タイムカードの疑問を解消！管理・給与計算・休憩時間のすべて

従業員の労働時間を正確に把握するために不可欠なタイムカード。しかし、その管理方法や給与計算、休憩時間の扱いに悩みを抱える担当者の方も多いのではないでしょうか。

本記事では、タイムカードに関する基本的な仕組みから、給与計算、休憩時間の適切な管理、さらにはサービス残業対策まで、疑問を解消するための情報を網羅的に解説します。

最新の勤怠管理トレンドや法改正にも触れながら、あなたの会社の勤怠管理をよりスムーズかつ適正にするためのヒントが満載です。ぜひ最後までご覧ください。

タイムカードの基本的な仕組みと管理方法

タイムカードの役割と種類

タイムカードは、従業員の出勤・退勤時刻を記録し、労働時間を客観的に把握するための基本的なツールです。

主な役割は、労働時間の正確な集計による給与計算の基礎情報の提供、労働基準法遵守の証拠保全、そして従業員の健康管理への貢献です。

そのメリットとして、導入コストが比較的安価で、誰でも直感的に使えるという点が挙げられます。特に、小規模事業所や初めて勤怠管理を行う企業にとっては手軽な選択肢となるでしょう。

一方で、手作業での集計による手間や時間、打刻漏れや不正打刻のリスク、さらには集計ミスやデータ改ざんの可能性といったデメリットも指摘されています。種類としては、紙のタイムカードに打刻する昔ながらの方法から、磁気カードやICカードをリーダーにかざすもの、さらには指紋や顔認証といった生体認証システム、そして近年主流となりつつあるWebブラウザやスマートフォンアプリを利用したクラウド型まで多岐にわたります。

それぞれの特性を理解し、自社の規模や働き方に最適なものを選ぶことが重要です。

タイムカード管理の課題とデジタル化の波

紙のタイムカードによる勤怠管理には、いくつかの根深い課題があります。まず、月末の集計作業に膨大な時間と労力がかかる点です。手計算やExcelへの転記作業は、ヒューマンエラーの温床となりがちです。

また、従業員による打刻忘れや、代理打刻・改ざんといった不正打刻のリスクも常につきまといます。これらは正確な労働時間管理を阻害し、サービス残業や未払い賃金の問題に発展する可能性も秘めています。

さらに、近年多様化する働き方、例えばフレックスタイム制やリモートワーク、直行直帰などには、従来のタイムカードでは対応が難しいという課題も顕著です。

こうした課題を背景に、勤怠管理のデジタル化が急速に進んでいます。2022年7月の調査によると、勤怠管理方法の約6割がすでにデジタル化されており、2024年時点では勤怠管理システムの導入率が全体で約6割に達しています。特に大企業では約8～9割、中小企業でも約4～6割がシステムを導入しているというデータは、このトレンドを明確に示しています。

勤怠管理システムへの移行メリット

従来のタイムカード方式が抱える多くの課題を解決するのが、勤怠管理システムの導入です。システムを導入することで、まず業務効率が劇的に向上します。

打刻データが自動で集計され、給与計算ソフトと連携できるため、月末の集計作業にかかる手間と時間を大幅に削減できます。これにより、人事・労務担当者はより戦略的な業務に注力できるようになるでしょう。

次に、労働時間の正確性が向上します。打刻漏れアラート機能や、不正打刻を防止する機能（GPS打刻、IPアドレス制限など）により、正確な労働時間把握が可能になります。これは、労働者と企業双方にとって公平な労働環境を構築するために不可欠です。

さらに、法令遵守の面でも大きなメリットがあります。法改正への自動対応や、残業時間の上限規制、有給休暇の管理などをシステムが正確に行うため、コンプライアンス強化に繋がります。

多様な働き方への対応も容易になり、スマートフォンやPCからの打刻、場所を選ばない管理が可能になるため、リモートワークや直行直帰といった現代の働き方にも柔軟に対応できるようになります。市場では「ジョブカン」が17.6%、「COMPANY」が17.3%と高い利用率を示しており、多くの企業がその恩恵を受けています。

