タイムカードの疑問を解消！保管期間から年末調整、不要な会社まで徹底解説

日々の業務に欠かせない「タイムカード」。なんとなく使っているけれど、その保管期間や年末調整での役割、さらには「うちの会社にはタイムカードがないけど大丈夫？」といった疑問をお持ちではないでしょうか。

本記事では、タイムカードに関する様々な疑問を解消するため、最新の法的要件から実務上の注意点、そして未来の勤怠管理の形まで、分かりやすく徹底解説します。企業の人事・労務担当者様はもちろん、従業員の皆様もぜひご一読ください。

タイムカードの保管期間、いつまで必要？

「タイムカードはどのくらいの期間、保管しておけばいいの？」多くの企業が抱えるこの疑問には、法的な根拠が明確に存在します。知らずにいると、後々大きな問題に発展する可能性もあるため、正しい知識を身につけることが重要です。

法改正で変わった保管期間のルール

タイムカードを含む労働者の勤怠記録の保管期間は、労働基準法によって厳しく定められています。特に注意したいのが、2020年4月1日に施行された労働基準法改正です。

この改正により、賃金請求権の消滅時効が延長されたことに伴い、勤怠記録の保管期間も変更されました。原則として、企業は5年間の保管が義務付けられています。

しかし、法改正に伴う経過措置として、当分の間は3年間の保管でも問題ないとされています。この「当分の間」という期間は明確に定められておらず、将来的に経過措置が終了し、一律5年間の保管が求められる可能性が高いでしょう。

そのため、企業としては、現時点では3年保管でも問題ないとしつつも、いずれは5年間保管できる体制を整えておくことが賢明です。特に、労働基準監督署の調査などが入った際には、この期間が適切に守られているかが厳しくチェックされます。

記録の不備や保管期間の不足は、企業にとって罰則の対象となるだけでなく、従業員とのトラブルの火種にもなりかねません。法令遵守は、企業の信頼性にも直結する重要な要素と言えるでしょう。

起算日と保管対象となる重要書類

タイムカードの保管期間の起算日は、「その勤怠に関わる給与の支払いが完了した日」が原則です。例えば、4月分の給与が5月25日に支払われる場合、その給与に関するタイムカードの保管期間は、5月25日からスタートします。

また、派遣社員の場合は少々異なり、「派遣契約が終了した日」が起算日となります。これは、派遣元企業が派遣社員の労働契約の管理責任を負うためです。

保管義務がある書類は、タイムカードだけではありません。労働基準法では、「法定三帳簿」と呼ばれる以下の書類の保管も義務付けています。

• 労働者名簿：従業員の氏名、生年月日、入社年月日、履歴、賃金、健康状態などを記録する書類。
• 賃金台帳：従業員ごとの基本給、手当、残業代、控除額などを記載し、給与計算の根拠となる書類。
• タイムカード（その他勤怠記録）：従業員の出退勤時刻、休憩時間などを記録し、労働時間を客観的に証明する書類。

これらの書類は、労働時間や残業代の計算、年次有給休暇の管理、さらには社会保険の手続きなど、企業の労務管理において根幹をなすものです。正確な記録と適切な保管は、企業の法的義務であると同時に、従業員との信頼関係を築く上でも不可欠と言えるでしょう。

なぜ重要？適切な保管がもたらすメリット

タイムカードをはじめとする勤怠記録の適切な保管は、単なる法令遵守以上の多くのメリットを企業にもたらします。

まず、最大のメリットは労働基準法による保管義務を果たすことで、罰則や行政指導のリスクを回避できる点です。法令違反は企業の信用を失墜させるだけでなく、高額な追徴金や罰金につながる可能性もあります。

次に、労働時間や賃金に関するトラブルを未然に防ぐ効果があります。従業員から残業代の未払いや給与計算ミスに関する異議申し立てがあった場合、正確なタイムカードの記録があれば、客観的な証拠として迅速かつ公正な解決に役立ちます。

