稟議書は何年保管？会社法と実務上の保管方法を解説

稟議書の保管期間：会社法上の義務は？

会社経営において、様々な書類の保管は必須の業務です。中でも、社内の意思決定プロセスを記録する「稟議書」は、その重要性から保管期間について疑問を持つ方も多いのではないでしょうか。

ここでは、会社法における重要書類の保管義務との関連性や、稟議書が持つ実務上の意味合いについて解説します。

会社法が定める重要書類の保管期間

会社法では、企業の透明性確保や利害関係者保護の観点から、特定の重要書類について保管期間を義務付けています。

例えば、会社の重要な意思決定を示す「株主総会議事録」や「取締役会議事録」は、いずれも10年間の保管が義務付けられています（取締役会議事録は支店では5年間）。

これらの書類は、企業の歴史や経営判断の根拠を後世に伝える役割も担っており、厳格な管理が求められるのです。

稟議書が会社法上の「関連書類」とみなされるケース

会社法において、稟議書そのものに対する具体的な保管期間の定めはありません。

これは、稟議書が主に社内での業務手続きや承認フローを記録するための文書であり、直接的な法的な提出義務や公開義務がないためです。

しかし、稟議書が株主総会や取締役会での決定事項の準備段階や、具体的な業務執行の根拠となる場合、間接的に会社の意思決定を裏付ける「関連書類」として、法的書類と同等、またはそれ以上に重要視されることがあります。

法人税法やその他の法律との関連性

稟議書は会社法だけでなく、他の法律、特に税法との関連で重要となることがあります。

例えば、法人税法に基づく取引証憑書類（契約書、請求書、領収書など）は、原則として7年間（欠損金の繰り越しがある場合は最大10年間）の保管が義務付けられています。

もし稟議書が、これらの取引証憑書類に関連する費用支出や契約締結の意思決定プロセスを記録している場合、税務調査などの際にその正当性を証明する重要な資料となり得るのです。

稟議書の保管義務と保存年限の目安

稟議書には法律上の明確な保管期間が定められていないため、「いつまで保管すれば良いのか」と迷う企業は少なくありません。

しかし、実務上の観点から見ると、その重要性は非常に高く、適切な期間の保管が強く推奨されます。

法律上の定めがない理由と実務上の重要性

稟議書に法的保管期間がないのは、あくまで企業の内部文書としての性格が強いためです。しかし、これが実務上の重要性を低下させるわけではありません。

稟議書は、「どのような意思決定が、どのような経緯で、誰の承認を得て行われたか」を具体的に記録する、企業活動の「履歴書」とも言える存在です。

過去の判断の経緯を振り返る際や、同様のケースが発生した際の参照元として、極めて高い価値を持ちます。

なぜ「永久保管」が推奨されるのか？

多くの企業で稟議書の「永久保管」が推奨される理由は、その多岐にわたるメリットにあります。

• 意思決定の記録: 将来の参照や監査、過去の経緯追跡に不可欠です。
• 法的リスクへの備え: 取引先とのトラブルや訴訟発生時、稟議書は強力な証拠となり得ます。
• 経営の透明性: 長期保存は、企業の意思決定プロセスを明確にし、内部統制を強化します。
• 関連書類との整合性: 契約書や見積書など、法定保管書類に関連する稟議書は、それらと同等かそれ以上に保管することで整合性を保てます。

これらの理由から、重要な経営判断や長期にわたる影響を持つ稟議書は、歴史的資料としての価値も持ち合わせます。

ケース別の保管期間の目安と判断基準

全ての稟議書を一律に永久保管する必要があるかというと、実務的には検討の余地があります。重要度に応じた判断基準を設けることが現実的です。

稟議書の種類	推奨保管期間	理由・補足
重要契約・M&A・大型投資	永久保管	経営の根幹に関わる意思決定、将来的な法的リスク、企業価値評価に影響するため。
人事・労務に関する重要事項	永久保管	従業員の雇用履歴、退職後のトラブル対応、コンプライアンス遵守の証拠となるため。
税務・会計に関連する取引	最低10年（関連書類に準拠）	法人税法など各種税法上の保管義務に準じる。
一般的な購買・軽微な費用申請	関連書類の法定期間に準じる（例: 7～10年）	税務上の証拠能力がなくなるまで。必要に応じて長期保管も検討。

個々の稟議書が持つリスクや将来への影響度を考慮し、社内規定で明確な保管方針を定めて運用することが肝要です。

稟議書の適切な保管方法：紙媒体と電子データ

稟議書の保管にあたり、効率性、セキュリティ、コストといった多様な要素を考慮する必要があります。特に、紙媒体と電子データでの保管にはそれぞれ異なる特徴があります。

紙媒体保管の課題とメリット

昔ながらの紙媒体での稟議書保管は、いくつかの課題を抱えています。

まず、保管場所の確保には賃料や管理コストがかかり、書類が増えるほどその負担は増大します。また、物理的な紛失や情報漏洩のリスク、経年劣化による文字の不鮮明化なども無視できません。

災害時には全ての書類が失われる可能性もあります。一方で、紙媒体には現物としての信頼性や、手書きの承認が持つ「重み」といったメリットを感じる人もいるでしょう。しかし、現代のビジネス環境においては、そのデメリットが大きく上回る傾向にあります。

電子データ保管への移行とそのメリット

これらの課題を解決する手段として、稟議書の電子化とデータでの保管が強く推奨されています。

電子化のメリットは多岐にわたります。

• コスト削減: 印刷代、保管場所の賃料、輸送コストなどが大幅に削減できます。
• 検索性の向上: キーワード検索により、必要な書類を迅速かつ正確に見つけ出すことが可能です。
• セキュリティ強化: アクセス権限の設定やデータ暗号化、定期的なバックアップにより、情報漏洩や紛失のリスクを低減できます。
• 業務効率化: 承認フローのオンライン化やペーパーレス化により、承認プロセスが迅速になり、業務負担も軽減されます。

