【完全ガイド】迷わない！辞表の正しい書き方と準備物

退職の意思を固めた際、会社に提出する書類は「退職願」「退職届」「辞表」の3種類があり、それぞれ役割や提出する立場が異なります。
特に「辞表」という言葉は一般的に使われがちですが、実は特定の方々が役職を辞する際に用いられる特別な書類です。
この記事では、あなたが迷うことなくスムーズに退職の手続きを進められるよう、正しい知識と具体的な書き方、そして準備物を徹底解説します。
一般の従業員の方が使うべき書類は何か、どのような点に注意して作成・提出すれば良いのか、一緒に確認していきましょう。

辞表の基本：正式名称からサイズまで

退職に関する書類は、一見するとどれも同じように思えますが、実は法的な意味合いや使われる場面が異なります。
まずは、あなたがどの書類を提出すべきか、その基本から理解を深めていきましょう。

退職書類の3つの違いを理解する

会社を辞める際に提出する書類には、「退職願」「退職届」「辞表」の3種類があります。
それぞれの書類には明確な違いがあり、あなたの立場や状況によって適切なものを選ぶ必要があります。
一般の従業員の方が「辞表」という言葉を使うことは少ないため、まずは「退職願」と「退職届」の違いをしっかりと把握することが重要です。

「退職願」は、会社に対して退職の意思を「願い出る」書類で、提出後に会社が承認することで退職が確定します。
承認前であれば取り下げも可能です。
つまり、まだ退職の意思が固まりきっていない場合や、会社との話し合いの余地を残したい場合に適しています。
一方、「退職届」は、退職の意思を会社に「届け出る」書類で、提出し受理されると退職日が確定し、原則として撤回できません。
退職日が確定した後や、会社から提出を求められた場合に用いられることが一般的です。

この2つの書類の違いを理解し、自分の状況に合わせた書類を選ぶことで、後々のトラブルを避けることができます。
特に、取り下げの可否は大きなポイントとなるため、慎重に検討しましょう。

「辞表」は誰が使う？誤解されがちなポイント

「辞表」という言葉は、ドラマや映画などで耳にすることが多いため、会社を辞める際に使う一般的な書類だと誤解されがちです。
しかし、実際には特定の役職にある人がその役職を辞する際に提出する特別な書類です。
具体的には、会社の取締役や役員、または公務員などがその役職を辞する際に「辞表」を使用します。

これらの立場にある人々は、会社との間に一般的な「雇用契約」ではなく、「委任契約」を結んでいる場合が多く、その関係を終了させるために「辞表」を提出します。
そのため、一度提出すると撤回は非常に困難であり、提出の重みが「退職願」や「退職届」とは大きく異なります。
一般の従業員が雇用契約を終了させる際には、「退職願」または「退職届」を使用するのが適切です。

もしあなたが一般の従業員であれば、「辞表」ではなく「退職願」か「退職届」を作成するようにしましょう。
誤った書類を提出してしまうと、会社側も対応に困り、手続きがスムーズに進まない可能性もあります。
正しい名称と目的を理解し、適切な書類を選ぶことが、円満な退職への第一歩となります。

辞表（退職届）にふさわしい用紙と筆記用具

退職の意思を伝える大切な書類ですから、用紙や筆記用具にも適切なものを選ぶ必要があります。
見た目の印象も重要であり、形式を整えることであなたの誠意を示すことができます。

まず、用紙については白無地の便箋を使用するのが一般的です。
サイズはB5またはA4が推奨されますが、会社によっては指定のフォーマットがある場合もあるため、事前に就業規則を確認すると安心です。
パソコンで作成する場合は白いコピー用紙で構いませんが、手書きで作成する場合は罫線入りの便箋でも問題ありません。
ビジネスシーンでは、書類の清潔感と見やすさが求められるため、汚れていたりしわくちゃの用紙は避けましょう。

次に、筆記用具ですが、黒のボールペンまたは万年筆を使用してください。
摩擦で消えるボールペンは、熱や摩擦でインクが消えてしまう可能性があるため、絶対に避けるべきです。
書類が正式なものであることを示すためにも、消える心配のない筆記用具を選び、丁寧に記入することを心がけましょう。
手書きの場合は特に、誤字脱字がないように注意し、修正液や修正テープの使用は避けるのがマナーです。