反対に、記録が曖昧であったり、保管されていなかったりすると、企業側が不利な立場に立たされるケースも少なくありません。

さらに、労働基準監督署の調査にスムーズに対応できるという点も重要です。監督署は、企業の労働時間管理が適切に行われているかを確認するため、タイムカードなどの勤怠記録の提出を求めます。この際、必要な書類が整理され、すぐに提示できるようになっていれば、調査を円滑に進めることができ、企業としての管理体制の健全性を示すことにもつながります。

適切な勤怠管理と記録保管は、従業員の信頼を得て健全な企業運営を行うための基盤となるのです。

年末調整とタイムカードの関係：月給制・年俸制の注意点

年末調整は、従業員の年間の所得税を確定させる重要な手続きです。「タイムカードが年末調整にどう関係するの？」と疑問に思う方もいるかもしれません。直接的な書類ではありませんが、その記録は年末調整の土台となる給与計算に大きく影響します。

年末調整とタイムカードの間接的な関係性

結論から言うと、タイムカード自体を年末調整の際に税務署に提出することはありません。年末調整は、従業員に支払われた年間の給与総額に基づいて行われるため、タイムカードは直接的に使用される書類ではないのです。

しかし、タイムカードが持つ役割は、年末調整にとって非常に重要です。なぜなら、タイムカードは従業員の正確な労働時間を記録する唯一の客観的な証拠であり、この記録に基づいて残業代や休日出勤手当などの各種手当が計算されるからです。

これらの手当は、基本給と同様に年間の給与総額の一部となります。つまり、タイムカードによる正確な労働時間管理がなければ、正しい残業代が計算されず、結果として年間の給与総額にも誤差が生じてしまう可能性があります。

給与総額に誤りがあれば、そこから算出される所得税額も不正確になってしまい、従業員への過不足額の徴収・還付にも影響が出ます。万が一、税務調査が入った際に、給与計算の根拠となる労働時間記録が不適切であれば、企業の信頼性が大きく損なわれることにもつながりかねません。

このように、タイムカードは年末調整に直接関わらなくとも、その土台となる給与計算の正確性を担保する、間接的かつ極めて重要な役割を担っていると言えるでしょう。

月給制・年俸制それぞれの注意点

労働時間や賃金の計算方法は、給与体系によって異なります。特に月給制と年俸制では、タイムカードの取り扱いにおける注意点が異なります。

月給制の場合

月給制の従業員の場合、基本給に加えて、残業代や休日出勤手当などが給与に上乗せされます。これらの手当は、タイムカードで記録された労働時間に基づいて計算されるため、正確な打刻が必須です。

タイムカードの記録が不正確であれば、残業代の計算に誤りが生じ、結果的に年間の給与総額が変動し、年末調整で算出される所得税額にも影響します。給与計算ミスは、従業員とのトラブルに発展しやすく、企業の信用を失う原因にもなるため、細心の注意が必要です。

年俸制の場合

年俸制の従業員は、年間の給与が事前に定められているため、一見するとタイムカードによる労働時間管理は不要に思われがちです。しかし、年俸制であっても、日本の労働基準法における労働時間規制は原則として適用されます。

特に、年俸制であっても「みなし残業代」や「固定残業代」が設定されている場合、実際の労働時間が固定残業時間を大幅に超えていないかを確認する必要があります。超過した場合は、別途残業代を支払う義務が生じるため、その根拠としてタイムカードなどの勤怠記録が不可欠となります。

また、管理監督者に該当する従業員は労働時間に関する一部の規制が適用されませんが、その判断は非常に厳しく、役職名だけで判断することはできません。実態として管理監督者と認められないケースも多いため、安易にタイムカードを不要と判断せず、全従業員の勤怠記録を原則として残しておく方が安全です。

適正な年末調整のための勤怠管理のポイント

適正な年末調整を確実に行うためには、日々の勤怠管理の徹底が不可欠です。

最も重要なのは、タイムカードや勤怠管理システムといった客観的な記録手段を用いて、従業員の労働時間を正確に把握することです。出退勤時刻だけでなく、休憩時間の取得状況なども明確に記録するよう徹底しましょう。

