【目的別】稟議書の書き方と例文集：購入・修理・システム導入

会社での意思決定プロセスにおいて、不可欠な役割を果たす「稟議書」。
個人の権限では決定できない重要な事柄を進めるためには、関係者からの承認・決裁を得るための書類が必須です。
しかし、「作成に手間がかかる」「なかなか承認されない」といった悩みを抱えている方も少なくありません。

この記事では、稟議書作成の基本から、物品購入、修理・メンテナンス、システム導入といった目的別の具体的な書き方と例文、さらには最新の傾向までを網羅してご紹介します。
説得力のある稟議書を作成し、スムーズな意思決定を実現するためのヒントを掴みましょう。

稟議書作成の基本：目的と押さえるべきポイント

稟議書が持つ役割とは？

稟議書とは、社員個人の権限では決定できない事柄について、会社内で回覧し、複数の関係者から承認・決裁を得るための重要な社内文書です。
この仕組みの最大の利点は、会議を開催することなく、効率的に意思決定を進められる点にあります。

例えば、高額な物品の購入や大規模なプロジェクトの実施など、会社全体に影響を及ぼす決定には、複数の視点からの評価と承認が必要です。
稟議書は、そうした際に提案内容を明確にし、承認プロセスを透明化することで、責任の所在を明確にし、不正防止や内部統制の強化にも貢献します。

関係者が提案内容を正確に理解し、迅速に判断できるよう、簡潔かつ分かりやすい記述が求められます。
稟議書は、単なる申請書類ではなく、組織の健全な運営と効率的な業務遂行を支える基盤となるツールと言えるでしょう。

メリット・デメリットを把握する

稟議書作成には、様々なメリットとデメリットが存在します。これらを事前に把握することで、より効果的な活用と対策が可能になります。

メリット

• 意思決定の効率化: 会議開催の手間を省き、関係者が各自のタイミングで内容を確認・承認できるため、迅速な意思決定が期待できます。
• プロジェクトの透明性向上: 提案内容が文書として記録されるため、関係者間で情報が共有され、プロセスの透明性が高まります。
• 責任の所在の明確化: 承認者が署名・押印することで、それぞれの段階での責任が明確になります。
• 不正防止・内部統制の強化: 複数の承認を得るプロセスは、不正行為の抑止力となり、ガバナンス強化に繋がります。

デメリット

• 作成に手間と時間がかかる: 内容を正確かつ説得力のある形でまとめるには、相応の時間と労力が必要です。
• 承認まで時間がかかり、ビジネスチャンスを逃す可能性: 承認ルートが複雑だったり、承認者の対応が遅れたりすると、意思決定に時間がかかり、迅速な対応が求められる場面で機会損失を招くことがあります。実際に、約半数が承認に「3日以上」かかると回答しており、60.5%が「承認までに時間がかかる」ことに悩んでいます。
• 承認者の責任感が薄れる可能性: 複数の承認者がいることで、「誰かが承認するだろう」という意識が働き、個々の承認者の責任感が希薄になるリスクもゼロではありません。

