議事録作成の苦痛を解消！誰が書くべき？役立つコツとスキル

議事録作成、誰が書くべき？担当者の役割と責任

議事録作成は、会議の成果を確実にするための重要なプロセスであり、単なる記録係の仕事ではありません。しかし、その担当者選定や業務配分には、多くの課題が潜んでいます。

議事録作成、若手社員に集中する現状

多くの企業で、議事録作成は若手社員に任される傾向にあります。参考情報によると、上司の8割以上が部下に議事録作成を依頼しているという実態が明らかになっています。

特に、20代の若手社員が1週間あたり8.46時間もの時間を議事録作成に費やしているというデータもあり、彼らが経験不足の中で多大な時間と労力を割いている現状が浮き彫りになっています。これは、若手社員の成長機会を奪い、本来集中すべき業務への支障となる可能性も秘めています。

このような状況は、議事録作成が単なる事務作業と見なされがちであることや、経験豊富な社員が主要業務に集中するためといった背景があるのかもしれません。しかし、その負担は若手社員のモチベーション低下や、会議への積極的な参加を阻害する要因にもなりかねません。

本来あるべき議事録作成の姿

議事録作成は、特定の担当者に集中させるべき業務ではなく、チーム全体で効率化を図るべき業務であるとされています。会議の参加者全員が、その内容を正確に記録し、共有することの重要性を理解する必要があります。

議事録は、単に「誰が何を言ったか」を記録するだけでなく、「何が決定され、次に何をすべきか」を明確にするためのものです。そのため、会議の目的や流れを深く理解し、重要なポイントを的確に捉える能力が求められます。

理想的には、会議のファシリテーターが主要な決定事項やアクションアイテムを確認し、それを参加者全員で補完しながら議事録を完成させる形が望ましいでしょう。これにより、議事録の質が向上するだけでなく、参加者全員の当事者意識を高めることにも繋がります。

議事録作成の多岐にわたる目的と重要性

議事録の作成は、企業の円滑な運営において不可欠な役割を担っています。その重要性は多岐にわたり、単なる記録以上の価値を持ちます。

主な目的は以下の通りです。

• 会議内容の記録・共有: 会議に参加できなかったメンバーや関係部署に、会議の内容を正確に伝える基盤となります。
• 責任の所在の明確化: 誰がどのような決定を下し、その経緯はどうだったのかを明確にし、後の認識のズレを防ぎます。
• 業務の優先順位の明確化: 次の会議や今後の業務の進め方における優先順位を明らかにし、実行すべきアクションを可視化します。
• 次回会議の効率化: 前回の議論内容を正確にまとめることで、会議の重複や長時間化を防ぎ、生産性を向上させます。
• 意思決定の証拠: 会議での決定事項を記録し、認識のズレや後出しの主張を防ぐための公式な証拠となります。

これらの目的を達成するためには、議事録が正確で、かつ分かりやすくまとめられていることが不可欠です。議事録は、会議の成果を組織全体で共有し、次の行動へと繋げるための重要なツールなのです。

議事録作成が「苦痛」で「大変」な理由を紐解く

議事録作成は多くのビジネスパーソンにとって「苦痛」であり、「大変」な業務として認識されています。その背景には、時間的な負担、会議中のマルチタスクの難しさ、そして心理的なプレッシャーが挙げられます。

ビジネスパーソンを悩ませる時間的負担

議事録作成が負担と感じられる最大の理由の一つは、その作業に費やされる時間の長さです。ある調査結果によると、ビジネスパーソンが議事録作成に費やす時間は年間平均で約320時間にも及ぶとされています。

これは週に換算すると約6時間強にもなり、多くの人がこの時間を「もったいない」と感じています。特に、67%の従業員が議事録作成に負担を感じているという報告もあり、この数字が現状の深刻さを物語っています。

本来の業務に集中したい時間や、自己研鑽に充てたい時間などが議事録作成に奪われることで、個人の生産性低下やワークライフバランスの悪化にも繋がりかねません。この時間的負担は、企業全体の生産性にも影響を及ぼす可能性があります。

「会議中に発言と両立が難しい」という本音

議事録作成の担当者が抱える具体的な不満として、「作成時間がもったいない」という声と並んで、「会議中に発言も求められ、両立が難しい」という意見が多く聞かれます。

会議中に発言し、議論に参加することは、自身の意見を表明し、貢献する上で非常に重要です。しかし、同時に議事録を正確に記録しようとすると、どちらかに集中することが困難になります。発言に集中すれば記録が疎かになり、記録に集中すれば議論の深部にまで入り込めないというジレンマに陥りがちです。

この状況は、担当者のストレスを高めるだけでなく、会議の質そのものにも悪影響を与える可能性があります。会議参加者としての本来の役割を十分に果たせないことで、貴重な意見や視点が失われてしまうことも少なくありません。