Excelテンプレート活用！誰でも簡単辞表作成

退職届や退職願の作成は、初めての方にとっては少しハードルが高く感じるかもしれません。
しかし、最近では便利なExcelテンプレートを活用することで、誰でも簡単かつ正確に書類を作成することができます。

テンプレートを使うメリットと注意点

Excelテンプレートを活用する最大のメリットは、時間と労力を大幅に削減できる点です。
一から自分でフォーマットを考える必要がなく、必要な情報を入力するだけで体裁の整った書類が完成します。
これにより、書類作成にかかるストレスを軽減し、退職準備の他の側面に集中できるようになります。
また、多くのテンプレートは一般的なビジネス文書のルールに則って作成されているため、フォーマットの統一性や正確性も期待できます。

しかし、テンプレートを利用する際にはいくつかの注意点があります。
最も重要なのは、会社の就業規則や独自の規定と合致しているかを確認することです。
会社によっては、特定の様式や記載事項が定められている場合があります。
テンプレートが会社の要件を満たしていない場合、再提出を求められたり、受理が遅れる可能性もあります。
そのため、テンプレートを使う前に必ず会社の規定をチェックし、必要に応じて内容を調整することが不可欠です。

また、テンプレートの内容が古かったり、誤った情報が含まれている可能性もゼロではありません。
ダウンロード元が信頼できるかを確認し、最終的には自分で内容をしっかりと確認・校正する意識を持つことが大切です。
テンプレートはあくまで作成を補助するツールであり、最終的な責任は作成者自身にあることを忘れないでください。

無料テンプレートの探し方と選び方

インターネット上には、無料で利用できる退職届や退職願のテンプレートが多数公開されています。
これらのテンプレートを効果的に探し、自分に合ったものを選ぶためには、いくつかのポイントがあります。

まず、検索エンジンで「退職届 テンプレート 無料 Excel」や「退職願 フォーマット ダウンロード」といったキーワードで検索してみましょう。
多くの人事関連サイトやビジネス書式のダウンロードサイトがヒットするはずです。
選ぶ際には、信頼性の高いウェブサイトからダウンロードすることをおすすめします。
官公庁のサイトや大手企業が提供しているテンプレートであれば、法的な要件を満たしている可能性が高いです。

テンプレートを選ぶ際には、以下の点に注目してください。

1. Word形式かExcel形式か: 編集のしやすさで選びましょう。
2. 縦書きか横書きか: 会社の慣習に合わせて選びます。一般的には縦書きが多いです。
3. 記載項目が十分か: 氏名、所属、退職理由、退職日、宛名など、必要な項目が網羅されているか確認します。
4. シンプルなデザインか: 余計な装飾がなく、ビジネス文書としてふさわしいものを選びましょう。

ダウンロードする際は、セキュリティソフトでファイルのスキャンを行うなど、ウイルス感染のリスクにも注意を払いましょう。
複数のテンプレートを比較検討し、最も使いやすく、かつ会社の規定に合いそうなものを選ぶことが賢明です。

テンプレートを効果的にカスタマイズするコツ

ダウンロードしたテンプレートは、そのまま使うのではなく、自分の状況に合わせて適切にカスタマイズすることが重要です。
テンプレートはあくまで一般的なひな形であり、あなたの具体的な情報に置き換えることで、正式な書類として機能します。

主なカスタマイズ箇所は以下の通りです。

• 氏名と所属部署: 正式名称で正確に記入します。役職も忘れずに。
• 退職日: 上司との相談で合意した具体的な日付を明記します。
• 退職理由: 自己都合退職の場合は「一身上の都合により」と簡潔に記載するのが一般的です。会社都合退職の場合は、会社から指示された具体的な理由を記載します。
• 宛名: 会社の代表取締役社長の名前を正式名称で記入します。
• 日付: 提出する日付を記入します。

