議事録作成の基本ルールを徹底解説！わかりやすくまとめるコツ

議事録とは？目的と種類を理解しよう

なぜ議事録が必要なのか？その重要な目的

会議の議事録作成は、単なる記録作業ではありません。その最大の目的は、「会議で議論された内容や決定事項を正確に記録し、参加者・関係者間で共有できるようにすること」にあります。これにより、会議に参加したメンバー間だけでなく、参加できなかった関係者も含めて、全員が同じ情報を確実に把握できるようになります。

もし議事録がなければ、会議での決定事項があいまいになったり、認識のずれが生じたりするリスクが高まります。結果として、業務の進捗が滞ったり、予期せぬトラブルにつながったりすることも少なくありません。議事録は、参加者間の認識のずれや把握漏れを防ぎ、業務の円滑な進行を促進する上で不可欠です。

さらに、議事録は責任の所在を明確にし、次に何をすべきかという業務の優先順位を定める上でも重要な役割を果たします。誰が、いつまでに、何を行うべきかが明確になることで、タスクの実行がスムーズになり、プロジェクト全体が効率的に推進されるのです。

議事録に欠かせない基本項目

効果的な議事録を作成するためには、記載すべき基本項目を漏れなく盛り込むことが重要です。これらの項目は、会議の概要を把握し、必要な情報を迅速に参照するための骨格となります。

• 会議名: 会議の正式名称を明確に記載します。
• 日時: 会議が開催された日付と時間を正確に記録します。
• 場所: 会議が行われた場所（オンライン会議の場合はその旨）を明記しましょう。
• 参加者: 参加者全員の氏名と役職を記載します。社外の方がいる場合は会社名も加えます。
• 議題: 会議で話し合われる予定の項目を、重要度や優先順位の高いものから記載します。
• 決定事項: 会議で合意された事項を具体的に記載し、最も重要な情報として扱います。
• 決定に至るまでの賛成意見と反対意見: 決定事項に至るまでの議論の経緯を、発言者名と共に明記することで、意思決定の背景を理解しやすくなります。
• アクションプラン: 誰が、何を、いつまでに実行するのかを明確にします。これこそが議事録を「行動」につなげる鍵です。
• ペンディング事項: 合意に至らず保留となった事項を記載し、次回の検討課題として明確にします。
• 次回の会議予定: 次回の会議の日程が決まっている場合は記載し、未定の場合はその旨を明記します。

これらの項目を常に意識して記載することで、どんな議事録でも一定の品質を保ち、情報の抜け漏れを防ぐことができます。

議事録の種類とその使い分け

議事録には、その目的や用途に応じていくつかの種類があります。会議の性質によって、どの情報を重点的に記録するかが変わってくるため、適切に使い分けることが肝心です。

例えば、「決定事項中心型」の議事録は、主に意思決定の記録とその後のアクションを重視する会議で用いられます。経営会議や進捗報告会議など、スピード感を持って次の行動に移りたい場合に最適です。このタイプでは、議論の詳細よりも、「何が決まったか」「誰が何をいつまでにやるか」を簡潔にまとめることに注力します。

一方で、「議論の経緯詳細型」の議事録は、企画会議やブレインストーミングなど、意思決定に至るまでの背景やプロセスが重要な場合に適しています。ここでは、決定事項だけでなく、その過程で出た賛成意見や反対意見、検討された選択肢なども記録します。これにより、後から決定の根拠を振り返ったり、同様の問題に直面した際の参考にしたりすることが可能になります。

社内向けなのか、社外のパートナー向けなのかといった対象者の違いも、議事録の詳しさを決める要因となります。社外向けには、専門用語を避けて分かりやすい言葉で表現したり、背景説明を加えたりする配慮が求められるでしょう。会議の目的と対象者を明確にすることで、最も効果的な議事録を作成することができます。

議事録の基本構成とレイアウトのポイント

一目でわかる！議事録の「顔」となる基本フォーマット

議事録は、まず冒頭の基本情報で読み手に「何についての会議か」を伝える必要があります。会議名、日時、場所、参加者といった情報を冒頭に集約することで、議事録の「顔」として機能し、一目で全体像を把握できるようにします。これは、多忙なビジネスパーソンが数多くの文書に目を通す中で、議事録の重要性を即座に判断するための大切な要素です。