これらのメリットを最大限に活かし、デメリットを最小限に抑えるためには、適切な稟議書の作成と運用が鍵となります。

承認を得やすい稟議書の書き方7つの鉄則

承認者の負担を減らし、スムーズに承認を得るためには、いくつかの重要なポイントがあります。以下の7つの鉄則を意識して稟議書を作成しましょう。

1. 簡潔明瞭に: 5W2H（When, Where, Who, What, Why, How, How much）を意識し、要点を分かりやすくまとめます。長文は避け、箇条書きや図表を活用すると、視覚的に理解しやすくなります。
2. 結論を先に書く: 冒頭の数行で「目的」「決定事項」「承認を得たい内容」を簡潔に記載することで、承認者が全体の要旨を素早く把握し、判断しやすくなります。
3. 具体的なデータを用いる: 提案内容の説得力を高めるには、費用対効果、削減できる時間、売上向上予測など、具体的な数値を提示することが不可欠です。
   漠然とした表現ではなく、「年間〇〇時間の業務削減」「〇〇円のコスト削減」といった具体的な数字で示すことで、提案の妥当性が客観的に評価されます。
4. メリットとデメリットを明確にする: 提案内容のメリットを強調しつつ、同時に考えられるデメリットやリスク、それらに対する対策も併記することで、提案の信頼性が増し、承認者はより深く内容を理解できます。
5. 客観的な視点: 個人の都合ではなく、会社全体にとってどのようなメリット・デメリットがあるのかを明確に記載します。
   企業戦略や経営目標との整合性を示すことも重要です。
6. 必要最低限の項目を網羅する: 申請日、起案部署・氏名、件名、目的・理由、金額・コスト、メリット・デメリット、決裁者の記入欄など、基本的な項目が漏れなく含まれているか確認しましょう。
   これらの項目が網羅されていることで、承認者は必要な情報をスムーズに得られます。
7. 誤字脱字・情報の誤りをなくす: 基本的なことですが、誤字脱字や情報の誤りは、提案者の信頼性を損ねる原因となります。
   提出前には必ず複数回チェックし、正確な情報を提供することが、信頼を築く上で非常に重要です。

物品購入の稟議書：例文で学ぶ具体的な書き方

なぜ購入するのか？「必要性」を明確に

物品購入の稟議書において最も重要なのは、その「必要性」を明確にすることです。単に「必要だから」という理由では承認を得ることは困難です。
まずは、現状の課題や問題点を具体的に提示し、その課題が購入する物品によってどのように解決されるのかを論理的に説明する必要があります。

例えば、「現在のプリンターは老朽化により故障が頻発し、印刷業務が滞りがちである」という課題に対し、「最新型のプリンターを導入することで、印刷速度が向上し、修理コストも削減できる」といった形で、具体的な解決策と効果を結びつけます。
課題の背景、購入物の種類、必要数、そしてその根拠を詳細に記載することで、承認者は購入の妥当性を客観的に判断できるようになります。

さらに、購入しない場合のデメリットや、既存の代替策を検討したが不十分であった理由なども付け加えると、より説得力が増します。
最終的には、会社の業務効率向上やコスト削減、生産性向上にどのように貢献するのかを明確に伝えることが重要です。

購入物の詳細と費用：複数見積もりで説得力UP

稟議書には、購入する物品の具体的な詳細と、それにかかる費用を明確に記載することが求められます。

記載すべき項目例としては、以下の通りです。

• 品名、型番、数量: 何をいくつ購入するのかを特定します。
• 単価、合計金額: 正確な費用を提示し、予算との整合性を示します。
• 見積書・比較資料の添付: これが特に重要です。複数社からの見積もりを取得し、比較検討した結果を添付することで、最も費用対効果の高い選択であることを証明し、費用の妥当性を強くアピールできます。
  「〇〇社の製品は初期費用が高いが、長期的なメンテナンスコストが低い」「△△社の製品は機能が豊富だが、今回の目的に対しては過剰である」といった比較分析を含めると良いでしょう。
• 予算: どの予算から支出するのか、その予算額と今回の購入が予算執行計画の中で妥当であるかを説明します。

これらの詳細情報と客観的な比較資料を提示することで、承認者は購入の必要性だけでなく、価格の妥当性や選択の適切性も判断できるようになり、承認へのハードルが下がります。

【例文】物品購入の稟議書

以下に、社内備品（オフィスチェア）購入に関する稟議書の例文を示します。必要に応じて項目を調整してください。

件名：〇〇部における高機能オフィスチェア購入に関する稟議

申請日：2024年X月Y日
起案部署：〇〇部
起案者：〇〇 〇〇

１．目的
〇〇部の従業員の労働環境改善と業務効率向上を目的とし、既存の老朽化したオフィスチェアを新たに高機能チェアへ買い替えるため、承認をお願いするものです。

２．現状の課題と必要性
現在、〇〇部に設置されているオフィスチェアは導入から7年以上が経過しており、座面の劣化、キャスターの不具合、昇降機能の故障などが頻発しております。これにより、従業員の身体的負担が増加し、集中力の低下、肩こり・腰痛の訴えが複数上がっており、業務効率の低下を招いています。
高機能オフィスチェアへの買い替えは、従業員の健康維持、モチベーション向上、そして結果として業務効率と生産性の向上に不可欠であると判断いたしました。