これらの情報を入力する際は、誤字脱字がないよう細心の注意を払ってください。
特に、日付や氏名は非常に重要な項目です。

また、テンプレートが縦書きの場合、日付や数字の表現方法にも注意が必要です。
例えば、「令和〇年〇月〇日」といった和暦を使用し、数字は漢数字で表記するのが一般的です。
最終的には、印刷して誤りがないか最終確認を行いましょう。
可能であれば、同僚や信頼できる知人にも目を通してもらい、客観的な視点でチェックしてもらうのも良い方法です。

辞表の書き方：例文と注意点

退職届や退職願の具体的な書き方は、会社への誠意を示す上で非常に重要です。
ここでは、自己都合退職と会社都合退職それぞれの例文と、封筒の書き方まで詳しく解説します。

自己都合退職の場合の例文とポイント

自己都合で退職する場合、退職届や退職願の記載内容は比較的シンプルです。
最も一般的なのは、「一身上の都合により」という表現を用いることです。
これにより、個人的な理由での退職であることを簡潔に伝えつつ、詳細な説明を避けることができます。
以下に、自己都合退職の場合の例文を示します。

私儀

この度、一身上の都合により、
令和〇年〇月〇日をもって退職いたしたく、
ここにお願い申し上げます。（退職願の場合）

または

この度、一身上の都合により、
令和〇年〇月〇日をもって退職いたしますので、
ここにお届けいたします。（退職届の場合）

令和〇年〇月〇日

〇〇県〇〇市〇〇町1-2-3
株式会社〇〇
代表取締役社長 〇〇 〇〇様

〇〇部 〇〇課
氏名 〇〇 〇〇 印

ポイントとしては、書き出しに「私儀（わたくしぎ）」と記載すること、具体的な退職理由を述べずに「一身上の都合により」とすること、そして具体的な退職日を明記することです。
宛名は会社の代表者名を正式名称で記載し、自分の所属部署と氏名を記入し、捺印または署名を忘れずに行いましょう。
手書きの場合は特に、丁寧な文字で書き、誤字脱字がないように注意してください。

会社都合退職の場合の書き方と注意点

会社都合退職の場合、自己都合退職とは異なり、退職理由を具体的に記載する必要があります。
これは、会社都合退職であることが、失業保険の給付期間や待機期間に影響を与えるため、明確にしておく必要があるからです。
具体的な理由としては、「部門縮小のため」や「人員削減のため」などが挙げられます。

私儀

この度、貴社〇〇部門縮小のため、
令和〇年〇月〇日をもって退職いたしますので、
ここにお届けいたします。（退職届の場合）

令和〇年〇月〇日

〇〇県〇〇市〇〇町1-2-3
株式会社〇〇
代表取締役社長 〇〇 〇〇様

〇〇部 〇〇課
氏名 〇〇 〇〇 印

会社都合退職の場合は、会社側から退職届の提出を求められることがほとんどです。
その際、会社から指示された退職理由を正確に記載するようにしましょう。
もし、会社側が自己都合退職として処理しようとする場合は、安易に応じず、内容についてしっかりと確認し、必要であれば交渉することも重要です。

会社都合退職であることは、あなたの権利に関わる重要な情報です。
曖昧な表現や、事実と異なる記載は避けるようにしてください。
不安な場合は、提出前に労働基準監督署や弁護士などの専門家に相談することも検討しましょう。

封筒の選び方と正しい記入方法

退職届（退職願）は、むき出しで渡すのではなく、必ず封筒に入れて提出するのがマナーです。
封筒の選び方や書き方にも、ビジネス文書としてのルールがあります。

まず、封筒は白無地のものを選びましょう。
郵便番号欄のない、シンプルなものが望ましいです。
サイズは、B5またはA4サイズの書類を三つ折りにしてちょうど収まる長形3号や洋形2号などが一般的です。
茶封筒は事務的な書類で使われることが多いため、避けるのが無難です。

封筒の表面には、中央に「退職届」または「退職願」と記載します。
手書きの場合は、楷書で丁寧に書きましょう。
裏面には、左下部分にあなたの所属部署名と氏名を記入します。
書類が横書きで作成されていても、封筒は縦書きにするのが一般的なビジネス慣習です。
封筒に書類を入れたら、のり付けをして封をし、封じ目には「〆」や「封」と書くことで、正式な書類であることを示します。