次に、給与計算担当者と勤怠管理担当者の緊密な連携が求められます。勤怠データが正確に給与計算システムに連携され、適切に残業代や各種手当が計算されているかを定期的に確認することが重要です。

また、従業員に交付する給与明細と、勤怠記録や賃金台帳の内容が常に整合しているかを確認する体制も必要です。従業員が自身の給与明細を見た際に、労働時間や残業代に関する疑問が生じないよう、透明性の高い情報提供を心がけましょう。

さらに、タイムカードやその他の勤怠記録は、税務調査や労働基準監督署の調査において、給与計算の根拠として提出を求められる重要な証拠となります。これらの記録がきちんと整理され、いつでも提示できる状態にしておくことは、企業のリスクマネジメント上も極めて重要です。

正確な勤怠管理は、従業員への適切な賃金支払いを保証し、企業としての法的義務を果たすだけでなく、円滑な年末調整を実現するための土台となるのです。

タイムカードがない会社は違法？代替手段と導入のメリット

「うちの会社にはタイムカードがないんだけど、これって違法なの？」そんな疑問をお持ちの方もいらっしゃるかもしれません。結論から言うと、タイムカードがないこと自体は違法ではありません。しかし、企業には労働者の労働時間を適正に把握する義務があります。ここでは、その実態と代替手段について解説します。

タイムカードがなくても違法ではない理由

タイムカードがないことが直ちに違法となるわけではありません。労働基準法が企業に義務付けているのは、「労働者の労働時間を適正に把握すること」であり、その手段としてタイムカードを必ず使用しなければならないとは定めていないからです。

厚生労働省が策定した「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」においても、労働時間の把握方法として、使用者自らの現認、タイムレコーダー、ICカード、パソコンの使用時間の記録など、客観的な方法を求めています。

重要なのは、どのような方法であっても、始業・終業時刻を客観的な方法で記録し、適切な期間保管することです。つまり、タイムカードはその義務を果たすための一つの手段に過ぎないのです。

もし、タイムカードがない代わりに、以下のような方法で労働時間を客観的かつ正確に記録し、管理できていれば、法的な問題はありません。

• 勤怠管理システム
• PCのログイン・ログオフ履歴
• 入退室管理システムの記録
• 手書きの出勤簿（客観性が担保され、適切な管理が行われている場合）

しかし、口頭での報告のみや、管理者による目視のみといった、客観性に欠ける方法で労働時間を把握している場合は、法的な義務を果たしているとは言えず、違法と判断される可能性がありますので注意が必要です。

進化する勤怠管理！主な代替手段とその特徴

従来の紙のタイムカードに代わり、近年では様々なデジタルツールが勤怠管理の主流となっています。これらの代替手段は、単に労働時間を記録するだけでなく、業務効率化やコスト削減、法令遵守など多くのメリットを提供します。

主な代替手段とその特徴は以下の通りです。

• 勤怠管理システム（クラウド型/オンプレミス型）

  パソコン、スマートフォン、タブレットなど多様なデバイスから打刻が可能で、GPS機能と連携して外出先からの打刻も対応できます。リアルタイムで労働時間を集計し、自動で残業代などを計算するため、給与計算業務の負担を大幅に軽減します。シフト管理や有給休暇の管理機能も充実しており、複雑な労務管理に対応できます。

• ICカード・交通系ICカード

  SuicaやPASMOなどの交通系ICカードをタイムレコーダーにかざすだけで出退勤時刻を記録する方法です。従業員がすでに持っているカードを利用できるため、導入コストを抑えやすく、手軽に導入できるのが特徴です。

• 生体認証システム

  指紋認証や顔認証、静脈認証などを用いて出退勤を記録する方法です。本人確認の精度が非常に高く、なりすましによる不正打刻をほぼ完全に防止できる点が最大のメリットです。セキュリティを重視する企業や、不正打刻が多い環境に適しています。