３．購入物詳細
品名：高機能オフィスチェア（モデル：〇〇〇〇）
メーカー：株式会社△△△
型番：XXXX-YYYY
数量：5脚
単価：50,000円（税抜）
合計金額：250,000円（税抜）

４．見積書
添付資料１：株式会社△△△様 見積書（No.XXXXX）
添付資料２：他社製品との比較検討資料

５．期待される効果
・従業員の身体的負担軽減と健康維持
・集中力向上による業務効率約10%向上（当社アンケート結果より推計）
・長期的な健康問題による離職リスクの低減
・オフィス環境の改善による企業イメージ向上

６．費用対効果
導入費用は250,000円ですが、従業員の健康状態改善による年間約30時間の作業効率改善（1人あたり6時間×5人）と、それに伴う生産性向上、長期的な医療費負担や離職による採用コストを考慮すると、費用対効果は高いと判断しております。

７．予算
2024年度備品購入予算（予算額：1,000,000円）より支出いたします。

上記の内容について、ご承認くださいますようお願い申し上げます。

修理・メンテナンスの稟議書：スムーズに進めるコツ

修理の緊急性と業務への影響を具体的に

修理やメンテナンスに関する稟議書では、まず「なぜ今、この修理が必要なのか」という緊急性と、修理を行わない場合に発生する業務への影響を具体的に伝えることが不可欠です。
故障箇所や修理範囲を明確にするだけでなく、それが日々の業務にどのような支障をきたしているのか、また、放置した場合にどのようなリスクがあるのかを詳細に記述します。

例えば、「生産ラインの〇番機械のモーターが異音を発しており、このままでは数日中に完全停止し、生産計画に甚大な遅延が発生する恐れがある」といったように、具体的な影響（業務停止時間、売上機会損失、安全上のリスクなど）を数値や事実に基づいて示すことで、承認者は修理の必要性と緊急性を正確に判断できます。

さらに、代替策の有無や、修理までの間に行った応急処置なども記載すると、状況把握の助けになります。
迅速な承認を得るためには、問題の深刻さと、それを解決するための修理が喫緊の課題であることを明確に訴えることが重要です。

業者選定理由と費用の透明性

修理・メンテナンスの稟議書では、どの業者に依頼するのか、そしてその業者を選定した理由を明確にすることが求められます。
単に「安いから」という理由だけでなく、過去の実績、専門性、対応の迅速さ、技術力などを総合的に評価した結果であることを示しましょう。

複数社から見積もりを取得し、費用だけでなく、修理内容、保証期間、納期なども比較検討した結果を添付すると、より説得力が増します。
特に、緊急性が高い場合は、「これまでの取引実績から、迅速な対応が期待できる」といった理由も有効です。

また、修理費用については、内訳（部品代、作業費、出張費など）を詳細に記載し、合計金額が明確であることを示します。
見積書を添付することで、費用の透明性を確保し、承認者が予算との照合を容易に行えるように配慮することが重要です。
費用の妥当性と業者選定の根拠を明確にすることで、承認プロセスをスムーズに進めることができます。

