有給申請を楽にする！LINE WORKS対応の勤怠管理システム比較

「有給休暇、もっと気軽に申請できたら良いのに…」そう感じている従業員の方も、承認フローに頭を悩ませる管理者の方も多いのではないでしょうか。

紙での申請、複雑な承認ルート、残日数確認の手間など、有給申請にまつわる課題は尽きません。しかし、日頃使い慣れたビジネスチャットツール「LINE WORKS」と勤怠管理システムを連携させれば、その課題は劇的に解決できます。

本記事では、有給申請を「楽に」するためのLINE WORKS対応勤怠管理システムに焦点を当て、そのメリットから具体的なシステムの比較、選び方のポイントまで詳しく解説します。あなたの会社の有給申請業務を劇的に効率化し、従業員満足度向上にも繋がる一歩を踏み出しましょう！

有給申請の現状と課題：なぜ「楽に」したいのか？

紙とハンコの煩雑なプロセス

多くの企業では、依然として有給休暇の申請に紙の申請書と押印が必要な場合があります。従業員は申請書を探し、手書きで記入し、承認者のデスクに持っていくという一連の作業が発生します。承認者も内容を確認し、押印してさらに次の承認者へ、そして最終的に人事・労務担当者へと回覧する手間がかかります。

この一連のプロセスは、従業員にとっては心理的なハードルとなり、申請をためらう原因にもなりかねません。また、書類の紛失リスクや、複数拠点での承認が必要な場合の郵送・FAXなどの手間も発生し、承認までに時間がかかることも少なくありません。繁忙期には申請書の山が積み上がり、処理の遅延が生じることも珍しくなく、結果として有給休暇の取得率低下にも繋がりかねない深刻な課題と言えるでしょう。

担当者の負担増大と情報連携の遅れ

有給申請は従業員だけでなく、人事・労務担当者にとっても大きな負担となります。提出された紙の申請書の内容チェック、有給残日数の確認、システムへの手入力、集計作業、そして申請に関する従業員からの問い合わせ対応など、多岐にわたる業務が発生します。

特に、有給残日数の管理は複雑で、法改正や半日休暇、時間単位有給など、多様な取得形態に対応するためには細心の注意が必要です。手作業での管理にはミスが生じるリスクが常に伴い、従業員からの信頼を損ねる可能性も潜んでいます。また、申請状況や残日数の情報がリアルタイムで共有されないため、従業員が自分の有給残日数を正確に把握しづらく、計画的な休暇取得を妨げる要因にもなり得ます。担当者の業務が属人化しやすく、担当者交代時の引き継ぎにも労力がかかる点も課題です。

多様な働き方への未対応

近年、リモートワークやフレックスタイム制、ワーケーションなど、働き方は多様化の一途を辿っています。しかし、紙ベースの有給申請システムでは、これらの新しい働き方に対応しきれないという問題が顕在化しています。

例えば、リモートワーク中の従業員が体調不良で急遽有給休暇を取得したい場合、会社に出向いて申請書を提出することは困難です。また、出張先や外出先からでも、気軽に有給申請ができる環境が求められています。紙の申請書では物理的な制約が大きく、スピーディな申請・承認が難しくなります。

このような状況は、従業員の利便性を損なうだけでなく、緊急時の対応を遅らせる原因にもなります。柔軟な働き方を推進するためには、場所や時間に縛られずに有給申請・承認が可能な、デジタル化されたシステムへの移行が不可欠です。従業員一人ひとりがストレスなく休暇を取得できる環境を整えることが、結果的に企業の生産性向上やエンゲージメント強化に繋がります。

LINE WORKS連携で変わる有給申請！注目の勤怠管理システム

LINE WORKS連携がもたらす革新的な変化

日頃から業務で利用しているLINE WORKSと勤怠管理システムが連携することで、有給申請プロセスは劇的に簡素化されます。最大のメリットは、「いつものチャット画面から、必要な手続きがすべて完結する」点にあります。

従業員は、LINE WORKSのチャット画面上でスタンプを送信したり、ボタンをタップするだけで有給休暇の申請が可能になります。これにより、従来の紙の申請書記入やシステムへのログインといった手間が一切不要となり、申請の心理的ハードルが大幅に下がります。承認者も、申請が届くとLINE WORKSの通知で即座に内容を確認し、その場で承認・却下が可能。迅速な意思決定が実現し、承認までの時間を大幅に短縮できます。打刻忘れの通知や残業時間超過の警告など、労務担当者と従業員間のコミュニケーションコストを削減し、申請・承認業務の効率化に繋がるのはもちろんのこと、年末調整業務までLINE WORKS上で完結できるシステムも登場しています。不正打刻防止のAI顔認証やGPS機能との連携も可能で、より正確な勤怠管理を実現します。