これらの基本情報を毎回手書きやゼロから入力するのではなく、テンプレートの活用を強くお勧めします。参考情報にもあるように、「事前にフォーマットを決めておくことで、記載項目を効率的に埋めることができ、担当者が変わっても一定の体裁を保てます」。これにより、作成時間の短縮だけでなく、議事録全体の品質と統一感を維持することができます。

レイアウトの工夫も重要です。適切な見出し（例えば、議題ごとに「議題1：〇〇について」など）や、十分な余白を設けることで、視覚的に読みやすい文書になります。情報を詰め込みすぎず、重要なポイントが際立つようなフォーマットを心がけましょう。

議論の流れを整理する構成のコツ

議事録の本文は、会議の議題に沿って構成することが最も効果的です。各議題のセクションで、その議題に関する議論の内容、決定事項、そしてアクションプランをセットで記述することで、議論の流れと結果をロジカルにまとめることができます。

特に重要なのは「決定事項」の明確化です。参考情報にもある通り、「会議で合意された事項を具体的に記載します」。何が合意され、何が合意されなかったのかを明確にすることで、後々の誤解を防ぎます。そして、その決定事項に対して「誰が、何を、いつまでに実行するのか」というアクションプランを具体的に紐付けましょう。これにより、議事録は単なる記録ではなく、行動を促すツールへと変わります。

もし合意に至らず保留となった事項があれば、それを「ペンディング事項」として明確に記載し、次回の検討課題として位置づけます。これにより、未解決の課題が忘れ去られることを防ぎ、会議の継続性を保つことができます。議題ごとの小見出しや箇条書きを効果的に使い、視覚的にも整理された構成を目指しましょう。

視覚的に伝わる！レイアウトと強調のテクニック

議事録は、情報を正確に伝えるだけでなく、いかに迅速に、そしてストレスなく読み手が理解できるかが重要です。そのためには、視覚的なレイアウトと強調のテクニックを駆使することが効果的です。

まず、箇条書きは情報を整理し、要点を際立たせる最も基本的な手法です。「要点を箇条書きでまとめることで、短時間で内容を把握できるようになります。」と参考情報にもあるように、長文になりがちな議論のポイントを簡潔にまとめる際に非常に有効です。特に決定事項やアクションプランは、箇条書きで列挙することで視認性が大幅に向上します。

また、太字や背景色（マーカー）を使用することも有効なテクニックです。特に決定事項、重要な合意内容、アクションプランの担当者や期限など、読み手が真っ先に確認したい情報には積極的にこれらを適用しましょう。

アクションプランのように、複数の情報（担当者、内容、期限）がセットになる場合は、表（<table>）を活用するとさらに分かりやすくなります。以下に例を示します。

これらのテクニックを組み合わせることで、読み手は議事録から必要な情報を素早く、正確に抽出し、次の行動へと移ることができるでしょう。

「わかりやすい」議事録にするための記述ルール

誤解を生まない！正確な情報の伝え方

議事録が「わかりやすい」とされる最大の理由は、その内容が正確で、読み手に誤解を与えないことにあります。このためには、5W1H（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように）を常に意識して記述することが極めて重要です。「「いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように」を明確にすることで、情報の抜け漏れを防ぎ、議事録の質を高めることができます」と参考情報にもある通り、これらの要素が欠けることで、情報が不完全になり、誤った解釈を招く可能性があります。

また、会議中の発言をそのまま書き写すのではなく、主語と述語を明確にすることも不可欠です。会話では省略されがちなこれらを補い、「〇〇さんが〜と述べた」「〜の理由で〇〇を決定した」のように、文脈を整えて読みやすい文章に修正しましょう。これにより、「誰が何を言ったのか」「何が決定されたのか」が明確になり、情報の曖昧さがなくなります。

さらに重要なのは、事実と意見（主観）を明確に区別することです。「事実と主観や意見を明確に分けて記載することで、誤解を防ぎます」という原則を守り、例えば「市場は拡大傾向にある（データに基づく事実）」と「この製品は市場で成功するだろう（意見）」を混同しないように記述してください。意見を記載する場合は、「〇〇氏の見解として」など、それが誰の意見であるかを明記することで、客観性を保つことができます。

読み手がストレスなく読める表現のコツ

議事録は、情報を素早く、効率的に伝えることを目的としています。そのため、読み手がストレスなく読めるような表現を心がけることが大切です。まず、簡潔さと要点重視が基本です。「会議中の雑談や脱線した話題は省き、決定事項やアクションにつながる要素に焦点を当てて簡潔に記述します」と参考情報が示す通り、不要な情報を削ぎ落とし、本当に伝えたいことだけに集中しましょう。