• PCのログイン・ログオフ履歴、入退室記録

  従業員のパソコンの利用時間や、オフィスの入退室履歴データを勤怠記録として活用する方法です。特にオフィスワークが多い企業では、すでに導入されているシステムを流用できるため、新たなコストをかけずに導入しやすいメリットがあります。

これらのデジタル勤怠管理ツールは、労働時間の客観性を高めるだけでなく、多様な働き方に対応するための柔軟性も持ち合わせています。自社の規模や業態、働き方に合わせて最適なシステムを選ぶことが重要です。

デジタル勤怠管理導入で得られる多角的なメリット

タイムカードに代わるデジタル勤怠管理システムを導入することで、企業は様々なメリットを享受できます。

まず第一に、業務効率の大幅な向上です。紙のタイムカードでは、毎月の集計作業に多くの時間と手間がかかり、人為的なミスも発生しがちでした。デジタルシステムでは、打刻データが自動で集計され、残業時間や休日出勤の計算も自動化されるため、労務担当者の負担が劇的に軽減されます。

次に、勤怠データの正確性が向上します。不正打刻のリスクが低減され、リアルタイムで労働時間を把握できるため、サービス残業の防止や過重労働の早期発見にもつながります。これにより、従業員の健康管理体制も強化されるでしょう。

さらに、法令遵守体制の強化も大きなメリットです。働き方改革関連法による残業時間の上限規制や有給休暇の取得義務化など、複雑化する労働基準法に対応するためには、正確かつリアルタイムな勤怠データが不可欠です。システムが自動でアラートを出す機能などがあれば、違反のリスクを低減できます。

また、ペーパーレス化によるコスト削減も期待できます。紙のタイムカードや印刷費用、保管スペースが不要となり、長期的に見れば経済的なメリットも大きいです。そして、集計されたデータを活用して、従業員の働き方や部署ごとの労働実態を可視化し、より戦略的な人材配置や業務改善につなげることも可能になります。

デジタル勤怠管理は、単なる記録ツールではなく、企業の生産性向上と健全な経営を支える重要なインフラとなりつつあります。

中小企業や農業はタイムカードが必要？費用対効果を考える

「大企業ならともかく、うちのような中小企業や農業法人でもタイムカードは必要なの？」そう考える方もいるかもしれません。労働基準法は企業の規模や業種を問わず適用されますが、導入の費用対効果を考慮することは非常に重要です。

中小企業における勤怠管理のリアル

中小企業においては、大企業とは異なる独自の課題が勤怠管理に存在します。多くの場合、専任の労務担当者がいないか、経理担当者や社長自身が労務管理を兼任しているケースが少なくありません。そのため、限られた人的リソースの中で、法令を遵守しつつ、いかに効率的に勤怠管理を行うかが大きな課題となります。

紙のタイムカードは導入費用こそ安価ですが、毎月の集計作業に多くの時間と手間がかかります。従業員数が数十人規模であっても、この作業は担当者の大きな負担となり、他の重要な業務を圧迫することもあります。また、手計算によるミスも発生しやすく、それが給与計算の誤りや従業員からの不満につながることもあります。

さらに、中小企業では従業員との距離が近いため、労働時間に関するトラブルが発生した場合に、感情的なしこりを残しやすい傾向があります。正確な勤怠記録があれば、客観的な事実に基づいた話し合いができ、トラブルの円満解決に繋がりやすくなります。労働基準監督署の調査が入った際にも、適切な記録があるかどうかで企業の評価が大きく変わるため、規模に関わらず勤怠管理の重要性は高いと言えるでしょう。

人手不足が深刻化する中小企業にとって、残業時間の適正な管理は、従業員の健康維持だけでなく、無駄な人件費の削減にも直結します。費用対効果を考慮しつつ、自社の状況に合った勤怠管理システムを導入することが、結果的に企業の競争力向上につながります。

農業分野特有の勤怠管理の難しさ

農業分野における勤怠管理は、その労働形態の特殊性から、一般的な企業とは異なる難しさがあります。屋外での作業が中心となるため、タイムレコーダーの設置場所が限られたり、電源確保が困難であったりすることが挙げられます。