提出時は、封筒に入れた書類をさらにクリアファイルなどに入れて、清潔な状態で上司に渡すように心がけましょう。
細部にまで気を配ることで、あなたの退職の意思が丁寧に伝わり、円満な退職へとつながります。

辞表提出前に確認！準備しておきたいもの

退職届を提出する前に、いくつか確認しておくべき重要な事項や、準備しておくべきものがあります。
これらを事前に済ませておくことで、退職プロセスをよりスムーズに進め、後々のトラブルを避けることができます。

就業規則の確認と退職時期の目安

退職届を提出する前に、必ず会社の就業規則を確認しましょう。
就業規則には、退職に関する規定、特に「退職の意思表示は何日前までにすべきか」といった内容が明記されています。
多くの場合、退職希望日の1～2ヶ月前までと定められていることが多いですが、会社によってはそれよりも長い期間を設定していることもあります。

法律上は、民法第627条により、期間の定めのない雇用契約の場合、退職の意思表示から2週間が経過すれば退職が可能とされています。
しかし、これはあくまで最低限の期間であり、円満な退職を目指すのであれば、就業規則に則って余裕を持った提出が推奨されます。
引き継ぎや有給消化の期間を考慮すると、最低でも1ヶ月、可能であれば2～3ヶ月前には上司に退職の意思を伝えるのが理想的です。

また、繁忙期を避ける、プロジェクトの区切りが良い時期を選ぶなど、会社への配慮も重要です。
事前に就業規則を確認し、上司とよく相談した上で、無理のない退職日を設定しましょう。
これにより、会社との無用な摩擦を避け、スムーズな引き継ぎを行うことができます。

直属の上司への相談と提出時のマナー

退職届を提出する前には、まず直属の上司に口頭で退職の意思を伝えるのが一般的なマナーです。
事前にアポイントを取り、他の社員がいない二人きりの場所で、落ち着いて話す機会を設けましょう。
メールやチャットでの一方的な連絡は避け、直接会って伝えることが重要です。

退職の意思を伝える際は、まず感謝の気持ちを伝え、その上で退職を決意した経緯や理由を簡潔に説明します。
ネガティブな理由ではなく、今後のキャリアや目標といった前向きな理由を伝える方が、円満な退職につながりやすいでしょう。
上司から慰留されることもあるかもしれませんが、自身の意思を明確に伝えることが大切です。

退職届の提出は、口頭での意思表示後に、上司から提出を求められたタイミングで行うのが一般的です。
封筒に入れた状態で、直接上司に手渡しします。
会社によっては、人事部へ直接提出するよう指示される場合もありますので、その際は指示に従いましょう。
最後まで礼儀を尽くすことで、退職後も良好な関係を保ちやすくなります。

退職後の生活を支える失業保険の基礎知識

退職後の生活を経済的に支える重要な制度として、失業保険（雇用保険の基本手当）があります。
これは、離職者が再就職するまでの間、生活の安定を図るために支給されるものです。
受給資格や給付内容が、退職理由（自己都合か会社都合か）によって大きく異なるため、事前に確認しておくことが非常に重要です。

受給資格の主な違い:

• 自己都合退職: 離職日以前2年間に、雇用保険の被保険者期間が通算して12ヶ月以上必要です。
• 会社都合退職: 倒産や解雇など、会社都合が理由の場合は、離職日以前1年間に被保険者期間が通算して6ヶ月以上あれば受給資格を得られます。

給付日数と給付制限:

給付率は、退職時の給料の50～80%程度ですが、年齢や雇用保険加入期間によって変動します。
自己都合退職の場合の給付制限期間は、2025年4月1日以降の退職者からは1ヶ月に短縮される予定ですが、現時点では2～3ヶ月の制限があります。
ただし、特定理由離職者や職業訓練の受講など、特定の条件を満たせば給付制限が免除されるケースもあります。
最新の情報や詳細については、ハローワークや管轄の労働局にご確認ください。
退職後の生活設計を立てる上で、失業保険の知識は不可欠です。

