【稟議書テンプレート】作成の基本から無料Excel/Wordフォーマットまで

稟議書は、個人の権限だけでは決定できない事項について、上司や関係者の承認を得るために作成される重要なビジネス文書です。物品の購入、契約締結、新規プロジェクトの提案など、企業の意思決定プロセスにおいて欠かせない役割を担っています。

しかし、「どう書けば承認されるのか」「どのテンプレートを使えばいいのか」といった疑問を抱く方も多いのではないでしょうか。

本記事では、稟議書作成の基本から、承認を得るための具体的なポイント、そして無料で活用できるExcelやWordのテンプレートまで、幅広く解説します。この記事を読めば、あなたも効率的かつ効果的に稟議書を作成できるようになるでしょう。

稟議書作成の基本を押さえよう

稟議書とは？その役割と重要性

稟議書とは、会議を開くことなく、書面で関係者から承認を得るための手続きを行う文書です。個人の権限の範囲を超える意思決定が必要な場合に作成され、関係者全員が回覧し、承認の可否を判断します。これにより、多忙な役職者が一堂に会する手間を省き、意思決定の迅速化を図ることが可能になります。

また、稟議書は単なる承認文書にとどまりません。承認プロセスにおける情報共有を円滑に進める役割も果たします。案件の背景、目的、内容、費用、期待される効果などが明記されることで、関係者は包括的な情報を得て判断を下すことができます。さらに、作成された稟議書は正式な記録として残るため、後々の確認や監査、あるいは過去の決定の参照資料としても非常に役立つ点が、その重要性を高めています。

例えば、新たなITツールの導入を検討している場合、そのツールの必要性、導入にかかる費用、期待される業務効率化の効果、導入スケジュール、リスクとその対策などを稟議書にまとめて関係者に回覧します。これにより、各部署の責任者がそれぞれの視点から検討し、最終的な承認へと繋がっていくのです。

必須項目を漏れなく網羅！基本の記載事項

稟議書がスムーズに承認されるためには、必要な情報が過不足なく記載されていることが不可欠です。必須項目を漏れなく網羅することで、承認者が内容を正確に理解し、迅速な判断を下せるようになります。以下に、稟議書に最低限記載すべき項目をまとめました。

これらの項目をしっかりと埋めることで、承認者は疑問点なく内容を把握し、スムーズな決裁に繋がりやすくなります。

なぜ今、稟議書が求められるのか？目的とメリット

現代のビジネス環境において、稟議書は単なる形式的な文書ではなく、組織の意思決定を円滑にし、透明性を高めるための重要なツールとしてその価値を再認識されています。その根本的な目的は、個人の裁量を超えた意思決定が必要な事項について、関係者の合意形成を効率的に行うことにあります。

主なメリットとしては、まず「迅速な意思決定」が挙げられます。会議を招集する手間なく、書面ベースで承認プロセスを進められるため、時間の制約が厳しい現代において非常に有効です。次に「情報共有の促進」があります。稟議書には案件の背景、目的、詳細な内容が記載されるため、関係者全員が同じ情報を基に判断できます。これにより、認識の齟齬を防ぎ、部門間の連携をスムーズにします。

さらに重要なのが「記録性」です。すべての稟議書は書面として残るため、誰がいつ、どのような内容を承認したのかが明確になります。これは、後々の責任の所在を明確にするだけでなく、監査対応や過去の決定経緯の検証にも役立ちます。また、新しい担当者への引継ぎ資料としても機能し、過去の事例を参考にすることで、より適切な意思決定に繋がる可能性も高まります。これらのメリットから、企業運営における稟議書の存在意義は非常に大きいと言えるでしょう。

目的に合わせた稟議書フォーマットの選び方

様々なシーンで活躍！目的別フォーマット例

稟議書と一言で言っても、その内容は多岐にわたります。物品購入、出張申請、新規契約締結、社内規定変更など、目的に応じて記載すべき詳細や強調すべきポイントが異なります。そのため、汎用的なテンプレートだけでなく、用途に特化したフォーマットを活用することで、より効率的かつ正確な情報伝達が可能になります。

例えば、「物品購入稟議書」であれば、購入する物品の品名、数量、単価、総額、発注先、選定理由、そして購入によって得られる効果（例：業務効率改善〇%）などを具体的に記載する欄が重要になります。複数社の見積もりを比較する表が含まれていると、承認者はコストパフォーマンスを判断しやすくなります。

