なぜ今、有給申請のクラウド化が求められるのか？

働き方改革と法改正への対応

現代社会では、働き方改革の推進や法改正への対応が企業にとって喫緊の課題です。特に、2019年に施行された年5日の有給休暇取得義務化は、企業に正確かつ効率的な有給休暇管理を強く求めるようになりました。手作業やExcelでの管理では、取得状況の把握漏れや、残日数計算のミスが発生しやすく、これが法令違反のリスクを高める原因となります。

また、近年急速に普及したテレワークも、勤怠管理のあり方を大きく変えました。従業員がオフィス以外の場所で勤務する際、従来のタイムカードや手書きの申請書では、リアルタイムでの労働時間の把握や、有給休暇の申請・承認が困難になります。クラウド勤怠管理システムは、PCやスマートフォンからいつでもどこでも打刻・申請ができるため、テレワーク環境下でも正確な勤怠管理を実現し、法令遵守を強力にサポートします。

実際に、2025年5月時点の調査では、勤怠管理システム利用者の68%がクラウド型を選択しており、大企業では約8〜9割、中小企業でも約4〜6割の普及率を誇っています。この数字からも、クラウド化が現代の働き方に不可欠なツールとして認識されていることがうかがえます。

業務効率化とコスト削減

有給休暇の申請・承認プロセスは、従業員と管理者双方にとって大きな負担となる場合があります。紙の申請書を提出し、承認印をもらい、人事担当者がExcelで集計するといった一連の作業は、非常に多くの時間と手間を要します。特に従業員数が多い企業では、この業務に多大なリソースが割かれ、本来の業務を圧迫する要因となりかねません。

クラウド勤怠管理システムを導入することで、これらのアナログなプロセスを一掃し、大幅な業務効率化とコスト削減が期待できます。従業員はスマートフォンやPCから数クリックで申請を完了でき、管理者はシステム上で迅速に承認作業を行えます。これにより、申請・承認漏れの防止はもちろん、手作業による煩雑な計算や集計作業が自動化されるため、担当者の業務負担が劇的に削減されます。

人手不足が深刻化する現代において、業務の自動化は企業の持続可能性を高める上で極めて重要です。システム化によって生み出された時間とリソースは、より戦略的な業務や、従業員の生産性向上に充てることが可能となり、結果として企業全体の生産性向上に繋がります。ペーパーレス化によるコスト削減効果も見逃せません。

従業員満足度向上と企業イメージ

企業が持続的に成長するためには、従業員一人ひとりのモチベーションとエンゲージメントが不可欠です。有給休暇の管理体制は、従業員満足度に直結する重要な要素の一つと言えるでしょう。従来の管理方法では、従業員は自分の有給休暇の残日数や取得状況を正確に把握しづらく、計画的な休暇取得が困難なケースが多く見受けられました。

クラウド勤怠管理システムを導入すれば、従業員は自身のスマートフォンやPCから、いつでもリアルタイムで有給休暇の残日数や申請状況を確認できるようになります。これにより、従業員は安心して休暇を計画し、取得しやすくなるため、ワークライフバランスの向上に繋がり、結果として従業員満足度の向上に貢献します。透明性の高い管理体制は、従業員からの信頼感を生み、エンゲージメントを高める効果もあります。

また、従業員の働きやすさを重視し、積極的にITツールを導入して業務効率化を図る企業姿勢は、現代の求職者にとって大きな魅力となります。労働環境の改善は、優秀な人材の獲得競争において企業イメージを向上させ、採用活動における優位性を確立することにも繋がります。有給休暇の適切な管理は、法令遵守はもちろんのこと、従業員を大切にする企業文化を醸成し、持続的な成長を支える基盤となるのです。

厳選！有給申請におすすめのクラウド勤怠管理システム5選

マネーフォワード クラウド勤怠

「マネーフォワード クラウド勤怠」は、個人事業主から上場企業まで幅広い企業に導入されている人気のシステムです。その最大の強みは、直感的で分かりやすい操作画面と、会計・給与計算などマネーフォワードシリーズの他のサービスとの強力な連携機能にあります。勤怠管理だけでなく、給与計算や年末調整まで一貫して行えるため、バックオフィス業務全体の効率化を強力に推進できます。

有給休暇管理機能も非常に充実しており、従業員ごとの有給休暇の付与日、残日数、取得状況を一目で確認できるだけでなく、年次有給休暇の取得義務対象者をシステムが自動で抽出し、アラートで通知する機能も備わっています。これにより、企業は法令遵守を容易にし、有給休暇の消化を促進できます。また、申請・承認ワークフローも柔軟に設定できるため、自社の組織体制に合わせた運用が可能です。