また、農作物の生育や天候に左右される季節変動が大きい労働時間も特徴です。繁忙期には早朝から夜遅くまで作業が続くこともあり、閑散期には労働時間が減少するといった柔軟な働き方が求められます。このような変動の中で、労働時間の上限規制や休憩時間の確保を適切に行うことは容易ではありません。

さらに、短期アルバイト、パートタイマー、外国人技能実習生など、多様な雇用形態の従業員が働くことも多く、それぞれの労働条件や賃金体系に合わせた複雑な勤怠管理が求められます。移動を伴う作業も多いため、特定の場所に集まって打刻することが難しいケースも珍しくありません。

これらの課題に対し、従来の紙のタイムカードや固定式のタイムレコーダーでは対応しきれない場面が多く発生します。例えば、スマートフォンアプリやGPS機能と連携した勤怠管理システムであれば、どこからでも打刻が可能となり、移動の多い農業現場でも柔軟に対応できます。また、多様なシフトパターンや複雑な賃金計算にも対応できるシステムを選ぶことで、労務管理の負担を軽減し、法令遵守を強化することが可能になります。

費用対効果で選ぶ！最適な勤怠管理の形

中小企業や農業分野において、勤怠管理システム導入の検討にあたっては、費用対効果を慎重に考えることが重要です。

紙のタイムカードは初期費用こそほとんどかかりませんが、毎月の用紙代、インク代、そして何よりも集計にかかる人件費と時間コストが発生します。例えば、担当者が月に数時間かけて集計作業をしているとすれば、その人件費は年間でかなりの額になる可能性があります。さらに、集計ミスによる給与計算のやり直しなども考慮に入れると、見えないコストは意外と大きいものです。

一方、クラウド型の勤怠管理システムは、月額利用料がかかるものの、初期費用が比較的安価で導入しやすいという特徴があります。特に小規模事業者向けのプランであれば、従業員数に応じた料金体系で、月額数千円から利用できるものも少なくありません。

これらのシステムを導入することで得られるメリットは、単に集計作業の効率化だけではありません。正確な勤怠管理による残業代の適正化は、無駄な人件費の削減に直結します。また、労働トラブルの回避や労働基準監督署の調査へのスムーズな対応は、万が一の事態にかかる弁護士費用や罰金、企業イメージの損失といった大きなリスクを未然に防ぎます。

国や自治体によっては、IT導入を支援する補助金制度（例：IT導入補助金）も用意されている場合があります。これらの制度を活用すれば、導入コストをさらに抑えることが可能です。

重要なのは、「最低限、どうすれば法令を遵守し、従業員が安心して働ける環境を提供できるか」という視点です。自社の規模、業態、予算に合わせて、最も費用対効果の高い勤怠管理の形を選ぶことが、長期的な企業成長の鍵となるでしょう。

タイムカード廃止は可能？進化する勤怠管理システム

「昔ながらのタイムカードをそろそろやめたいんだけど、本当にできるの？」多くの企業がデジタルトランスフォーメーション（DX）を進める中で、このような声が聞かれるようになりました。はい、タイムカードの廃止は可能です。むしろ、現代の働き方や法改正に対応するためには、勤怠管理システムの導入が不可欠となりつつあります。

なぜ今、タイムカード廃止の動きが加速するのか

近年、タイムカードの廃止やデジタル勤怠管理システムへの移行が加速している背景には、いくつかの要因があります。

最も大きな要因の一つは、「働き方改革関連法」の施行です。特に、残業時間の上限規制が設けられ、企業は従業員の労働時間をより正確に、かつリアルタイムで把握し、管理する義務を負うことになりました。紙のタイムカードでは、こうした複雑な管理やリアルタイムでの状況把握が困難であり、法改正への対応が難しくなっています。