【例文】修理・メンテナンスの稟議書

以下に、オフィス設備の修理に関する稟議書の例文を示します。状況に合わせて適宜調整してください。

件名：〇〇会議室プロジェクター修理に関する稟議

申請日：2024年X月Y日
起案部署：総務部
起案者：〇〇 〇〇

１．目的
〇〇会議室に設置されているプロジェクターの故障に伴い、修理を依頼するため、承認をお願いするものです。

２．修理理由と緊急性
〇〇会議室に設置されているプロジェクター（メーカー：A社、型番：XXXXX）が2024年X月Y日より電源が入らない状態となっております。これにより、日々の会議や社内研修、外部顧客とのオンラインミーティング等に支障をきたしており、特に〇〇部では重要なプレゼンテーションの機会が制限されています。
プロジェクターは会議室の必須設備であり、業務遂行に不可欠であるため、早急な修理が求められます。

３．修理内容
故障箇所：電源系統の異常
修理範囲：本体内部の電源回路の点検・交換
期待される効果：プロジェクターの正常稼働再開、会議室の円滑な利用

４．修理業者選定理由
メーカーであるA社のサービス部門に問い合わせたところ、最も迅速かつ専門的な修理対応が可能であることが確認されました。他社修理業者と比較検討した結果、部品供給の確実性、修理技術の信頼性、アフターサービスを考慮し、A社に修理を依頼することが最適であると判断いたしました。

５．修理費用
内訳：
・診断料：5,000円
・部品代（電源ユニット）：15,000円
・作業費：10,000円
・出張費：5,000円
合計金額：35,000円（税抜）

６．見積書
添付資料１：A社サービス部門 見積書（No.YYYYY）

７．予算
2024年度設備維持管理予算（予算額：500,000円）より支出いたします。

上記の内容について、ご承認くださいますようお願い申し上げます。

システム導入の稟議書：導入効果と費用対効果を明確に

導入目的とシステム概要：課題解決の具体策を提示

システム導入に関する稟議書は、高額な投資を伴うことが多いため、特に詳細かつ説得力のある記述が求められます。
まず、なぜこのシステムが必要なのか、その導入目的を明確に示しましょう。単に「便利そうだから」ではなく、具体的な業務課題を挙げ、それがシステム導入によってどのように解決されるのかを提示します。

例えば、「手作業によるデータ入力に月間〇〇時間かかり、ヒューマンエラーも発生している」という課題に対し、「SaaS型顧客管理システムを導入することで、データ入力の自動化と一元管理を実現し、業務効率を大幅に向上させる」といった形で、課題解決の具体策としてシステム導入を位置づけます。

次に、導入するシステムの概要（システム名、主要機能、導入範囲など）を簡潔に説明します。
専門用語を避け、承認者がシステム全体のイメージを掴みやすいように配慮しましょう。既存システムとの連携や置き換えについても触れると、より理解が深まります。

費用対効果を数値で示す！投資回収計画も

システム導入の稟議において、最も重要な要素の一つが「費用対効果」の提示です。
導入にかかる費用（初期費用、月額費用、保守費用など）の内訳を明確にし、合計金額を示すだけでなく、その投資が会社にどれだけの利益をもたらすのかを具体的な数値で示す必要があります。

ITシステム導入の場合、「年間〇〇時間の業務削減（人件費換算で〇〇円）」「〇〇円のコスト削減」「売上〇〇%向上」といった具体的な数値を提示することが説得力を高めます。
例えば、新しい営業支援システムの導入により、営業担当者の移動時間が月に10時間短縮され、それが年間でどれだけのコスト削減に繋がるか、あるいは、顧客対応速度の向上により顧客満足度が上がり、それがリピート率や売上向上にどう寄与するかなどを試算して示します。

さらに、導入費用を何ヶ月、何年で回収できるかという投資回収計画を提示することで、投資の妥当性をより強くアピールできます。
費用対効果を客観的なデータに基づいて示すことで、単なる出費ではなく、将来への戦略的な投資であることを理解してもらいやすくなります。