給与計算におけるタイムカードの役割と休憩時間

給与計算の基礎となるタイムカードの重要性

タイムカードは、従業員への給与を正確に計算するための最も基本的な情報源です。労働基準法では、使用者は労働時間を適正に把握する義務があり、その記録は賃金計算の根拠となります。

日々の出退勤時刻、労働時間、残業時間などがタイムカードによって記録されることで、基本給だけでなく、時間外手当、深夜手当、休日手当などの各種手当も適正に算出されます。

ここで特に注意が必要なのが、「打刻の丸め処理」です。労働基準法では、労働時間は1分単位で記録することが原則とされており、例えば5分や15分単位で切り捨てるような「丸め処理」は原則として違法となる可能性があります。

従業員に不利な端数処理は、未払い賃金問題に繋がりかねないため、厳密な管理が求められます。正確な打刻は、労働者にとっても企業にとっても、信頼関係の構築とトラブル回避のために不可欠な要素と言えるでしょう。

休憩時間の適切な扱いと記録の推奨

休憩時間は、労働時間に含まれないため、給与計算の際には労働時間から差し引く必要があります。労働基準法では、労働時間が6時間を超える場合は45分以上、8時間を超える場合は1時間以上の休憩を労働者に与えることが義務付けられています。

休憩を与える際には、「途中付与（労働時間の途中に与える）」「一斉付与（全従業員に一斉に与える）」「自由利用（従業員が自由に利用できる）」という3つの原則が定められています。

法律上、休憩時間の打刻は義務ではありませんが、正確な給与計算、特に時給制の場合には、休憩時間の記録が非常に重要となります。

休憩時間の打刻がない場合、実際の労働時間と認識にずれが生じ、未払い賃金や過払い賃金の問題に発展するリスクがあるため、休憩前後の打刻を推奨する企業が多いです。勤怠管理システムを導入すれば、休憩時間を自動で計算し、より正確な労働時間管理が可能になります。

タイムカードの保管義務と法改正の影響

タイムカードを含む労働時間に関する記録は、法律によって保管が義務付けられています。特に重要なのが、2020年4月の労働基準法改正により、賃金請求権の消滅時効が2年から5年に延長された点です。

これに伴い、賃金台帳や労働者名簿と同様に、タイムカードの保管期間も原則として5年間に延長されました。ただし、経過措置として当分の間は3年間でも差し支えないとされています。

この保管義務は、労働者からの賃金請求や、労働基準監督署による調査の際に、企業が労働時間を適正に管理していたことの証拠として提出するために非常に重要です。保管期間が過ぎる前に破棄してしまうと、後になって問題が発生した場合に、適切な反証ができなくなるリスクがあります。

紙のタイムカードの場合は物理的な保管場所と管理が必要ですが、勤怠管理システムを導入していれば、データとして安全に、かつ長期間にわたって保存できるため、管理の手間を大幅に削減できます。

サービス残業を防ぐためのタイムカード活用術

正確な打刻の徹底と意識改革

サービス残業を防ぐための第一歩は、従業員一人ひとりが「正確な打刻」を徹底するという意識を持つことです。

多くのサービス残業は、業務が定時で終わらないにもかかわらず、上司への配慮や自己判断で打刻せずに仕事を続けることから発生します。企業側は、「残業を行う際は必ず事前に申請し、その上で正確に打刻すること」を明確に周知徹底する必要があります。

「定時になったらすぐに打刻」ではなく、「全ての業務が終了し、退社する直前に打刻」というルールを徹底させることで、実態と記録の乖離を防ぐことができます。

さらに、打刻の目的は会社のためだけでなく、「自身の労働時間を正確に記録し、正当な対価を受け取る権利を守るため」であることを従業員に理解させることが重要です。このような意識改革は、サービス残業の温床となる職場風土を改善し、従業員のモチベーション向上にも繋がります。

勤怠状況の定期的な確認と是正

サービス残業の発生を防ぐためには、管理者側による勤怠状況の定期的な確認と、必要に応じた是正措置が不可欠です。単にタイムカードを回収・集計するだけでなく、日々の打刻状況や残業時間の推移を積極的にチェックする体制を構築しましょう。