次に、テレワークやフレックスタイム制など、多様な働き方の普及も大きな理由です。従業員がオフィス以外の場所で働く場合、従来のタイムレコーダーでの打刻は不可能であり、新しい打刻方法が求められます。スマートフォンやPCからの打刻に対応したデジタルシステムは、こうした多様な働き方に柔軟に対応できるため、導入が進んでいます。

また、少子高齢化に伴う労働力不足と、それに伴う生産性向上の必要性も無視できません。手作業でのタイムカード集計は非効率であり、貴重な人材をより付加価値の高い業務に充てるためにも、勤怠管理業務の効率化が求められています。DX（デジタルトランスフォーメーション）推進の潮流も、この動きを後押ししています。

さらに、紙媒体の管理は、保管スペースの確保やセキュリティリスク、そして環境負荷といった側面でも課題を抱えています。これらの課題を解決するためにも、デジタルシステムへの移行が不可避となっているのです。

最新の勤怠管理システムでできること

現代の勤怠管理システムは、単なる出退勤時刻の記録ツールではありません。多機能化が進み、労務管理全般をサポートする強力なツールへと進化しています。

最も顕著な進化は、打刻方法の多様化です。従来のタイムレコーダー型の他に、PCでのログイン・ログオフ打刻、スマートフォンアプリからの打刻（GPS位置情報連携も可能）、生体認証（指紋、顔など）、さらにはLINEやSlackといったビジネスチャットツールと連携して打刻できるシステムも登場しています。これにより、従業員は自身の働き方に合わせて最も便利な方法で打刻できるようになりました。

次に、リアルタイムでの労働時間把握と自動集計が挙げられます。打刻されたデータは即座にシステムに反映され、管理者や従業員自身が現在の労働時間をいつでも確認できます。残業時間や深夜労働、休日労働なども自動で計算されるため、集計作業は不要になり、給与計算プロセスが大幅に効率化されます。

さらに、有給休暇や各種休暇の自動管理、申請・承認フローのオンライン化も可能です。有給休暇の残日数をシステムが自動で管理し、従業員はシステム上で申請、管理者は承認を行うことで、ペーパーレスかつスムーズな休暇管理が実現します。

多くのシステムは、給与計算システムや人事システム、さらには会計システムとの連携機能も備えています。これにより、勤怠データから給与計算、そして会計処理までの一連の業務をシームレスに連携させ、データ入力の手間やミスの削減に貢献します。また、残業時間の超過アラートや打刻忘れ通知など、法令遵守をサポートする機能も充実しています。

勤怠管理システム導入で変わる未来の働き方

勤怠管理システムの導入は、企業と従業員の双方に多大なメリットをもたらし、未来の働き方を大きく変革します。

従業員側のメリットとしては、まず打刻の利便性が向上します。どこからでも簡単に打刻でき、自身の労働時間や有給休暇の残日数をいつでも確認できるため、ワークライフバランスを意識した働き方がしやすくなります。また、オンラインでの休暇申請は、手続きの煩雑さを解消し、申請から承認までのリードタイムを短縮します。

管理者側のメリットは、業務効率の劇的な向上と労務リスクの低減です。手作業での集計や計算が不要になり、労務担当者はより戦略的な業務に集中できます。リアルタイムでの労働時間把握により、サービス残業や過重労働を未然に防ぎ、労働基準法違反のリスクを大幅に削減できます。これにより、企業としての法令遵守体制が強化され、労働基準監督署の調査にも自信を持って対応できるようになります。

経営側のメリットとしては、人件費の最適化と経営判断に役立つデータの活用が挙げられます。正確な勤怠データは、部署ごとの残業状況や業務負荷を可視化し、適切な人員配置や業務改善の意思決定に貢献します。これにより、無駄な残業代の削減や生産性向上を実現し、企業の収益性向上に寄与します。従業員満足度の向上は、離職率の低下や採用力強化にも繋がり、企業価値全体の向上にも貢献するでしょう。

勤怠管理システムは、単なるツールの導入に留まらず、従業員が安心して働ける環境を整備し、企業の持続的な成長を支えるための重要な投資と言えるのです。