「出張申請稟議書」の場合は、出張の目的、期間、訪問先、交通費・宿泊費の内訳、そして出張によって得られる成果（例：新規顧客〇社獲得見込み）などが中心となります。一方、「新規プロジェクト提案稟議書」となると、目的、背景、具体的な実施内容、ターゲット、予算、スケジュール、期待されるリターン、想定されるリスクと対策など、より詳細な企画内容を盛り込む必要があります。このように、目的に特化したテンプレートは、記載漏れを防ぎ、承認者が求める情報を過不足なく提供するための強力なツールとなります。無料テンプレートサイトでは、こうした目的別のフォーマットが数多く提供されているため、自身の目的に合ったものを選んで活用しましょう。

自社に合ったテンプレートを見つけるポイント

市場には数多くの稟議書テンプレートが存在しますが、単にダウンロードするだけでなく、自社の文化や業務フローに合致したテンプレートを選ぶことが重要です。まず、最も優先すべきは「会社で定められたフォーマット」の有無です。もし既存のフォーマットがある場合は、それに従うのが基本です。既存のフォーマットがない場合でも、部署内で使用している慣例的な様式があるかもしれません。これらは承認者が見慣れているため、内容把握が容易で、承認プロセスがスムーズに進む傾向にあります。

次に、「必要な記載項目が網羅されているか」を確認しましょう。前述の必須項目に加え、自社の業務に特有の項目（例：プロジェクトコード、原価償却方法など）がスムーズに追加・編集できるかどうかもポイントです。ExcelやWord形式であれば、比較的自由にカスタマイズが可能です。

また、「視覚的な分かりやすさ」も重要です。シンプルなレイアウトで、重要な情報がどこに記載されているか一目でわかるデザインが理想です。箇条書きや表が効果的に使われているか、文字サイズや行間が適切かなども確認しましょう。最終的には、テストとして一度作成してみて、自身が承認者の立場になった時に「これなら承認しやすい」と感じるものを選ぶのが、最適なテンプレートを見つけるための鍵となります。

紙からデジタルへ！電子稟議のメリットと流れ

近年、多くの企業で業務効率化とペーパーレス化の推進が進む中、稟議書のあり方も大きく変化しています。従来の紙ベースでの回覧・押印から、ワークフローシステムを導入した「電子稟議」へと移行する企業が急増しています。この電子化は、単なる紙の削減にとどまらない、多大なメリットをもたらします。

電子稟議の最大のメリットは、「意思決定のスピードアップ」です。申請から承認までのプロセスがシステム上で完結するため、書類の物理的な移動時間がなくなり、関係者は場所を選ばずに承認作業を行うことができます。これにより、遠隔地にいる承認者や出張中の社員でもスムーズに決裁に参加でき、迅速なビジネス展開をサポートします。

次に、「管理・検索の効率化」も大きな利点です。過去の稟議書はすべてデータベースに保存されるため、キーワード検索などで必要な文書を瞬時に見つけることが可能になります。紙の書類のように保管場所を確保したり、紛失のリスクを心配したりする必要もありません。また、「ペーパーレス化によるコスト削減」も無視できない要素です。印刷コストや用紙代、郵送費、保管スペースにかかる費用などを大幅に削減できるため、環境負荷の低減にも貢献します。電子稟議は、現代のビジネスにおける生産性向上と持続可能性を両立させる、有力な手段と言えるでしょう。

無料の稟議書テンプレート活用術：Excel・Word・スプレッドシート

無料テンプレートで効率アップ！どこで手に入る？

稟議書をゼロから作成するのは、時間と労力がかかります。特に初めて作成する場合や、急ぎで必要な場合には大きな負担となるでしょう。そこで非常に役立つのが、無料で提供されている稟議書テンプレートです。これらのテンプレートを活用すれば、基本的なフォーマットや記載項目がすでに用意されているため、内容の入力に集中でき、大幅な効率アップが期待できます。

無料で利用できる稟議書テンプレートは、多くのビジネス向け情報サイトやSaaS企業のウェブサイトで入手可能です。主な提供元としては、以下のようなサイトが挙げられます。