主なシステムとその特徴

LINE WORKS連携に対応する勤怠管理システムは数多くありますが、ここでは代表的なものをいくつかご紹介します。それぞれのシステムが有給申請を含む勤怠管理においてどのような強みを持っているかを見ていきましょう。

• freee人事労務・freee勤怠管理Plus (フリー株式会社):

  LINE WORKSとの連携で、チャット画面から打刻はもちろん、有給申請・承認もスムーズに行えます。打刻漏れ通知や36協定違反通知など、労務管理におけるアラート機能も充実しており、法遵守をサポートします。会計ソフトとの連携も強みで、バックオフィス業務全体を効率化したい企業におすすめです。

• KING OF TIME (株式会社ヒューマンテクノロジーズ):

  市場シェアNo.1を誇るクラウド勤怠管理システムで、LINE WORKSから指定文字の送信で打刻が可能です。多様な打刻方法（ICカード、生体認証など）と豊富なカスタマイズ機能が特徴で、複雑な勤怠ルールにも柔軟に対応します。有給管理機能も充実しており、詳細な設定が可能です。

• ハーモス勤怠 (株式会社ビズリーチ):

  LINE WORKSやSlackなど、複数のチャットツールと連携可能です。有給休暇残日数やシフトの確認も容易に行えるため、従業員自身が計画的に有給を取得しやすくなります。シンプルで直感的な操作性が魅力で、導入後の定着もスムーズに進みやすいでしょう。

• キンコン (株式会社ソウルウェア):

  LINE WORKSからの打刻に加え、交通系ICカードやPC打刻など多彩な打刻方法を提供。交通費精算機能も搭載しており、勤怠と交通費をまとめて管理したい企業に適しています。有給申請フローもシンプルで分かりやすく、承認までのリードタイムを短縮します。

これらのシステムは、いずれもLINE WORKSとの連携を通じて、有給申請をはじめとする勤怠管理業務の効率化に大きく貢献します。自社の規模や必要な機能に応じて、最適なシステムを選ぶことが重要です。

選定の際に考慮すべきポイント

LINE WORKS対応の勤怠管理システムを選ぶ際、有給申請を「楽に」するという観点から特に重要なポイントがいくつかあります。

1. 申請・承認フローの柔軟性: 自社の組織体制や承認ルートに合わせて、柔軟にフローを設定できるかを確認しましょう。部署ごとの承認者設定や、代理承認機能の有無も重要です。
2. 有給残日数の自動計算・表示機能: 従業員が自分の有給残日数をリアルタイムで確認できる機能は、計画的な有給取得を促し、人事担当者への問い合わせを減らします。法改正に対応した自動計算機能は必須です。
3. 通知・リマインダー機能: 申請が提出された際の承認者への通知、申請忘れや承認漏れを防ぐリマインダー機能は、業務の停滞を防ぎます。特にLINE WORKS連携では、チャットで直接通知が届くため見落としが少なくなります。
4. モバイル対応とUI/UX: スマートフォンやタブレットからでも快適に操作できるか、インターフェースは直感的で分かりやすいかを確認しましょう。従業員がストレスなく使えることが、導入成功の鍵となります。
5. 他のシステムとの連携性: 給与計算システムや会計システム、人事システムなど、既存のバックオフィスシステムとの連携がスムーズに行えるかも重要な選定基準です。データの二重入力の手間を省き、全体の業務効率を高めます。

これらのポイントを総合的に検討することで、自社に最適なLINE WORKS対応勤怠管理システムを見つけ、有給申請の劇的な効率化を実現できるでしょう。

各システム徹底比較！「有給申請」機能とLINE WORKS連携

多様な機能で有給申請をサポートするシステム

LINE WORKS対応の勤怠管理システムは、単に打刻を効率化するだけでなく、有給申請・管理においても多岐にわたるサポート機能を提供しています。例えば、「有給休暇の自動付与機能」は、入社日や勤続年数に応じて自動で有給休暇を付与し、担当者の手作業を大幅に削減します。