電子ワークフローシステムや文書管理システムの導入は、これらのメリットを最大化するための効果的な手段です。

電子帳簿保存法への対応と電子保管の注意点

稟議書を電子データで保管する場合、「電子帳簿保存法」への対応が重要なポイントとなります。

電子帳簿保存法では、電子化された書類の「真実性（改ざんされていないこと）」と「可視性（いつでも閲覧できること）」の確保を求めています。

具体的には、タイムスタンプの付与、改ざん防止機能、効率的な検索機能（日付、金額、取引先などで検索可能）、そしてシステムの信頼性などが求められます。

また、データバックアップの徹底、適切なアクセス権限設定、システム障害時の復旧計画の策定など、セキュリティと運用に関する細心の注意も必要です。

稟議書廃棄のタイミングと注意点

稟議書の永久保管が推奨されるとはいえ、企業の文書管理スペースには限りがあり、一定期間を経て廃棄を検討するケースもあるでしょう。

しかし、稟議書の廃棄は、その内容の重要性から慎重な判断と適切なプロセスが求められます。

廃棄前に確認すべき事項とリスク

稟議書を廃棄する前に、必ず以下の事項を確認しましょう。

• 関連する契約期間の終了: 契約書などの法定保管期間が終了しているか。
• 会計監査の完了: 関連する会計年度の監査が完全に終了しているか。
• 法的紛争の可能性: 将来的に訴訟やトラブルに発展する可能性が低いか。

もしこれらの確認を怠り、重要な稟議書を廃棄してしまった場合、必要な証拠が提出できず、法的・経済的な不利益を被るリスクがあります。また、意図的な廃棄は「証拠隠滅」とみなされる可能性もゼロではありません。

適切な廃棄プロセスの確立

稟議書の廃棄は、情報漏洩のリスクを伴うため、厳格なプロセスを確立することが重要です。

まず、廃棄の承認プロセスを明確化し、部署長や法務部門など、複数の関係者による承認を必須としましょう。

次に、廃棄方法です。紙媒体であればシュレッダーでの物理的な破砕を徹底し、電子データであれば専門のツールを用いた完全消去を実施します。

廃棄後は、「いつ、何を、どのように廃棄したか」を詳細に記録した廃棄記録を作成し、これを保管することで、後のトラブル発生時に説明責任を果たせるようにすることが望ましいです。

法的・実務的側面から見た廃棄判断の基準

前述の通り、稟議書は永久保管が理想とされますが、やむを得ず廃棄する場合には、その判断基準を明確にする必要があります。

基本的には、「法定保管期間が終了しており、かつ、将来にわたる法的・業務上の影響が極めて低いと判断されるもの」のみを廃棄対象とすべきです。

例えば、軽微な消耗品の購入申請など、企業の根幹に関わらない稟議書がこれに該当する場合があります。

しかし、少しでも懸念が残る場合は廃棄を保留し、専門家のアドバイスを求めることも重要です。</社内規定として廃棄基準を明文化し、従業員への周知徹底を図ることで、リスクを最小限に抑えられます。

日本政策金融公庫の稟議書と海外での保管

稟議書の保管は、一般的な企業取引だけでなく、公的な資金調達や国際的なビジネスにおいてもその重要性が高まります。

特に、日本政策金融公庫のような公的機関とのやり取りや、海外での事業展開においては、国内とは異なる特別な考慮が必要です。

日本政策金融公庫の融資における稟議書の重要性

日本政策金融公庫からの融資を受ける際、企業は事業計画書や財務諸表など、多くの書類を提出します。これらの書類が作成される過程で、社内では融資実行の可否を決定するための稟議が回されます。

この稟議書（またはそれに準ずる意思決定プロセスを示す書類）は、融資の意思決定に至った経緯や、事業計画の妥当性を裏付ける重要な内部資料となります。

公的機関からの資金調達であるため、後に融資条件の変更や事後監査が行われる際、稟議書が過去の決定を証明する証拠として非常に重視される可能性があります。そのため、通常の取引以上に厳格な保管方針を推奨します。

海外事業における稟議書の保管と現地の法規制

グローバルに事業を展開する企業にとって、海外拠点や海外企業との取引に関する稟議書の保管は、複雑な課題を伴います。

まず、日本国内の法律だけでなく、関係する現地の法規制を遵守する必要があります。例えば、ヨーロッパではGDPR（一般データ保護規則）のようなデータプライバシー法が厳格であり、個人情報を含む稟議書の保管方法や期間に影響を与える可能性があります。

また、各国の税法や商法、競争法によって、文書の保管期間や形式が異なるため、現地の法務専門家やコンプライアンス担当者との連携が不可欠です。

現地の法規制を無視した保管は、罰金や事業停止などの重大なリスクにつながりかねません。

グローバル企業における稟議書管理の課題と解決策

複数の国にまたがるグローバル企業では、統一された稟議書管理ポリシーの策定は大きな課題となります。

各国・地域の法規制や商習慣に対応しつつ、グループ全体でのガバナンスを効かせるためには、柔軟かつ堅牢なシステムが必要です。

解決策としては、各国の規制に対応できる柔軟な設定が可能な、共通の電子ワークフローシステムや文書管理システムの導入が挙げられます。

これにより、承認フローの標準化、多言語対応、時差を考慮した運用、そして国際的なセキュリティ基準への準拠が可能になります。また、定期的なグローバルコンプライアンス監査を実施し、ポリシーの遵守状況を確認することも重要です。