• bizocean（ビズオーシャン）： Word、Excel、PDF形式など、幅広い業種や用途に対応した多様なテンプレートが無料でダウンロード可能です。
• マネーフォワード クラウド： Word、Excel、PowerPoint形式のテンプレートを提供しており、経理・会計関連の稟議書も豊富です。
• freee： 無料のWordテンプレートを提供しており、書き方ガイドも参照できるため、初めての方にも安心です。
• BOXIL（ボクシル）： ExcelやWord形式のテンプレートが用意されており、目的別に例文も紹介されています。
• ナレカン： ExcelやWord形式のテンプレートが複数あり、物品購入や出張など、目的に合わせたフォーマットが提供されています。

これらのサイトは、検索エンジンで「稟議書 テンプレート 無料」と検索するだけでも簡単に見つけることができます。自分に合った形式やデザインのテンプレートを見つけ、賢く活用しましょう。

Excel・Word・スプレッドシート、それぞれの特徴と選び方

無料テンプレートは、主にExcel、Word、Googleスプレッドシートなどの形式で提供されています。それぞれの形式には特徴があり、用途やチームの運用状況に合わせて選ぶことが重要です。

• Excel（エクセル）形式：

  特徴： 表計算機能が充実しているため、費用や数量の計算が必要な物品購入稟議書、予算申請書などに最適です。集計やグラフ化も容易で、数値データを視覚的に示すのに強みがあります。記入欄をセルで区切ることで、誰が入力しても一定の形式を保ちやすいです。
  選び方： 数値データを多く扱う場合や、複雑な計算、比較表などが必要な場合に適しています。

• Word（ワード）形式：

  特徴： 文書作成に特化しているため、稟議内容の詳細な説明、背景、目的などをテキストで自由に記述したい場合に非常に便利です。書式設定の自由度が高く、図や画像を挿入して視覚的に分かりやすい文書を作成できます。企画書に近い稟議書や、規約変更などの稟議に適しています。
  選び方： 案件の背景説明や詳細な文章記述が中心となる稟議書に適しています。

• Googleスプレッドシート（オンラインスプレッドシート）形式：

  特徴： クラウド上でリアルタイムに共同編集が可能なため、複数人で稟議書を作成する場合や、コメント機能を使ってやり取りをしたい場合に非常に便利です。インターネット環境があればどこからでもアクセスでき、バージョン管理も自動で行われます。小規模チームやリモートワーク環境での利用に適しています。
  選び方： 共同作業が必須、またはペーパーレス化を徹底したい場合に強力な選択肢となります。

これらの特性を理解し、自身の稟議書の内容や提出方法、チーム体制に合わせて最適な形式を選びましょう。

テンプレートを最大限に活かすカスタマイズ術

ダウンロードした無料テンプレートも、そのまま使うだけでなく、少し手を加えるだけで格段に使いやすさや承認率が向上します。テンプレートを最大限に活用するためのカスタマイズ術をご紹介します。

まず、「自社ロゴや会社情報の追加」です。テンプレートに会社のロゴや正式名称、住所、連絡先などをあらかじめ記載しておくことで、プロフェッショナルな印象を与え、書類の信頼性を高めます。WordやExcelであれば、ヘッダー・フッター機能を使えば簡単に設定できます。

次に、「特定の必須項目の追加・削除」を行いましょう。例えば、自社特有のプロジェクトコードや費用科目が必ず必要であれば、その項目を新たに追加します。逆に、不要な項目があれば削除することで、シンプルで分かりやすいレイアウトにできます。既存のテンプレートでは「リスクと対策」の欄が小さい場合、これを大きくして詳細に記載できるように調整することも有効です。

また、「記入例や注釈の追加」も効果的です。各項目に「〇〇を具体的に記載」「〇〇の費用内訳を記載」といった形で記入例や注意点を薄い文字で記載しておくことで、他の担当者が稟議書を作成する際のガイドラインとなり、記入漏れや記載内容のバラつきを防ぐことができます。さらに、承認ルートを固定化できる場合は、承認者の役職名をあらかじめ印鑑欄に記載しておくことで、回覧の手間を省くことも可能です。これらのカスタマイズを行うことで、テンプレートは単なる雛形から、自社専用の強力な業務ツールへと進化します。

