【議事録】基本から応用まで！作成のコツと見本で理解を深める

会議の記録は単なる作業ではありません。それは、議論を可視化し、決定を明確にし、チーム全体の認識を一致させるための重要なプロセスです。

特にリモートワークが一般化した現代において、議事録は会議の「証拠」であり、未来のアクションを導く「羅針盤」としての役割を担っています。

本記事では、議事録の基本から、AI技術を活用した最新の効率化術、そして具体的な例文まで、議事録作成のすべてを網羅的に解説します。これ一冊で、あなたも議事録作成の達人になれること間違いなしです！

議事録とは？その意味と重要性を理解しよう

議事録がなぜ必要なのか？その本質的な役割

議事録は、会議や打ち合わせの内容を記録し、参加者間で情報を共有するための文書です。

その本質的な役割は多岐にわたります。まず、会議で何が議論され、どのような結論に至ったのかを明確に記録することで、後々の「言った言わない」といった認識の齟齬を防ぎます。

特に、決定事項や合意内容、次回のタスクとその担当者・期日などを明記することは、プロジェクトの円滑な進行において不可欠です。リモートワークが普及した現代では、物理的な場を共有しないがゆえに、議事録を通じた確実な情報共有の重要性が一層高まっています。

また、議事録は将来的な参照資料としても価値を発揮します。過去の議論や決定を振り返ることで、同種の問題に対するアプローチや、意思決定プロセスの改善に役立てることが可能です。

さらに、法的な証拠として機能するケースもあり、その正確性と信頼性が強く求められます。議事録は単なる記録ではなく、組織運営における重要な情報インフラなのです。

議事録は「過去」だけでなく「未来」にも影響する

議事録の価値は、会議の記録という「過去」の視点だけでなく、将来のアクションを規定する「未来」の視点からも評価されます。

会議で決定された事項や合意内容は、議事録を通じて関係者全員に共有され、それぞれのタスクや責任が明確になります。これにより、会議が単なる話し合いで終わらず、具体的な行動へと結びつくのです。

議事録には、次回会議のアジェンダや検討課題の出発点となる情報も含まれるため、次の議論をスムーズに進める上での土台となります。

近年では、議事録は単なる記録作業から、一歩進んで「意思決定支援ツール」へと進化を遂げています。参考情報にあるように、会議の内容から次回アジェンダやタスクを自動抽出する機能が開発されており、これにより会議の質を高め、より戦略的な意思決定を支援することが可能になっています。

さらに、発言頻度や発言者ごとの発言量を可視化し、会議の傾向を分析できる機能も登場しており、客観的なデータに基づいた改善を促すことも可能です。</

このように、議事録は過去の足跡をたどるだけでなく、未来の方向性を指し示す、まさに羅針盤のような役割を果たすのです。

議事録作成を効率化！AIツールの進化がもたらす変化

「議事録作成は時間がかかり、手間がかかる」というイメージは、もはや過去のものとなりつつあります。

近年、AI技術の進化は、議事録作成の常識を大きく変えました。特に音声認識技術の高度化は目覚ましく、ディープラーニングを活用することで、複数人の同時発言や雑音がある環境でも正確な文字起こしが可能になっています。

さらに、生成AIによる要約機能は、会議全体の内容を数分で把握できる形に自動でまとめてくれます。これにより、長時間の会議議事録でも、重要なポイントを瞬時に理解することが可能です。

参考情報によれば、音声認識や要約支援を併用すると、作成時間は手作業と比較して半分以下に圧縮できるとのデータもあります。また、AI議事録ツール市場は拡大傾向にあり、大手企業・自治体を中心に多くの導入実績があります。スマート書記は累計7,000社以上、AI GIJIROKUは9,000社以上に導入されており、その効果は実証済みです。

多言語会議への対応も進んでおり、AI GIJIROKUのように30カ国語に対応し、リアルタイムで多言語字幕を生成する技術も実用化され始めています。AIツールの活用は、議事録作成の負担を軽減し、より本質的な業務に集中できる環境をもたらしているのです。

議事録と発言録の違いとは？目的別使い分け

議事録の役割と目的：要点を押さえる記録

議事録の主な役割は、会議で話し合われた内容の「要点」と「決定事項」を簡潔にまとめることです。

目的は、会議参加者および関係者間の認識を一致させ、決定された事項に基づいた具体的なアクションを促すことにあります。そのため、議論の全てを網羅するのではなく、誰が、何を決定し、次何をすべきか、その責任者は誰か、期限はいつかといった要素に焦点を当てて記録します。

一般的に、通常の社内会議やプロジェクト会議では議事録が作成されます。これにより、情報の共有と意思決定のプロセスの可視化が迅速に行われ、業務効率が向上します。

参考情報にもあるように、議事録は「単なる会話の記録ではなく、会議の議論や決定事項を正確に文書化し、関係者間の認識の一致を図るための重要な書類」です。つまり、重要なのは「議論のプロセス」よりも「結果と次のアクション」なのです。

要旨を残す割り切りと、結論を先頭に置く記述スタイルが、議事録の効果を最大化する鍵となります。

発言録の役割と目的：全てを記録する詳細さ

発言録は、会議や講演、インタビューなどにおける発言内容を、話者ごとに一字一句漏らさず詳細に記録する文書です。

その目的は、議論の経緯や言葉のニュアンス、発言者の意図までをも正確に把握することにあります。議事録が「要約」であるのに対し、発言録は「逐語記録」に近い性質を持ちます。

発言録は、以下のような特定の目的で利用されることが多いです。

• 訴訟や裁判などの法的証拠として
• 重要な意思決定プロセスの透明性を確保するため
• 研究や分析の対象として、詳細な発言内容が必要な場合
• 講演やインタビューの内容を正確に文字化し、二次利用する際