次に、文体についてです。ビジネス文書としての議事録では、「だ・である調」を用いることが一般的で推奨されています。「敬語の「ですます」調を省き、「だ・である調」を用いることも推奨されます」とあるように、ですます調よりも簡潔で、客観的な印象を与えることができます。ただし、社内の文化や議事録の種類によっては「ですます調」が適している場合もあるため、状況に応じて使い分けましょう。

専門用語についても配慮が必要です。会議の参加者全員が理解できる用語であれば問題ありませんが、一部の専門家にしか通じない言葉は避けるか、必ず簡潔な説明を加えるようにしましょう。読み手全員が同じレベルで情報を理解できるように配慮することで、議事録の読解にかかる時間を短縮し、情報共有の効率を高めることができます。

表記の統一と事前準備の重要性

議事録の質を高め、読みやすくするためには、表記の統一が非常に重要です。人名、部署名、製品名、専門用語など、文書内で同じ言葉が出てくる際には、常に同じ表記を用いるように徹底しましょう。「人名、部署名、専門用語などの表記揺れをなくし、統一することで、文書全体の印象を整えます」と参考情報が指摘するように、表記の揺れは読み手に混乱を与え、文書全体の信頼性を損なう可能性があります。特に固有名詞や略語などは、事前に確認し、統一したルールを設けておくと良いでしょう。

また、スムーズで質の高い議事録作成には、事前準備が欠かせません。「会議の目的、参加者の役割、議題の優先事項などを事前に把握しておくと、スムーズな議事録作成に繋がります」というように、会議の内容を事前に理解しておくことで、どこに重点を置いて記録すべきか、どの情報が重要かを判断しやすくなります。アジェンダや関連資料を事前に読み込み、会議のゴールを明確にしておくことが、効率的な議事録作成の第一歩となります。

議事録作成後には、速やかなレビューの習慣化も大切です。作成した議事録を会議の主要参加者にレビューしてもらい、認識のずれがないか、情報が正確に記録されているかを確認してもらうことで、最終的な品質を保証できます。このプロセスを通じて、誤記や記載漏れを修正し、より信頼性の高い議事録として完成させることができます。

議事録作成で避けたいNGワードと表現

あいまいな表現がもたらすリスク

議事録で最も避けたいのは、あいまいな表現です。例えば、「検討します」「なるべく早く」「〜という感じ」といった言葉は、具体的な行動や期限を不明確にし、後々の誤解や責任の所在の不明確化を招きます。決定事項やアクションプランは、特に明確さが求められる部分です。

「アクションプラン」では「誰が、何を、いつまでに実行するのかを明確にします」とあるように、具体的な動詞と期日を必ず盛り込む必要があります。「〇〇を検討します」ではなく、「〇〇について来週中に調査し、〇〇部長に報告する」のように、具体的な行動と期限を設定することが重要です。

あいまいな表現は、会議での合意事項が宙に浮いてしまい、業務の停滞につながるだけでなく、無駄な再確認や調整の時間を生み出す原因にもなります。読み手が議事録を読んだ際に、疑問や不明点が残らないよう、一語一句に明確性を持たせることを意識しましょう。

主観や感情を排除する客観的な記述

議事録は事実を記録する文書であるため、主観や感情的な表現は極力排除すべきです。「〜が問題」「〜は素晴らしい」「〜は非効率だ」といった評価や意見は、議事録の客観性を損ないます。たとえそれが会議で実際に発言された意見であったとしても、その発言が誰の意見であるかを明確に記載するか、「事実と主観や意見を明確に分けて記載する」というルールに従い、事実として記録すべき情報と混同しないようにしましょう。

例えば、「〇〇は問題である」と記述する代わりに、「〇〇氏より、〇〇が現在の運用において課題であるとの意見が挙げられた」のように、発言者の名前を明記し、それが「意見」であることを明確に表現します。これにより、議事録は特定の個人の感情や見解に左右されることなく、客観的な記録としての価値を保つことができます。

客観的な記述を徹底することは、議事録が後から参照された際に、過去の意思決定の背景や責任の所在を公平に判断するための基礎となります。事実に基づかない憶測や評価を避けることで、議事録の信頼性が高まります。