退職の意思を明確に伝えるためのポイント

退職は人生の大きな転機の一つです。
会社を去る際、自分の意思を明確に、かつ円満に伝えることは、今後のキャリアや人間関係においても非常に重要となります。
ここでは、そのための実践的なポイントを解説します。

円満退職を成功させるコミュニケーション術

円満退職は、あなたの今後のキャリア形成にも良い影響を与えます。
そのためには、退職の意思を伝える際のコミュニケーションが非常に重要になります。
まず、退職の意思を伝える際は、直属の上司に直接、そして早めに相談することを心がけましょう。
突然の報告は、会社や同僚に混乱や負担をかける可能性があります。

退職の理由を伝える際も、会社や同僚に対する不満をぶつけるのではなく、あくまで「自身のキャリアアップのため」や「新しい挑戦をしたい」といったポジティブな理由に焦点を当てましょう。
感謝の気持ちを伝えることも忘れずに。
「〇〇さんには大変お世話になりました」といった具体的な言葉を添えることで、より誠意が伝わります。

引き継ぎは、退職プロセスの中で最も重要な部分の一つです。
残された同僚が困らないよう、丁寧かつ徹底的な引き継ぎ計画を立て、実行しましょう。
引き継ぎ資料の作成や、後任者への直接のレクチャーなど、できる限りの協力を惜しまない姿勢が、円満退職への鍵となります。
最後までプロフェッショナルな態度を貫くことが、あなたの評価を高め、良好な人間関係を維持することにつながります。

退職理由を伝える際の言葉選びと心構え

退職理由を伝える際の言葉選びは、その後の会社との関係性を左右する重要な要素です。
ネガティブな感情や不満をストレートに伝えることは避け、「一身上の都合により」と簡潔に伝えるのが一般的かつ最も無難な方法です。
会社側がより具体的な理由を求めてくる場合でも、あくまで「個人の成長のため」「新たな分野に挑戦したい」といった前向きな表現に留めるのが賢明です。

会社への感謝の気持ちを伝えることも、円満退職には欠かせません。
「これまで〇〇の経験を積ませていただき、大変感謝しております」など、具体的に感謝する点を伝えることで、あなたの誠意が伝わりやすくなります。
また、退職を申し出た後も、業務への意欲を失わず、最後まで責任を持って職務を全うする心構えが重要です。

もし、会社側から強い慰留があった場合でも、自分の決意を丁寧に、しかし毅然とした態度で伝えることが大切です。
感情的にならず、冷静に自分の意思を伝えることで、相手もあなたの決断を尊重しやすくなります。
退職は個人的な決断であり、それを尊重してもらうためにも、あなたの言葉選びと心構えが大きな影響を与えることを覚えておきましょう。

退職後の手続き漏れを防ぐためのチェックリスト

退職の意思を伝え、退職日が決まったら、退職後の生活に向けて様々な手続きを進める必要があります。
手続き漏れがないよう、以下のチェックリストを活用し、着実に準備を進めましょう。

会社から受け取るべきもの：

• 離職票（雇用保険関係）: 失業保険の申請に必要です。
• 源泉徴収票: 確定申告や転職先での年末調整に必要です。
• 年金手帳: 会社に預けている場合。
• 雇用保険被保険者証: 会社に預けている場合。
• 健康保険被保険者資格喪失証明書: 国民健康保険への切り替えなどに必要です。
• 退職証明書: 転職先で提出を求められる場合があります。

これらの書類は、退職後すぐに必要となるものも多いので、いつ頃発行されるかを確認し、期日までに受け取れるように手配しましょう。

会社へ返却するもの：

• 健康保険証
• 社員証、身分証明書
• 社用携帯、パソコンなどの貸与品
• 会社の制服
• 通勤定期券（会社負担分）
• その他、業務上知り得た機密情報や資料

返却物のリストを事前に作成し、忘れ物がないようにしましょう。
私物の整理も計画的に行い、退職日までにすべて持ち帰るか、処分しておきましょう。
これらの手続きを滞りなく行うことで、会社との関係を良好に保ち、新たなスタートを気持ちよく切ることができます。