特に、既にマネーフォワードシリーズを利用している企業や、今後バックオフィス業務全体をクラウド化・連携させて効率化を図りたい企業には、非常に魅力的な選択肢となるでしょう。導入後のサポート体制も充実しており、初めてクラウドシステムを導入する企業でも安心して利用を開始できます。

ジョブカン勤怠管理とKING OF TIME

「ジョブカン勤怠管理」は、シンプルながらも高い汎用性を誇り、中小企業から大企業まで幅広い規模の企業に支持されています。直感的な操作性と、多様な打刻方法（PC、スマートフォン、ICカード、指紋認証など）に対応している点が魅力です。有給休暇管理機能も非常に充実しており、従業員一人ひとりの有給休暇の残日数や取得履歴をリアルタイムで確認できるほか、取得義務（年5日）に関するアラート通知や、年次有給休暇管理簿の自動作成機能まで備わっています。

一方、「KING OF TIME」は、勤怠管理システム業界でトップクラスのシェアを誇る老舗システムです。その最大の特長は、その圧倒的な機能の網羅性と、シンプルで分かりやすい料金体系にあります。打刻方法の豊富さはもちろん、多様な勤務形態や就業規則に柔軟に対応できるカスタマイズ性の高さも評価されています。有給休暇の申請・承認ワークフローも細かく設定でき、管理者は従業員の有給休暇取得状況を一覧で確認し、スムーズに承認作業を進めることが可能です。

ジョブカンは「シンプルさと汎用性」、KING OF TIMEは「機能の網羅性と信頼性」を求める企業にそれぞれおすすめです。どちらのシステムも、法令遵守を支援しつつ、従業員の有給休暇取得を円滑にするための強力なツールとなるでしょう。

ジンジャー勤怠とfreee勤怠管理Plus

「ジンジャー勤怠」は、リアルタイムでの勤怠管理と有給休暇管理を強みとするシステムです。勤怠状況や有給休暇の残日数をいつでも最新の状態で確認できるため、管理者と従業員双方にとって非常に便利です。特に注目すべきは、法改正に自動でアップデートされる機能です。これにより、企業は常に最新の法令に対応した勤怠管理が可能となり、法改正への対応漏れのリスクを大幅に軽減できます。

有給休暇の残日数アラート機能や、企業独自の特別休暇設定にも柔軟に対応しているため、多様な働き方や福利厚生制度を持つ企業でも安心して利用できます。給与計算システムとの連携もスムーズで、バックオフィス業務の一元化に貢献します。

一方、「freee勤怠管理Plus」は、特に中小企業に強い人気を誇るシステムです。会計ソフトfreeeとの連携を前提として設計されており、直感的な操作性と導入・運用しやすい点が最大の特徴です。複雑な設定を必要とせず、誰でも簡単に使いこなせるインターフェースは、ITリソースが限られる中小企業にとって大きなメリットとなります。有給休暇の自動付与や残日数管理はもちろん、従業員自身が申請状況を確認できる機能も充実しており、従業員満足度の向上にも寄与します。

ジンジャー勤怠は「法改正への自動対応と柔軟なカスタマイズ」、freee勤怠管理Plusは「中小企業向けの直感的な操作性と会計ソフトとの連携」を重視する企業にそれぞれ最適な選択肢となるでしょう。

システム選びで失敗しない！チェックすべきポイント

自社の規模・業務形態への適合性

クラウド勤怠管理システムを選ぶ上で最も重要なのは、自社の規模や雇用形態、勤務形態にシステムが適合しているかどうかです。一口に「勤怠管理システム」と言っても、機能や料金体系は多岐にわたります。例えば、正社員が中心でシンプルな勤務形態の企業と、パート・アルバイトが多く、シフト制やフレックスタイム制を導入している企業では、必要な機能が大きく異なります。

参考情報でも触れているように、大企業、中堅企業、中小企業と、企業規模によってシステムの普及率や求められる機能は変わってきます。従業員数が少ない中小企業であれば、多機能すぎるシステムはオーバースペックとなり、コストだけがかさんでしまう可能性があります。逆に大企業であれば、複雑な組織体制や多種多様な就業規則に対応できる柔軟なカスタマイズ性が必要です。

導入前に、自社の現在の勤怠管理フロー、従業員の雇用形態、変形労働時間制やみなし残業などの有無を詳細に洗い出し、必要な機能と不要な機能を明確にすることが失敗しないシステム選びの第一歩となります。無理に自社をシステムに合わせるのではなく、システムが自社にフィットするかを慎重に見極めましょう。