また、「残日数自動計算・表示」は、従業員が自分の有給残日数を常に正確に把握できるようにし、人事への問い合わせを減らします。半日休暇や時間単位有給の取得にも柔軟に対応し、システム上で細かな残日数管理が可能です。承認フローも、部署長、部長、人事といった多段階承認を柔軟に設定でき、代理承認機能も備えているシステムが多数です。

さらに、有給休暇の計画的付与や、5日間の有給取得義務化に対応したアラート機能なども搭載されており、法令遵守を強力にサポートします。これらの機能は、有給申請の公平性・透明性を高め、従業員が安心して休暇を取得できる環境を構築するために不可欠と言えるでしょう。

LINE WORKS連携における各社の強み

LINE WORKSとの連携方法は各システムで異なりますが、それぞれ独自の強みを持っています。主要なシステムの連携における特徴を比較してみましょう。

これらの比較から、自社が有給申請において何を最も重視するか（例えば、会計連携か、複雑な勤怠ルールへの対応か、従業員の使いやすさか）によって最適なシステムが異なると言えるでしょう。

具体的なユースケースとシステム選定例

実際にLINE WORKS対応勤怠管理システムを導入した場合のユースケースをいくつか見てみましょう。

例えば、「freee人事労務」を導入している企業では、従業員がLINE WORKSのチャットで「有給申請」と入力すると、申請フォームが立ち上がり、日付と理由を入力するだけで申請が完了します。承認者には即座に通知が届き、確認後、チャット上で「承認」ボタンをタップするだけで承認が終了します。この一連のプロセスは数分で完了し、人事担当者は自動で残日数更新やデータ集計が行われるため、月末の集計作業が大幅に軽減されます。

また、営業職が多く外出先からの申請が多い企業であれば、「KING OF TIME」のような多様な打刻方法とLINE WORKS連携を両立できるシステムが有効です。移動中でもLINE WORKSから有給申請が可能で、承認者も場所を選ばず承認できるため、承認の遅延を防げます。特に、不正打刻防止が重要な現場では、「きんろく for LINE WORKS」のようにAI顔認証やGPS連携が可能なシステムが選ばれるケースもあります。

これらの事例からもわかるように、自社の働き方、組織体制、重視する機能によって最適なシステムは異なります。無料トライアル期間を利用して、実際の操作感や連携のしやすさを試すことが、後悔しないシステム選びには不可欠です。

自分に合ったシステム選びのポイント

自社の規模と業務フローに合わせた選定

勤怠管理システムを選ぶ上で最も重要なのは、自社の規模、業種、そして既存の業務フローとの適合性です。中小企業と大企業では必要な機能やコスト感が大きく異なりますし、製造業とIT企業では勤怠管理のルールも異なるため、求められるシステムの柔軟性も変わってきます。

例えば、従業員数が少ないスタートアップ企業であれば、無料プランが充実している「IEYASU」のようなシステムから導入を検討するのも良いでしょう。一方で、従業員数が多く、複雑なシフト勤務や多様な雇用形態を持つ企業であれば、カスタマイズ性が高く、豊富な機能を持つ「KING OF TIME」や「freee人事労務」のようなシステムが適しています。

現在の有給申請を含む勤怠管理のフローを詳細に洗い出し、どのような点を効率化したいのか、どの程度のカスタマイズが必要なのかを明確にすることで、本当に必要な機能を持つシステムが見えてきます。既存の給与計算システムや会計システムとの連携可否も、二重入力を防ぎ、業務効率を最大化する上で非常に重要なポイントです。

費用対効果とサポート体制の確認

システム導入において、費用は避けて通れない要素です。初期費用、月額費用、オプション料金などを総合的に比較検討し、予算内で最大の効果が得られるシステムを選びましょう。多くのシステムが従業員数に応じた料金プランを設定しているため、自社の規模に合ったプランを選択することが重要です。

無料プランやトライアル期間を提供しているシステムも多いため、実際に使用感を確かめてから本格導入を決定することをおすすめします。ただし、単に料金が安いだけでなく、将来的な運用コストや得られる効果を考慮した「費用対効果」で判断することが肝心です。

また、導入支援やトラブル時のサポート体制が充実しているかどうかも、システム選びの重要なポイントです。導入時にスムーズな移行ができるか、操作方法に困った際にすぐに質問できる窓口があるか、トラブル発生時に迅速な対応が期待できるかなどを確認しましょう。特に、初めて勤怠管理システムを導入する企業や、ITリソースが限られている企業にとっては、手厚いサポート体制があることは大きな安心材料となります。

