タイムカードの選び方：フォーマットから保管方法まで徹底解説

タイムカードや勤怠管理は、企業のコンプライアンス遵守と円滑な労務管理のために不可欠です。
本記事では、タイムカードの選び方、フォーマット、保管方法、そして最新の勤怠管理システムについて、最新の情報を交えて徹底解説します。

タイムカードの種類：フォーマットと本体マシン

多様な打刻方法を徹底解説

現代の勤怠管理には、様々な打刻方法が存在します。最も広く知られているのが、紙のタイムカードをタイムレコーダーに差し込む「タイムカード式」です。これはシンプルで導入コストが低い点が魅力ですが、集計に手間がかかることや、不正打刻のリスクが指摘されています。

次いで、「ICカード式」は社員証や交通系ICカード（FeliCa対応）をタイムレコーダーにタッチして打刻する方法で、システム連携が容易な点が特徴です。さらに、指紋や静脈、顔などの生体情報を用いる「生体認証式」は、なりすましによる不正打刻を最も効果的に防ぐことができますが、導入コストは高額になる傾向があります。

PCやスマートフォンから打刻する「Webブラウザ型/モバイルGPS打刻」も普及しており、テレワークや直行直帰など、多様な働き方に対応できます。GPS機能で打刻場所を特定できるため、勤怠の正確性も確保しやすいのが利点です。

従来の紙式から最新の生体認証まで

タイムカードの進化は、勤怠管理の歴史そのものと言えるでしょう。
古くから利用されてきた「タイムカード式」は、その手軽さから多くの企業で採用されてきましたが、手作業での集計には時間と労力がかかり、ミスも発生しやすいという課題を抱えています。
1日に複数回打刻が必要な職場では、6欄モデルなどのタイムカードが用いられることもあります。

これに対し、「ICカード式」は、社員証と一体化させることで利便性を高め、打刻データをシステムで一元管理することで集計の手間を大幅に削減します。
システム連携により、給与計算へのスムーズな移行も可能です。

最先端の「生体認証式」は、従業員本人しか打刻できないため、代理打刻などの不正行為を完全にシャットアウトできる強力なセキュリティが特徴です。
しかし、導入時のコストや従業員のプライバシーへの配慮など、検討すべき点も存在します。

システムの導入で得られるメリット

勤怠管理システムを導入する最大のメリットは、労務管理業務の劇的な効率化とコンプライアンスの強化にあります。
打刻から集計、給与計算までを自動化することで、手作業によるミスやそれに伴う修正作業の時間を大幅に削減できます。
これにより、労務担当者はより戦略的な業務に注力できるようになります。

また、システムは最新の法改正にも自動で対応するため、労働基準法などの法令違反リスクを軽減し、企業のコンプライアンスを強化します。
従業員の労働時間を正確に把握し、残業時間の管理や過重労働の防止にもつながるため、従業員の健康と安全を守る上でも不可欠です。

さらに、代理打刻や改ざんといった不正行為の防止にも貢献し、リアルタイムで従業員の勤務状況を把握できるため、労務リスクの早期発見にもつながります。
これらのメリットは、企業の信頼性向上にも寄与します。

FeliCa対応や無線・モバイルタイプも

ICカード活用のメリットとFeliCa対応

ICカード式のタイムカードは、利便性と効率性の両面で多くのメリットをもたらします。
特にFeliCa対応のICカードリーダーを導入すれば、すでに多くの人が日常的に利用している交通系ICカード（Suica, Pasmoなど）や、既存の社員証をそのまま勤怠管理に活用できるため、新たに専用のカードを発行する手間とコストを削減できます。

ICカードでの打刻データは自動的にシステムに連携されるため、手作業での集計が不要となり、ヒューマンエラーのリスクも大幅に減少します。
また、入退室管理システムと連携させることで、セキュリティ強化と勤怠管理の一元化を図ることも可能です。
ただし、ICカード自体の紛失や破損には注意が必要であり、紛失時の対応フローを事前に定めておくことが重要です。

テレワークを支えるモバイルGPS打刻

コロナ禍を機に急速に普及したテレワークや、営業職などの直行直帰が多い働き方において、その真価を発揮するのがモバイルGPS打刻です。
従業員はスマートフォンやPCから、場所を選ばずに打刻できるため、オフィスに出社する必要がありません。

GPS機能を活用することで、打刻された場所を正確に記録・把握できるため、どこで誰がいつ働いたのかを客観的に管理することが可能になります。
これにより、サテライトオフィスや出張先からの勤務であっても、適切な労働時間管理が行え、サービス残業などの問題を防ぐ一助となります。

ただし、GPS情報の取得には従業員の同意が必要であり、プライバシーへの配慮も欠かせません。
また、通信環境に左右される可能性もあるため、オフライン打刻機能の有無なども確認しておくと良いでしょう。