稟議書作成でよくある疑問を解決！

「承認されない」をなくす！却下されやすい稟議書の特徴

「せっかく作成した稟議書が、なかなか承認されない…」というのは、多くのビジネスパーソンが経験する悩みかもしれません。承認されない稟議書には、いくつかの共通する特徴があります。これらを理解し、改善することで、承認率を大幅に向上させることが可能です。

まず、「目的やメリットが不明確」な稟議書は却下されやすい傾向にあります。「なぜこの申請が必要なのか」「承認されることで会社にどのような利益があるのか」が具体的に示されていないと、承認者は判断に迷い、承認を見送ることがあります。次に、「根拠となるデータや事実の不足」です。例えば、物品購入の稟議で複数社の見積もり比較がない、あるいは新規プロジェクトの提案で市場調査データが提示されていない、といったケースです。客観的な裏付けがないと、稟議の説得力は著しく低下します。

さらに、「リスクと対策の不備」も大きな要因です。新しい取り組みには必ずリスクが伴いますが、それに対してどのような対策を講じるのかが明示されていないと、承認者は不安を感じてしまいます。また、専門用語の多用や長文で分かりにくい表現も、承認者の理解を妨げる原因となります。承認者がスムーズに内容を把握できるよう、簡潔で平易な言葉で記述し、箇条書きや図表を効果的に活用することが重要です。これらのポイントを意識して、承認者の視点に立った稟議書作成を心がけましょう。

緊急時はどうする？迅速な承認を得るための工夫

ビジネスシーンでは、予期せぬ事態やチャンスが訪れ、迅速な意思決定が求められることがあります。通常の稟議プロセスでは時間がかかりすぎる場合に、いかにスピーディーに承認を得るかは、その後のビジネスの成否を分ける重要なポイントとなります。

緊急時において迅速な承認を得るための最初の工夫は、「事前の根回し」です。正式な稟議書を提出する前に、関係部署のキーパーソンや最終承認者に対し、口頭やメールで案件の概要、緊急性、期待される効果などを事前に説明し、理解を得ておくことが非常に有効です。これにより、稟議書が回覧された際に、承認者が内容をスムーズに理解し、疑問点を解消した上で決裁できるようになります。

次に、稟議書自体の作成においては、「要点の明確化と簡潔さ」を徹底します。結論を冒頭に示し、最も伝えたいことや承認してほしい内容を簡潔にまとめます。詳細な情報は添付資料に譲り、本文は読みやすさを最優先しましょう。また、「緊急性の明示」も重要です。なぜ今すぐ承認が必要なのか、遅れることによる機会損失やリスクを具体的に記載することで、承認者も事の重大性を認識し、優先的に対応してくれる可能性が高まります。ただし、緊急性を過度に強調しすぎると逆効果になることもあるため、客観的な事実に基づいた説明を心がけましょう。これらの工夫を組み合わせることで、緊急時でも迅速な承認を得る確率を高めることができます。

承認後の保管・管理方法と記録の重要性

稟議書は、承認されたら終わりではありません。その後の適切な保管・管理が、組織にとって極めて重要となります。承認された稟議書は、企業の重要な「決定記録」として機能し、後々のトラブル防止、監査対応、事業継続性の確保に不可欠です。

まず、保管方法としては、物理的な書類の場合はファイリングルールを明確にし、日付や稟議番号、案件内容などで分類して管理することが基本です。紛失を防ぎ、必要な時に迅速に取り出せる体制を整えましょう。より効率的なのが、電子データでの一元管理です。スキャンしてPDF化し、専用のサーバーやクラウドストレージ、またはワークフローシステム内に保管することで、検索性が格段に向上します。

なぜ記録が重要なのかというと、一つには「法的・会計的な証拠」としての側面があります。契約締結や高額な物品購入の稟議書は、税務調査や監査の際に提出を求められることがあります。また、「責任の所在の明確化」にも役立ちます。過去の決定が問題を引き起こした場合、どの段階で誰が承認したのかを遡って確認できるため、適切な対応が可能になります。さらに、「ナレッジの蓄積」としても機能します。過去の稟議書を分析することで、意思決定の傾向や成功・失敗事例を学ぶことができ、将来のプロジェクト計画や改善に活かすことができます。これらの理由から、承認後の稟議書の保管・管理は、企業経営の健全性を保つ上で非常に重要な業務と言えるのです。