将来性と拡張性を考慮した選択

ビジネス環境は常に変化するため、導入する勤怠管理システムも将来の成長や変化に対応できる「将来性」と「拡張性」を持っているかどうかが重要です。現在の従業員数や業務フローだけでなく、今後、事業が拡大した場合や、新たな働き方を導入した場合にも柔軟に対応できるシステムを選びましょう。

例えば、海外展開を考えている企業であれば多言語対応のシステムが、リモートワークをさらに推進したい企業であれば、モバイル機能やAI顔認証、GPS連携などの機能が充実しているシステムが有利になります。また、法令改正への対応が迅速に行われるか、定期的な機能アップデートがあるかどうかも確認すべき点です。

他システムとのAPI連携が豊富であるか、自社で開発したツールやサービスとの連携が可能かどうかも、将来的な業務効率化の可能性を広げます。システムが提供するロードマップや開発実績なども参考にしながら、長期的な視点で投資価値のあるシステムを選択することが、結果として企業の競争力強化に繋がります。

「できない」をなくす！有給申請をスムーズにするためのヒント

導入前の準備と社員への周知

新しい勤怠管理システム、特にLINE WORKS連携システムを導入する際、最も重要なステップの一つが「導入前の準備」と「社員への周知徹底」です。システムを導入すればすべて解決するわけではなく、社員がスムーズに使いこなせる環境を整えることが成功の鍵となります。

まず、既存の有給申請フローや勤怠管理ルールを詳細に洗い出し、どの部分をシステムで自動化・効率化するのか、明確な要件定義を行いましょう。無料トライアル期間を利用し、実際にいくつかのシステムをテスト運用してみることで、自社の業務に本当に合っているかを確認できます。

システム導入が決定したら、全社員に対して新システムの導入目的、メリット（例：有給申請がLINE WORKSから楽になる、残日数確認が容易になるなど）、具体的な操作方法を丁寧に説明する場を設けましょう。操作マニュアルの配布や、Q&Aセッションの実施も有効です。特に、ITリテラシーに差がある社員もいるため、個別のサポート体制も準備しておくことが望ましいです。「なぜ変わるのか」「どう変わるのか」「自分にとって何が良いのか」を理解してもらうことで、システムへの抵抗感を減らし、円滑な移行を促進できます。

活用を促進する運用ルールと工夫

システムを導入しただけでは、その効果を最大限に引き出すことはできません。日々の運用の中で、社員が積極的にシステムを活用できるよう、具体的な運用ルールと工夫が必要です。

例えば、有給申請は必ずLINE WORKS連携システムから行うことを義務化し、旧来の紙での申請は原則廃止するなど、明確なルールを設けることが重要です。また、承認者に対しても、LINE WORKSに通知が届いたら24時間以内に承認するといった、迅速な対応を促すガイドラインを設定しましょう。

システムが提供するリマインダー機能を活用し、申請漏れや承認漏れを自動で通知する設定を行うことも有効です。さらに、有給休暇の取得を推奨するメッセージを定期的にLINE WORKSで発信したり、システム活用状況を部署ごとに共有して、利用率の高い部署を表彰するといったインセンティブを設けることも、活用促進に繋がります。社内の有給取得率目標を設定し、システムを通じてその進捗を可視化することも、組織全体の意識向上に貢献するでしょう。

定期的な見直しと改善で常に最適化

一度導入したシステムも、ビジネス環境や働き方の変化に合わせて、定期的に見直しと改善を行うことが重要です。システムは導入して終わりではなく、常に最適化を図ることで、その価値を最大限に引き出し続けることができます。

システム導入から一定期間が経過したら、社員からアンケートを取ったり、ヒアリングを実施したりして、使い勝手や課題点を洗い出しましょう。特に、有給申請のプロセスにおいて、まだ改善の余地がある点はないか、承認に時間がかかっているボトルネックはないかなどを検証します。集計されたデータ（例：承認までの平均時間、有給取得率など）を分析し、具体的な改善策を検討・実行していくことが大切です。

また、勤怠管理システムやLINE WORKS自体も、定期的に機能アップデートが行われます。これらの最新情報をキャッチアップし、自社の運用に役立つ新機能があれば積極的に取り入れていく姿勢も必要です。システムの活用状況を常に把握し、変化するニーズに合わせて柔軟に運用を調整していくことで、有給申請を含む勤怠管理業務の効率化を永続的に実現できるでしょう。

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