例えば、企業の株主総会や国会の審議、あるいは重要な記者会見など、言葉の一つ一つが重い意味を持つ場面で発言録が作成されます。発言録の作成には膨大な時間と労力がかかりますが、近年はAIによる音声認識技術の進化により、その負担も軽減されつつあります。

しかし、発言録は情報量が非常に多いため、情報を迅速に把握したい場合には、後述するAI要約機能などを活用して、議事録形式に変換することも有効です。

シーン別！議事録と発言録の賢い使い分け方

議事録と発言録は、それぞれ異なる目的と役割を持つため、会議や打ち合わせの性質に応じて賢く使い分けることが重要です。

一般的な社内会議やプロジェクトの進捗会議では、迅速な情報共有とアクションの明確化が求められるため、議事録を作成するのが最適です。決定事項、担当者、期限などを簡潔にまとめることで、参加者全員がスムーズに次の行動に移ることができます。

一方、法的な側面が絡む重要な会議、株主総会、役員会議での詳細な議論、あるいは外部との交渉記録など、議論の全貌や発言のニュアンスを正確に残す必要がある場合には、発言録が適しています。

しかし、発言録の作成は非常に手間がかかるため、全ての会議で作成するのは現実的ではありません。ここでAIツールの活用が有効になります。

たとえば、AI議事録ツールの中には、会議全体の文字起こし（発言録に近い形）を自動で行い、その上で生成AIが要約（議事録形式）を作成する機能を備えているものがあります。これにより、「詳細な発言記録を残しつつ、要点だけを効率的に把握する」という両方のニーズに対応することが可能になります。自社の会議の目的と重要度に応じて、最適な形式とツールを選択しましょう。

議事録の基本の書き方！押さえておくべきポイント

議事録に必要な基本項目と構成

効果的な議事録を作成するためには、まず必要な基本項目を網羅し、論理的な構成でまとめることが重要です。

一般的に、議事録には以下の項目が含まれていると、読み手にとって分かりやすくなります。

• 会議の基本情報:
  • タイトル: 会議の主題を明確に
  • 日時: 会議が開催された年月日と時間
  • 場所: 会議室名、オンライン会議の場合はツール名など
  • 出席者: 参加者の氏名と所属（敬称略）
  • 欠席者: 欠席者の氏名と所属（必要に応じて）
  • 記録者: 議事録を作成した担当者名
• 会議の内容:
  • 議題: 会議で話し合われたテーマ
  • 決定事項: 会議で合意され、決定した内容（最も重要！）
  • 議論の概要: 決定に至るまでの主要な意見や議論のポイント（簡潔に）
  • アクションアイテム: 今後実施すべき具体的なタスク、担当者、期限
  • 次回会議の予定: 次回の開催日時、場所、議題（決定していれば）

これらの項目を統一されたフォーマットで常に使用することで、会議の度にゼロから構成を考える手間が省け、情報の検索性も向上します。テンプレートを活用し、効率的に議事録作成を進めましょう。

誤解を生まずに「正確」に伝える表現術

議事録は、会議の内容を「正確」に、かつ「誤解なく」伝えることが最も重要です。

そのためには、いくつかの表現術を意識する必要があります。まず、客観的な事実に基づいて記述することを心がけ、記録者の主観や感情を排除しましょう。「〇〇であると思われる」といった曖昧な表現ではなく、「〇〇と決定した」「〇〇という意見が出た」など、事実を明確に記載します。

次に、専門用語や略語を使用する場合は、読み手が理解できるよう、必要に応じて説明を加えるか、会議内で共通認識されているもののみに限定します。特に外部の関係者に共有する可能性がある場合は、より一層注意が必要です。

また、結論や決定事項を先行して記述する「PREP法（Point, Reason, Example, Point）」のような構成は、読み手が最も重要な情報を素早く把握するために有効です。例えば、まず決定事項を明記し、その後に決定に至った背景や議論の概要を簡潔に記述する、という順序です。

具体的に、誰が何を言ったかを明確にする際は、「〇〇氏から『〜〜』という提案があった」「参加者全員で『〜〜』の方針で合意した」といった形で記録します。これにより、責任の所在も明確になり、認識のずれを防ぐことができます。

誰でも読みやすい！視覚的な整理術

どんなに内容が正確でも、読みにくい議事録では情報が伝わりにくくなってしまいます。

読み手の理解を助けるためには、視覚的な整理が非常に重要です。参考情報にもあるように、「統一されたフォーマットや、箇条書き、太字強調などを活用し、視覚的に分かりやすい議事録を作成する」ことを意識しましょう。

以下のようなポイントを取り入れると、ぐっと読みやすくなります。

• 箇条書きや番号付け:

  議題や決定事項、アクションアイテムなどは箇条書きや番号付けを用いることで、視覚的に整理され、一目で内容が把握できます。特に、複数のタスクがある場合は

  タグを使うと、順序や数が明確になります。
  1. 太字や色（タグ）による強調:

     特に重要な決定事項や、次回のタスク、担当者名、期限などは太字にしたり、ハイライトするなどして強調しましょう。これにより、読み手が重要な情報を素早く見つけ出すことができます。

  2. 表（
     タグ）の活用:

     複数のアクションアイテムや、担当者、期限、進捗状況などを一覧で管理する場合は、

     タグを使って整理すると非常に分かりやすくなります。

     項目	担当者	期限	進捗
     資料作成	田中	2023/12/31	着手
     顧客連絡	鈴木	2024/01/15	未着手
     製品デモ準備	佐藤	2024/01/20	進行中

  3. 適切な改行と段落分け:

     長文にならないよう、2〜3文ごとに改行したり、内容のまとまりで段落を分けたりすることで、文章に「余白」が生まれ、読み手の負担を軽減します。