有給休暇の理由、正直に書くべき？法律と賢い書き方を解説

有給休暇の申請、理由を伝える必要はある？法律の基本

法律上の基本原則：取得理由の開示義務なし

有給休暇は、労働基準法によって定められた労働者の正当な権利です。この法律において、労働者が有給休暇を取得する際に、その理由を会社に詳しく伝える義務は一切ありません。これは多くの人が誤解しやすい点ですが、法律の基本として非常に重要なポイントです。

したがって、有給休暇の申請書に理由を記載する欄があったとしても、「私用のため」と簡潔に記載するだけで法的には全く問題ありません。会社が従業員に有給休暇の理由を尋ねること自体は違法ではありませんが、その理由を根拠として有給休暇の取得を拒否することは、労働基準法違反にあたる可能性が高く、違法とみなされます。

労働者は、自身のライフワークバランスを保つため、心身のリフレッシュのためなど、あらゆる理由で有給休暇を取得する自由があります。会社側は、労働者のこの権利を尊重し、取得しやすい環境を整備することが求められています。

「時季変更権」とは？会社が拒否できる例外

原則として、会社は労働者の有給休暇取得を拒否できません。しかし、唯一の例外として「時季変更権」というものが存在します。これは、労働者が指定した時季に有給休暇を取得することが、「事業の正常な運営を妨げる場合」に限り、会社がその取得時季を変更するよう求めることができる権利です。

ただし、この時季変更権の行使は非常に限定的であり、安易に行使できるものではありません。例えば、「繁忙期だから」「人手が足りないから」といった漠然とした理由だけでは、時季変更権の正当な行使とは認められません。具体的な業務への著しい支障が客観的に判断できる場合にのみ、認められる権利です。

会社側は、時季変更権を行使する前に、まず代替要員の確保や業務体制の見直しなど、取得時季の変更を回避するための努力をする必要があります。労働者も、会社の時季変更権行使が正当かどうかを理解しておくことで、不当な拒否から自身を守ることができます。

2019年からの義務化：年5日取得の重要性

有給休暇に関する大きな転換点として、2019年4月1日から「年5日の有給休暇取得義務化」が施行されました。これは、年10日以上の有給休暇が付与されるすべての労働者に対して、企業が年に5日以上の有給休暇を取得させることが義務付けられたものです。

この義務化により、労働者側だけでなく、企業側にも有給休暇の取得を促進する責任が課せられました。厚生労働省の調査によると、この制度導入後、有給休暇の取得率は着実に上昇しています。令和4年度（2022年度）には62.1%に達し、2023年にはさらに65.3%まで上昇。政府目標の70%に近づいていることが伺えます。

この義務化は、日本における「有給休暇は取りにくい」という長年の常識を覆し、労働者がためらうことなく休暇を取得できる環境作りの大きな後押しとなっています。企業は、取得義務化に対応するため、計画的な有給休暇取得の奨励や、取得しやすい雰囲気作りを積極的に行うことが求められています。

「私事」が一番無難？有給申請で使える理由の例

最もシンプルで一般的な「私用のため」の利用

有給休暇の申請において、最も無難で広く利用されている理由が「私用のため」です。法律上、有給休暇の取得理由を詳細に会社に伝える義務がないため、この表現は完全に正当であり、何ら問題ありません。

この表現の最大のメリットは、プライバシーが保護される点にあります。個人的な事情を職場に知られたくない場合や、特に具体的な理由を説明する必要がない場合に非常に有効です。また、会社の側も「私用」とあればそれ以上詮索することが難しく、スムーズな承認につながりやすいでしょう。

もちろん、職場の文化や上司との関係性によっては、もう少し具体的に伝えた方が円滑な場合もありますが、基本的には「私用のため」で十分であることを覚えておきましょう。特に申請書に理由欄がある場合でも、この一言で完結できます。

状況に応じた具体的な理由の選び方

「私用のため」で問題ないとはいえ、状況によっては、簡潔に具体的な理由を伝えた方が、職場との円滑なコミュニケーションにつながる場合があります。会社側も具体的な理由が分かれば、業務の調整や代替人員の手配がしやすくなるメリットがあるからです。

例えば、以下のような理由であれば、簡潔に伝えることで理解を得やすいでしょう。

• 通院・健康診断：「通院のため」「健康診断のため」
• 家庭の事情：「家族の看病のため」「子供の学校行事参加のため」
• 冠婚葬祭：「親族の結婚式参列のため」「法事のため」
• 公的手続き：「役所での手続きのため」