導入スケジュールとリスク管理

システム導入は、計画的な進行が不可欠です。稟議書には、導入スケジュールを具体的に記載し、承認側がプロジェクトの全体像とタイムラインを把握できるようにします。

また、システム導入には、情報漏洩リスクやシステム障害リスク、利用者からの反発など、様々なリスクが伴います。これらの潜在的なリスクを正直に提示し、それらに対する具体的な対策（セキュリティ対策、バックアップ体制、研修計画など）も併記することで、リスク管理に対する意識の高さを示し、承認者の懸念を払拭することができます。
リスクを隠すのではなく、適切な対策を講じていることを伝えることで、より信頼性の高い稟議書となります。

これで完璧！稟議書作成のよくある疑問と回答

稟議書は紙？電子？最新の傾向と効率化のヒント

稟議書の形式について、紙媒体と電子媒体のどちらを選ぶべきか悩む方もいるでしょう。最新の傾向として、稟議の電子化が急速に進んでいます。

ある調査によると、稟議の形式で最も多いのは「ワークフローシステムを導入している」が41.3%を占めています。
これに対し、「WordやExcelで作成し、印刷して申請している」という従来の紙ベースの形式は37.6%と、依然として多いものの、電子化の波が押し寄せていることがわかります。

ワークフローシステムを導入することのメリットは多岐にわたります。例えば、申請・承認プロセスがオンライン上で完結するため、書類の回覧にかかる時間が大幅に短縮され、紛失のリスクも低減します。
また、進捗状況の可視化、過去の稟議書の検索性向上、内部統制の強化にも繋がります。特に、テレワークが普及した現代において、場所を選ばずに承認作業が行える電子稟議は、業務効率化の強力なツールとなるでしょう。

まだ紙ベースで運用している企業も、業務効率化を検討する上でワークフローシステムの導入は一考の価値があります。

「承認が遅い！」を解消するコツとは？

稟議書作成者の間で最も多い悩みの一つが「承認までに時間がかかる」ことです。実際、約8割の人が稟議の申請フローに関して悩みを感じており、その中で60.5%がこの問題を挙げています。
また、稟議を申請してから承認されるまでの平均日数は、約半数が「3日以上」と回答しており、これがビジネスチャンスの損失に繋がりかねません。

この問題を解消するためには、以下のコツを試してみてください。

1. 結論を冒頭に簡潔に: 承認者が一目で内容を把握できるように、最も伝えたいことを最初に持ってきます。
2. 情報を整理し、視覚的に: 長文を避け、箇条書き、図表、太字などを活用して、情報を分かりやすく提示します。
3. メリットを明確に: 会社にとってのメリット（コスト削減、効率化など）を強調し、承認するインセンティブを与えます。
4. 事前説明や根回し: 特に重要な稟議については、主要な承認者に対して事前に口頭で説明し、理解を得ておくことで、承認プロセスがスムーズに進むことがあります。
5. 承認ルートの最適化: 無駄な承認者が含まれていないか、承認ルートが適切であるかを確認・見直すことも有効です。
6. 承認期限のリマインド: 電子ワークフローであれば、自動リマインド機能を活用しましょう。

これらの工夫により、承認者の負担を軽減し、迅速な意思決定を促すことができます。

テンプレートを活用して作成時間を短縮！

稟議書の作成には、内容の検討から書類作成まで、ある程度の時間と手間がかかります。
この負担を軽減し、効率的に稟議書を作成するためには、テンプレートの活用が非常に有効です。

インターネット上には、WordやExcelで作成できる無料の稟議書テンプレートが多数提供されています。
これらのテンプレートは、申請日、件名、目的、金額、承認欄など、稟議書に必要な基本的な項目があらかじめ網羅されているため、項目漏れを防ぎ、ゼロから作成する手間を大幅に削減できます。

自社の目的に合ったテンプレートを選び、必要に応じてカスタマイズすることで、より使いやすく、自社のルールに沿った稟議書を効率的に作成することが可能です。
また、社内で統一されたテンプレートを使用することで、部署間での書式の違いによる混乱を防ぎ、承認者も常に同じ形式で内容を確認できるため、承認プロセス全体の効率化に繋がります。

ぜひ、様々なテンプレートを試してみて、あなたの業務に最適なものを見つけて活用してください。

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