情報過多や専門用語の乱用を避ける

議事録作成において、会議中の全ての会話を逐一書き起こそうとすることは、情報過多となり、かえって読み手を混乱させてしまう原因となります。「会議中の雑談や脱線した話題は省き、決定事項やアクションにつながる要素に焦点を当てて簡潔に記述します」という原則を徹底し、議事録の核となる情報に絞り込みましょう。長すぎる議事録は、読むこと自体が負担となり、結果的に情報が共有されないリスクを高めます。

また、専門用語の乱用も避けたい表現の一つです。特に異なる部署や業界の参加者がいる会議の場合、特定の専門用語が理解されない可能性があります。どうしても専門用語を使わざるを得ない場合は、脚注や括弧書きで簡潔な説明を加えるなどの配慮が必要です。

議事録の目的は、情報を効率的に共有し、次の行動を促すことにあります。そのためには、簡潔さと要点重視を常に意識し、誰もが理解できる平易な言葉で記述することが重要です。冗長な表現や、理解しにくい専門用語を避けることで、議事録の可読性と実用性が大幅に向上します。

議事録の活用法と後日追記について

議事録は「未来」のためにある！効果的な活用術

議事録は、単なる過去の記録ではありません。むしろ、未来の行動や意思決定を促進するための重要なツールとして活用すべきです。「会議で議論された内容や決定事項を正確に記録し、参加者・関係者間で共有できるようにすること」という本来の目的を超え、積極的に活用することで、会議の価値を何倍にも高めることができます。

具体的には、議事録は情報共有の促進だけでなく、意思決定の根拠として機能します。なぜその決定に至ったのか、どのような議論があったのかを振り返ることで、将来的な問題解決や方針決定の際の重要な資料となります。また、記載されたアクションプランは、個々のタスク管理やプロジェクト全体の進捗管理ツールとして利用できます。

さらに、議事録を定期的に見返すことで、未解決の課題（ペンディング事項）や、次回の会議で話し合うべきアジェンダを効率的に抽出できます。これにより、会議が単発で終わることなく、継続的な改善サイクルを生み出すことが可能になります。議事録を「情報を共有し、行動を促すための未来志向のツール」として捉え、最大限に活用しましょう。

「読む」だけでなく「行動」につながる議事録にするには

良い議事録は、読まれた後に具体的な行動へとつながるものです。そのためには、特にアクションプランの記述に細心の注意を払う必要があります。「誰が、何を、いつまでに実行するのかを明確にします」というルールを徹底し、曖昧さを排除した具体的なタスクリストとして機能させましょう。

アクションプランを記載する際は、タスクの内容だけでなく、「どうやって」実行するのか、「なぜ」そのアクションが必要なのか、といった背景情報も簡潔に加えることで、担当者が迷わず行動に移せるようになります。例えば、単に「資料作成」ではなく、「〇〇の目的で、来週金曜日までに〇〇のデータを含む資料を作成する」といった具体的な情報が付加されていると、行動への障壁が低減されます。

議事録をベースにしたタスク管理やリマインダー設定も有効です。議事録が共有された後、各自が自分の担当タスクを自身のスケジュールやタスク管理ツールに落とし込むことで、実行率が高まります。また、定期的な進捗確認会議で議事録のアクションプランを読み合わせることで、責任の所在が明確になり、実行を促す効果も期待できます。

後日追記や修正の際の注意点とAI活用の可能性

議事録は一度作成したら終わりではなく、会議後に内容の確認や認識合わせが必要になることがあります。その結果、後日追記や修正が発生することもありますが、その際にはいくつかの注意点があります。まず、追記・修正を行う場合は、必ず関係者全員にその旨を共有し、承認を得ることが重要です。勝手に内容を修正することは、情報の信頼性を損なう原因となります。

また、誰が、いつ、何を修正・追記したのかを記録に残すことも大切です。変更履歴を残すことで、後から変更の経緯を追跡でき、透明性を保つことができます。多くの文書管理システムには履歴管理機能が備わっていますので、積極的に活用しましょう。

近年では、AI議事録作成ツールの活用が、この後日追記や修正の負担を大幅に軽減する可能性を秘めています。AIツールは音声認識による文字起こし、話者分離、自動要約、キーワード抽出といった機能を備え、「時間短縮」「精度向上」「情報共有の迅速化」「負担軽減」といった多くのメリットを提供します。例えば、AIが自動で要約したものをベースに修正を行うことで、ゼロから作成するよりもはるかに効率的に議事録を完成させることができます。

AIツールの導入は、議事録作成プロセスの効率化だけでなく、より正確で質の高い議事録を迅速に提供することを可能にし、結果として会議の生産性向上に貢献するでしょう。