特に、勤怠管理システムを導入している場合は、リアルタイムで従業員の打刻状況を確認できるため、打刻漏れや不自然な打刻があった際にすぐに本人に確認し、修正を促すことができます。

また、特定部署や特定の従業員で恒常的に残業が多かったり、定時後もシステムログが残っていたりする場合には、サービス残業の可能性を疑い、業務内容の確認や業務量の見直しを行う必要があります。

定期的な面談やアンケートを通じて、従業員の声に耳を傾け、サービス残業を誘発するような業務慣行がないかを確認し、継続的な改善を図ることが、健全な労働環境を守る上で極めて重要です。

勤怠管理システムによる透明性の確保

勤怠管理システムは、サービス残業の防止において非常に強力なツールとなります。システムを導入することで、従業員は自身の労働時間をリアルタイムで確認できるようになり、管理者側も部署全体の勤怠状況を一目で把握できるようになります。

これにより、労働時間の「見える化」が実現し、透明性が向上します。例えば、残業時間が一定の時間を超えそうになった際に、従業員や管理者に自動でアラートを通知する機能は、過度な残業の抑制に効果的です。

また、PCのログイン・ログオフ時間と打刻時間の乖離を検知する機能や、GPS機能による打刻場所の確認など、不正打刻やサービス残業を未然に防ぐための機能も充実しています。

システムによる客観的なデータに基づいて労働時間を管理することで、管理者と従業員の間に認識のずれが生じにくくなり、サービス残業というグレーゾーンをなくすことができます。これは、法令遵守を強化し、企業のリスクを軽減する上でも不可欠な要素と言えるでしょう。

個人事業主やスタッフサービスでのタイムカード管理

個人事業主の勤怠管理の考え方

個人事業主は、企業に雇用される従業員とは異なり、労働基準法の直接的な適用を受けません。そのため、「タイムカードによる勤怠管理が必須」というわけではありませんが、自身の業務管理や請求の透明性を確保するために、時間管理は非常に重要です。

特に、クライアントに対して時間単価でサービスを提供する場合や、プロジェクトの進捗に応じて請求を行う場合には、いつ、どの業務にどれだけの時間を費やしたかを正確に記録する必要があります。

これにより、自身の生産性を把握し、効率的な働き方を追求できるだけでなく、クライアントに対して根拠に基づいた請求を行うことが可能になります。もしチームで業務を行う場合は、メンバーの作業時間を把握するためにも勤怠管理ツールを活用すると良いでしょう。

紙の記録でも問題ありませんが、プロジェクト管理ツールやオンラインのタイムトラッキングツールを利用することで、複数の案件の時間を一元的に管理し、レポート作成も容易になります。自己管理の徹底が、個人事業主としての信頼性と収益性を高める鍵となります。

スタッフサービス（派遣社員）のタイムカード運用

派遣社員の勤怠管理は、派遣元企業（人材派遣会社）と派遣先企業（実際に業務を行う企業）の双方に関わるため、やや複雑になります。基本的には、派遣社員は派遣元企業と雇用契約を結んでいるため、派遣元の定めた方法で勤怠を管理します。

しかし、実際の勤務は派遣先で行われるため、派遣先企業も業務の進捗管理や安全配慮義務の観点から、派遣社員の勤怠を把握する必要があります。

多くの場合、派遣社員は派遣先のタイムカードや勤怠管理システムで打刻を行い、その記録を派遣元に報告するか、あるいは派遣元が提供する独自のシステム（Web打刻など）と併用して管理されるケースが一般的です。

重要なのは、派遣元と派遣先の双方で認識のずれが生じないよう、契約内容に基づいた勤怠管理ルールを明確にし、残業や休日出勤が発生した場合の申請・承認プロセスを事前に確認しておくことです。