有給休暇管理機能の充実度

有給休暇申請の効率化を目的とするならば、有給休暇管理機能の詳細な内容をしっかりとチェックすることが不可欠です。単に「有給管理ができます」というだけでなく、具体的にどのような機能が搭載されているかを確認しましょう。

例えば、年次有給休暇の自動付与機能、従業員ごとの残日数をリアルタイムで確認できる機能、年5日の取得義務に対するアラート機能、繰越や失効の自動管理、そして労働基準法で義務付けられている「年次有給休暇管理簿」の自動作成機能は、法令遵守と業務負担軽減に直結するため、非常に重要なポイントです。また、企業によっては、特別休暇やリフレッシュ休暇など、有給休暇以外の休暇制度を設けている場合もあるでしょう。そうした企業独自の休暇設定に柔軟に対応できるかどうかも確認すべきです。

これらの機能が充実していれば、管理者側のミスを減らし、従業員も安心して休暇を申請できるようになります。システムによっては、有給休暇取得計画表の作成支援機能や、従業員が休暇申請時に残日数を考慮できるよう、取得可能な日数を表示する機能なども搭載されています。自社にとってどの機能が最も必要かを優先順位付けて検討しましょう。

操作性とサポート体制

どんなに高機能なシステムでも、従業員や管理者がストレスなく利用できなければ、その導入効果は半減してしまいます。特に従業員が日々利用する打刻や申請画面は、直感的で分かりやすいインターフェースであることが極めて重要です。複雑な操作が必要なシステムでは、従業員が利用をためらい、結果的にシステムが形骸化してしまうリスクがあります。

多くのシステムが無料トライアル期間を設けているので、実際に従業員数名と管理者で試用し、操作性を確認することをおすすめします。その際、PCだけでなく、スマートフォンアプリでの操作性も忘れずにチェックしましょう。

また、導入時や運用中に疑問やトラブルが発生した際に、迅速かつ的確なサポートが受けられるかどうかも重要なポイントです。電話、メール、チャット、FAQサイトなど、どのようなサポート体制が用意されているか、対応時間や範囲、費用などを事前に確認しておきましょう。セキュリティ対策も非常に重要です。データの暗号化、アクセス制限、バックアップ体制、ISMS認証などの取得状況も、安心して利用するために確認すべき項目です。これらを総合的に判断し、導入後の運用までを見据えたシステム選定を行いましょう。

導入効果を最大化！有給申請システム活用術

全社での利用ルールの明確化

せっかくクラウド勤怠管理システムを導入しても、その運用ルールが曖昧では、導入効果を最大限に引き出すことはできません。システム導入の際には、全従業員がシステムを適切に利用できるよう、明確なルールを定めて周知徹底することが不可欠です。例えば、申請はいつまでにシステム上で行うのか、承認は誰が、いつまでに行うのか、といった基本的なフローを具体的に定めましょう。

従業員向けには、システムの操作方法を記載したマニュアルを作成し、説明会を実施することも有効です。特に有給休暇の申請に関しては、残日数や取得義務について改めて従業員に周知し、計画的な休暇取得を促す機会とすることもできます。管理職向けには、承認プロセスの重要性や、承認が遅れることによる業務への影響を説明し、迅速な承認を促す必要があります。

ルールを明確にすることで、システムへの入力漏れや申請遅延といったトラブルを未然に防ぎ、スムーズな運用が可能となります。これは、システム導入による業務効率化だけでなく、法令遵守の徹底にも繋がる重要なステップです。

他システムとの連携で業務効率を加速

クラウド勤怠管理システムの導入効果をさらに高めるためには、他のシステムとの連携を積極的に検討することが非常に重要です。特に、給与計算システムや人事管理システムとの連携は、バックオフィス業務全体の効率化を劇的に加速させます。例えば、勤怠データから給与計算に必要な労働時間や残業時間、有給取得日数を自動で連携することで、手動でのデータ入力や集計の手間が一切不要になります。

これにより、入力ミスによる給与計算の誤りを防ぎ、担当者の作業時間を大幅に削減できます。マネーフォワード クラウド勤怠のように、会計・給与計算・人事労務といった複数のサービスが連携するシリーズを選べば、データの一元管理が容易になり、情報伝達のタイムラグも解消されます。

また、人事管理システムと連携すれば、従業員の入社・退社情報、部署異動情報などが自動で勤怠システムに反映され、マスターデータの管理がより正確かつ効率的になります。システム間の連携を最大限に活用することで、情報のサイロ化を防ぎ、部門を横断したスムーズな業務フローを構築し、企業全体の生産性向上を実現できるでしょう。