作成者の心理的負担と不満の声

議事録作成には、時間的・物理的な負担だけでなく、心理的な負担も大きく伴います。会議の内容を正確に、かつ客観的に記録することへのプレッシャーは相当なものです。

重要な決定事項やアクションアイテムの聞き漏らしは許されず、後で認識のズレが生じないよう細心の注意を払う必要があります。特に、会議で議論が白熱したり、専門的な内容が多かったりすると、そのプレッシャーはさらに増大します。また、議事録の完成度や提出期限に対する責任感も、大きなストレスとなり得ます。

こうした心理的な負担は、議事録作成を「苦痛」と感じさせる大きな要因であり、「なぜ自分ばかりがこの役割を担うのか」といった不公平感や不満の声にも繋がります。結果として、業務へのモチベーション低下を招き、最悪の場合、離職に繋がる可能性すらあります。

議事録の精度と正確性を高める！聞き取れない・タイピングが間に合わない問題の解決策

議事録作成において、会議の内容を聞き取れない、あるいはタイピングが間に合わないという問題は、多くの担当者が直面する課題です。これらの問題を解決し、議事録の精度と正確性を高めるための具体的な方法を探ります。

聞き取れない問題を解消する「事前準備」の重要性

会議中の発言を聞き取れないという問題は、議事録の精度を大きく左右します。この問題の多くは、事前の準備を徹底することで大幅に解消できます。

会議の前に、議題、目的、関連資料を事前に把握し、議論されるであろう主要なポイントや専門用語を予習しておくことが重要です。これにより、会議中の発言が「点」ではなく「線」として繋がり、全体像を理解しやすくなります。

また、会議の参加者や彼らの立場、意見の傾向などを把握しておくことも有効です。誰がどのような発言をするか、どのような決定が期待されているかをある程度予測できるため、重要な発言を聞き逃すリスクを減らせます。事前に不明点を主催者に確認しておくことも、会議中に集中力を保つ上で役立ちます。

タイピングが間に合わない場合の「要点抽出」テクニック

会議中の議論スピードにタイピングが追いつかない、という悩みもよく聞かれます。この問題に対処するためには、全てを書き留めるのではなく、「要点」を的確に抽出するスキルが不可欠です。

具体的には、5W2H（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように、いくらで）を意識して、特に「誰が何をするのか（Action Item）」や「何が決定されたのか（Decision）」に焦点を当てて記録します。議論の背景や詳細なやり取りは、後から記憶を補完できる程度のキーワードやフレーズで留めておくようにします。

また、独自の略語や記号をあらかじめ決めておくことで、タイピングスピードを向上させることも可能です。重要なのは、会議の全体像と議論の「流れ」を把握し、後で議事録を作成する際に必要な情報が何かを見極める練習を繰り返すことです。

客観的な記録と適切な情報整理の徹底

議事録の精度と正確性を高めるためには、客観的な記録を心がけ、情報を適切に整理することが重要です。事実と個人の意見を明確に分け、中立的かつ正確な表現を使用する必要があります。

自分の主観や感情を交えずに、誰が読んでも同じように理解できる記述を心がけましょう。また、議論の要点をすぐに把握できるよう、箇条書きを活用して情報を整理することも効果的です。これにより、視覚的に分かりやすくなるだけでなく、後で特定の情報を探しやすくなります。

さらに、会議中に使用された資料や共有されたデータなども、議事録に添付またはリンクすることで、情報の一元化と正確性の担保に繋がります。適切な情報整理は、議事録が単なる記録ではなく、後の業務や意思決定に役立つ「資産」となるための重要なステップです。

議事録作成スキルを磨く！記録者・記載者・書記が知っておくべきコツ

議事録作成の負担を軽減し、その質を向上させるためには、効果的なスキルとコツを身につけることが不可欠です。記録者、記載者、書記といった役割を担う全ての人々が、これらのポイントを押さえることで、より質の高い議事録を効率的に作成できるようになります。

効率を劇的に上げる事前準備と情報整理術

議事録作成の効率を飛躍的に向上させる第一歩は、徹底した事前準備にあります。会議の目的、議題、参加者、予想される論点などを事前に把握し、議事録のフォーマットを準備しておくことで、会議中の記録が格段にスムーズになります。

具体的には、

• 会議のアジェンダ（議題）を事前に確認し、何が話し合われるかを把握する。
• 関連する資料や用語に目を通し、専門用語のメモを作成する。
• あらかじめテンプレートを用意し、会議中に埋めるべき項目を明確にする。
• 会議のゴール（決定事項、アクションアイテムなど）を意識し、記録すべき重点ポイントを定めておく。

これらの準備を行うことで、会議中に「何を記録すべきか」という迷いがなくなり、議論の流れを追いつつ、必要な情報を効率的に書き留めることができます。結果として、会議後の議事録作成時間も大幅に短縮されるでしょう。

読み手の視点に立った「結論ファースト」と「箇条書き」の活用

議事録は、単に情報を記録するだけでなく、読み手にとって「分かりやすく、使いやすい」ものであることが重要です。そのためには、読み手の視点に立った構成を心がける必要があります。

最も効果的な方法の一つが、「結論ファースト」の原則です。会議で決まった結論や要点を議事録の冒頭に明確に示すことで、読み手はすぐに重要な情報にアクセスできます。これにより、時間の限られたビジネスパーソンでも、議事録から必要な情報を素早く把握することが可能になります。

