやすいマニュアルを作成したりして、社員全員がシステムを使いこなせるようにサポートします。

特に、ITリテラシーに自信がない従業員に対しては、個別サポートや質疑応答の時間を設けるなど、きめ細やかな対応が求められます。導入初期は、積極的に利用を促すためのキャンペーンや、困った時にすぐに相談できるヘルプデスクの設置なども有効です。

最後に、「導入後の継続的な運用体制」を構築します。人事異動や組織変更があった場合でも、承認ルートや権限設定を柔軟に変更できる体制を整え、システムのアップデートや機能改善に関する情報収集も怠らないようにします。定期的に利用状況をモニタリングし、課題があれば改善策を講じることで、持続可能な電子稟議環境を維持していくことができるでしょう。

まとめ

稟議書の電子化は、現代の企業にとって避けて通れないデジタルトランスフォーメーションの一環です。意思決定の迅速化、業務効率の向上、コスト削減、そしてテレワークへの対応強化といった多くのメリットをもたらし、企業の競争力向上に大きく貢献します。

しかし、導入には初期コストや業務フローの見直し、社員の意識改革といった課題も伴います。また、電子帳簿保存法などの法規制への対応も不可欠です。

これらの課題を乗り越え、電子化を成功させるためには、自社の具体的な課題を明確にし、それに合致するシステムを慎重に選定すること、そして導入後の丁寧な運用と社員への継続的なサポートが不可欠です。適切なプロセスを踏むことで、稟議書電子化は企業に大きな変革と成長をもたらすでしょう。

ぜひ、この機会に稟議書電子化を真剣に検討し、貴社の業務効率化と持続的な発展を実現してください。