辞表の書き方と必要書類、パートでも提出すべきか徹底解説

辞表の書き方と必要書類、パートでも提出すべきか徹底解説

退職の意思を固めた際、「辞表」という言葉を耳にするかもしれません。しかし、具体的にどのように作成し、提出すれば良いのか、またパートやアルバイトであっても提出が必要なのか、戸惑う方も少なくないでしょう。

このガイドでは、辞表（退職願・退職届）の正しい書き方や必要な書類、提出のタイミング、そして円満退職のためのマナーまで、最新の情報に基づいて徹底的に解説します。

辞表とは？退職願との違いも知っておこう

辞表・退職願・退職届の明確な違い

退職の意思を会社に伝える際に用いられる書類には、「辞表」「退職願」「退職届」の3種類があります。これらは混同されがちですが、それぞれ意味合いと用途が異なります。

「辞表」は、一般的に会社の役員や公務員が、その役職を辞任する際に使用する書類を指します。一方、企業と雇用契約を結んでいる一般社員やパート・アルバイトの方が退職する際には、通常「退職願」または「退職届」を使用します。この違いを理解することは、適切な手続きを踏む上で非常に重要です。

退職の意思表示の第一歩「退職願」

「退職願」は、会社に対して退職したいという自身の意思を「お願いする」ための書類です。これは、まだ会社側の承認を得ていない段階で提出されるものであり、会社が退職を承認するまでは、原則として撤回することが可能です。

例えば、「〇月〇日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます」といった文面で、退職の希望を伝えます。通常、直属の上司に口頭で退職の意向を伝えた後、正式な書面として提出する最初のステップとして用いられます。

労働契約解除の最終意思表示「退職届」

対して「退職届」は、会社から退職が承認され、退職日などの条件が合意に至った後に、労働契約の解除を「届け出る」ための書類です。これは一方的な意思表示となるため、一度提出すると原則として撤回ができません。

「〇月〇日をもって退職いたします」というように、退職の意思が確定している状況で使用されます。退職願を提出し、会社との話し合いで退職日が決定した後など、最終的な手続きとして退職届を提出するのが一般的な流れとなります。

パートでも辞表は必要？提出のタイミングとマナー

パート・アルバイトにおける辞表提出の原則

パートやアルバイトの場合、正社員のように必ず書面での退職届提出が求められるケースは少ない傾向にあります。多くの場合、口頭での意思表示で退職が成立することが一般的です。

しかし、以下のような状況では、パートやアルバイトの方でも書面での提出を検討すべきでしょう。

• 会社から書面での提出を求められた場合（就業規則で義務付けられている可能性）
• 退職に関するトラブルが予想される、または既に発生している場合
• 口頭での伝達では会社が退職を受け入れない場合

自身の身を守り、円満に退職するためにも、会社の方針や就業規則を確認し、必要に応じて提出することを検討してください。

円満退職のための適切な提出タイミング

法律上、退職の意思表示は退職希望日の2週間前までに行えば成立します。しかし、円満退職を目指すのであれば、会社の就業規則に定められた提出時期を必ず確認することが重要です。

多くの会社では、「退職希望日の1～2ヶ月前までに伝える」と規定されています。これは、後任者の手配や業務の引き継ぎ期間を確保するためです。繁忙期を避け、上司が忙しくないタイミングで、できるだけ早く余裕をもって意思を伝えることが、スムーズな退職につながるマナーとなります。

口頭での意思表示から書類提出までのマナー

退職の意思を伝える際は、まず直属の上司に口頭で直接伝えるのが一般的なマナーです。事前に相談なく、いきなり退職願や退職届を提出したり郵送したりすることは避けましょう。

書類は手渡しが基本ですが、もし郵送が必要な場合は、必ず事前に上司に相談し、了承を得てから送付するようにしてください。一方的な手続きは、会社との関係を悪化させ、円滑な退職を妨げる原因となりかねません。就業規則を再確認し、定められた手続きに則って進めることが、社会人としての礼儀です。

辞表の書き方：基本フォーマットと必須項目を解説

用紙・筆記用具の選び方と準備

退職願や退職届を作成する際には、適切な用紙と筆記用具を選ぶことが大切です。

• 用紙: 白無地のB5またはA4サイズの便箋を使用します。手書きの場合は罫線入りでも構いません。PCで作成する場合は、印刷後に手書きで署名と捺印を行うのが一般的です。
• 筆記用具: 黒のボールペンまたは万年筆を使用します。摩擦で消えるボールペンや、インクが薄いものは避けましょう。丁寧な印象を与えるため、インクのにじみやかすれがないか確認してください。