また、情報を整理し、視覚的に分かりやすくするためには、箇条書きの活用が非常に有効です。複雑な議論や複数の決定事項も、箇条書きにすることで、重要なポイントを際立たせ、読み手がスムーズに理解できるようになります。

さらに、具体的な数値や固有名詞を適切に含めることで、議事録の信頼性と説得力も向上します。

スピードと正確性を両立させる実践的アプローチ

議事録作成において、スピードと正確性の両立は永遠の課題です。これらを達成するためには、実践的なアプローチが求められます。

まず、会議終了後、記憶が新しいうちに迅速に作成・共有することを強く意識しましょう。時間が経つほど記憶は曖昧になり、不明瞭な箇所を補完するのに余計な時間がかかってしまいます。可能であれば、会議終了直後から作成に取り掛かるのが理想です。

また、近年はAI議事録作成ツールなどの最新テクノロジーを積極的に活用することも重要です。これらのツールは、音声の自動文字起こしや要約機能を備えており、手作業での記録の負担を大幅に軽減します。

最終的な確認として、議事録を共有する前に、関係者（特に会議の主催者や重要な決定に関わったメンバー）に内容を確認してもらう習慣をつけることも効果的です。これにより、誤りや認識のズレを早期に発見し、議事録の最終的な正確性を確保できます。フィードバックを素早く反映することで、より信頼性の高い議事録が完成します。

議事録を「誰も見ない」状況を打破！効果的な活用法

せっかく時間をかけて作成した議事録が「誰も見ない」状態になってしまうのは、非常にもったいないことです。議事録が組織の資産として機能するためには、その活用方法を改善し、情報共有の中心に据える必要があります。

「誰も見ない」をなくす共有と活用の大前提

議事録が「誰も見ない」状況を打破するためには、まず「読みやすさ」と「アクセスしやすさ」を大前提とする必要があります。

読みやすい議事録とは、前述したように「結論ファースト」「箇条書きの活用」「客観的な記述」が徹底されているものです。忙しいビジネスパーソンが数分で要点を把握できる構成になっていることが重要です。

また、アクセスしやすいとは、特定のフォルダの奥深くや個人のPC内に保存されるのではなく、チームや組織全体が共有するクラウドストレージや情報共有ツールにアップロードされ、誰でも必要な時にすぐに参照できる状態にあることを指します。検索機能が充実している場所に保管することで、過去の議事録も瞬時に探し出せるようになります。

さらに、会議後すぐに共有することも重要です。記憶が新しいうちに共有することで、参加者の理解度が高まり、未参加者もタイムリーに情報をキャッチアップできます。

議事録を未来につなげる具体的な活用シーン

議事録は、単なる過去の記録ではなく、未来の業務や意思決定に繋がる貴重な情報源です。具体的な活用シーンを意識することで、「誰も見ない」状況を打破し、その価値を最大限に引き出すことができます。

• タスク管理・進捗確認: 議事録に記載されたアクションアイテムや担当者を基に、プロジェクトのタスクリストを作成し、定期的な進捗確認に活用します。
• 新人教育・オンボーディング: 新しいメンバーがチームやプロジェクトに加わる際、過去の議事録を共有することで、背景や経緯を効率的に理解してもらうことができます。
• 意思決定の根拠: 過去の議論や決定事項を参照することで、新たな意思決定の際の根拠とし、一貫性のある方針を維持します。
• 法務・監査対応: 重要な会議の議事録は、法務的な証拠や監査時の提出資料として利用される場合があります。
• 次の会議のアジェンダ作成: 前回の議事録で未解決の課題や次のステップとして挙げられた項目を、次回の会議のアジェンダに反映させ、議論の継続性を保ちます。

議事録がこれらの具体的なシーンで活用されることで、その存在意義が高まり、自然と参照される頻度も増加します。

情報共有を促進する最新ツールの活用

現代において、議事録の「誰も見ない」問題を解決し、その活用を促進する強力な味方となるのが、AI議事録作成ツールです。

これらのツールは、会議の音声を自動で文字起こしし、AIが要約やアクションアイテムの抽出を行うなど、多機能にわたります。

主な機能は以下の通りです。

• 高精度な文字起こし: 発言内容を正確にテキスト化し、話者識別機能で誰が何を話したかを明確にします。
• 自動要約: 長時間の会議内容をAIが分析し、重要なポイントを簡潔な要約として自動生成します。
• キーワード抽出・アクションアイテム特定: 会議の要点、決定事項、ToDoなどをAIが自動で抽出し、整理します。
• Web会議ツールとの連携: Zoom、Microsoft Teams、Google Meetなどの主要なツールと連携し、シームレスな記録を可能にします。

スマート書記、Notta、Rimo Voice、AI議事録取れる君、VOITER、JamRollなどの代表的なツールは、無料トライアルや無料プランを提供しているものも多く、手軽に導入を検討できます。これらのツールを活用することで、議事録作成の負担を軽減するだけでなく、議事録を「見られる」「活用される」情報資産へと変貌させることができるでしょう。