定期的な運用状況の評価と改善

システム導入はゴールではなく、あくまでスタートラインです。導入効果を最大化し、長期的にシステムを有効活用するためには、定期的に運用状況を評価し、必要に応じて改善していくプロセスが欠かせません。例えば、導入から数ヶ月後に、システム導入前と比較して有給申請・承認にかかる時間、エラー発生率、担当者の業務負担などがどの程度削減されたか、具体的な数値で評価してみましょう。

従業員や管理者からのフィードバックを収集することも非常に重要です。「使いにくい点はないか」「もっと改善してほしい機能は何か」といった生の声を吸い上げ、システムのベンダーに改善要望として伝えることで、より自社にフィットしたシステムへと進化させることができます。

システムのベンダーは定期的に機能アップデートを行っています。これらのアップデート情報を常にチェックし、新しい機能で業務効率化が図れないか、あるいは既存の課題を解決できないかを検討しましょう。運用の評価と改善を繰り返すことで、システムは常に最適な状態を保ち、企業の成長に合わせて進化し続ける強力なツールとなるのです。

あなたの疑問を解消！有給申請システムQ&A

Q1: 導入にかかる費用はどれくらいですか？

有給申請を含むクラウド勤怠管理システムの導入費用は、システムの種類、提供ベンダー、そして最も重要なのが「利用する従業員数」によって大きく変動します。多くのシステムは、月額料金制を採用しており、1ユーザーあたり数百円から、といった料金体系が一般的です。初期費用が無料のシステムもあれば、設定費用として数万円〜数十万円が必要となるケースもあります。

例えば、従業員数が数十人規模の中小企業であれば、月額数千円〜数万円程度で利用できるシステムが多いですが、従業員が数百人、数千人となる大企業では、それに比例して月額費用も高くなります。特定の高度な機能（例えば、複雑なシフト管理や外部システム連携など）を利用する場合は、追加オプション料金が発生することもあります。

導入を検討する際は、まずは自社の従業員数と必要な機能を明確にし、複数のシステムの料金シミュレーションを比較検討することが重要です。多くのベンダーが無料トライアル期間を設けているので、実際に試用して費用対効果を見極めることを強くおすすめします。長期的な視点で、年間コストと削減される業務負担やヒューマンエラーによる損失を比較して判断しましょう。

Q2: 現在使っているExcel管理からの移行は大変ですか？

「長年Excelで勤怠管理をしてきたから、システムへの移行が大変そう…」と感じる企業は少なくありません。しかし、結論から言えば、多くのクラウド勤怠管理システムは、Excelからのデータ移行をスムーズに行えるよう工夫されています。確かに、初期設定として従業員情報や過去の有給休暇残日数などをシステムに入力する作業は発生しますが、これは一度きりの作業です。

多くのシステムベンダーは、Excelテンプレートを提供したり、データインポート機能を充実させたりすることで、移行作業の負担を軽減しています。また、導入時には専任の担当者がつき、データ移行や初期設定をサポートしてくれるサービスも一般的です。事前にベンダーに相談し、移行支援の内容や費用について確認しておくと安心です。

移行作業は、単にデータを移すだけでなく、これまでのExcel管理で曖昧だったルールや、非効率だったプロセスを見直す絶好の機会でもあります。この機会に業務フローを最適化し、システム導入による効果を最大限に引き出すことを目指しましょう。移行の労力を上回る長期的なメリットが確実に得られるはずです。

Q3: セキュリティ面は大丈夫ですか？

クラウドシステムを利用する上で、セキュリティは最も懸念される点の一つでしょう。特に、従業員の個人情報や機密性の高い勤怠データを扱うため、不安を感じるのは当然です。しかし、現代のクラウド勤怠管理システムは、高度なセキュリティ対策が講じられています。

具体的には、通信の暗号化（SSL/TLS）、データセンターの物理的セキュリティ、不正アクセス防止のための厳重なアクセス制限、データの定期的なバックアップと災害対策などが挙げられます。多くのベンダーは、国際的な情報セキュリティマネジメントシステム規格であるISMS（ISO/IEC 27001）認証などを取得しており、情報セキュリティに対する高い意識と体制を確立しています。

また、クラウドサービスは、自社でサーバーを運用するオンプレミス型と比べて、専門のセキュリティチームが常に最新の脅威に対応しているため、かえってセキュリティレベルが高いとも言えます。導入を検討する際は、各ベンダーのセキュリティポリシーや、取得している認証情報などを必ず確認し、安心して利用できるシステムを選びましょう。プライバシーポリシーを確認することも重要です。