これらの理由を伝えることは、会社への配慮と受け取られ、今後の人間関係を円滑にする上でプラスに働くこともあります。ただし、どこまで詳細に伝えるかは個人の判断であり、決して強制されるものではありません。

避けるべき理由と「嘘」のリスク

有給休暇の理由を伝える義務がないとはいえ、虚偽の理由を伝えることは避けるべきです。例えそれが「バレなければ問題ない」と考えていたとしても、後々発覚した場合、会社からの信頼を失うだけでなく、就業規則に違反する行為として懲戒処分の対象となる可能性もあります。

例えば、実際には遊びに行っていたのに「親族の法事」と偽ったり、軽微な体調不良なのに「インフルエンザ」と申告したりする行為は、倫理的に問題があるだけでなく、職場の秩序を乱す行為とみなされる可能性があります。

もし、詳細をどうしても伝えたくない場合は、潔く「私用のため」と記載するのが最も賢明な選択です。正直であることは、長期的な職場での信頼関係を築く上で非常に重要です。不必要なリスクを冒してまで嘘をつく必要はないことを理解しておきましょう。

「旅行」や「家庭の事情」も大丈夫！状況別の伝え方

プライベートな理由を伝える際のポイント

有給休暇の取得理由として最も多いのが「遊び・趣味のため」というデータが示す通り、旅行やプライベートな活動のために有給休暇を取得することは、もはや珍しいことではありません。臆することなく、堂々と申請して問題ありません。

伝え方としては、「私用のため」で十分ですが、職場の雰囲気や上司との関係性によっては、簡潔に「旅行のため」と伝えても差し支えないでしょう。ただし、過度に詳細な旅行計画などを伝える必要はなく、あくまで簡潔に済ませることがポイントです。

大切なのは、休暇取得によって業務に支障が出ないよう、事前にきちんと引き継ぎを行うなどの配慮をすることです。そうすることで、会社も安心して休暇を承認しやすくなり、あなた自身も気兼ねなく休暇を楽しむことができるでしょう。

家族の事情や冠婚葬祭の伝え方

家族の看病、子どもの学校行事、親族の冠婚葬祭など、家庭の事情による有給休暇の取得は、多くの職場で理解を得やすい理由の一つです。これらの事情は誰にでも起こりうることであるため、簡潔に伝えることでスムーズな承認につながりやすい傾向があります。

例えば、「家族の看病のため」「子の学校行事参加のため」「親族の結婚式参列のため」といった具体的な理由を伝えることで、上司も状況を把握し、業務調整がしやすくなります。場合によっては、慶弔休暇など、有給休暇とは別の特別休暇制度が適用される可能性もあるため、会社の就業規則を確認してみるのも良いでしょう。

プライベートな領域ではありますが、家庭の事情は人生において避けられない出来事です。率直かつ丁寧に伝えることで、会社との信頼関係を維持しつつ、必要な休暇を取得できます。

公的な手続きやイベントのための申請

役所での手続き、引っ越し、銀行での重要な手続きなど、個人的な都合で平日にしか対応できない公的な手続きやイベントのために有給休暇を取得することもあります。これらもまた、具体的な理由を簡潔に伝えることで理解を得やすいケースです。

例えば、「役所での手続きのため」「転居手続きのため」といった形で伝えることで、上司も「なぜ平日に休む必要があるのか」を容易に理解できます。このような具体的な理由を伝えることは、特に若い世代の従業員にとっては、有給休暇を「使いやすい」と感じる要因にもなるでしょう。

繰り返しになりますが、詳細を詮索されるいわれはありません。しかし、簡潔に理由を伝えることで、職場の信頼関係を保ち、よりスムーズな休暇取得を実現できる可能性があることを考慮に入れて、判断すると良いでしょう。

体調不良や病院受診、正直に伝えるメリット・デメリット

体調不良を伝える際の注意点とメリット

体調不良で有給休暇を取得する場合、「体調不良のため」と正直に伝えることにはいくつかのメリットがあります。まず、周囲に配慮し、感染症の拡大を防ぐという社会的責任を果たすことができます。特に風邪やインフルエンザなど、感染リスクのある病気の場合は、正直な申告が職場全体の健康を守ることにつながります。