二重管理になる場合は特に、どちらの記録が最終的な給与計算の根拠となるのかを明確にしておくことで、トラブルを未然に防ぐことができます。

多様な働き方とタイムカードの連携

現代の働き方は多様化しており、従来のオフィス出社を前提とした紙のタイムカードでは対応が難しいケースが増えています。

例えば、フレックスタイム制では日によって勤務開始・終了時刻が変動するため、固定の打刻機では柔軟な対応が困難です。リモートワークや直行直帰の場合には、そもそもオフィスに出社しないため、物理的なタイムカード機での打刻は不可能です。

このような多様な働き方に対応するためには、勤怠管理システムの導入が不可欠となります。

スマートフォンやPCから打刻できるWeb打刻機能、GPS機能を利用して打刻場所を記録できる機能、さらにはプロジェクトごとに作業時間を入力できる機能など、システムは柔軟な対応が可能です。

これにより、従業員は場所や時間を選ばずに正確な打刻を行うことができ、企業側もリアルタイムで多様な働き方をしている従業員の勤怠状況を把握・管理することが可能になります。

それぞれの働き方に最適な打刻方法を組み合わせることで、法令遵守と業務効率の両立を図ることができるでしょう。

タイムカードの個人情報と開示義務について

タイムカードが含む個人情報とその保護

タイムカードには、従業員の氏名、所属部署、そして最も重要な「出勤・退勤時刻」や「労働時間」といった情報が記録されています。これらは、個人情報保護法における「個人情報」に該当します。

したがって、企業はこれらの情報を適切に管理し、個人情報保護法に基づいた取り扱いを徹底する義務があります。

具体的には、個人情報の漏洩、滅失、毀損を防ぐための安全管理措置を講じる必要があります。紙のタイムカードであれば、鍵のかかるキャビネットに保管し、アクセスできる人間を限定するといった物理的な対策が求められます。

勤怠管理システムでデータを管理している場合は、アクセス権限の設定、データの暗号化、不正アクセス防止のためのセキュリティ対策、バックアップの取得などが重要になります。

個人情報が不適切に取り扱われると、企業の社会的信用を失うだけでなく、法的な罰則の対象となる可能性もあるため、厳重な管理が不可欠です。

従業員からの開示請求への対応

労働者には、自身の労働時間に関する情報を企業に対して開示を求める権利があります。これは、労働基準法や個人情報保護法によって保障されている権利です。

従業員から自身のタイムカード記録（勤怠履歴）の開示請求があった場合、企業は速やかに、そして正確な情報を提供しなければなりません。

開示請求を拒否したり、不正確な情報を提供したりすることは、法律違反となるだけでなく、従業員との信頼関係を大きく損ねる行為となります。

開示を求められた際には、個人情報であるため、本人確認を確実に行うことも重要です。また、開示する情報の範囲や方法について、事前に社内規定で定めておくことで、スムーズな対応が可能になります。

勤怠管理システムを導入していれば、従業員自身がWeb上で自身の勤怠情報を確認できる機能を設けることで、開示請求の手間を減らし、従業員の利便性を向上させることも可能です。

情報管理のベストプラクティス

タイムカード情報の適切な管理は、企業のコンプライアンス強化と従業員からの信頼獲得に直結します。ベストプラクティスとしては、まず法定保管期間の厳守が挙げられます。

2020年の法改正により、タイムカードの保管期間は原則5年（経過措置として当面3年）とされているため、この期間を確実に守り、不用意な廃棄を防ぐ必要があります。

次に、情報のセキュリティ対策です。紙媒体の場合は、物理的な施錠管理や適切な廃棄方法（シュレッダー処理など）を徹底します。デジタルデータの場合は、アクセス権限の厳格化、パスワード保護、データ暗号化、定期的なバックアップ、そして最新のセキュリティソフトウェアの導入が不可欠です。

特にクラウド型の勤怠管理システムを利用する場合は、サービス提供者のセキュリティ体制も評価基準となります。

さらに、情報の改ざん防止策も重要です。タイムカードには打刻訂正履歴が残るようにし、勤怠管理システムであれば監査ログ機能を活用することで、いつ、誰が、どのような変更を行ったかを記録し、透明性を確保できます。これらの徹底が、安全で信頼性の高い勤怠情報管理を実現します。