これらの準備をしっかり行うことで、受け取る側にも誠実な姿勢が伝わります。

記載必須項目とその記載方法

退職願・退職届には、以下の項目を正確に記載する必要があります。書き方の一例とともに確認しましょう。

• タイトル: 用紙の中央上部に「退職願」または「退職届」と記載します。
• 書き出し: 文頭の右端に少し下げて「私儀（わたくしぎ）」または「私事」と記載します。
• 退職理由: 自己都合の場合は「一身上の都合により」と簡潔に記載。会社都合の場合は、その旨を具体的に記載します。
• 退職日: 退職願の場合は希望する退職日、退職届の場合は会社と合意した日付を記載します。西暦・和暦の表記は会社の規定に合わせると良いでしょう。
• 提出日: 書類を提出する日付を記載します。
• 所属・氏名・捺印: 書類の末尾に所属部署名と氏名を記載し、認め印（シャチハタは避ける）で捺印します。
• 宛名: 通常は会社の代表者（社長）の氏名を正式名称で記載し、「殿」をつけます。事前に上司に確認するとより確実です。

これらの項目を漏れなく、かつ丁寧に記入することが、適切な書類作成の基本です。

迷いがちな退職理由の書き方と注意点

退職理由を記載する際、自己都合による退職の場合は「一身上の都合により」と書くのが最も一般的で無難な方法です。これは、個人的な詳細な理由（例：人間関係、給与への不満、転職先が決まったなど）を具体的に書く必要がないことを意味します。具体的な理由を述べることで、余計な詮索や引き止め、あるいはトラブルに発展する可能性を避けることができます。

一方、会社都合（例：事業所の閉鎖、リストラなど）による退職の場合は、その事実を具体的に記載します。いずれの場合も、事実に即して簡潔に、そして丁寧な言葉遣いで記述することが大切です。

辞表作成のポイント：ペン、封筒、印刷方法まで

美しく丁寧に見せるための筆記用具選び

手書きで退職願・退職届を作成する場合、使用する筆記用具は書類の印象を大きく左右します。インクが黒色の万年筆、またはインクのにじみが少なく、滑らかな書き味のゲルインクボールペンなどが適しています。

摩擦で消せるボールペンや、インクが薄いもの、かすれるものは、正式な書類には不適切なので避けましょう。また、一字一句丁寧に、読みやすく書くことを心がけることで、退職の意思を真摯に伝えることができます。下書きをしてから清書すると、より美しい仕上がりになります。

封筒の選び方と表書き・裏書きのルール

退職願・退職届を提出する際には、適切な封筒を選ぶことがマナーです。

• 封筒: 白無地の封筒（郵便番号枠なし）を使用します。中身が透けない二重封筒がより丁寧です。
• 表面: 中央に「退職願」または「退職届」と記載します。
• 裏面: 左下に自身の所属部署名と氏名を記載します。

手渡しの場合: 封筒は糊で封をせず、フタを折り曲げるだけで問題ありません。これは、上司が内容を確認しやすいようにするためです。

郵送の場合: 糊でしっかりと封をし、封じ目に「〆」や「封」といったマークを記載するのが一般的です。

手書きとPC作成、それぞれのメリット・デメリット

退職願・退職届は、手書きとPC作成のどちらでも構いませんが、それぞれにメリット・デメリットがあります。自身の状況や会社の文化に合わせて選択しましょう。

いずれの場合も、最終的に手書きの署名と捺印は必須となります。

辞表をどこで手に入れる？PDFダウンロードも紹介

会社規定のフォーマットがあるか確認する

退職願や退職届を作成する前に、まずご自身の会社の就業規則を確認するか、人事部や直属の上司に、会社規定のフォーマットがあるかどうかを尋ねてみましょう。会社によっては、独自の書式を定めている場合があります。

その場合は、会社の指定するフォーマットに従って作成するのが最もスムーズです。無用なトラブルを避け、円滑な退職手続きを進めるためにも、この事前の確認は非常に重要です。

汎用的なテンプレートを無料でダウンロードする

もし会社に特定のフォーマットがない場合は、インターネット上で無料で公開されている汎用的なテンプレートを利用するのが便利です。「退職願 テンプレート」「退職届 テンプレート」といったキーワードで検索すると、WordやPDF形式の様々なテンプレートが見つかります。

これらをダウンロードして、自身の情報に合わせて修正することで、手間なく適切な書類を作成できます。ただし、テンプレートを利用する際は、信頼できるサイトからダウンロードし、内容が最新のものであるか、そして日本の一般的なマナーに沿っているかを確認することが重要です。

自分で作成する際の注意点とチェックリスト

テンプレートを利用せず、自分で一から作成する場合や、ダウンロードしたテンプレートを修正する際には、いくつかの注意点があります。これまでに解説した「辞表の書き方：基本フォーマットと必須項目」を参考に、記載漏れがないか、誤字脱字がないかを厳しくチェックしましょう。

特に、退職日、提出日、宛名、氏名、捺印は間違いのないように確認してください。以下に簡単なチェックリストを示します。

• タイトルは適切か（退職願または退職届）
• 書き出し「私儀」は記載したか
• 退職理由は「一身上の都合」か、会社都合か
• 退職日、提出日は正しいか（西暦/和暦表記も確認）
• 所属部署、氏名は正確か、捺印したか
• 宛名（代表者名）は正確か、「殿」をつけたか
• 封筒の表書き、裏書きはルール通りか
• 誤字脱字はないか

これらのポイントを全てクリアしていることを確認してから、自信を持って提出するようにしましょう。