また、体調不良であることを伝えることで、上司や同僚が業務調整の必要性を理解しやすくなり、円滑な業務遂行に協力してくれる可能性が高まります。
しかし、デメリットとして、個人のプライバシーに関わる情報を開示することになるため、病状の詳細を過度に詮索されるリスクも考慮する必要があります。

そのため、基本的には「体調不良のため」と簡潔に伝え、必要以上の詳細は話さないことが賢明です。診断書の提出を求められる場合もありますが、これは会社がその必要性を合理的に判断した場合に限られます。

病院受診の正直な申告と必要な対応

通院や健康診断のために有給休暇を取得する場合も、「通院のため」「健康診断のため」と具体的に伝えることで、会社からの理解を得やすくなります。定期的な通院が必要な場合や、人間ドックなどの健康診断は、従業員の健康管理上も重要なため、会社側も積極的に取得を推奨する傾向にあります。

正直に伝えることのメリットは、会社があなたの健康状態をある程度把握することで、将来的な業務配慮などにつながる可能性もある点です。
また、近年では「時間単位年休制度」を導入している企業も増えています。これは、有給休暇を1時間単位で取得できる制度であり、短時間の通院などには非常に有効です。もしあなたの会社にこの制度があれば、活用を検討してみましょう。

診断書の提出については、会社が従業員の健康状態を把握する必要がある場合や、長期にわたる療養が必要な場合に求められることがあります。通常の一日程度の通院であれば、診断書の提出は不要なケースが多いです。

感染症の場合の特別な配慮と伝え方

インフルエンザ、新型コロナウイルス感染症など、感染症に罹患した場合は、特に正直かつ具体的に伝えることが重要です。これは、自身の回復のためだけでなく、職場内での感染拡大を防ぎ、他の従業員の健康を守るという点で、強い社会的責任が伴うからです。

感染症の具体的な病名を伝えることで、会社側は就業規則に沿った適切な対応（例えば、一定期間の自宅療養指示、消毒措置、代替要員の配置など）を迅速に講じることができます。就業規則によっては、有給休暇ではなく、特別休暇や病気休暇が適用される可能性もありますので、確認してみましょう。

このような場合は、個人情報保護の観点よりも、公衆衛生の観点が優先されることが多いです。躊躇せずに事実を伝え、会社の指示に従うことが、結果的に自分自身と職場の双方にとって最善の選択となります。

有給申請書に理由を書く際の注意点と例文

申請書記入時の一般的な注意点

有給休暇の申請書を記入する際には、いくつかの一般的な注意点があります。まず、会社の指定する申請書様式に従って記入することが大前提です。必要な情報を漏れなく記入し、特に取得希望日や取得日数は正確に記載しましょう。

提出期限が設けられている場合は、必ずその期限までに提出することが重要です。突然の取得でやむを得ない場合を除き、余裕を持って申請することで、会社側も業務調整を行いやすくなります。

申請方法については、最新のデータによると「紙の申請書を担当者に提出する」が34.4%で最も多く、次いで「社内システムに入力する」が32.3%となっています。あなたの職場の慣習や規定に沿った方法で申請を行いましょう。理由欄が必須でない場合は、無理に詳細を記載する必要はありません。

ケース別！有給申請書記入例

有給休暇申請書の「理由」欄は、前述の通り「私用のため」で十分ですが、状況に応じてより具体的に記載する際の例文をいくつかご紹介します。簡潔で分かりやすい表現を心がけましょう。

これらの例文を参考に、ご自身の状況に合わせて適切に記載してください。重要なのは、曖昧な表現や虚偽の情報を記載しないことです。

上司や会社とのコミュニケーションの重要性

有給休暇は労働者の権利であり、取得理由を詳しく伝える義務はありませんが、円滑な職場関係を築き、気持ちよく休暇を取得するためには、上司や会社との適切なコミュニケーションが非常に重要です。

休暇取得の希望を伝える際には、事前に上司に口頭で相談し、業務への影響を最小限に抑えるための配慮を示すことが望ましいでしょう。具体的には、業務の進捗状況を共有したり、必要な引き継ぎを事前に行ったりするなどの努力です。

「職場の雰囲気」が有給休暇を取得しやすいかどうかに最も影響するというデータもあります。労働者側が積極的にコミュニケーションをとり、責任ある行動を示すことで、会社側も安心して休暇を承認し、ひいては職場全体の有給休暇取得しやすい雰囲気を醸成することにつながります。相互理解と配慮が、より良いワークライフバランスを実現する鍵となるでしょう。