最新システムの連携と将来性

現代の勤怠管理システムは、単に打刻するだけでなく、他の人事・労務システムとの連携によってその価値をさらに高めます。
例えば、勤怠管理システムと給与計算システムを連携させれば、集計された労働時間データが自動で給与計算に反映され、二重入力の手間やミスをなくすことができます。

また、人事評価システムやタレントマネジメントシステムと連携することで、従業員の働き方をより深く分析し、適切な人員配置や人材育成に役立てることも可能です。
クラウド型のシステムであれば、常に最新の機能が提供され、法改正への対応も自動で行われるため、運用の手間が軽減されます。

「KING OF TIME」「ジョブカン勤怠管理」「マネーフォワードクラウド勤怠」「freee人事労務」などが代表的なシステムとして挙げられますが、将来的にはAIやIoTといった最新技術との融合により、よりパーソナライズされた働き方支援や労務リスク予測が可能になると期待されています。

タイムカード用紙とホルダー、保管方法

紙式タイムカードの選定ポイントとホルダー

紙のタイムカードを使用する場合でも、その選び方にはポイントがあります。
最も一般的なのは、1日の出勤・退勤時刻を記録する2欄式のものですが、休憩を挟んで複数回打刻が必要な職場や、複雑な勤務体系に対応するためには、6欄モデルなど多欄式のタイムカードを選ぶと便利です。

タイムカードの用紙は、使用するタイムレコーダーの機種に対応しているものを選ぶ必要があります。また、打刻機のメーカーによって専用用紙が異なるため、購入時には注意が必要です。

打刻後のタイムカードを整理・保管するためには、タイムカードホルダーや専用ラックの活用が欠かせません。これらを使用することで、紛失を防ぎ、月ごとにスムーズに集計作業に取り掛かることができます。消耗品としてのコストも考慮に入れ、計画的な補充を心がけましょう。

タイムカードの保管期間と法的要件

タイムカードの保管期間は、労働基準法によって厳しく定められています。
労働基準法第109条に基づき、原則として5年間の保管が義務付けられています。
ただし、2020年4月の法改正で賃金請求権の消滅時効が5年に延長されたことに伴い、経過措置として当分の間は3年間の保管でも認められています。

注意すべきは、賃金台帳が源泉徴収簿を兼ねているケースです。この場合、税法上の要請から、タイムカードを含めて7年間の保管が必要となることがあります。不明な点があれば、必ず社労士や税理士などの専門家に相談するようにしましょう。

保管義務の対象は、正社員だけでなく、アルバイト、派遣社員、さらには退職者も含まれます。退職者であっても、未払い賃金の請求権が発生する可能性があるため、保管期間中は破棄せずに大切に保管する必要があります。保管を怠った場合、労働基準法第120条に基づき30万円以下の罰金が科される可能性があるため、決して軽視できません。

デジタル化による保管の効率化

紙のタイムカードを保管する際には、整理整頓が非常に重要です。
年月ごとにダンボールや専用ケースに入れて保管し、従業員ごとではなく、時系列で整理することで、後から必要な情報を素早く探し出すことができます。

倉庫などに無造作に山積みにしてしまうと、紛失や破損のリスクが高まるだけでなく、労働基準監督署からの提出要請があった際に、迅速に対応することが困難になります。
適切な場所で、湿気や害虫などから保護しつつ管理することが求められます。

さらに効率的な方法として、紙のタイムカードをスキャンしてデータ化し、クラウドストレージなどに保存することが推奨されます。これにより、物理的な保管場所が不要になるだけでなく、過去のデータへのアクセスが格段に容易になります。
労働基準監督署への提出もデータ形式で行えるため、スムーズな対応が可能です。
最新の勤怠管理システムを導入すれば、打刻データが最初からデジタルで保存されるため、保管に関する負担は大幅に軽減されます。

古い・昔のタイムカード事情から最新動向まで

アナログ時代のタイムカード運用とその課題

かつては、多くの企業でタイムレコーダーと紙のタイムカードが勤怠管理の主流でした。
従業員が出社・退社時にタイムレコーダーにタイムカードを差し込み、印字された時刻を手書きで修正したり、印字がずれたりすることも珍しくありませんでした。

月末になると、労務担当者が何百枚、何千枚ものタイムカードを一枚一枚目視で確認し、手作業で労働時間を集計していました。
この作業は非常に手間と時間がかかり、計算ミスや転記ミスといったヒューマンエラーが発生しやすいという大きな課題を抱えていました。

また、代理打刻や時刻の改ざんといった不正打刻のリスクも常に付きまとい、その実態を正確に把握することは困難でした。
さらに、法的義務のある長期保管においては、膨大な量の紙のタイムカードを保管する場所の確保や、過去の記録を探し出すための労力も大きな負担となっていました。