効果的な稟議書作成のポイント

「結論ファースト」で読み手を引きつける！

承認される稟議書を作成するための最も重要なポイントの一つが、「結論ファースト」で記述することです。多忙な承認者は、限られた時間の中で多くの書類に目を通しています。そのため、長々と背景や経緯を説明されるよりも、最初に「何のための申請か」「何を承認してほしいのか」が明確に提示されている方が、内容を素早く理解し、判断を下しやすくなります。

具体的には、稟議書の件名や冒頭の数行で、申請の核心を簡潔にまとめます。例えば、「〇〇システム導入による業務効率化についてご承認をお願いいたします。」といった形で、目的と要求事項を明確に示しましょう。その後に、その結論に至った背景、詳細な内容、費用、期待される効果などを具体的に記述していきます。

結論を先に提示することで、承認者は「これは何の稟議書か」という全体像をすぐに把握でき、その後の詳細説明を「その結論を裏付ける情報」として読み進めることができます。これにより、読み手のストレスを軽減し、効率的な情報伝達を可能にします。逆に、結論がどこにあるか分からない稟議書は、途中で読むのをやめてしまったり、再提出を求められたりする原因にもなりかねません。常に「冒頭で最も伝えたいことを明確にする」ことを意識して作成しましょう。

説得力向上！根拠データと会社メリットの示し方

稟議書が承認を得るためには、単に「やりたいこと」を主張するだけでなく、その「正当性」と「会社にとってのメリット」を客観的に示す必要があります。ここで鍵となるのが、根拠データと会社メリットの明確な提示です。

まず、「根拠となるデータや具体的な事実を示す」ことで、稟議の説得力は飛躍的に向上します。例えば、新しいソフトウェア導入の稟議であれば、競合他社の導入事例、市場調査の結果、複数社からの見積もり比較表、導入後の業務フロー改善シミュレーションなど、数値データや客観的な事実を積極的に添付しましょう。単なる感覚的な判断ではなく、「データに基づいた合理的な判断である」ことを示すことが重要です。グラフや図表を活用すれば、複雑なデータも視覚的に分かりやすく伝えられます。

次に、「会社にとってのメリットを明確に示す」ことも不可欠です。稟議内容が会社の目標や方針にどのように合致しているのか、具体的にどのような効果や費用対効果が得られるのかを明記します。例えば、「このシステム導入により、残業時間を月〇時間削減し、年間〇万円の人件費削減が見込めます」や「新規顧客の獲得数が〇%向上し、売上増に貢献します」といった形で、具体的な数値目標やROI（投資対効果）を提示することで、承認者は会社の利益に繋がる投資であると判断しやすくなります。個人の希望ではなく、会社全体の利益に貢献するという視点でメリットを強調しましょう。

リスクを洗い出し、事前対策で不安を払拭する

どんなに魅力的な稟議内容であっても、承認者は常に「リスク」の側面も考慮します。新しい取り組みには必ず不確実性や潜在的な問題が伴うため、それらを無視してメリットばかりを強調する稟議書は、かえって承認者の不信感を招きかねません。そこで、「想定されるリスクとその対策を明示すること」が、承認者の不安を軽減し、決裁を後押しする重要なポイントとなります。

稟議書を作成する際は、まず、案件に関連するあらゆるリスクを具体的に洗い出しましょう。例えば、システムの導入であれば「導入後のシステム障害」「運用コストの増加」「従業員のトレーニング不足」、新規プロジェクトであれば「市場での競合激化」「目標達成の遅延」「予算超過」などが考えられます。

次に、洗い出したリスクそれぞれに対して、具体的な「対策」を明確に記述します。システム障害であれば「ベンダーとのSLA（サービス品質保証）締結」「緊急時対応マニュアルの策定」、運用コスト増加であれば「定期的な費用対効果の見直し」「代替案の検討」、トレーニング不足であれば「研修プログラムの実施」「マニュアル作成」など、具体的な行動計画を示すことで、承認者は「万が一の事態にも備えがある」と安心して判断できるようになります。

リスクと対策を隠さずに正直に提示することは、起案者の誠実さと計画性の高さをアピールすることにも繋がります。これにより、承認者は案件全体に対する信頼感を持ち、安心して承認へと進むことができるでしょう。リスク管理は、プロジェクトを成功させる上でも欠かせない視点です。