勤怠管理システムの進化と普及率

インターネットの普及とIT技術の進化は、勤怠管理のあり方を劇的に変えました。
アナログな紙のタイムカードから、ICカード、生体認証、そしてWebブラウザやスマートフォンアプリを利用したデジタル打刻へと、その形態は多様化しています。

特に近年は、クラウドベースの勤怠管理システムの登場により、導入のハードルが下がり、中小企業においても導入が進んでいます。
参考情報によれば、2024年時点での勤怠管理システムの導入率は約6割とされており、特に大企業での導入率は高く、デジタル化がスタンダードになりつつあることが伺えます。

システム導入の主な動機は、業務効率化、コンプライアンス強化、正確な労働時間把握であり、これらのニーズに応える形で、様々な機能が日々進化しています。
これにより、企業はよりスマートで正確な勤怠管理を実現できるようになっています。

法改正とコンプライアンス遵守の重要性

勤怠管理の重要性は、近年の労働基準法の改正によってさらに高まっています。
特に、2020年4月に施行された賃金請求権の消滅時効延長（原則5年、当分の間3年）は、企業がより長期間、正確な勤怠記録を保管する義務を負うことを意味します。

労働時間の客観的な把握は、未払い賃金トラブルの防止や、過重労働による健康障害を防ぐ上で不可欠です。
勤怠管理システムは、打刻時刻の自動記録だけでなく、残業時間の上限アラートや休暇取得状況の管理など、法令遵守を支援する多くの機能を備えています。

適切な勤怠管理は、企業の法的リスクを軽減するだけでなく、従業員が安心して働ける環境を整備し、企業の信頼性とブランドイメージを向上させる上でも極めて重要です。
コンプライアンス違反は、企業にとって甚大な損害をもたらす可能性があるため、最新の法改正に常に留意し、適切な勤怠管理体制を構築することが求められます。

あなたに最適なタイムカードを見つけよう

自社に合ったシステムの選び方

多様なタイムカードや勤怠管理システムの中から、自社に最適なものを選ぶためには、いくつかの重要なポイントを考慮する必要があります。
まず、企業の規模（従業員数）、業種、そして従業員の働き方（オフィス勤務、テレワーク、直行直帰など）を明確にしましょう。

次に、予算内でどのような機能を優先するかを検討します。
例えば、給与計算システムとの連携は必須か、残業アラート機能は必要か、有給休暇の自動管理は求めるかなど、自社のニーズを洗い出すことが重要です。

複数のシステムを比較検討する際は、無料トライアルやデモンストレーションを活用し、実際に使用感を確かめることをお勧めします。
また、導入後のサポート体制が充実しているか、セキュリティ対策は万全かなども確認し、長期的な視点で安心して利用できるシステムを選びましょう。

導入で得られる具体的な効果

勤怠管理システムの導入は、労務担当者の業務負担を大幅に軽減するだけでなく、企業全体に多くの具体的な効果をもたらします。
手作業による集計やデータ入力が不要になることで、人件費の削減や、労務担当者がより付加価値の高い業務に集中できる時間を生み出します。

正確な労働時間の把握は、残業代の適切な支払いや、過重労働の防止につながり、結果として人件費の最適化と従業員の健康維持に貢献します。
また、法改正に自動で対応するシステムであれば、法令違反のリスクを最小限に抑え、企業のコンプライアンスを強化します。

従業員にとっても、透明性の高い勤怠管理は、自身の労働時間が正しく記録されている安心感や、適切な残業代が支払われるという信頼につながり、モチベーションの向上に寄与します。
これらの効果は、企業のイメージアップや、優秀な人材の獲得・定着にも良い影響を与えるでしょう。

専門家への相談と今後の展望

タイムカードや勤怠管理システムの導入は、企業の労務管理全体に関わる重要な決断です。
不明な点や、自社にとって最適な選択に迷った場合は、社会保険労務士や税理士などの専門家に相談することを強くお勧めします。
彼らは、法的な側面からのアドバイスや、企業の状況に合わせた最適なシステムの提案をしてくれるでしょう。

また、導入を検討しているシステムのベンダーとは密に連携を取り、導入後の運用方法やサポート体制について事前に確認しておくことも重要です。
勤怠管理は一度導入したら終わりではなく、企業の成長や働き方の変化に合わせて、継続的に見直しと改善を行うべきプロセスです。

テクノロジーの進化は止まることなく、今後もAIを活用した労働時間予測や、IoTデバイスと連携したよりスマートな勤怠管理システムが登場するかもしれません。
これらの最新動向に目を向けつつ、常に自社にとって最も効率的かつ法令遵守に優れた勤怠管理体制を追求していくことが、現代企業に求められています。